Учет и Финансы · 10 мин
Как оформить расходный кассовый ордер в 1С
Подробная инструкция по созданию расходного кассового ордера в 1С: виды операций, заполнение полей, проверка проводок, печать формы КО-2 и типичные ошибки.
Расходный кассовый ордер (РКО) — документ, которым в 1С оформляется любая выдача наличных из кассы организации: выдача подотчёт, оплата поставщику, выплата зарплаты, взнос наличными в банк. От корректности его заполнения зависит не только правильность проводок по счёту 50, но и соответствие кассовой дисциплине, которую проверяют банки и налоговая.
В разных конфигурациях 1С документ называется по-разному: в 1С:Бухгалтерии 8.3 это «Выдача наличных» (раздел «Банк и касса»), в более ранних версиях — «Расходный кассовый ордер». Логика работы при этом одинакова: выбирается вид операции, заполняются аналитические поля, документ проводится и печатается по унифицированной форме КО-2.
Ниже разобран полный цикл работы с РКО: от выбора вида операции до проверки результата и исправления ошибок. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3, но принципы применимы и к другим конфигурациям.
Где находится документ и как его создать
В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Банк и касса» и перейдите в журнал «Кассовые документы». Нажмите кнопку «Создать» и выберите «Выдача наличных» — это и есть расходный кассовый ордер. Если в журнале уже есть документы, новый РКО получит следующий порядковый номер в пределах дня или года в зависимости от настроек нумерации.
Альтернативный путь — создание на основании другого документа. Например, из документа «Поступление товаров и услуг» по кнопке «Создать на основании» можно сразу сформировать оплату поставщику наличными: большинство полей подставится автоматически, что снижает риск ошибок в контрагенте и сумме.
Обратите внимание на поле «Касса»: если в программе заведено несколько касс (основная, операционная, касса обособленного подразделения), убедитесь, что выбрана та, из которой фактически выдаются деньги. Ошибка в кассе приведёт к расхождению остатков по счёту 50 в разрезе субконто.
Выбор вида операции: от чего зависят проводки
Вид операции — главное поле документа, потому что оно определяет состав проводок и набор обязательных реквизитов. Типичные варианты в 1С:Бухгалтерии: «Оплата поставщику», «Возврат покупателю», «Выдача денежных средств подотчётному лицу», «Взнос наличными в банк», «Выплата заработной платы», «Прочий расход».
Если выбрать неверный вид операции, документ может не провестись (не хватит обязательных полей) или сформирует проводки не по тем счетам. Например, выдачу подотчёт нельзя оформлять как «Прочий расход» — тогда вместо дебета счёта 71 программа потребует указать счёт затрат, и расчёты с сотрудником не отразятся корректно.
Сравнение частых видов операций
Дебет 60 — Кредит 50. Требует контрагента и договор. Подходит для оплаты по счетам и актам.
Дебет 71 — Кредит 50. Требует сотрудника из справочника «Физические лица». Обязательно укажите основание (заявление или приказ).
Дебет 51 — Кредит 50 (через 57 при объявлении на взнос наличными). Используется при сдаче выручки на расчётный счёт.
Дебет 70 — Кредит 50. Оформляется по ведомости, не вручную по каждому сотруднику.
Заполнение полей документа по шагам
После выбора вида операции заполните основные реквизиты. Дата документа должна совпадать с фактической датой выдачи денег — это важно для кассовой книги и соблюдения лимита остатка кассы. Сумма указывается в рублях; если оплата по договору в валюте или у.е., программа пересчитает её по курсу на дату документа.
Поле «Получатель» (или «Выдать») заполняется ФИО лица, которому выдаются деньги, — именно оно попадёт в печатную форму КО-2. Для подотчётного лица выберите сотрудника из справочника; для оплаты поставщику укажите представителя контрагента с реквизитами доверенности в поле «Приложение» или «По документу».
Поле «Основание» — текстовое описание причины выдачи: «Оплата по счёту № 15 от 10.03», «Хозяйственные расходы по заявлению», «Взнос выручки». Это поле печатается в ордере и является обязательным элементом по правилам ведения кассовых операций. Пустое основание — типичное замечание при проверках.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Выдача наличных»
- 2Выберите вид операции, соответствующий цели выдачи
- 3Укажите дату, кассу, сумму и счёт учёта (корреспондирующий счёт)
- 4Заполните получателя, основание и при необходимости приложение
- 5Проведите документ кнопкой «Провести» или «Провести и закрыть»
- 6Распечатайте форму КО-2 кнопкой «Печать» и подпишите у руководителя и главбуха
- 7Проверьте проводки через кнопку «Дт/Кт» и остаток по кассе
Настройка счетов учёта и проводок
Корреспондирующий счёт обычно подставляется автоматически по виду операции: 60.01 для поставщиков, 71.01 для подотчётных, 70 для зарплаты. Проверить проводки можно после проведения по кнопке «Дт/Кт» — откроется форма движений документа, где видны все сформированные записи.
