Учет и Финансы · 9 мин
Где в 1С посмотреть авансовую счёт-фактуру
Где найти авансовую счёт-фактуру в 1С: журнал счетов-фактур, регистрация авансов, формирование из поступлений и реализаций, проверка книги покупок и продаж.
Авансовая счёт-фактура в 1С хранится не в отдельном разделе, а в общем журнале счетов-фактур и в специальных регистрах, которые программа заполняет автоматически при регистрации документов. В зависимости от того, кто вы в сделке — покупатель или продавец — авансовые счета-фактуры формируются из разных документов и видны в разных отчётах.
В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP) логика одинаковая: счёт-фактура на аванс создаётся либо вручную на основании документа оплаты, либо автоматически обработкой «Регистрация счетов-фактур на аванс». Найти готовый документ можно несколькими способами — через журнал, через документ-основание или через книгу покупок и продаж.
Где хранится авансовая счёт-фактура в 1С
Все счета-фактуры, включая авансовые, попадают в единый журнал. В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь такой: раздел «Покупки» → «Счета-фактуры» (для полученных) или «Продажи» → «Счета-фактуры» (для выданных). Авансовые документы отображаются в общем списке вместе с обычными.
Чтобы увидеть только авансовые, используйте отбор. Нажмите «Ещё» → «Настроить список» и добавьте условие по полю «Вид счета-фактуры» — выберите значение «На аванс». После этого в списке останутся только нужные документы. В некоторых версиях конфигурации вид счёта-фактуры выводится отдельной колонкой, которую можно включить через «Ещё» → «Изменить форму».
Кроме журнала, авансовые счета-фактуры фиксируются в регистре «НДС предъявленный» и отражаются в книге покупок или книге продаж. Если документ проведён корректно, он обязательно появится в соответствующем отчёте за период.
Как найти авансовую счёт-фактуру у покупателя
Если ваша организация перечислила аванс поставщику и получила от него счёт-фактуру, документ регистрируется в разделе «Покупки». Откройте «Покупки» → «Счета-фактуры» и найдите документ по контрагенту, дате или номеру. Номер авансового счёта-фактуры совпадает с номером, который указал поставщик в бумажном или электронном оригинале.
Второй способ — через документ оплаты. Откройте «Банк и касса» → «Банковские выписки», найдите списание денежных средств поставщику и в форме документа нажмите кнопку перехода к связанным документам (обычно это значок цепочки или ссылка «Счёт-фактура» в шапке). Если счёт-фактура зарегистрирован, вы попадёте в него одним кликом.
Если документа нет ни в журнале, ни в связанных документах, значит, он не был зарегистрирован. Создайте его вручную: в документе «Списание с расчётного счёта» нажмите «Создать на основании» → «Счёт-фактура полученный» и укажите номер и дату из документа поставщика.
- 1Откройте «Покупки» → «Счета-фактуры» и отсортируйте список по дате
- 2Установите отбор по виду «На аванс» через «Ещё» → «Настроить список»
- 3Если документа нет — откройте платёжное поручение и проверьте связанные документы
- 4При отсутствии документа создайте счёт-фактуру на основании оплаты
- 5Проверьте отражение в книге покупок за соответствующий квартал
Как найти авансовую счёт-фактуру у продавца
Продавец обязан выписать счёт-фактуру на полученный аванс. В 1С такие документы находятся в разделе «Продажи» → «Счета-фактуры». Отбор по виду «На аванс» настраивается так же, как у покупателя. Документ создаётся на основании поступления на расчётный счёт или приходного кассового ордера.
Массовое формирование выполняется обработкой «Регистрация счетов-фактур на аванс»: раздел «Банк и касса» или «Операции» (в зависимости от версии) → «Регистрация счетов-фактур на аванс». Укажите период, нажмите «Заполнить» — программа покажет все неотражённые авансы — и затем «Выполнить». После этого созданные документы появятся в общем журнале.
Быстрый способ проверить, выписан ли счёт-фактура на конкретную предоплату: откройте поступление оплаты и посмотрите наличие подчинённого документа. Если счёта-фактуры нет, а период ещё не закрыт, создайте его кнопкой «Выписать счёт-фактуру» прямо из формы документа оплаты.
Проверка через книгу покупок и книгу продаж
Книга продаж показывает авансовые счета-фактуры продавца: раздел «Продажи» → «Книга продаж». Установите период и сформируйте отчёт — авансовые документы будут видны по коду вида операции, если он указан, и по отсутствию отгрузочного документа-основания. При восстановлении НДС с аванса после отгрузки запись появится в книге продаж повторно уже как восстановление.
