Учет и Финансы · 10 мин
Где в 1С отражаются самозанятые: учёт, документы и чеки
Разбираем, где в 1С ведётся учёт самозанятых: справочники, договоры, чеки НПД, документы поступления и закрывающие документы в разных конфигурациях.
Специального справочника «Самозанятые» в типовых конфигурациях 1С нет — плательщики налога на профессиональный доход (НПД) учитываются как обычные контрагенты или физические лица, а их статус фиксируется в карточке, договоре и первичных документах. Конкретное место зависит от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии 8 это справочник «Контрагенты» и документы поступления услуг, в 1С:ЗУП — справочник «Физические лица» и документы по гражданско-правовым договорам.
Главная особенность учёта самозанятых — не «где их искать», а как правильно оформить расчёты: компания не платит за них НДФЛ и страховые взносы, но обязана хранить чеки из приложения «Мой налог» и проверять статус исполнителя. Ошибка в оформлении приводит к доначислению взносов и штрафам, поэтому важно настроить учёт так, чтобы каждая выплата сопровождалась чеком НПД.
Ниже разобраны конкретные разделы меню в популярных конфигурациях, порядок заведения карточки самозанятого, отражение оплат и типичные ошибки, из-за которых налоговая переквалифицирует отношения в трудовые.
Как самозанятые представлены в типовых конфигурациях 1С
В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) самозанятый — это контрагент с видом «Физическое лицо». Карточка создаётся в разделе «Справочники → Контрагенты», а договор с ним оформляется с видом «С поставщиком» или, в зависимости от релиза, специальным признаком для договоров ГПХ с физлицами. Оплаты отражаются через «Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД)» с операцией «Услуги» и через «Банк и касса → Списание с расчётного счёта».
В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) самозанятые заводятся в справочнике «Физические лица» (раздел «Кадры»), а расчёты с ними ведутся документами «Договор (работы, услуги)» и «Акт приёма-передачи выполненных работ (услуг)» из раздела «Зарплата». Важно: сотрудником самозанятый не является, трудовой договор и штатное расписание не используются.
В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) и 1С:Комплексная автоматизация логика аналогична бухгалтерской: контрагент-физлицо, договор ГПХ, акты и платёжные документы. В некоторых релизах добавлена отдельная аналитика для плательщиков НПД, но базовый принцип «контрагент + договор + чек» сохраняется везде.
Как завести карточку самозанятого в 1С:Бухгалтерии
Откройте «Справочники → Контрагенты» и создайте новый элемент. В поле вида контрагента выберите «Физическое лицо», заполните ФИО, ИНН (у самозанятого он обязателен — именно по ИНН проверяется статус), при необходимости адрес и банковские реквизиты для оплаты. Указывать ОГРН не нужно — у физлица его нет.
Далее создайте договор: в карточке контрагента перейдите на вкладку «Договоры» и добавьте договор с видом «С поставщиком». В комментарии или наименовании полезно указать «ГПХ, плательщик НПД», чтобы бухгалтер сразу видел особый порядок учёта. Если в вашем релизе есть отдельный признак договора с самозанятым — включите его, это влияет на отчётность.
Проверьте результат: карточка контрагента должна содержать ИНН, договор с корректным видом и реквизиты для оплаты. Если ИНН не заполнен, программа не сможет корректно формировать сведения, а проверка статуса самозанятого станет невозможной.
- 1Откройте «Справочники → Контрагенты» и создайте контрагента с видом «Физическое лицо»
- 2Заполните ФИО и ИНН, добавьте банковские реквизиты для оплаты
- 3Создайте договор с видом «С поставщиком», укажите в названии «ГПХ / НПД»
- 4Проверьте статус исполнителя по ИНН на сайте ФНС или через сервис проверки
- 5Отразите услуги документом «Поступление: Услуги» и приложите чек из «Мой налог»
Учёт в 1С:ЗУП: договоры ГПХ с самозанятыми
В ЗУП самозанятый заводится через «Кадры → Физические лица»: создаётся карточка с ФИО, ИНН и при необходимости СНИЛС. Приём на работу не оформляется — вместо кадрового приказа используется документ «Договор (работы, услуги)» из раздела «Зарплата → Договоры ГПХ». В нём указывается сумма вознаграждения и период действия.
Ключевой момент — настройка налогообложения. Для плательщика НПД в договоре нужно отключить обложение страховыми взносами и НДФЛ: стандартные настройки договора ГПХ предполагают взносы, и если их не снять, программа посчитает обязательства, которых по закону нет. В типовых релизах для этого есть соответствующий переключатель в документе или в виде расчёта.
Начисление и выплата отражаются документами «Акт приёма-передачи выполненных работ (услуг)» и ведомостью на выплату. Чек из «Мой налог» хранится вне ЗУП — в бухгалтерской базе или в электронном архиве, но ссылку на него стоит фиксировать в комментарии к акту.
Чеки НПД и закрывающие документы: что должно быть в базе
По каждой выплате самозанятому у компании должно быть два документа: акт (или иной документ об оказании услуг) и чек, сформированный исполнителем в приложении «Мой налог». Без чека расходы могут не признать при проверке, а выплату — переквалифицировать. В 1С чек обычно прикрепляется к документу поступления услуг как файл или фиксируется его номер и дата в комментарии.
