Учет и Финансы · 11 мин
Как оформить выдачу под отчет в 1С
Как оформить выдачу денег под отчет в 1С: выдача из кассы и с расчетного счета, авансовый отчет, проводки, контроль задолженности и типичные ошибки.
Выдача денег под отчет — стандартная операция: сотрудник получает наличные из кассы или перевод на карту, а затем отчитывается авансовым отчетом с подтверждающими документами. В 1С:Бухгалтерии эта цепочка отражается двумя документами: выдача денег (расходный кассовый ордер или списание с расчетного счета) и авансовый отчет. До момента отчета сумма «висит» на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Ошибки в этой цепочке приводят к типичным проблемам: зависшим остаткам по счету 71, невозможности выдать новый аванс сотруднику с непогашенной задолженностью, претензиям при проверке кассовой дисциплины. Поэтому важно не только правильно провести документы, но и контролировать погашение подотчетных сумм.
Ниже разобран полный цикл работы с подотчетными средствами в 1С:Бухгалтерии 8.3: настройка справочников, выдача наличными и на карту, оформление авансового отчета, возврат неиспользованных сумм и контроль задолженности. Логика в других конфигурациях (Управление торговлей, ERP) аналогична, отличаются только названия разделов.
Подготовка: что проверить перед первой выдачей
Прежде чем выдавать деньги, убедитесь, что сотрудник корректно заведен в справочниках. Откройте раздел «Справочники» → «Сотрудники» и проверьте, что физическое лицо создано и привязано к организации. Именно физическое лицо указывается в документах выдачи и авансовом отчете как подотчетное лицо.
Если деньги выдаются наличными, проверьте настройку кассовых документов: в разделе «Администрирование» → «Параметры учета» должны быть корректно заполнены счета учета денежных средств. По умолчанию используется счет 50.01 «Касса организации», и для большинства компаний этого достаточно.
Для выдачи на банковскую карту сотрудника потребуется, чтобы в программе была возможность указать реквизиты получателя. В типовой 1С:Бухгалтерии перевод подотчетных сумм на карту оформляется через «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перевод подотчетному лицу», реквизиты карты указываются вручную в назначении платежа или ведомости.
Выдача наличных через расходный кассовый ордер
Наличная выдача оформляется в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». Создайте новый документ с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу». В поле «Подотчетное лицо» выберите физическое лицо из справочника, укажите сумму и основание — например, «на хозяйственные нужды по заявлению от ...».
При проведении документ формирует проводку Дт 71.01 — Кт 50.01. Субконто по счету 71 — это сотрудник, поэтому задолженность сразу фиксируется персонально. Проверить проводки можно кнопкой «Показать проводки и другие движения документа».
Поле «Основание» не заполняйте формально: при проверке кассовой дисциплины смотрят, что выдача подтверждена заявлением сотрудника или распоряжением руководителя. Текст из этого поля попадает в печатную форму РКО, которую подписывает получатель.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать»
- 2Выберите вид операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу»
- 3Укажите подотчетное лицо, сумму и основание выдачи
- 4Проведите документ и проверьте проводку Дт 71.01 — Кт 50.01
- 5Распечатайте РКО и получите подпись сотрудника
Выдача на карту сотрудника с расчетного счета
Перевод подотчетных средств на банковскую карту оформляется документом «Списание с расчетного счета» в разделе «Банк и касса» → «Банковские выписки». Вид операции — «Перевод подотчетному лицу». В поле получателя выбирается физическое лицо, указываются сумма и назначение платежа.
Проводка аналогична кассовой: Дт 71.01 — Кт 51. Если банковские выписки загружаются из клиент-банка, проверьте, что программа правильно распознала вид операции: автоматически загруженный документ может создаться с видом «Прочее списание», и тогда задолженность на счете 71 не отразится — вид операции нужно исправить вручную до проведения.
В назначении платежа указывайте, что это подотчетные средства, а не оплата труда или иной доход. Это важно и для банка (финансовый мониторинг), и для того, чтобы выплата не была ошибочно расценена как облагаемый НДФЛ доход при отсутствии последующего авансового отчета.
Оформление авансового отчета
После того как сотрудник израсходовал деньги и собрал подтверждающие документы (чеки, БСО, билеты, накладные), оформляется документ «Авансовый отчет» в разделе «Покупки» (или «Банк и касса», в зависимости от релиза) → «Авансовые отчеты». В шапке указывается подотчетное лицо, программа автоматически покажет выданные ему авансы.
Документ содержит несколько вкладок. На вкладке «Авансы» отражается полученная выдача — она подбирается автоматически по кнопке «Заполнить» или вручную. На вкладке «Оплата» вносятся оплаты поставщикам, на «Товары» — приобретенные материалы и товары с указанием счетов учета, на «Прочее» — командировочные и прочие расходы с отнесением на затратные счета.
При проведении программа закрывает задолженность по счету 71: например, Дт 10 — Кт 71.01 (оприходованы материалы) или Дт 26 — Кт 71.01 (списаны прочие расходы). Если сотрудник потратил больше выданного, образуется кредиторская задолженность перед ним — перерасход выдается отдельным РКО или переводом.
Если аванс израсходован не полностью
Неиспользованный остаток сотрудник возвращает в кассу. Это оформляется документом «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчетного лица»: проводка Дт 50.01 — Кт 71.01. Возврат на расчетный счет оформляется поступлением на расчетный счет с аналогичным видом операции.