Книга покупок у покупателя отражает вычет НДС с аванса: «Покупки» → «Книга покупок». Если счёт-фактура зарегистрирован, но в книгу не попал, проверьте, проведён ли документ и выполнены ли регламентные операции по НДС за квартал — например, «Формирование записей книги покупок» в разделе «Операции» → «Регламентные операции НДС».
Как проверить результат
Документ проведён, вид «На аванс», сумма совпадает с оплатой
Документ помечен на удаление или сумма отличается от платежа
Запись есть в книге покупок или продаж за нужный квартал
Документ есть, а записи в книге нет — не выполнены регламентные операции НДС
Из платёжного документа открывается счёт-фактура
Связи нет — документ создан вручную без основания или основание потеряно
Почему авансовая счёт-фактура не отображается
Самая частая причина — документ просто не создавался. Автоматическая регистрация авансовых счетов-фактур не выполняется сама по себе: нужно либо запускать обработку, либо формировать документы вручную. Проверьте обработку «Регистрация счетов-фактур на аванс» за нужный период.
Вторая причина — дата документа. Счёт-фактура мог быть создан с датой, отличной от даты оплаты, и «ушёл» в другой период. Расширьте диапазон отбора в журнале или снимите фильтр по периоду совсем. Третья причина — пометка на удаление: включите отображение помеченных объектов через «Ещё» → «Показать помеченные на удаление».
Также проверьте права доступа: если у пользователя ограниченные права, часть документов может быть ему недоступна. В этом случае список выглядит пустым, хотя документы в базе существуют. Уточните у администратора, нет ли ограничений на уровне записей по организациям.
Особенности в разных конфигурациях 1С
В 1С:Бухгалтерии 8 путь описан выше: журналы в разделах «Покупки» и «Продажи», обработка регистрации — в «Банк и касса» или «Операции». В 1С:ERP и Комплексной автоматизации счета-фактуры находятся в разделе «Продажи» → «Документы продаж» или через «Регламентированный учёт» → журнал счетов-фактур, а обработка регистрации авансов вызывается из раздела «НДС».
В 1С:Управление нашей фирмой авансовый счёт-фактура формируется из документа «Поступление денег» или через «Продажи» → «Счета-фактуры». Названия пунктов меню могут отличаться в зависимости от версии, но общий принцип сохраняется: документ привязан к оплате и виден в общем журнале с отбором по виду.
Способы поиска: сравнение
Подходит для массового просмотра всех авансов за период; требует настройки отбора
Быстрый способ проверить конкретный платёж; не показывает общую картину
Подтверждает, что документ влияет на НДС; не показывает непроведённые или неучтённые документы
Показывает все неотражённые авансы и позволяет сразу создать документы; доступна не во всех разделах меню
Частые вопросы
Можно ли посмотреть все авансовые счета-фактуры по одному контрагенту?
Да. Откройте журнал счетов-фактур, установите отбор по контрагенту и добавьте условие по виду «На аванс». Альтернатива — карточка контрагента, где по ссылке связанных документов видны все счета-фактуры, выписанные или полученные по этой организации.
Почему в книге покупок нет счёта-фактуры на аванс, хотя документ создан?
Чаще всего не выполнены регламентные операции по НДС за квартал. Откройте «Операции» → «Регламентные операции НДС» и выполните формирование записей книги покупок. Также проверьте, что документ проведён и дата попадает в нужный квартал.
Как найти авансовый счёт-фактуру, если помню только сумму?
Откройте журнал счетов-фактур и отсортируйте список по колонке «Сумма» либо используйте поиск по документам (Ctrl+F в списке или полнотекстовый поиск). Также сумму можно найти через акт сверки с контрагентом и перейти от платежа к счёту-фактуре.
Что делать, если авансовый счёт-фактура помечен на удаление?
Если пометка установлена ошибочно, снимите её через контекстное меню документа и перепроведите документ. Если удаление было намеренным, а счёт-фактура нужен для вычета, создайте документ заново на основании оплаты и проверьте корректность записей по НДС.
Видны ли авансовые счета-фактуры в УПД?
Универсальный передаточный документ оформляется на отгрузку, а не на аванс. Авансовые счета-фактуры существуют отдельно и в УПД не включаются, но при зачёте аванса программа связывает их с документами реализации.
Что важно запомнить
Авансовые счета-фактуры ищут в журналах разделов «Покупки» и «Продажи» с отбором по виду «На аванс», через документ оплаты или через книгу покупок/продаж. Если документа нет — запустите обработку регистрации счетов-фактур на аванс и проверьте регламентные операции по НДС.