Учет и Финансы · 9 мин
Как в 1С получить справку об отсутствии задолженности
Как в 1С сформировать справку об отсутствии задолженности: акты сверки, оборотно-сальдовая ведомость, отчёты по расчётам с контрагентами, налоговыми и фондами.
Справка об отсутствии задолженности нужна при участии в тендерах, получении кредита, лицензировании, участии в госзакупках и при закрытии договоров. В зависимости от того, перед кем требуется подтвердить отсутствие долга — перед налоговой, контрагентом, банком или сотрудником — в 1С используются разные инструменты: от стандартных отчётов до печатных форм и обмена с ФНС.
Важно понимать: типовая 1С не формирует единый официальный документ с названием «Справка об отсутствии задолженности» для всех случаев. Официальную справку по налогам выдаёт только ФНС (её можно заказать прямо из 1С через 1С-Отчётность), а подтверждение расчётов с контрагентами оформляется актом сверки. Внутренние отчёты программы служат доказательной базой и основой для таких документов.
Определите, какая именно справка нужна
Прежде чем формировать документ, уточните у запрашивающей стороны (банка, заказчика тендера, контрагента), какой документ они примут. От этого зависит весь маршрут работы в программе.
На практике встречаются четыре ситуации: официальная справка ФНС о состоянии расчётов с бюджетом, акт сверки с контрагентом, внутренняя справка о расчётах с персоналом или бюджетом для банка и просто отчёт, подтверждающий отсутствие долга на дату. Только первый вариант имеет строго установленную форму и выдаётся налоговым органом.
Как выбрать действие
Проверьте состояние расчётов перед запросом справки
Запрашивать справку или подписывать акт сверки имеет смысл только после того, как вы убедились: задолженности действительно нет. Иначе официальный документ зафиксирует долг, и процедуру придётся повторять после его погашения.
Откройте оборотно-сальдовую ведомость (раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость») за нужный период и проверьте конечное сальдо по ключевым счетам: 60 и 62 (расчёты с поставщиками и покупателями), 68 (налоги), 69 (взносы), 66 и 67 (кредиты и займы), 70 и 73 (расчёты с персоналом). Развёрнутую картину по каждому контрагенту даст «ОСВ по счёту» и отчёт «Анализ расчётов с контрагентами».
Обратите внимание на развёрнутое сальдо: нулевой итог по счёту в целом может скрывать одновременную дебиторскую и кредиторскую задолженность по разным контрагентам или договорам. Для справки важно отсутствие именно просроченного долга, поэтому дополнительно проверьте отчёт «Задолженность поставщикам по срокам долга» и аналогичный по покупателям.
Как проверить результат
Нулевое или дебетовое (переплата) сальдо по каждому налогу и взносу
Кредитовое сальдо по отдельным налогам, не перекрытое переплатой
Сальдо нулевое, расхождений с данными контрагента нет
Есть непроведённые документы, разнесённые оплаты или расхождения сумм
В отчёте по срокам задолженности все суммы в колонке «не просрочено» или отсутствуют
Суммы попали в колонки просроченной задолженности
Закажите справку ФНС через 1С-Отчётность
Если у вас подключена 1С-Отчётность, справку о состоянии расчётов по налогам (форма по КНД 1120101) можно заказать без визита в инспекцию. Перейдите в раздел «Отчёты, справки» → «1С-Отчётность», затем откройте блок «Сверки и запросы» (в некоторых версиях — «Запросы») и выберите запрос справки о состоянии расчётов.
Укажите дату, на которую требуется справка, и отправьте запрос. Ответ ФНС придёт в программу в электронном виде, подписанный усиленной квалифицированной подписью налогового органа — такой файл имеет юридическую силу наравне с бумажным документом. Срок подготовки справки регламентирован и обычно занимает несколько рабочих дней, поэтому закладывайте время до дедлайна по тендеру или кредиту.
Если 1С-Отчётность не подключена, тот же запрос можно подать через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС или лично в инспекции, а в 1С ограничиться внутренней проверкой расчётов.
