Где в 1С настроить аванс: полная инструкция по настройкам

Настройка авансов в 1С — это не одна кнопка, а несколько связанных разделов: учетная политика организации, договоры с контрагентами, счета учета расчетов, правила зачета авансов по НДС и НДФЛ, а также поведение документов оплаты и реализации. От того, насколько корректно заполнены эти места, зависит, как программа будет зачитывать предоплату, формировать счета-фактуры на аванс и рассчитывать налоги.

Ниже разобраны настройки в типовых конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0), «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1) и «1С:Управление нашей фирмой». Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика размещения настроек одинакова.

Перед любыми изменениями учетной политики или порядка зачета авансов сделайте резервную копию базы и проверьте настройки на копии. Ошибки в этих разделах влияют на налоговую отчетность, и исправление их задним числом требует перепроведения документов и подачи уточненных деклараций.

Общая логика: какие настройки влияют на авансы

В 1С аванс (предоплата) обрабатывается тремя блоками настроек. Первый — учетная политика организации: здесь задается порядок регистрации счетов-фактур на аванс и порядок зачета авансов по НДФЛ. Второй — договоры и счета учета расчетов: от них зависит, на какие счета (60.02, 62.02, 76.ВА и др.) попадет предоплата. Третий — сами документы: поступление на расчетный счет, счет на оплату, реализация, где выполняется зачет аванса.

Важно понимать: если изменить только документ, не настроив учетную политику, программа продолжит работать по старым правилам. Например, счет-фактура на аванс не сформируется автоматически, пока в учетной политике не выбран соответствующий порядок регистрации.

Учетная политика: зачет авансов по НДС

Откройте раздел «Главное → Настройки → Учетная политика» и выберите нужную организацию. Вкладка «НДС» содержит ключевую настройку — «Порядок регистрации счетов-фактур на аванс». Доступные варианты обычно включают регистрацию счетов-фактур на все авансы, только на авансы, не зачтенные в течение определенного срока (например, 5 календарных дней), или не регистрировать вовсе.

Если организация — плательщик НДС и получает предоплату от покупателей, стандартный выбор — регистрировать счета-фактуры на все авансы либо на авансы, не зачтенные в течение 5 дней. Второй вариант уменьшает количество лишних документов, когда отгрузка происходит сразу после оплаты.

После настройки формирование авансовых счетов-фактур выполняется обработкой «Регистрация счетов-фактур на аванс» (раздел «Операции → Регистрация счетов-фактур на аванс» или из журнала счетов-фактур). Обработка анализирует остатки по счету 62.02 и создает документы по заданному порядку.

1. 1
   Откройте «Главное → Учетная политика», вкладка «НДС»
2. 2
   Выберите порядок регистрации счетов-фактур на аванс
3. 3
   Сохраните учетную политику с даты начала применения
4. 4
   Запустите «Операции → Регистрация счетов-фактур на аванс» за нужный период
5. 5
   Проверьте созданные счета-фактуры и записи книги продаж

Зачет авансов по НДФЛ

Для упрощенцев и плательщиков НДФЛ важна настройка порядка признания доходов и зачета авансов. В «1С:Бухгалтерии» для ИП на общей системе или патенте порядок учета авансов задается в учетной политике на соответствующих вкладках (НДФЛ, УСН). При УСН «доходы» аванс включается в доходы в момент поступления денег — это поведение программы по умолчанию, менять его не нужно.

Для ИП на ОСНО в учетной политике есть настройка, определяющая, считаются ли авансы доходом при расчете НДФЛ. Проверьте, что выбранный вариант соответствует вашему реальному порядку учета, иначе база по налогу будет формироваться неверно.

Договоры и счета учета расчетов

Карточка договора с контрагентом (раздел «Справочники → Договоры» или из карточки контрагента) определяет порядок расчетов. В бухгалтерии ключевое поле — вид договора («С покупателем», «С поставщиком») и порядок зачета аванса: автоматически, по документу или не зачитывать. Если выставляются счета на оплату и важно зачитывать оплату строго под конкретный счет, выберите расчеты «По счетам» или «По заказам и счетам».

Счета учета расчетов по умолчанию задаются в «Главное → Настройки → План счетов → Настройка плана счетов» (раздел расчетов с контрагентами) и могут переопределяться в карточке договора или документа. Стандартная связка: 62.01 — расчеты с покупателями, 62.02 — авансы полученные, 60.01 — расчеты с поставщиками, 60.02 — авансы выданные.

Зачет аванса в документах оплаты и реализации

При поступлении оплаты от покупателя в документе «Поступление на расчетный счет» выбирается вид операции «Оплата от покупателя». Если по договору нет незакрытых реализаций, программа автоматически относит сумму на счет авансов полученных (62.02). Если долг есть — сначала гасится задолженность, остаток уходит в аванс.

