Где в 1С найти карточку индивидуального учета сумм начисленных выплат

Карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, а также начисленных страховых взносов — это отчет, который показывает по конкретному сотруднику базу для страховых взносов и суммы взносов по каждому месяцу расчетного периода. Форма введена в обиход с переходом на единый тариф и единую предельную базу взносов, и именно её чаще всего запрашивают сотрудники, аудиторы и налоговые инспекторы при камеральных проверках.

В 1С:ЗУП карточка реализована как стандартный отчет и находится в разделе отчетности по взносам. В 1С:Бухгалтерии аналогичный отчет тоже присутствует, но его состав и детализация зависят от того, ведется ли зарплатный учет в самой бухгалтерской программе или данные приходят из ЗУП. Ниже разобраны точные пути в меню, настройки отбора, типичные причины, почему отчет пуст или расходится с расчетом по взносам, и способы проверить корректность данных.

Что представляет собой карточка и когда она нужна

Карточка индивидуального учета — это персонифицированный регистр по каждому застрахованному лицу. В ней отражаются: суммы выплат и вознаграждений по месяцам нарастающим итогом, необлагаемые суммы, база для исчисления взносов, начисленные страховые взносы, а также сведения о превышении предельной базы. Форма не является унифицированной в строгом смысле: работодатель обязан вести учет сумм выплат и взносов по каждому физлицу, а конкретный бланк разрабатывает самостоятельно — в 1С этот бланк уже реализован.

Практические ситуации, когда карточку запрашивают чаще всего: камеральная проверка расчета по страховым взносам, спор с сотрудником о сумме начислений, передача данных при реорганизации, подготовка к выездной проверке, сверка персонифицированных сведений с данными ФНС. Также карточку удобно использовать при расхождении данных между расчетом по взносам и бухгалтерским учетом — она показывает, на каком сотруднике и в каком месяце возникла разница.

Где найти карточку в 1С:ЗУП

Основной путь в 1С:Зарплата и управление персоналом: раздел «Отчетность, справки» → пункт «Отчеты». В открывшемся списке отчетов найдите блок отчетов по страховым взносам и выберите «Карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов». Если список длинный, воспользуйтесь поиском по слову «индивидуальн» в строке поиска отчетов.

Второй, более быстрый способ — открыть отчет прямо из карточки сотрудника. Перейдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники», откройте нужного сотрудника и в командной панели формы найдите ссылку «Отчеты» (или кнопку печати с выпадающим списком). В списке будет доступна карточка индивидуального учета, при этом сотрудник уже подставится в отбор автоматически.

Третий вариант — универсальный поиск. В типовых конфигурациях на платформе 8.3 работает глобальный поиск по функциям: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу или используйте строку поиска в меню «Все функции» и введите «карточка индивидуального учета». Система покажет отчет независимо от того, в каком разделе он расположен в вашей настройке интерфейса.

1. 1
   Откройте раздел «Отчетность, справки» → «Отчеты»
2. 2
   Найдите отчет «Карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов» через список или поиск
3. 3
   Установите период (обычно расчетный год) и выберите сотрудника в отборе
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте, что данные по месяцам заполнены
5. 5
   При необходимости распечатайте или сохраните в PDF через кнопку печати

Где найти карточку в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии предприятия карточка доступна, если зарплатный учет ведется непосредственно в этой программе. Путь: раздел «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате» (в некоторых релизах — сразу список отчетов в подменю раздела). Среди отчетов по взносам выберите карточку индивидуального учета. Альтернативный путь — «Отчеты» → «Регламентированные отчеты» и далее поиск по списку, либо общий список всех отчетов через «Главное» → «Все отчеты».

Важное ограничение: если зарплата рассчитывается в ЗУП, а в бухгалтерию переносятся только проводки и сведения об уплате, карточка в бухгалтерии будет пустой или неполной. Регистры учета взносов живут в ЗУП, поэтому карточку нужно формировать там. Это одна из самых частых причин «пустого» отчета у бухгалтеров, работающих в связке двух программ.

Настройка отчета: период, отбор и варианты

После открытия отчета задайте расчетный период — как правило, календарный год, поскольку база по взносам считается нарастающим итогом с начала года. Если сформировать карточку за один месяц, вы не увидите динамику достижения предельной базы, а суммы взносов будут показаны только за этот месяц, что часто вводит в заблуждение.

В настройках (кнопка «Настройки» или «Показать настройки») добавьте отбор по полю «Сотрудник» или «Физическое лицо», если нужна карточка по конкретному человеку. Без отбора отчет сформируется по всем сотрудникам организации — это удобно для массовой сверки, но документ получится объемным. В некоторых релизах доступны варианты отчета: краткая форма и расширенная с детализацией по видам расчета и тарифам.

Если организация применяет пониженные тарифы (например, для субъектов МСП), проверьте, что в карточке корректно разделены выплаты в пределах МРОТ и свыше него — в типовых формах это отражается отдельными строками или колонками по тарифам. Расхождение в этом разрезе — типичный источник вопросов при проверках.

