Учет и Финансы · 11 мин
Где в 1С находятся забалансовые счета
Где находятся забалансовые счета в 1С:Бухгалтерии 8.3, как их включить в плане счетов, посмотреть в оборотно-сальдовой ведомости и отчётах.
Забалансовые счета в 1С:Бухгалтерии 8.3 находятся в общем плане счетов, но по умолчанию часто скрыты из списка или не выводятся в отчётах. Из-за этого у бухгалтеров возникает впечатление, что счетов 001, 002, 007 и подобных в программе нет. На самом деле они присутствуют во всех типовых конфигурациях — нужно лишь знать, где их искать и как включить отображение.
Забалансовые счета предназначены для учёта ценностей, которые не принадлежат организации на праве собственности: арендованных основных средств, товаров на комиссии, материалов в переработке, списанной задолженности. Обороты по ним не участвуют в двойной записи и не влияют на валюту баланса, поэтому программа обрабатывает их отдельно от балансовых счетов.
Ниже разобрано, где именно в интерфейсе 1С:Бухгалтерии 8.3 найти забалансовые счета, как вывести их в отчёты, что делать, если нужного счёта нет в плане счетов, и какие ошибки при работе с забалансовым учётом встречаются чаще всего.
Что такое забалансовые счета и зачем они нужны
Забалансовый счёт — это счёт бухгалтерского учёта, на котором отражаются имущество и обязательства, не влияющие на баланс организации. Классические примеры: 001 «Арендованные основные средства», 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», 003 «Материалы, принятые в переработку», 004 «Товары, принятые на комиссию», 007 «Списанная в убыток задолженность неплатёжеспособных дебиторов», 008 «Обеспечения обязательств и платежей полученные», 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные».
Ключевая особенность — отсутствие двойной записи. Проводка по забалансовому счёту делается только по дебету или только по кредиту без корреспонденции с другим счётом. Поэтому в 1С такие счета имеют специальный признак «Забалансовый» в плане счетов, и программа не требует для них корреспондирующего счёта.
Организация также может вводить собственные забалансовые счета для управленческих целей — например, для учёта бланков строгой отчётности, спецодежды в эксплуатации или имущества по договорам лизинга до перехода права собственности.
Где найти забалансовые счета в плане счетов
Основное место, где хранятся забалансовые счета, — план счетов бухгалтерского учёта. Откройте раздел «Главное → План счетов» (в некоторых релизах путь: «Главное → Настройки → План счетов»). В списке отображаются все счета, включая забалансовые, но в зависимости от настроек списка забалансовые могут быть скрыты.
Если счетов 001–009 в списке не видно, проверьте настройку отображения. Нажмите кнопку «Ещё → Настроить список» (или «Изменить форму» в отдельных версиях) и проверьте, нет ли отбора, скрывающего забалансовые счета. В типовой конфигурации по умолчанию они обычно показываются в конце общего списка — прокрутите план счетов вниз, после счёта 99.
Узнать забалансовый счёт в списке можно по признаку в колонке «Забалансовый» или по номеру: типовые забалансовые счета имеют трёхзначные коды (001, 002 и т.д.), тогда как балансовые — двузначные. Если колонки «Забалансовый» нет, добавьте её через «Ещё → Изменить форму».
- 1Откройте «Главное → План счетов»
- 2Прокрутите список до конца — забалансовые счета идут после счёта 99
- 3Если их нет, нажмите «Ещё → Настроить список» и уберите отбор, скрывающий забалансовые счета
- 4Откройте нужный счёт и проверьте установленный флаг «Забалансовый»
Как посмотреть обороты и остатки по забалансовым счетам
Стандартная оборотно-сальдовая ведомость по умолчанию может не включать забалансовые счета — это зависит от настроек отчёта. Чтобы увидеть движения по ним, откройте «Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» и укажите конкретный забалансовый счёт, например 001. Отчёт покажет остатки и обороты в разрезе субконто (контрагентов, основных средств, номенклатуры).
Для общей ОСВ зайдите в «Настройки» отчёта и на вкладке «Показатели» или «Группировка» проверьте опцию вывода забалансовых счетов. В ряде релизов есть отдельный флаг «Выводить забалансовые счета». После его включения в ведомости появятся строки по счетам 001–009 и пользовательским забалансовым счетам.
Также доступны отчёты «Анализ счёта», «Карточка счёта» и «Обороты счёта» — все они работают с забалансовыми счетами так же, как с обычными. Карточка счёта удобна, когда нужно увидеть каждую проводку с документом-основанием, например все поступления и выбытия арендованных основных средств за период.
Как отражаются операции по забалансовым счетам
В типовой 1С:Бухгалтерии движения по забалансовым счетам формируются автоматически при проведении соответствующих документов. Например, документ «Поступление (аренда)» или ручная операция могут сформировать запись по дебету 001 при получении арендованного имущества. Принятие товаров на комиссию отражается по дебету 004 документом поступления с видом операции «Комиссия».
Если автоматического документа нет, используйте «Операции → Операции, введённые вручную». Создайте операцию, добавьте проводку и укажите только дебет (или только кредит) забалансового счёта с аналитикой. Программа не потребует корреспондирующий счёт, если флаг «Забалансовый» у счёта установлен.