Командировочные расходы
Если подотчетная выдача связана с командировкой, суточные и прочие командировочные расходы отражаются на вкладке «Прочее» авансового отчета с указанием статьи затрат. В некоторых конфигурациях (ЗУП, ERP) командировки оформляются отдельными документами, которые затем связываются с авансовым отчетом — уточните порядок, принятый в вашей конфигурации.
Контроль задолженности подотчетных лиц
Текущее состояние расчетов проверяется отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 71 в разделе «Отчеты». Разверните остатки по субконто «Работники организации»: дебетовое сальдо — долг сотрудника перед организацией (выдано, но не отчитан), кредитовое — долг организации перед сотрудником (перерасход, который нужно возместить).
Для детализации используйте «Анализ счета» или «Карточку счета» 71 с отбором по конкретному сотруднику — там видно, какими документами образована задолженность и какими она закрыта. Это первый инструмент при расхождениях: чаще всего «зависшая» сумма — это непроведенный авансовый отчет или документ с неверным видом операции.
Полезно раз в месяц сверять остатки по 71 счету с реестром выданных авансов и сроками отчетности по внутреннему регламенту. Просроченные суммы требуйте закрыть отчетом или вернуть — это защищает и компанию, и сотрудника от налоговых рисков.
Как проверить результат
Задолженность сотрудника закрыта или остался корректный остаток/перерасход
Сумма выдачи продолжает висеть по дебету, хотя отчет принят
Дт 71.01 — Кт 50.01 (или 51) с верным сотрудником в субконто
Использован счет 76 или 60, задолженность не видна на счете 71
Заполнены основание, сумма прописью, есть подпись получателя
Пустое основание, документ не подписан
Особые ситуации и ограничения
Удержание невозвращенного аванса из зарплаты в 1С:Бухгалтерии не автоматизировано — такая операция требует согласия сотрудника и оформляется через отражение в учете зарплаты (в ЗУП) или операцией вручную с проводкой Дт 70 — Кт 71. Перед удержанием убедитесь, что соблюдены сроки и порядок, предусмотренные трудовым законодательством, иначе удержание может быть оспорено.
Если в справочнике обнаружились дубли физических лиц, задолженность может «размазаться» по двум карточкам. Перед объединением дублей (обработка «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование») сделайте резервную копию базы: замена ссылок необратима, а при большом объеме документов выполняется долго.
В обособленных подразделениях с отдельной кассой учет ведется в той же базе, но документы оформляются от имени соответствующего подразделения — следите, чтобы в шапке документа была выбрана правильная организация или подразделение, иначе задолженность отразится не там.
Удобно вести нумерацию и хранение заявлений на выдачу под отчет в привязке к номеру РКО: номер заявления указывайте в поле «Основание». При проверке или разборе расхождений связка «заявление — РКО — авансовый отчет» находится за минуты.
Частые вопросы
Можно ли выдать под отчет человеку, который не является сотрудником организации?
Формально подотчетные отношения предполагают трудовые или гражданско-правовые отношения. В 1С подотчетное лицо выбирается из справочника физических лиц, поэтому технически выдать можно любому заведенному в базу лицу, но для лиц без договорных отношений такая выдача создает налоговые и правовые риски. Практичнее оформить договор с физлицом и проводить расчеты как с контрагентом.
Что делать, если сотрудник потерял чеки?
Расходы без подтверждающих документов не принимаются в авансовый отчет. Сотрудник пишет объяснительную, и по решению руководителя сумма либо возвращается в кассу, либо удерживается, либо (в спорных случаях) компенсируется за счет средств организации без признания в налоговом учете. В 1С неподтвержденная сумма просто не включается в авансовый отчет и остается задолженностью на счете 71 до возврата.
Как оформить авансовый отчет, если выдача была и наличными, и на карту?
Один авансовый отчет может закрывать несколько выдач. На вкладке «Авансы» подберите оба документа: и РКО, и списание с расчетного счета. Программа суммирует полученные авансы и закроет их расходами из отчета, а разницу покажет как остаток к возврату или перерасход.
Почему в ОСВ по 71 счету остаток не совпадает с реальным долгом сотрудника?
Частые причины: документ выдачи проведен с видом операции, не формирующим проводку по счету 71; авансовый отчет создан, но не проведен; есть дубль физического лица; кто-то вручную изменил счета в проводках. Проверьте карточку счета 71 по этому сотруднику — по документам-регистраторам видно, какая операция дала расхождение.
Можно ли в 1С ограничить список сотрудников, которым выдаются подотчетные средства?
Типового механизма ограничения нет: любое физическое лицо из справочника доступно для выбора. Ограничение реализуется организационно — приказом о круге подотчетных лиц, а контроль выполняется через отчеты по счету 71. При необходимости жесткого ограничения потребуется доработка конфигурации или расширение.
Что важно запомнить
Цепочка учета подотчетных средств в 1С: выдача (РКО или списание со счета, проводка на счет 71) → авансовый отчет с подтверждающими документами → возврат остатка или возмещение перерасхода. Контролируйте задолженность через ОСВ по счету 71, не выдавайте новые авансы при непогашенных старых и всегда заполняйте основание в кассовых документах.