Где в 1С посмотреть авансовые счета-фактуры

Авансовые счета-фактуры в 1С хранятся в общем журнале счетов-фактур, но имеют специальный вид документа — «Счет-фактура на аванс». Найти их можно несколькими способами: через журнал счетов-фактур с отбором, через документы оплаты, на основании которых они созданы, через регистры НДС и через стандартные отчёты. Конкретный путь зависит от конфигурации (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, ERP) и от того, ищете вы выданные покупателям или полученные от поставщиков документы.

В 1С:Бухгалтерии 8.3, самой распространённой конфигурации, авансовые счета-фактуры формируются автоматически документом «Формирование счетов-фактур на аванс» при проведении регламентных операций по НДС, либо вручную на основании поступлений и списаний с расчётных счетов. Поэтому искать их удобнее всего не по одному, а по нескольким каналам — так вы точно ничего не пропустите при сверке с декларацией по НДС.

Журнал счетов-фактур: основной способ поиска

Самый прямой путь — журнал счетов-фактур. Для выданных документов откройте раздел «Продажи» → «Счета-фактуры выданные». Для полученных от поставщиков — раздел «Покупки» → «Счета-фактуры полученные». В обоих журналах авансовые документы отображаются вместе с обычными, но в колонке с видом или в основании видно, что счёт-фактура выписан на аванс.

Чтобы отфильтровать только авансовые, нажмите кнопку «Ещё» → «Настроить список» (или используйте быстрый отбор в шапке журнала). Добавьте отбор по полю «Вид счета-фактуры» со значением «На аванс». После применения отбора в списке останутся только авансовые документы за выбранный период. Период задаётся стандартной кнопкой выбора дат над списком.

Если колонки с видом документа не видно, настройте состав колонок через «Ещё» → «Изменить форму» или просто откройте любой документ из списка — в шапке счёта-фактуры вид указывается явно. Для массовой проверки удобнее выгрузить список в табличный документ через «Ещё» → «Вывести список» и работать уже с таблицей.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Счета-фактуры выданные» (для полученных — «Покупки» → «Счета-фактуры полученные»)
2. 2
   Установите нужный период в шапке журнала
3. 3
   Через «Ещё» → «Настроить список» добавьте отбор: «Вид счета-фактуры» = «На аванс»
4. 4
   Проверьте список: откройте несколько документов и сверьте основание и сумму
5. 5
   При необходимости выгрузите список через «Ещё» → «Вывести список»

Через регламентную операцию «Формирование счетов-фактур на аванс»

В типовой методике 1С авансовые счета-фактуры выданные создаются пакетно документом «Формирование счетов-фактур на аванс». Этот документ анализирует остатки по счетам расчётов с покупателями (62.02, 76.АВ) и создаёт счета-фактуры на все незачтённые авансы. Поэтому журнал этих документов — фактически реестр всех авансовых счетов-фактур за период.

Найдите его через «Операции» → «Регламентные операции НДС» или через полнотекстовый поиск по названию документа. Откройте документ за нужный квартал — в табличной части перечислены все созданные счета-фактуры с контрагентами, суммами авансов и ставками НДС. Каждая строка — это ссылка на конкретный счёт-фактуру, который можно открыть и распечатать.

Этот способ особенно полезен при сверке перед сдачей декларации по НДС: если документ формирования за квартал отсутствует или проведён раньше, чем поступили последние оплаты, часть авансовых счетов-фактур может просто не существовать, и НДС с авансов будет занижен.

Поиск через документы оплаты

Каждый авансовый счёт-фактура привязан к документу оплаты: «Поступление на расчётный счёт», «Приходный кассовый ордер» (для выданных) или «Списание с расчётного счёта» (для полученных). Если вы помните конкретную оплату, откройте документ и перейдите по ссылке на связанный счёт-фактуру — обычно она отображается в нижней части формы или доступна через кнопку перехода к связанным документам.

Также работает обратный путь: в журнале банковских выписок установите отбор по виду операции «Оплата от покупателя» и проверьте, у каких документов есть связанный счёт-фактура. Отсутствие связанного документа при наличии аванса на 62.02 — признак того, что счёт-фактура не выписан.

Отчёты и регистры для контроля авансовых счетов-фактур

Для анализа в разрезе регистров НДС используйте отчёты из раздела «Операции» → «Отчёты по НДС» (в разных релизах название может отличаться). Полезны «Книга продаж» и «Книга покупок» — авансовые счета-фактуры попадают туда с кодом вида операции 02 (авансы полученные) или соответствующими кодами для авансов выданных. Отбор по коду операции в настройках отчёта покажет только авансовые записи.

