Учет и Финансы · 11 мин
Как сделать авансовый отчет по ГСМ в 1С
Как оформить авансовый отчет по ГСМ в 1С:Бухгалтерии 8.3: выдача аванса, заправка по чекам и топливным картам, списание топлива по путевым листам, проводки и проверка.
Авансовый отчет по ГСМ в 1С:Бухгалтерии 8.3 оформляется, когда сотрудник покупает топливо за наличные, выданные под отчет, либо рассчитывается картой и отчитывается чеками АЗС. Документ «Авансовый отчет» закрывает задолженность сотрудника по счету 71 и одновременно ставит топливо на учет на счете 10.03 или сразу списывает его в затраты. Корректность оформления важна и для бухгалтерского учета, и для принятия расходов в налоговом учете: налоговая проверяет наличие чеков, путевых листов и обоснованность норм расхода.
Прежде чем вводить документ, убедитесь, что в базе заведены сотрудник-водитель, номенклатура топлива (например, «Бензин АИ-95») и склад. Если топливо покупается по топливным картам или талонам, схема учета будет другой — она описана в отдельном разделе ниже. Ошибка на этапе подготовки справочников приводит к тому, что ГСМ попадает не на тот счет или не привязывается к автомобилю.
Подготовка: справочники и выдача аванса
Откройте справочник «Номенклатура» и создайте позиции для каждого вида топлива: бензин АИ-92, АИ-95, дизельное топливо, газ. Тип номенклатуры — «Товары» или «Материалы», счет учета в типовой конфигурации подставится 10.03 «Топливо» автоматически, если настроены счета учета номенклатуры. Для корректного раздельного учета удобно завести отдельную номенклатурную группу «ГСМ».
Проверьте карточку сотрудника в справочнике «Физические лица» и «Сотрудники»: у подотчетного лица должны быть заполнены ФИО и подразделение. Если сотрудник заправляет конкретный автомобиль, в типовой 1С:Бухгалтерии привязка машины к отчету не ведется — ее фиксируют в путевом листе, который остается первичным документом вне программы или в отраслевом решении.
Выдачу денег под отчет оформите документом «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы») с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу», либо «Списание с расчетного счета» с операцией «Перечисление подотчетному лицу», если аванс перечислен на карту сотрудника. Проводка в обоих случаях — Дт 71 Кт 50 (51). Без этого документа авансовый отчет покажет перерасход, которого на самом деле не было.
Создание авансового отчета по чекам АЗС
Перейдите в раздел «Покупки» → «Авансовые отчеты» (в некоторых релизах документ доступен также из «Банк и касса») и нажмите «Создать». Укажите организацию, сотрудника и дату отчета. Дата документа должна быть не раньше даты последнего чека и не позже срока, установленного для отчета по авансам в вашей организации.
На вкладке «Оплата» подберите документ выдачи аванса по кнопке «Добавить» — программа покажет незакрытые выдачи по сотруднику. Если аванс не выдавался и сотрудник потратил собственные деньги, вкладку оставляют пустой: тогда отчет сформирует кредиторскую задолженность перед работником, которую нужно будет выплатить.
Покупку топлива отражают на вкладке «Оплата поставщикам», если чек оформлен на организацию и известен поставщик (АЗС как контрагент), либо на вкладке «Товары», если топливо оприходуется на склад. Для вкладки «Товары» укажите номенклатуру «Бензин АИ-95», количество в литрах, цену из чека, счет учета 10.03 и склад. НДС по чекам АЗС обычно не выделяется и к возмещению не принимается, если нет счета-фактуры — сумма НДС в этом случае включается в стоимость топлива.
- 1Выдайте аванс: РКО или списание с расчетного счета с операцией «подотчетному лицу»
- 2Создайте «Авансовый отчет», укажите сотрудника и дату
- 3На вкладке «Оплата» подберите документ выдачи аванса
- 4На вкладке «Товары» внесите топливо: номенклатура, литры, цена, счет 10.03
- 5Проверьте итоговую сумму по чекам и проведите документ
- 6Распечатайте форму АО-1 при необходимости и приложите чеки
Особенности учета по топливным картам и талонам
Если организация заправляется по топливным картам, авансовый отчет по ГСМ не используется: сотрудник не получает деньги и не тратит свои. Вместо этого оформляется договор с поставщиком топлива, перечисление предоплаты документом «Списание с расчетного счета», а по итогам месяца на основании отчета оператора и счета-фактуры вводится «Поступление (акты, накладные)» с оприходованием топлива на 10.03.
Топливную карту, закрепленную за водителем, учитывают на забалансовом счете или в разрезе аналитики, чтобы контролировать лимиты. Отчеты оператора АЗС сверяют с путевыми листами: расхождение литров — сигнал проверить заправки мимо бака. В отраслевых решениях (например, конфигурациях с подсистемой учета транспорта) эта сверка автоматизирована.
Способы покупки топлива и документы в 1С
РКО + Авансовый отчет. Подходит для разовых поездок, но требует контроля сроков отчетности и сбора чеков
Авансовый отчет без выдачи аванса + выплата перерасхода. Удобно в исключительных случаях, не должно быть постоянной практикой
Предоплата поставщику + Поступление по отчету оператора. Основной вариант для автопарка, авансовый отчет не нужен
Талоны учитываются как денежные документы на счете 50.03, выдача водителю — отдельным документом, в типовой Бухгалтерии учет ограничен
Списание топлива в затраты по путевым листам
Оприходование топлива на 10.03 через авансовый отчет — только половина задачи. Списывается бензин не по факту покупки, а по факту расхода, который подтверждается путевым листом: пробег, норма расхода, остатки в баке. В типовой 1С:Бухгалтерии нет документа «Путевой лист», поэтому списание выполняют документом «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»).