Типичная ситуация — списание безнадёжной дебиторки. После списания задолженности в убыток её нужно отразить на счёте 007 и хранить там в течение установленного срока для наблюдения за возможностью взыскания. В 1С это делается ручной операцией по дебету 007 с субконто «Контрагенты» и «Договоры».
Что делать, если нужного забалансового счёта нет
Организации часто требуются дополнительные забалансовые счета: для учёта спецодежды в эксплуатации, МБП, имущества по лизингу, залогов. В 1С можно добавить собственный счёт. Откройте план счетов, нажмите «Создать», задайте код (принято использовать трёхзначные коды, не занятые типовыми счетами, например 010, 011), наименование и обязательно установите флаг «Забалансовый».
После создания настройте субконто: например, для учёта спецодежды — субконто «Номенклатура» и «Сотрудники», для арендованных площадей — «Контрагенты» и «Договоры». Вид субконто определяет, в каких разрезах вы сможете строить отчёты по этому счёту.
Учтите ограничение: предопределённые (типовые) счета изменять нельзя — у них нельзя снять признак забалансовости или удалить. Пользовательские счета можно редактировать, но если по счёту уже есть проводки, изменение состава субконто может потребовать корректировки данных. Перед изменениями в рабочей базе сделайте резервную копию.
Особенности в других конфигурациях 1С
В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP забалансовых счетов в бухгалтерском понимании нет — там учёт ведётся в оперативных регистрах, а бухгалтерские счета появляются только при интеграции с 1С:Бухгалтерией. Если вы работаете в ERP, забалансовый учёт ищите через механизмы регламентированного учёта и соответствующие документы, а проводки формируются при обмене с бухгалтерской конфигурацией.
В 1С:Бухгалтерии государственного учреждения состав забалансовых счетов значительно шире и регламентирован инструкциями для бюджетной сферы — там счета имеют иную нумерацию и структуру. Принцип поиска тот же: план счетов с признаком забалансовости и отчёты по конкретному счёту.
Во всех конфигурациях на платформе 8.3 забалансовые счета хранятся в том же плане счетов, что и балансовые, — отличает их только флаг «Забалансовый». Это значит, что любой универсальный отчёт, запрос или обработка, работающие с планом счетов, могут получить к ним доступ при правильном отборе.
Как выбрать действие
Как проверить корректность забалансового учёта
Контроль забалансового учёта сводится к инвентаризации аналитики. Сформируйте ОСВ по каждому используемому забалансовому счёту и сверьте остатки с первичными документами: договорами аренды, актами приёма-передачи, договорами комиссии. Каждый рубль за балансом должен быть подтверждён документом.
Обратите внимание на отрицательные остатки — для забалансовых счетов они почти всегда означают ошибку: выбытие проведено дважды или поступление не отражено. Также проверьте, не зависли ли на счёте 007 долги, по которым истёк срок наблюдения, — их нужно списать с забалансового учёта.
Как проверить результат
Равен сумме арендованных ОС по актуальным договорам аренды
Есть остатки по расторгнутым договорам или отрицательные значения
Задолженность числится в пределах установленного срока наблюдения
Долги висят дольше установленного срока или списаны досрочно без оснований
Каждый остаток раскрывается до контрагента, договора или объекта
Есть суммы без заполненной аналитики — их невозможно идентифицировать
Частые вопросы о забалансовых счетах в 1С
Почему в оборотно-сальдовой ведомости нет забалансовых счетов?
По умолчанию в ряде релизов общая ОСВ формируется только по балансовым счетам. Откройте настройки отчёта и включите вывод забалансовых счетов, либо используйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» с указанием конкретного забалансового счёта.
Можно ли удалить типовой забалансовый счёт?
Нет, предопределённые счета типового плана счетов удалить нельзя. Если счёт не используется, просто не применяйте его в документах — на отчётность неиспользуемый счёт не влияет.
Почему программа требует вторую проводку по забалансовому счёту?
Это значит, что у счёта не установлен признак «Забалансовый» в плане счетов. Откройте карточку счёта и проверьте флаг. Для предопределённых счетов признак установлен по умолчанию; проблема обычно возникает с самостоятельно созданными счетами.
Попадают ли забалансовые счета в бухгалтерскую отчётность?
В баланс — нет. Но часть показателей забалансового учёта раскрывается в пояснениях к отчётности, например сведения об арендованных основных средствах и обеспечениях. Данные для них берутся из оборотов и остатков по забалансовым счетам.
Как учесть спецодежду на забалансовом счёте?
Типового счёта для спецодежды в эксплуатации в плане счетов нет. Создайте пользовательский забалансовый счёт (например, 010 или 012) с субконто «Номенклатура» и «Сотрудники» и отражайте передачу в эксплуатацию и выбытие ручными операциями.
Что делать, если на забалансовом счёте отрицательный остаток?
Найдите ошибку через «Карточку счёта»: обычно это повторное выбытие или неотражённое поступление. Исправьте документ-основание или внесите корректирующую операцию, после чего перепроверьте остаток.
Что важно запомнить
Забалансовые счета в 1С:Бухгалтерии 8.3 находятся в плане счетов («Главное → План счетов») после балансовых счетов и помечены признаком «Забалансовый». Для просмотра оборотов используйте ОСВ по конкретному счёту или включите вывод забалансовых счетов в настройках общей ОСВ. Собственные счета создавайте с обязательным флагом «Забалансовый» и продуманной аналитикой, а корректность учёта регулярно сверяйте с первичными документами.