Учет и Финансы · 9 мин
Как сделать авансовый отчет по чекам в 1С
Как оформить авансовый отчет по чекам в 1С:Бухгалтерии 8.3: выдача подотчетных денег, оприходование чеков, проводки, типичные ошибки и проверка результата.
Авансовый отчет в 1С оформляется, когда сотрудник потратил личные или выданные под отчет деньги на нужды организации и принес подтверждающие документы — кассовые чеки, БСО, товарные чеки. Документ списывает задолженность сотрудника по счету 71 и относит расходы на материалы, услуги или прочие затраты.
В типовой «1С:Бухгалтерии 8.3» для этого есть документ «Авансовый отчет» (раздел «Покупки» — «Авансовые отчеты»). Работа строится по схеме: выдать деньги под отчет → сотрудник покупает → оформить авансовый отчет с приложением чеков → проверить проводки и остаток задолженности.
Ниже разобран полный цикл: от выдачи подотчетной суммы до контроля остатков, включая нюансы с НДС по чекам, валютными отчетами и типичными ошибками, из-за которых расходы не принимаются в учете.
Выдача подотчетных денег: с чего начинается учет
Прежде чем оформлять авансовый отчет, деньги должны быть выданы сотруднику. В 1С это отражается документом «Выдача наличных» (раздел «Банк и касса» — «Кассовые документы») с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу». Проводка: Дт 71 — Кт 50. Если деньги перечислены на карту сотрудника, используется «Списание с расчетного счета» с операцией «Перечисление подотчетному лицу» (Дт 71 — Кт 51).
Если сотрудник потратил собственные деньги без предварительной выдачи, этап выдачи пропускается — авансовый отчет тогда сформирует кредиторскую задолженность организации перед работником (Кт 71), которую потом погашают выплатой. Это законно, но важно, чтобы в учетной политике или внутреннем регламенте такой порядок был закреплен.
Создание документа «Авансовый отчет»
Откройте «Покупки» — «Авансовые отчеты» и нажмите «Создать». В шапке укажите организацию, сотрудника (поле «Физическое лицо») и склад, если приходуются материалы или товары. Дата документа должна быть не раньше даты последнего чека и, как правило, не позже срока, установленного в организации для отчета по авансу.
Документ содержит несколько закладок, и чеки вносятся преимущественно на закладку «Оплата» — она предназначена именно для подтверждения расходов, уже оплаченных сотрудником поставщикам. Закладка «Авансы» заполняется автоматически или вручную и показывает, какие выданные суммы зачитываются этим отчетом.
- 1Выдайте деньги под отчет документом «Выдача наличных» или «Списание с расчетного счета».
- 2Создайте документ «Авансовый отчет», укажите сотрудника и дату.
- 3На закладке «Оплата» добавьте строки по каждому чеку: контрагент, сумма, счет затрат, содержание.
- 4При наличии НДС в чеке (выделен отдельной строкой) заполните поля НДС и проверьте право на вычет.
- 5Заполните закладку «Авансы» — зачтите выданные суммы.
- 6Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт».
- 7Сверьте остаток задолженности по счету 71 по этому сотруднику.
Как внести чеки на закладку «Оплата»
Каждый чек — отдельная строка. В колонке «Контрагент» укажите продавца; если его нет в справочнике, создайте нового (достаточно наименования, для розничных покупок часто заводят обобщенного контрагента «Розничный продавец», но для вычета НДС и корректного учета лучше указывать реального продавца). В поле «Содержание» напишите, что куплено: «Канцтовары по чеку № 123 от 15.03».
Ключевое поле — «Счет затрат». От него зависит, куда попадет расход: 10.01 — материалы, 26 или 44 — общехозяйственные и торговые расходы, 60 — если фактически оформляется расчет с поставщиком. Для покупки товарно-материальных ценностей с оприходованием на склад удобнее использовать закладку «Товары», где приходуется номенклатура с количеством.
Если чек содержит выделенный НДС, укажите ставку и сумму в соответствующих колонках. Учтите: без счета-фактуры НДС по кассовому чеку принять к вычету в общем случае нельзя — такой НДС обычно включают в стоимость расходов или относят на прочие затраты без вычета. Проверьте настройку в учетной политике и проконсультируйтесь с методологией вашей организации.
Зачет авансов и перерасход
На закладке «Авансы» укажите документы выдачи денег, которые гасятся этим отчетом. При нажатии «Заполнить» программа подбирает непогашенные авансы сотрудника автоматически. Если выдача оформлена корректно, сумма аванса закроется проводкой Дт 60/10/26 — Кт 71.
Если сотрудник потратил больше выданного, разница образует кредиторку по 71 счету — организация должна вернуть перерасход. Возврат оформляется документом «Выдача наличных» с операцией «Возврат подотчетному лицу» (в ряде конфигураций — «Выдача денежных средств подотчетному лицу» с оплатой задолженности) или перечислением на карту.
