Как делать авансовый отчет в 1С 8.3

Авансовый отчет в 1С 8.3 оформляется документом «Авансовый отчет» в разделе «Покупки» (в некоторых конфигурациях — «Банк и касса»). Документ закрывает подотчетные суммы, выданные сотруднику через кассу или на карту, и формирует проводки по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Прежде чем создавать отчет, убедитесь, что выдача аванса отражена в программе: без этого документ либо не подтянет остаток, либо покажет перерасход.

Типовой сценарий состоит из трех этапов: выдача денег под отчет (расходный кассовый ордер или списание с расчетного счета), заполнение авансового отчета с приложением оправдательных документов и проверка проводок. Ниже разобран каждый шаг для конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.3», актуальной редакции интерфейса «Такси».

Инструкция подходит и для других конфигураций на платформе 8.3 (УПП, КА, ERP) — названия разделов немного отличаются, но логика документа та же: шапка с сотрудником, табличные части по видам расходов, счета учета и проводки.

Подготовка: что проверить до создания документа

Главное условие корректного отчета — сальдо по счету 71 в разрезе сотрудника. Откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» (раздел «Отчеты») и проверьте: есть ли дебетовый остаток по нужному физическому лицу, то есть выданный и не закрытый аванс. Если остатка нет, а деньги фактически выдавались, сначала оформите документ выдачи.

Выдача аванса наличными оформляется документом «Выдача денежных документов» или «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу». Перевод на карту сотрудника — документом «Списание с расчетного счета» с аналогичным видом операции. Без этих документов авансовый отчет сформирует дебетовое сальдо вместо закрытия подотчетной суммы, и по учету получится, что организация якобы снова должна сотруднику — или наоборот.

Также проверьте карточку физического лица в справочнике «Физические лица»: ФИО, подразделение и привязка к сотруднику нужны для корректной аналитики. Если в организации несколько касс или счетов, уточните, откуда выдавались деньги — это влияет на выбор документа выдачи.

Создание авансового отчета: шапка документа

Перейдите в раздел «Покупки → Авансовые отчеты» и нажмите «Создать». В шапке укажите организацию (если их несколько), подотчетное лицо и дату отчета. Дата должна быть не раньше даты выдачи аванса и соответствовать дате утверждения отчета руководителем.

Поле «Склад» заполняется, если сотрудник приобретал товары или материалы, которые нужно оприходовать. Поле «Подразделение» определяет, на какое подразделение будут отнесены затраты. В поле «Комментарий» удобно указать назначение аванса — например, «командировка в Казань» или «покупка канцтоваров».

1. 1
   Проверьте сальдо по счету 71 по сотруднику и оформите выдачу аванса, если её нет
2. 2
   Создайте документ: Покупки → Авансовые отчеты → Создать
3. 3
   Заполните шапку: организация, подотчетное лицо, дата, подразделение
4. 4
   На закладке «Авансы» подберите документы выдачи денег
5. 5
   Заполните закладки «Оплата», «Прочее», «Билеты» по оправдательным документам
6. 6
   Проверьте итоги: израсходовано, остаток или перерасход
7. 7
   Проведите документ и посмотрите проводки по кнопке «Дт/Кт»

Закладка «Авансы»: привязка выданных сумм

На закладке «Авансы» нажмите «Добавить» и выберите документ, которым выдавались деньги: расходный кассовый ордер или списание с расчетного счета. Программа подтянет сумму аванса автоматически. Если авансов было несколько — добавьте каждый отдельной строкой.

Если в списке выбора пусто, значит, либо документ выдачи не проведен, либо он оформлен с другим видом операции, либо указано другое подотчетное лицо. Проверьте эти три момента до ручного ввода сумм: ручная корректировка без документа-основания приведет к расхождению аналитики по счету 71.

Закладки «Оплата» и «Прочее»: отражение расходов

Оплата поставщикам

Закладка «Оплата» используется, когда сотрудник расплатился подотчетными деньгами с контрагентом: купил товар, оплатил услуги. Добавьте строку, укажите контрагента, договор, сумму и счет учета (например, 10.01 для материалов или 41.01 для товаров). Если есть входной счет-фактура, поставьте флажок и заполните реквизиты — НДС выделится на счет 19.

Прочие расходы

На закладке «Прочее» отражаются расходы без контрагента либо затраты, не связанные с оплатой поставщику: чеки на канцтовары, расходы на проезд, представительские расходы. Укажите сумму, счет затрат (26, 44, 25 — по учетной политике) и аналитику: статью затрат и подразделение. К каждой строке по бумажному порядку должен быть оправдательный документ — кассовый чек, БСО, квитанция.