Дополнительно проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 76.АВ «НДС по авансам и предоплатам» и 76.ВА «НДС по авансам и предоплатам выданным». Остатки на этих счетах должны корреспондировать с суммами сформированных счетов-фактур: если остаток есть, а счёта-фактуры нет — это расхождение, которое нужно разбирать до сдачи отчётности.

Контрольные точки

Как проверить полноту авансовых счетов-фактур

Остаток 62.02 по контрагенту

Норма

На каждый остаток есть счёт-фактура на аванс за тот же квартал

Тревожный признак

Остаток есть, счёт-фактура отсутствует или за другой период

Обороты 76.АВ за квартал

Норма

Совпадают с суммой НДС по сформированным авансовым счетам-фактурам

Тревожный признак

Обороты больше или меньше суммы НДС по документам

Книга продаж с кодом 02

Норма

Количество записей равно количеству авансовых счетов-фактур за период

Тревожный признак

Записи отсутствуют при наличии авансов

Особенности в других конфигурациях 1С

В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP авансовые счета-фактуры также создаются регламентным заданием «Формирование счетов-фактур на аванс», но журнал находится в разделе «Продажи» → «Счета-фактуры выданные» или через рабочее место «НДС и авансы». Отбор по виду документа работает аналогично. В этих конфигурациях дополнительно удобен отчёт «Ведомость расчётов с клиентами» — по нему видно незачтённые авансы, требующие выписывания счетов-фактур.

В 1С:Комплексной автоматизации логика близка к ERP. Если у вас нетиповая или сильно доработанная конфигурация, названия разделов могут отличаться — в этом случае используйте универсальный путь: «Все функции» (через главное меню) → раздел «Документы» → найдите «Счет-фактура выданный» и «Счет-фактура полученный» и откройте их списки напрямую с отбором по виду.

Способы поиска авансовых счетов-фактур

Журнал с отбором по виду

Быстро и наглядно; подходит для поиска конкретного документа. Не показывает, какие авансы остались без счетов-фактур

Документ «Формирование счетов-фактур на аванс»

Полный реестр за период; удобен для сверки. Показывает только документы, созданные этой операцией

Книга продаж/покупок с кодом операции

Отражает только зарегистрированные в учёте НДС документы; идеален для контроля перед декларацией

ОСВ по 76.АВ и 76.ВА

Показывает расхождения между расчётами и оформленными документами, но без детализации до номеров счетов-фактур

Типичные ошибки при поиске и работе

Ещё одна частая ситуация — счёт-фактура существует, но помечен на удаление или не проведён. Такие документы не попадают в книгу продаж и покупок, хотя в журнале видны. Перед сверкой включите отображение помеченных на удаление документов и проверьте их статус.

Если документов подозрительно мало, проверьте настройку учётной политики по НДС: порядок регистрации счетов-фактур на аванс может предусматривать освобождение от выписывания при зачёте аванса в том же налоговом периоде. Это законная причина «нехватки» документов, а не ошибка учёта.

Частые вопросы

Как посмотреть только авансовые счета-фактуры за конкретный квартал?

Откройте журнал счетов-фактур, установите период с первого по последнее число квартала, затем через «Ещё» → «Настроить список» добавьте отбор «Вид счета-фактуры» равно «На аванс». Список покажет только нужные документы за выбранный период.

Почему авансовый счёт-фактура не попал в книгу продаж?

Чаще всего документ не проведён, помечен на удаление или создан после формирования записей книги. Проверьте статус документа и перезаполните книгу продаж за период через регламентные операции НДС.

Где посмотреть авансовые счета-фактуры, полученные от поставщиков?

В разделе «Покупки» → «Счета-фактуры полученные» с тем же отбором по виду «На аванс». Дополнительно их видно в оборотах по счёту 76.ВА и в книге покупок по соответствующему коду операции.

Как найти авансы, на которые счёт-фактура ещё не выписан?

Сформируйте ОСВ по счёту 62.02 с детализацией по контрагентам на конец квартала и сопоставьте остатки со списком авансовых счетов-фактур. Остатки без соответствующих документов — неоформленные авансы. Затем перепроведите документ «Формирование счетов-фактур на аванс».

Можно ли выгрузить список авансовых счетов-фактур в Excel?

Да. В журнале после установки отбора нажмите «Ещё» → «Вывести список», выберите вывод в табличный документ и сохраните его в формате Excel. Настройки отбора при этом сохраняются.