Если проводки не сформировались или счёт неверный, чаще всего причина в неверном виде операции или в том, что в договоре с контрагентом не указан нужный вид расчётов. Для операции «Прочий расход» счёт дебета выбирается вручную — используйте этот вид только когда ни один стандартный не подходит, и заранее согласуйте счёт с методологией учёта.
Печать формы КО-2 и подписание
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите «Расходный кассовый ордер (КО-2)». Программа сформирует унифицированную форму с номером, датой, суммой прописью, получателем и основанием. Сумма прописью формируется автоматически — проверьте её визуально, особенно копейки.
Бумажный ордер подписывают руководитель и главный бухгалтер (или уполномоченные лица), кассир выдаёт деньги после проверки документа, удостоверяющего личность получателя. Реквизиты паспорта получателя в форме КО-2 заполняются вручную на бумаге или выводятся из карточки физического лица, если данные внесены в программу.
Если в организации применяется электронный документооборот кассовых документов, допускается подписание РКО электронной подписью и выдача денег по электронному ордеру — но порядок должен быть закреплён в учётной политике и внутренних регламентах.
Проверка результата и кассовая книга
После проведения РКО убедитесь, что остаток по кассе уменьшился на сумму документа. Это видно в отчёте «Кассовая книга» (раздел «Банк и касса») или в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 50. Остаток на конец дня не должен превышать установленный лимит кассы, если лимит для организации установлен.
Сформируйте кассовую книгу за день и сверьте: все ордера дня попали в отчёт, номера идут по порядку, суммы совпадают с бумажными документами. Расхождение между данными программы и бумажными ордерами — сигнал о том, что документ проведён не в той кассе, не той датой или не проведён вовсе.
Как проверить результат
Кредит 50.01, дебет соответствует виду операции, сумма верна
Проводок нет, счёт дебета не соответствует цели выдачи
РКО присутствует с правильным номером и суммой, остаток корректен
Документа нет в книге или остаток не сходится
Сумма прописью верна, заполнены получатель и основание
Пустые поля, ошибка в сумме прописью, неверная дата
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая ошибка — неверный вид операции, из-за которого проводки уходят не на тот счёт. Исправление: откройте документ, смените вид операции, заполните появившиеся обязательные поля и перепроведите. Если документ попал в закрытый период, потребуется корректировка через документы исправления или ручные операции с согласования главного бухгалтера.
Вторая распространённая проблема — выдача подотчёт сотруднику, у которого есть незакрытая задолженность по прошлым авансам. Программа этого не запретит, но по правилам новый аванс выдаётся только после полного отчёта по предыдущему. Перед выдачей проверьте задолженность по счёту 71 в разрезе сотрудника.
Третья ошибка — расхождение даты документа и фактической выдачи, особенно при оформлении «вчерашним» числом. Это ломает последовательность кассовых документов и может привести к отрицательному остатку кассы внутри дня, что видно в кассовой книге и вызывает вопросы при проверке.
FAQ: частые вопросы по расходному кассовому ордеру в 1С
Чем «Выдача наличных» отличается от «Расходного кассового ордера»?
Это один и тот же документ. В 1С:Бухгалтерии 8.3 он называется «Выдача наличных», а в ранних версиях и некоторых других конфигурациях — «Расходный кассовый ордер». Печатная форма в обоих случаях — унифицированная КО-2.
Можно ли оформить РКО, если деньги выдаются не из основной кассы?
Да, если в справочнике касс заведена дополнительная касса (например, операционная). В документе выберите нужную кассу в поле «Касса» — тогда остаток уменьшится именно по ней, а кассовая книга сформируется отдельно по каждой кассе.
Как исправить ошибочно проведённый РКО прошлой датой?
Если период открыт — откройте документ, внесите исправления и перепроведите, затем пересформируйте кассовую книгу за затронутые дни. Если период закрыт и отчётность сдана, исправление делается документом «Операция, введённая вручную» текущей датой с согласования главного бухгалтера.
Нужно ли распечатывать РКО, если в организации электронный документооборот?
Кассовые документы допускается оформлять в электронном виде с подписанием электронной подписью, если это закреплено внутренними регламентами. Если такой порядок не установлен, ордер распечатывается и подписывается на бумаге в обязательном порядке.
Почему документ не проводится и выдаёт ошибку о незаполненных полях?
Набор обязательных полей зависит от вида операции. Например, для оплаты поставщику обязательны контрагент и договор, для подотчёта — физическое лицо. Проверьте, что вид операции выбран правильно, и заполните все поля, отмеченные программой как обязательные.
Что важно запомнить
РКО создаётся через «Банк и касса» → «Выдача наличных». Правильный вид операции определяет проводки, обязательные поля и корректность учёта. После проведения распечатайте КО-2, подпишите и сверьте результат с кассовой книгой — это защитит от ошибок и претензий при проверке кассовой дисциплины.