Чек должен содержать наименование услуги, сумму, дату и данные заказчика (наименование и ИНН компании). Если самозанятый сформировал чек на себя как на физлицо, а не на организацию, такой чек не подтверждает расходы компании — потребуйте исправления и аннулирования ошибочного чека.
Удобно завести в базе единое правило: номер чека НПД вписывается в поле «Комментарий» или в дополнительный реквизит документа поступления. Тогда при сверке легко построить список выплат без чеков и закрыть риски до сдачи отчётности.
Как проверить результат
Заполнены ФИО и ИНН, вид — «Физическое лицо», есть договор ГПХ
ИНН пустой или контрагент заведён как юрлицо/ИП
Чек оформлен на организацию-заказчика, сумма совпадает с актом
Чек на физлицо, сумма расходится с выплатой или чек отсутствует
Взносы и НДФЛ по договору не начисляются
В расчёте появились страховые взносы
Отражение оплат и отчётность
Оплата самозанятому проводится стандартным документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Выплаты плательщикам НПД не включаются в 6-НДФЛ и РСВ, так как компания не является налоговым агентом и не платит взносы. Если самозанятый ошибочно попал в расчёт по взносам — ищите причину в настройках договора или вида начисления.
В бухгалтерском учёте затраты на услуги самозанятого относятся на соответствующий счёт затрат (20, 25, 26, 44 — в зависимости от характера услуг) на основании акта. НДС в документах нет — плательщики НПД его не начисляют, поэтому в поступлении ставится ставка «Без НДС».
Для контроля используйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60 или 76 с отбором по контрагенту: она покажет все начисления и оплаты, и по ней легко сверить наличие чеков. Раз в квартал полезно делать выборку всех выплат физлицам по договорам ГПХ и проверять статус каждого исполнителя — самозанятый мог утратить право на НПД, например превысив лимит дохода.
Типичные ошибки и риски
Самая распространённая ошибка — оформление через договор ГПХ с обычными настройками взносов. Внешне всё выглядит корректно, но в отчётности появляются начисленные взносы, а при их неуплате — недоимка. Вторая ошибка — отсутствие чека НПД: расходы без чека налоговая может снять, а выплату признать доходом физлица, с которого компания как агент должна была удержать НДФЛ.
Третья группа рисков — переквалификация в трудовые отношения. Если самозанятый работает по графику, получает регулярные одинаковые выплаты и выполняет функции штатного сотрудника, отношения могут признать трудовыми со всеми последствиями. В 1С это отслеживается косвенно: регулярные фиксированные начисления одному и тому же физлицу — повод пересмотреть формат сотрудничества.
Контрольные точки и итог
Рабочая схема учёта самозанятых в 1С выглядит так: контрагент-физлицо с ИНН, договор ГПХ без взносов и НДФЛ, акт оказания услуг, оплата и чек из «Мой налог» на каждую выплату. В ЗУП добавляется проверка настроек налогообложения договора, в бухгалтерии — корректное отражение затрат без НДС.
Периодический контроль — ежеквартальная сверка выплат с чеками и проверка статуса исполнителей по ИНН. Это занимает немного времени, но полностью закрывает основные налоговые риски по выплатам самозанятым.
Что важно запомнить
Отдельного раздела для самозанятых в 1С нет: это контрагенты-физлица (в Бухгалтерии) или физлица с договорами ГПХ (в ЗУП). Ключевые условия корректного учёта — договор без НДФЛ и взносов, чек из «Мой налог» на каждую выплату и регулярная проверка статуса исполнителя по ИНН.
Частые вопросы
Нужно ли заводить самозанятого как сотрудника в 1С:ЗУП?
Нет. Самозанятый не состоит в трудовых отношениях с компанией, поэтому приём на работу и штатное расписание не используются. Достаточно карточки физического лица и документа «Договор (работы, услуги)» с корректными настройками налогообложения.
Попадают ли выплаты самозанятым в 6-НДФЛ и РСВ?
Нет. Компания не является налоговым агентом по НДФЛ и не платит страховые взносы за плательщиков НПД, поэтому такие выплаты в эти отчёты не включаются. Если суммы попали в расчёт — проверяйте настройки договора и вида начисления.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Запросите чек до подтверждения расходов: без него затраты могут не признать. Если исполнитель отказывается, безопаснее не принимать расход к учёту и пересмотреть условия работы — отсутствие чека нередко означает, что доход скрывается от налогообложения.
Можно ли платить самозанятому наличными через кассу?
Да, через расходный кассовый ордер, но безналичный расчёт предпочтительнее: платёж по реквизитам проще сопоставить с чеком и актом при проверке. В любом случае обязателен чек из «Мой налог» независимо от формы оплаты.
Как проверить, что исполнитель действительно самозанятый?
По ИНН через официальный сервис проверки статуса плательщика НПД на сайте ФНС. Проверку стоит делать при заключении договора и на дату каждой выплаты, сохраняя подтверждение (скриншот или справку) вместе с чеком.
Чем отличается учёт самозанятого от учёта ИП в 1С?
ИП заводится как контрагент с соответствующим видом и ОГРНИП, чек НПД от него не требуется — достаточно акта или УПД. Самозанятый заводится как физическое лицо, и обязательным подтверждением расхода служит чек из приложения «Мой налог».