Где в 1С находятся выплаты самозанятым

Выплаты самозанятым (плательщикам налога на профессиональный доход) в 1С не выделены в отдельный раздел — они отражаются через стандартные документы расчётов с контрагентами. Место, где вы найдёте эти операции, зависит от используемой конфигурации: в «1С:Бухгалтерии» это разделы «Покупки» и «Банк и касса», в «1С:Зарплате и управлении персоналом» — документы по договорам ГПХ и выплаты бывшим сотрудникам.

Ключевой принцип: самозанятый в учётной системе — это контрагент (физическое лицо), с которым заключён договор гражданско-правового характера. Соответственно, начисление вознаграждения отражается документом поступления услуг, а сама выплата — банковским или кассовым документом. Никаких зарплатных начислений, НДФЛ и страховых взносов по таким выплатам не возникает — налог самозанятый платит самостоятельно через приложение «Мой налог».

Ниже разобраны конкретные пути в меню для основных конфигураций, порядок оформления выплаты, способы найти уже проведённые операции и типичные ошибки, которые приводят к проблемам при проверках.

Где искать выплаты самозанятым в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии» (ред. 3.0) расчёты с самозанятым ведутся через два документа. Начисление вознаграждения оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)» — он находится в разделе «Покупки». В документе указывается контрагент-физлицо, договор с видом «С поставщиком», статья затрат и счёт учёта (обычно 20, 25, 26 или 44 в зависимости от характера услуг).

Сама выплата отражается в разделе «Банк и касса»: при оплате с расчётного счёта — документ «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику», при выдаче наличных — «Расходный кассовый ордер». Оба документа доступны через «Банк и касса → Банковские выписки» и «Банк и касса → Кассовые документы» соответственно.

Чтобы быстро найти все операции по конкретному самозанятому, откройте карточку контрагента (раздел «Справочники → Контрагенты») и нажмите «Отчёты → Документы» или сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 60 или 76 с отбором по контрагенту. Так вы увидите и начисления, и оплаты в одном месте.

1. 1
   Создайте контрагента с видом «Физическое лицо» и договором «С поставщиком»
2. 2
   Отразите начисление: «Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД)», операция «Услуги (акт)»
3. 3
   Укажите номер и дату чека самозанятого в комментарии или в реквизитах входящего документа
4. 4
   Оформите оплату: «Банк и касса → Банковские выписки → Списание», операция «Оплата поставщику»
5. 5
   Проверьте отсутствие задолженности по акту сверки с контрагентом

Где находятся выплаты самозанятым в 1С:ЗУП

В «1С:Зарплате и управлении персоналом» (ред. 3.1) ситуация зависит от того, как оформлен исполнитель. Если самозанятый ранее был сотрудником организации, выплаты ему отражаются документом «Выплаты бывшим сотрудникам» — раздел «Выплаты → Все выплаты бывшим сотрудникам». Начисление при этом делается документом «Начисление прочих доходов» (раздел «Зарплата»).

Если самозанятый никогда не был штатным сотрудником, его заводят как физическое лицо и оформляют договор ГПХ через «Кадры → Договоры ГПХ» либо ведут расчёты только в бухгалтерской программе, не дублируя их в ЗУП. Второй вариант предпочтительнее, если расчёт зарплаты и учёт договорников разнесены по разным базам.

Важно: при оформлении договора ГПХ в ЗУП программа по умолчанию может предложить начислить страховые взносы. Для самозанятого это неверно — взносы с выплат плательщикам НПД не начисляются. Проверьте, что в договоре корректно указано, что исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход, либо используйте вид начисления без взносов.

Как правильно завести самозанятого в справочниках

Корректная карточка контрагента — основа чистого учёта. В «1С:Бухгалтерии» создайте контрагента с видом «Физическое лицо», заполните ФИО и ИНН. ИНН самозанятого указан в справке о постановке на учёт в качестве плательщика НПД — её стоит запросить до первой выплаты. По ИНН можно проверить статус исполнителя через сервис ФНС, и эту проверку рекомендуется делать перед каждой оплатой, а не один раз.

Договор с самозанятым создаётся с видом «С поставщиком» (в бухгалтерии) или как договор ГПХ (в ЗУП). В текстовом поле договора или комментарии полезно зафиксировать, что контрагент — плательщик НПД, и что основанием для учёта расходов служат чек из приложения «Мой налог» и акт выполненных работ.

Отдельное поле «самозанятый» в типовых конфигурациях, как правило, отсутствует, поэтому для аналитики удобно выделить таких контрагентов в отдельную группу справочника, например «Самозанятые (НПД)». Это упростит выборку документов и формирование отчётов.

Какие документы подтверждают выплату и где их хранить в базе

Расходы на оплату услуг самозанятого признаются в налоговом учёте при наличии чека из приложения «Мой налог». В 1С реквизиты чека (номер и дату) указывают в полях входящего документа при поступлении услуг либо в комментарии. Сам чек в электронном виде (PDF или ссылка) прикрепляют к документу через механизм присоединённых файлов — кнопка со скрепкой в форме документа.