Для чеков с НДС без счета-фактуры НДС к вычету не принимается — сумма включается в расходы целиком. Не выделяйте НДС из таких чеков вручную на счет 19: это частая причина ошибок при формировании книги покупок.

Проведение документа и проверка проводок

После заполнения всех закладок нажмите «Провести» и откройте проводки кнопкой «Дт/Кт». Типовая картина: кредит 71 закрывается дебетом счетов 10, 26, 41, 44, 60, 19 в зависимости от вида расходов. Сумма по кредиту 71 должна совпадать с итогом расходной части отчета.

Внизу документа программа показывает итоги: «Израсходовано», «Остаток» или «Перерасход». Остаток сотрудник возвращает в кассу — оформите приходный кассовый ордер с видом «Возврат денежных средств подотчетным лицом». Перерасход выдается сотруднику расходным ордером или переводом на карту.

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 по сотруднику

Норма

Сальдо равно нулю или равно непогашенному остатку/перерасходу, подтвержденному деньгами

Тревожный признак

Сальдо не совпадает с реальными расчетами — есть непривязанные документы выдачи или дубли отчетов

Проводки документа (Дт/Кт)

Норма

Кредит 71, дебет счетов затрат/запасов, суммы сходятся с итогом документа

Тревожный признак

Дебет 71 в проводках отчета или суммы не сходятся с чеками

Итоги документа: израсходовано, остаток, перерасход

Норма

Остаток возвращен ПКО, перерасход выдан РКО

Тревожный признак

Итоги висят без движения денег — расчеты не закрыты

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространенная ошибка — создание авансового отчета до оформления выдачи денег. В итоге по счету 71 образуется отрицательное дебетовое сальдо, которое потом приходится исправлять перепроведением документов в правильной последовательности. Вторая типовая проблема — двойное отражение одного чека: строка попадает и в «Оплату», и в «Прочее».

Если ошибка обнаружена после закрытия периода, не редактируйте документ задним числом без необходимости: сделайте корректировку текущей датой через «Операцию, введенную вручную» или сторнирующий документ, согласовав порядок с главным бухгалтером.

Печать формы АО-1 и выгрузка

Для подписания бумажного отчета используйте кнопку «Печать → Авансовый отчет (АО-1)». Форма формируется с расписками бухгалтера и подотчетного лица. Если организация применяет самостоятельно разработанную форму (что допустимо, так как унифицированные формы необязательны), ее можно подключить через внешние печатные формы в разделе «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки».

К документу можно прикрепить сканы чеков через кнопку со скрепкой — это удобно при электронном документообороте и проверках. Храните оригиналы чеков в бумажном деле: термолента выцветает, поэтому снимайте копии с чеков сразу при сдаче отчета.

Частые вопросы

Можно ли оформить авансовый отчет, если деньги выданы на карту сотрудника?

Да. Выдача отражается документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перевод подотчетному лицу» (или «Перечисление подотчетному лицу» — название зависит от версии). Этот документ затем выбирается на закладке «Авансы» так же, как расходный кассовый ордер.

Что делать, если сотрудник потратил больше выданного аванса?

Заполните отчет на фактическую сумму расходов по чекам. Программа покажет перерасход — эту сумму нужно выдать сотруднику расходным кассовым ордером или перечислить на карту, после чего сальдо по счету 71 закроется.

Как отразить покупку за наличный расчет с чеком, где есть НДС?

Если есть счет-фактура или УПД — выделите НДС на счет 19 и примите к вычету. Если только кассовый чек — включите всю сумму в стоимость запасов или в расходы, НДС отдельно не выделяйте: вычет по чеку без счета-фактуры в общем случае не применяется.

Почему документ не проводится с ошибкой по счету 71?

Чаще всего причина в незаполненной аналитике: не указано подотчетное лицо, счет затрат или статья расходов. Проверьте также, что документ выдачи аванса проведен и относится к тому же физическому лицу и организации.

Можно ли один авансовый отчет оформить на несколько выданных авансов?

Да. На закладке «Авансы» добавьте все документы выдачи — программа суммирует их и закроет общей суммой расходов. Главное, чтобы все авансы относились к одному сотруднику и одной организации.

Как исправить ошибку в уже проведенном авансовом отчете?

Если период открыт, откорректируйте документ и перепроведите его, затем перепроведите связанные кассовые документы и отчеты. Если период закрыт, внесите исправление текущей датой через ручную операцию или корректировочный документ по согласованию с главным бухгалтером.