В документе «Реализация (акты, накладные)» зачет аванса управляется полем «Зачет аванса»: варианты «Автоматически», «По документу», «Не зачитывать». При значении «Автоматически» программа зачитывает предоплату по договору в пределах суммы реализации. Кнопка «Зачет аванса» в табличной части расчетов позволяет вручную указать, какой именно аванс зачитывается.

В «1С:Управление нашей фирмой» логика похожая: порядок расчетов задается в договоре (по договору в целом, по заказам, по счетам), а зачет предоплаты выполняется в документе отгрузки на вкладке «Предоплата» — вручную кнопкой «Заполнить» или автоматически при проведении.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки поступления оплаты

Норма

Предоплата попала на 62.02 (или 60.02 у поставщика)

Тревожный признак

Вся сумма на 62.01 при отсутствии долга — аванс не выделен

Проводки реализации

Норма

Есть проводка зачета Дт 62.02 Кт 62.01

Тревожный признак

Зачета нет, образовалась одновременно дебиторка и кредиторка по одному договору

Авансовый счет-фактура

Норма

Документ создан обработкой и попал в книгу продаж

Тревожный признак

Счета-фактуры нет при наличии остатка на 62.02

Аванс сотрудникам в 1С:ЗУП

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» аванс (выплата за первую половину месяца) настраивается в разделе «Настройка → Расчет зарплаты» — там задается, как рассчитывается аванс: фиксированной суммой, процентом от оклада (тарифа) или расчетом за первую половину месяца. Вариант «Расчет за первую половину месяца» точнее отражает отработанное время и снижает риск переплаты при увольнении.

Дата выплаты аванса задается в учетной политике организации: «Настройка → Организации → Учетная политика и другие настройки» либо в «Зарплата → Настройка порядка учета зарплаты», поля «Дата выплаты аванса» и «Дата выплаты зарплаты». От этих дат зависят даты получения дохода и сроки уплаты НДФЛ.

Сама выплата оформляется документом «Ведомость…» с видом выплаты «Аванс». Если аванс рассчитывается за первую половину месяца, перед выплатой создается документ «Начисление за первую половину месяца».

Способы расчета аванса сотрудникам

Фиксированной суммой

Просто, но риск переплаты при отсутствиях и несоответствие отработанному времени

Процентом от оклада

Компромисс между простотой и точностью; процент обычно подбирают с учетом удержания НДФЛ

Расчет за первую половину месяца

Наиболее точный вариант с учетом табеля, но требует ввода документов отсутствий до выплаты

Частые ошибки и ограничения

Самая распространенная проблема — «двойная» задолженность: по договору числится и аванс на 62.02, и долг на 62.01, хотя реально покупатель ничего не должен. Причина обычно в том, что оплата и реализация оформлены по разным договорам или в реализации зачет аванса отключен. Проверяется отчетом «Анализ субконто» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62» с детализацией по договорам.

Вторая типичная ошибка — изменение учетной политики задним числом без перепроведения документов. Записи книги покупок и продаж формируются в момент проведения, поэтому после смены настроек нужно перепровести документы периода и заново сформировать регламентные операции по НДС.

FAQ

Почему 1С не зачитывает аванс при проведении реализации?

Чаще всего оплата и реализация оформлены по разным договорам, либо в документе реализации в поле «Зачет аванса» выбрано «Не зачитывать». Также проверьте, что предоплата действительно попала на счет авансов (62.02), а не сразу на 62.01.

Как зачесть аванс под конкретный счет на оплату?

В договоре с покупателем установите порядок расчетов «По счетам» (или «По заказам и счетам» в УНФ). Тогда в документе оплаты и реализации нужно будет указывать конкретный счет, и зачет выполнится только в его пределах.

Нужно ли выставлять счет-фактуру на каждый аванс?

Плательщик НДС обязан исчислить налог с предоплаты, но в учетной политике можно выбрать порядок регистрации: на все авансы или только на не зачтенные в течение установленного срока. Второй вариант избавляет от лишних документов при быстрой отгрузке.

Где изменить процент аванса сотрудникам в ЗУП?

Раздел «Настройка → Расчет зарплаты», блок про аванс. Там же переключается способ: фиксированная сумма, процент от тарифа или расчет за первую половину месяца. Изменение применяется к последующим выплатам.

Что делать, если аванс завис после возврата товара?

Оформите документ возврата от покупателя — он восстановит аванс на 62.02. Затем либо верните деньги документом списания с расчетного счета с видом операции «Возврат покупателю», либо зачтите сумму под другую отгрузку по тому же договору.