Помимо чека рекомендуется оформлять акт выполненных работ (оказанных услуг) — он подтверждает предмет и объём сделки, если налоговый орган запросит детализацию. В 1С акт можно сформировать печатной формой из документа поступления услуг.

Если чек аннулирован самозанятым после оплаты, расходы по этой операции теряют подтверждение. Периодически сверяйте чеки по крупным выплатам: в документе поступления должны быть актуальные реквизиты, а сумма чека — совпадать с суммой акта и платёжного документа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки по начислению

Норма

Дт затратного счёта — Кт 60 или 76, без НДФЛ и взносов

Тревожный признак

Есть проводки по 68.01 или 69 — выплата ошибочно обложена налогом

Реквизиты чека в документе

Норма

Номер и дата чека заполнены, сумма совпадает с актом

Тревожный признак

Чек отсутствует, аннулирован или сумма расходится

Статус исполнителя

Норма

Статус НПД подтверждён на дату чека

Тревожный признак

Статус не проверялся или утрачен на дату оплаты

Как найти и проанализировать все выплаты самозанятым

Для сводной картины по всем самозанятым используйте стандартные отчёты. В «1С:Бухгалтерии» подойдут «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 60.01 или 76 с группировкой по контрагентам и «Анализ счёта» за нужный период. Если самозанятые выделены в отдельную группу справочника, установите отбор по этой группе — отчёт покажет только их.

Для проверки соответствия начислений и оплат удобен отчёт «Акт сверки расчётов с контрагентом» (раздел «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверок») по каждому исполнителю. Расхождение между актом и оплатой — сигнал проверить, не зависла ли задолженность или не прошла ли оплата по другому договору.

В ЗУП аналогичную информацию дают отчёты по разделу «Отчётность, справки», например анализ начислений и выплат по получателям дохода. Учтите, что ЗУП покажет только тех самозанятых, которые заведены в этой базе как получатели дохода.

Особые ситуации и ограничения

Есть ограничения, которые нужно учитывать до выплаты. Самозанятый не может оказывать услуги работодателю, у которого состоял в трудовых отношениях менее двух лет назад, — такие выплаты не подпадают под НПД. Также плательщики НПД не вправе перепродавать товары (за исключением изготовленных лично) и работать по агентским договорам в ряде случаев.

Если выплата самозанятому ошибочно проведена как зарплата, исправление делается сторнированием начисления и оформлением корректных документов. В бухгалтерии — через операцию, введённую вручную, в ЗУП — через документ «Сторно начислений». После исправлений проверьте налоговые регистры и при необходимости подайте уточнённые расчёты.

При большом числе самозанятых и регулярных выплатах рассмотрите автоматизацию: загрузку чеков, массовое создание документов поступления по реестру и интеграцию с банком. Это снижает риск пропуска чека и расхождений сумм, но требует первоначальной настройки соответствий статей затрат и счетов учёта.

Частые вопросы

Нужно ли удерживать НДФЛ с выплаты самозанятому в 1С?

Нет. Плательщик НПД сам уплачивает налог через приложение «Мой налог». Организация-заказчик не является налоговым агентом. Если в документе появился НДФЛ — исполнитель оформлен неверно (например, как обычный подрядчик по ГПХ), и документ нужно исправить до проведения оплаты.

Чем отличается учёт самозанятого от учёта ИП в 1С?

Документооборот почти одинаков: поступление услуг и оплата поставщику. Различия в подтверждающих документах: от ИП достаточно акта или УПД, а от самозанятого обязателен чек из «Мой налог». Также самозанятый заводится как физическое лицо, а ИП — как юридическое лицо (предприниматель) с указанием ОГРНИП.

Где в 1С указать номер чека самозанятого?

В документе «Поступление (акты, накладные, УПД)» реквизиты чека вносят в поля номера и даты входящего документа либо в комментарий. Сам файл чека прикрепляют к документу кнопкой присоединения файлов. Это позволит быстро предъявить подтверждение при запросе налогового органа.

Что делать, если самозанятый аннулировал чек после оплаты?

Расходы по такой операции теряют подтверждение и подлежат исключению из налоговой базы. Запросите у исполнителя новый корректный чек. Если чек не восстановлен, скорректируйте расходы в учёте и при необходимости подайте уточнённую декларацию, чтобы избежать доначислений и пеней.

Можно ли выплачивать самозанятому через зарплатный проект?

Технически перевод на карту возможен, но оформлять его нужно как оплату поставщику по договору ГПХ, а не как зарплатную ведомость. Проведение через зарплатные документы приведёт к начислению НДФЛ и взносов и к риску переквалификации отношений в трудовые.

Как проверить, что исполнитель действительно самозанятый?

По ИНН через бесплатный сервис проверки статуса плательщика НПД на сайте ФНС. Проверку выполняют на дату формирования чека или оплаты. Результат проверки (скриншот или распечатку) храните вместе с чеком — это подтвердит правомерность освобождения выплаты от НДФЛ и взносов.