В требовании-накладной укажите номенклатуру топлива, количество литров по расчету из путевого листа и счет затрат: 20, 25, 26 или 44 в зависимости от того, где используется транспорт. Материально ответственное лицо — водитель, на которого числится топливо. Документ обычно вводят сводно за месяц по каждому автомобилю или водителю.
Нормы расхода топлива организация утверждает самостоятельно приказом — можно ориентироваться на рекомендации Минтранса или на данные завода-изготовителя с поправочными коэффициентами (зимняя надбавка, работа в городе, кондиционер). Для налогового учета превышение норм не запрещено, но должно быть экономически обосновано.
Проводки и проверка результата
После проведения авансового отчета откройте его движения (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки»). Типовой набор проводок при покупке за подотчетные деньги: Дт 10.03 Кт 71 — оприходовано топливо; если был выдан аванс, задолженность по 71 закрывается автоматически. При покупке с выделенным НДС и счетом-фактурой добавляются Дт 19 Кт 71 и Дт 68.02 Кт 19.
Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 в разрезе сотрудника: после отчета сальдо должно быть нулевым либо равным неизрасходованному остатку, который сотрудник возвращает в кассу приходным кассовым ордером. Зависшее сальдо — признак того, что аванс не подобран в отчете или сумма чеков не совпадает с выдачей.
По счету 10.03 сверьте остаток топлива в программе с данными путевых листов: остаток в баке на конец месяца по последнему путевому листу должен совпадать с учетным. Расхождения обычно возникают из-за списания по норме при фактически ином расходе — небольшая разница допустима и регулируется при инвентаризации.
Как проверить результат
Сальдо нулевое или равно неизрасходованному остатку, возвращенному в кассу
Дебетовое сальдо висит месяцами — аванс не закрыт отчетом
Дт 10.03 Кт 71 на сумму чеков, количество в литрах заполнено
Топливо попало на 10.01 или 41 — неверно настроены счета учета номенклатуры
Учетный остаток близок к фактическому остатку в баке
В учете значительный остаток при пустом баке — топливо не списано или списано дважды
Суммы совпадают, чеки читаемые, с реквизитами АЗС
Чеки выцвели или без ИНН продавца — расходы могут не принять
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — ввод авансового отчета без документа выдачи аванса, когда деньги на самом деле выдавались. В результате за сотрудником числится долг, а организация одновременно должна ему же перерасход. Вторая типичная ситуация — двойное списание: топливо списали в затраты уже в авансовом отчете (выбрав счет затрат вместо 10.03), а затем еще раз списали требованием-накладной по путевым листам.
Также ошибкой является отражение покупки топлива как «услуги» на вкладке «Услуги» авансового отчета — тогда количество в литрах не учитывается, и количественный контроль остатков становится невозможным. ГСМ всегда учитывают в количественном выражении через счет 10.03.
Термочеки АЗС выцветают за несколько месяцев. Снимайте копию или скан каждого чека в день заправки и прикладывайте к авансовому отчету — копия вместе с оригиналом принимается как подтверждение, даже если оригинал потерял читаемость.
FAQ по авансовым отчетам по ГСМ
В какой срок сотрудник должен отчитаться за выданный на топливо аванс?
Срок устанавливает руководитель организации своим приказом или положением о подотчетных средствах — жесткой нормы в законодательстве больше нет. Работник обязан отчитаться не позднее установленного срока, а новый аванс выдается только при условии полного расчета по предыдущему. На практике чаще всего устанавливают 3–10 рабочих дней после поездки или окончания месяца.
Можно ли принять расходы на ГСМ, если чек утерян?
Без чека подтвердить расход сложно. Допустимые варианты — дубликат чека с кассы АЗС, выписка по топливной карте или банковской карте сотрудника с указанием АЗС и суммы плюс служебная записка. Налоговая может оспорить такие расходы, поэтому утерянные чеки должны быть исключением, а не практикой.
Нужен ли путевой лист, если у организации одна легковая машина?
Для обоснования расходов на топливо в налоговом учете путевой лист остается основным подтверждающим документом независимо от размера автопарка. Организация вправе разработать собственную форму путевого листа и утвердить ее в учетной политике, а периодичность оформления — например, раз в месяц, если это позволяет порядок заполнения.
Как отразить возврат неизрасходованного остатка аванса?
Если сотрудник потратил меньше выданного, остаток возвращается в кассу документом «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчетного лица». Проводка — Дт 50 Кт 71. После этого сальдо по сотруднику на счете 71 закрывается полностью.
Что делать, если сотрудник перерасходовал аванс?
Перерасход отражается тем же авансовым отчетом: сумма документа превысит выданный аванс, и по кредиту 71 образуется задолженность организации перед сотрудником. Ее погашают выдачей денег из кассы (РКО) или перечислением на карту. Выплату следует произвести в разумный срок после утверждения отчета.
Можно ли вести учет ГСМ в 1С:Бухгалтерии без отраслевого решения?
Да, для небольшого автопарка достаточно типовых документов: авансовый отчет или поступление для оприходования, требование-накладная для списания. Ограничение типовой конфигурации — отсутствие путевых листов, норм расхода и привязки к автомобилям, поэтому эти участки ведут вне программы или дорабатывают. При парке от нескольких десятков машин обычно рассматривают отраслевые решения по управлению транспортом.
Что важно запомнить
Схема учета ГСМ через подотчет: выдача аванса (71 счет) → авансовый отчет с оприходованием топлива на 10.03 по чекам → списание в затраты требованием-накладной по путевым листам. Контролируйте сальдо по счету 71, сохраняйте копии термочеков и не списывайте топливо дважды. При топливных картах авансовый отчет не нужен — используется поступление по отчету оператора АЗС.