Учет и Финансы · 10 мин
Как делать предоплату в 1С
Как оформить предоплату в 1С: аванс поставщику и от покупателя, документы, зачет аванса, счет-фактура на аванс и типичные ошибки при учете предоплаты.
Предоплата (аванс) — одна из самых частых операций в учете, и в 1С она оформляется стандартными документами без дополнительных настроек. Главное — правильно выбрать вид операции, указать договор и счет учета расчетов, чтобы программа автоматически зачла аванс при поступлении товара или отгрузке.
Механика одинакова в 1С:Бухгалтерии 8 и близка к ней в Управлении торговлей и ERP: сначала платежный документ фиксирует перечисление или получение денег, затем товарный документ закрывает задолженность зачетом аванса. Ошибки чаще всего возникают не при вводе платежа, а при неверном договоре или счете учета — тогда аванс «зависает» и не зачитывается автоматически.
Дополнительный блок вопросов — НДС с авансов. Полученный аванс обязывает продавца выставить счет-фактуру на аванс и начислить НДС, а покупатель вправе принять налог к вычету. В 1С эти операции выполняются отдельными документами и регламентными обработками, о которых рассказано ниже.
Как учет предоплаты устроен в 1С
В 1С:Бухгалтерии расчеты с контрагентами ведутся на паре счетов: 60.01 (расчеты с поставщиками) и 60.02 (авансы выданные), 62.01 (расчеты с покупателями) и 62.02 (авансы полученные). Когда вы вводите платежный документ, программа по виду операции и настройкам счета сама относит сумму на счет авансов. Когда затем вводится поступление или реализация, задолженность закрывается с 60.01 или 62.01, а аванс зачитывается с 60.02 или 62.02.
Ключевое условие автоматического зачета — совпадение аналитики: организация, контрагент, договор и (в торговых конфигурациях) заказ или сделка. Если платеж проведен по одному договору, а поступление — по другому, программа не увидит аванс и покажет кредиторскую и дебиторскую задолженность одновременно.
Как оформить предоплату поставщику
Откройте раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки» и создайте документ «Списание с расчетного счета». Укажите вид операции «Оплата поставщику», выберите поставщика, договор и сумму. Если платеж идет по выписке из клиент-банка, документ обычно создается автоматически при загрузке — проверьте только правильность вида операции и договора.
Проверьте поле «Счет расчетов» и «Счет авансов»: по умолчанию должны стоять 60.01 и 60.02. Если в договоре или карточке контрагента когда-то вручную меняли счета, программа может подставить нестандартные значения — тогда аванс уйдет не туда, откуда его потом будет искать документ поступления.
Если платеж проходит через кассу (наличный аванс), используйте «Расходный кассовый ордер» с тем же видом операции «Оплата поставщику». Логика зачета аванса от этого не меняется.
- 1Создайте «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику»
- 2Укажите контрагента, договор и сумму, проверьте счета 60.01 и 60.02
- 3Проведите документ и убедитесь, что аванс отразился на счете 60.02
- 4При поступлении товара или услуги создайте документ «Поступление» по тому же договору
- 5Проверьте, что в проводках поступления есть зачет аванса Дт 60.01 Кт 60.02
Как оформить предоплату от покупателя
Полученный аванс вводится документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Оплата от покупателя». Укажите покупателя, договор и сумму; счета учета по умолчанию — 62.01 и 62.02. При загрузке выписки из банка документ создается автоматически, но вид операции при первом платеже от нового контрагента стоит проверить вручную.
Если оплата принята наличными, используйте «Приходный кассовый ордер» с видом «Оплата от покупателя». В розничной торговле предоплата может оформляться также через «Оплату платежной картой» — механизм зачета тот же.
После проведения платежа аванс попадает на счет 62.02. Когда вы оформите «Реализацию (акты, накладные)» по тому же договору, программа автоматически зачтет аванс: в проводках появится Дт 62.02 Кт 62.01 на сумму предоплаты, а остаток (если реализация больше аванса) останется дебиторской задолженностью покупателя.
Зачет аванса в документе поступления или реализации
В большинстве случаев зачет происходит автоматически при проведении товарного документа. В 1С:Бухгалтерии в документе поступления и реализации есть ссылка «Расчеты», где видно способ зачета: «Автоматически», «По документу» или «Не зачитывать». Режим «По документу» позволяет вручную указать, какой именно платеж зачитывается — это полезно, когда по одному договору несколько авансов и важно закрыть конкретный.
В «1С:Управление торговлей» и ERP зачет привязан к заказу: если аванс оплачен под конкретный заказ покупателя или заказ поставщику, отгрузка по этому заказу закроет именно его. Проверить состояние расчетов можно отчетами «Задолженность покупателей», «Задолженность поставщикам» или карточкой расчетов с контрагентом.