Контрольные точки

Как проверить результат

Заполненность карточки

Норма

По сотруднику есть суммы за каждый месяц, в котором были начисления

Тревожный признак

Пустые строки в месяцах, когда зарплата точно начислялась

Итог по базе

Норма

База в карточке совпадает с базой в расчете по страховым взносам за год

Тревожный признак

Разница между карточкой и РСВ — ищите месяц и сотрудника с расхождением

Предельная база

Норма

В месяце превышения база перестает расти, взносы по превышению считаются по пониженной ставке

Тревожный признак

База продолжает расти после достижения предела — проверьте настройки учета

Сотрудник в отборе

Норма

В шапке указано нужное физлицо и организация

Тревожный признак

Отчет сформирован по всем сотрудникам или по другой организации

Почему карточка пустая или расходится с расчетом по взносам

Самая частая причина пустой карточки — непроведенные или незакрытые документы начисления. Отчет строится по регистрам учета взносов, которые заполняются при проведении документов «Начисление зарплаты и взносов» и при выполнении процедуры закрытия месяца. Если зарплата начислена, но взносы не рассчитаны (например, документ проведен с ошибками или расчет взносов выполнялся отдельной операцией), карточка окажется неполной.

Вторая причина — неверный период или организация. Если сотрудник переведен между обособленными подразделениями или юрлицами в течение года, карточка по каждой организации покажет только «свой» кусок года. Третья причина — дата увольнения и повторного приема: данные могут дробиться по периодам работы, и при неправильном отборе часть сумм «теряется».

Расхождения с расчетом по взносам (РСВ) обычно возникают из-за ручных корректировок: операций учета взносов, введенных вручную документами перерасчета, или сторнирований прошлых периодов, отраженных текущей датой. В этом случае сравните карточку с разделом 3 РСВ по тому же сотруднику и найдите месяц, где суммы разошлись, — дальше смотрите документы-регистраторы этого месяца.

Как вывести карточку на печать и передать сотруднику или в ФНС

После формирования нажмите кнопку печати в командной панели отчета — карточка выводится в табличный документ, который можно распечатать, сохранить в PDF или Excel. Для передачи сотруднику достаточно PDF: обязательной электронной формы с подписью для внутреннего регистра учета законодательство не требует, но если карточка предоставляется в ФНС по требованию, её обычно подписывают и заверяют как бухгалтерский регистр.

Если нужно заверить карточку как учетный регистр, добавьте на печатную форму подпись ответственного лица и печать (при наличии) — в типовой форме для этого предусмотрены служебные поля или их можно дописать вручную. Храните выгруженные карточки вместе с комплектом регистров по страховым взносам за соответствующий год: при камеральной проверке инспекторы запрашивают их пакетом по всем застрахованным лицам.

Удобно формировать карточки по всем сотрудникам сразу после сдачи годового расчета по взносам и сохранять их в PDF в архив года. Тогда при требовании ФНС не придется восстанавливать данные спустя месяцы, когда в базе уже прошли перерасчеты.

Частые вопросы

Почему в списке отчетов нет карточки индивидуального учета?

Скорее всего, используется устаревший релиз конфигурации или у пользователя ограничены права на раздел отчетности по взносам. Обновите конфигурацию до актуального релиза и проверьте права доступа в профиле группы доступа (нужны права на отчеты по страховым взносам).

Можно ли сформировать карточку по уволенному сотруднику?

Да. Уволенные сотрудники не удаляются из базы, и карточка формируется по ним в обычном порядке — укажите период, в который попадает время работы, и выберите сотрудника в отборе. Если сотрудник не находится в списке, проверьте, не отфильтрован ли список сотрудников по признаку «работающие».

Чем карточка индивидуального учета отличается от раздела 3 расчета по взносам?

Раздел 3 РСВ — это часть отчетности, сдаваемой в ФНС, с персонифицированными данными за последние три месяца отчетного периода. Карточка — внутренний учетный регистр за весь год с детализацией по месяцам, видам выплат и тарифам. Карточка детальнее и используется для внутреннего контроля и ответов на требования.

Карточка показывает суммы, но взносы равны нулю — это ошибка?

Не обязательно. Такое возможно, если сотруднику начислялись только необлагаемые выплаты (например, отдельные виды компенсаций) или применяется нулевой тариф. Проверьте состав выплат в расшифровке: если облагаемая база есть, а взносы нулевые, смотрите настройки учета взносов в карточке организации и учетной политике.

Как сформировать карточки сразу по всем сотрудникам для проверки?

Уберите отбор по сотруднику и сформируйте отчет по организации за год — карточки выведутся последовательно по каждому лицу. Для больших штатов удобнее сохранить результат в Excel или PDF и работать с файлом, либо использовать отбор по подразделениям, чтобы разбить выгрузку на части.

Данные в карточке не совпадают с проводками в бухгалтерии — где искать причину?

Карточка строится по регистрам учета взносов, а проводки — по данным отражения зарплаты в учете. Расхождения возникают из-за ручных операций, разных дат отражения или ошибок синхронизации между ЗУП и бухгалтерией. Сверяйте помесячно: найдите месяц расхождения и проверьте документы отражения в учете за этот период.