Если потрачено меньше, остаток сотрудник возвращает в кассу документом «Приходный кассовый ордер» с операцией «Возврат от подотчетного лица». До возврата сумма числится как дебиторская задолженность сотрудника.
Проверка проводок и результата
После проведения откройте кнопку «Дт/Кт» в документе и проверьте корреспонденции. Типовая картина: Дт 10/26/44/60 — Кт 71 на сумму расходов по чекам. Если настроены регистры НДС, появятся записи по книге покупок (при наличии счета-фактуры).
Затем сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счету 71» с отбором по сотруднику. После закрытия отчета и возврата/выдачи разницы сальдо должно быть нулевым. Ненулевое сальдо — сигнал, что либо не зачтен аванс, либо не оформлен возврат.
Как проверить результат
Дт счетов затрат/запасов — Кт 71, суммы совпадают с чеками
Проводок нет, или сумма отличается от итога по чекам
Сальдо нулевое после возврата/выдачи разницы
Висит дебиторка или кредиторка без движения
Зачтены все выданные документы
Аванс не зачтен — задолженность дублируется
Особые сценарии: валюта, суточные, чеки из-за рубежа
Командировочные расходы
Если чеки относятся к командировке, суточные вносятся на закладку «Оплата» отдельной строкой со счетом затрат, а в поле «Содержание» указывается период. В некоторых конфигурациях есть отдельный документ «Командировка» — тогда авансовый отчет ссылается на него.
Валютные отчеты
При загранкомандировке аванс может быть выдан в валюте. В документе укажите валюту, программа пересчитает суммы в рубли по курсу на дату отчета. Курсовые разницы рассчитываются автоматически. Чеки в валюте вносятся с суммой в валюте — не пересчитывайте их вручную, иначе возникнут расхождения.
Чеки без документов от продавца
Кассовый чек сам по себе подтверждает оплату, но для обоснования расхода желательно приложение: накладная, акт, служебная записка сотрудника. В 1С к документу можно прикрепить сканы через механизм присоединенных файлов (скрепка в форме документа).
Печать формы АО-1 и приложение чеков
Из документа доступна печать унифицированной формы АО-1 (кнопка «Печать» — «Авансовый отчет (АО-1)»). Организация вправе использовать свою форму, утвержденную в учетной политике, — в 1С её можно подключить как внешнюю печатную форму через «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки».
Распечатанный отчет подписывает сотрудник, на оборотной стороне (или на отдельном листе) наклеиваются оригиналы чеков. Подписи руководителя и бухгалтера завершают документооборот. Храните отчет с чеками вместе — при проверках требуют именно комплект.
Удобно вести правило: один авансовый отчет — одна хозяйственная цель (например, одна командировка или одна закупка канцтоваров). Смешивание разнородных расходов в одном документе усложняет проверку и поиск ошибок при сверке.
Частые вопросы
Можно ли оформить авансовый отчет, если деньги не выдавались?
Да. Если сотрудник оплатил покупку из личных средств, авансовый отчет оформляется без закладки «Авансы» — по кредиту 71 счета возникает задолженность организации. Её погашают выдачей из кассы или перечислением на карту сотрудника.
Что делать, если чек потерян?
Без подтверждающего документа расход списать на затраты нельзя — сотрудник возвращает сумму в кассу. Иногда продавец может выдать дубликат чека или товарный чек; тогда расход оформляется в обычном порядке с приложением пояснительной записки.
Можно ли принять к вычету НДС по кассовому чеку?
В общем случае для вычета нужен счет-фактура. Если в чеке НДС выделен, но счета-фактуры нет, налог включают в стоимость расходов. Отдельные исключения (например, командировочные расходы по проезду и проживанию с выделенным НДС в БСО) имеют особый порядок — уточните его у своего бухгалтера.
В какой срок сотрудник должен отчитаться по авансу?
Конкретный срок организация устанавливает самостоятельно во внутреннем положении о подотчетных суммах. По командировкам ориентир — несколько рабочих дней после возвращения. В 1С контролируйте непогашенные авансы через ОСВ по счету 71.
Как исправить ошибку в уже проведенном авансовом отчете?
Если период открыт, отмените проведение, исправьте данные и проведите заново. Если период закрыт и отчетность сдана, вносите корректировку текущей датой — сторнирующей записью или новым авансовым отчетом на разницу, с пояснением в содержании операции.
Чек на маркированный товар — есть ли особенности?
Если организация ведет учет маркированной продукции, приход таких товаров через авансовый отчет требует указания кодов маркировки. В типовых конфигурациях для этого предусмотрены механизмы сканирования кодов в табличной части «Товары».
Что важно запомнить
Схема работы: выдать деньги под отчет → внести чеки на закладку «Оплата» с правильными счетами затрат → зачесть авансы → проверить проводки и сальдо по 71 счету. НДС без счета-фактуры к вычету не принимается, перерасход и возврат остатка оформляются отдельными кассовыми документами.