Как проверить, что аванс зачелся
Есть проводка зачета аванса (Дт 60.01 Кт 60.02 или Дт 62.02 Кт 62.01)
Проводки зачета нет — аванс остался висеть на счете авансов
Нет одновременного сальдо на 60.01 и 60.02 (или 62.01 и 62.02) по одному договору
По одному договору числятся и долг, и аванс — не совпала аналитика
Платеж и отгрузка закрывают друг друга по одному договору
Платеж по одному договору, отгрузка по другому
НДС с предоплаты: счета-фактуры на аванс
Аванс полученный (у продавца)
Если вы применяете общую систему налогообложения, с полученной предоплаты нужно начислить НДС и выставить покупателю счет-фактуру на аванс. В 1С:Бухгалтерии документ «Счет-фактура выданный (на аванс)» создается на основании платежного документа или массово — через обработку «Регистрация счетов-фактур на аванс» в разделе «Операции» → «Регламентные операции по НДС». После отгрузки НДС с аванса принимается к вычету документом «Формирование записей книги покупок».
Аванс выданный (у покупателя)
Покупатель вправе (но не обязан) принять к вычету НДС с перечисленного аванса при наличии счета-фактуры поставщика и договора, предусматривающего предоплату. В программе это оформляется документом «Счет-фактура полученный (на аванс)» на основании платежа, а после поступления товара НДС с аванса восстанавливается. Если вы не хотите применять вычет с авансов, просто не регистрируйте такие счета-фактуры — это право, а не обязанность.
Типичные ошибки и как их исправить
Универсальный способ найти проблему — сформировать «Анализ субконто» или оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 62 с детализацией по контрагентам и договорам. Одновременное сальдо на счете расчетов и счете авансов по одному договору — почти всегда признак того, что аванс не зачелся.
Если зачет нужно выполнить между разными договорами или документами осознанно (например, при взаимозачете), используйте документ «Корректировка долга» с видом операции «Зачет авансов» или «Проведение взаимозачета». Он аккуратно закроет задолженность с правильными проводками, в отличие от ручной операции.
Как выбрать действие
Контроль результата и ограничения
После оформления цепочки «платеж → отгрузка» проверьте три вещи: проводки зачета в товарном документе, отсутствие двойного сальдо по договору в ОСВ и корректность записей по НДС (счет-фактура на аванс и последующий вычет или восстановление). Этого достаточно, чтобы считать операцию закрытой.
Учтите ограничения: автоматический зачет работает только в пределах одной пары «контрагент + договор» (плюс заказ в торговых конфигурациях); упрощенцы на УСН не выставляют счета-фактуры на аванс, а их доход признается уже на дату получения предоплаты; в конфигурациях с включенным раздельным учетом НДС или валютными договорами есть дополнительные нюансы переоценки авансов — валютные авансы не переоцениваются на отчетную дату.
Что важно запомнить
Предоплата в 1С оформляется платежным документом с правильным видом операции и договором, а зачитывается автоматически в документе поступления или реализации. Контролируйте совпадение аналитики, проводки зачета и своевременную регистрацию счетов-фактур на аванс — это три точки, где возникают почти все ошибки.
Частые вопросы
Что делать, если аванс не зачелся в документе реализации?
Сначала проверьте, совпадают ли контрагент и договор в платежном документе и в реализации. Затем откройте в реализации ссылку «Расчеты» и убедитесь, что выбран способ зачета «Автоматически» или укажите платеж вручную режимом «По документу». После исправлений перепроведите документы в хронологическом порядке.
Нужно ли выставлять счет-фактуру на аванс при частичной предоплате?
Да, у продавца на общей системе обязанность начислить НДС возникает с любой полученной предоплаты, полной или частичной. Счет-фактура выставляется на фактически полученную сумму аванса.
Как оформить возврат предоплаты покупателю?
Создайте «Списание с расчетного счета» с видом операции «Возврат покупателю» и укажите тот же договор и платежный документ, по которому аванс был получен. Если с аванса был начислен НДС, после возврата он принимается к вычету.
Можно ли зачесть аванс между разными договорами одного контрагента?
Автоматически — нет. Для этого используйте документ «Корректировка долга» с операцией зачета авансов, который сформирует корректные проводки между счетами расчетов по указанным договорам.
Как учитывается предоплата при УСН?
На упрощенке полученный аванс сразу включается в доходы (при объекте «доходы» или «доходы минус расходы»), а перечисленный поставщику аванс попадает в расходы только после выполнения обязательства поставщиком. Счета-фактуры на аванс упрощенец без НДС не выставляет.
Переоцениваются ли авансы в валюте?
Нет. Выданные и полученные авансы в иностранной валюте фиксируются в рублях по курсу на дату платежа и далее не переоцениваются — ни на отчетные даты, ни на дату зачета.