Сформируйте акт сверки с контрагентом
Для подтверждения отсутствия долга перед поставщиком или покупателем стандартный инструмент — акт сверки взаиморасчётов. В «1С:Бухгалтерии» он находится в разделе «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов с контрагентами» (в зависимости от версии может располагаться также в разделе «Расчёты с контрагентами»).
Создайте новый акт, выберите контрагента, при необходимости конкретный договор, задайте период сверки и нажмите «Заполнить» — программа подтянет все документы расчётов за период. Проверьте список: в него должны попасть реализации, поступления, оплаты и возвраты. Распечатайте акт в двух экземплярах или отправьте контрагенту по ЭДО прямо из программы.
Подписанный обеими сторонами акт с нулевым сальдо и есть практическое подтверждение отсутствия задолженности перед контрагентом. Если контрагент вернул акт с расхождениями, найдите разницу через отчёт «Анализ расчётов» по этому контрагенту, исправьте документы и сформируйте акт заново.
Оформите внутреннюю справку для банка или тендера
Некоторые банки и заказчики принимают справку в свободной форме, подписанную руководителем и главным бухгалтером. В этом случае данные берут из 1С: оборотно-сальдовую ведомость, анализ счетов 68/69, справку-расчёт по налогам. Сама справка оформляется на фирменном бланке в текстовом редакторе — типовой печатной формы с таким названием в конфигурациях нет.
В тексте укажите: на какую дату подтверждается отсутствие задолженности, по каким обязательствам (налоги, взносы, кредиты, расчёты с контрагентами), и приложите подтверждающие отчёты из 1С. Все печатные формы отчётов выводятся через кнопку «Печать» в форме отчёта.
Особенности для разных конфигураций 1С
В «1С:Бухгалтерии 8» все описанные инструменты доступны в полном объёме: ОСВ, акты сверки, 1С-Отчётность, отчёты по срокам долга. В «1С:Управление нашей фирмой» акт сверки находится в разделе «Покупки и продажи» → «Сверки взаиморасчётов», а отчёты по задолженности — в блоке «Деньги» и «Анализ бизнеса».
В «1С:Зарплате и управлении персоналом» для подтверждения отсутствия долга перед сотрудниками используются отчёты «Задолженность по зарплате» и своды по взносам. В «1С:Комплексной автоматизации» и ERP акты сверки расположены в разделе «Закупки»/«Продажи» → «Документы расчётов».
Перед тендером или кредитной заявкой формируйте комплект сразу: справку ФНС, ОСВ на ту же дату и акты сверки с ключевыми контрагентами. Даты во всех документах должны совпадать — разнобой в датах частая причина возврата документов на доработку.
Частые вопросы
Можно ли получить справку ФНС мгновенно?
Нет. Налоговый орган готовит справку в установленный регламентом срок — как правило, несколько рабочих дней. Мгновенно в 1С доступна только оперативная сверка по расчётам с бюджетом, но она не является официальной справкой.
Чем отличается справка об отсутствии задолженности от справки об исполнении обязанности по уплате налогов?
Это разные документы ФНС. Справка о состоянии расчётов (КНД 1120101) показывает суммы долга или его отсутствие на дату. Справка об исполнении обязанности (КНД 1120101 в редакции для тендеров) подтверждает факт исполнения обязанности в целом и чаще требуется для госзакупок. Уточните, какая именно нужна, и закажите соответствующую через 1С-Отчётность.
Акт сверки сформировался с сальдо, хотя долга нет. Что делать?
Проверьте, все ли оплаты проведены и разнесены по договорам, нет ли авансов, зависших на другом договоре, и корректно ли указан период сверки. Чаще всего причина — неразнесённый платёж или документ, проведённый задним числом после формирования акта.
Примет ли банк распечатанную ОСВ вместо справки?
Зависит от требований конкретного банка. Некоторые принимают ОСВ и справку в свободной форме, другие требуют официальный документ ФНС. Запросите у банка точный перечень документов до начала подготовки.
Нужна ли электронная подпись для запроса справки из 1С?
Да, для работы 1С-Отчётности требуется действующая квалифицированная электронная подпись организации и активный договор на обмен с ФНС. Без подключённой отчётности запрос из программы отправить нельзя.
Как подтвердить отсутствие долга перед сотрудниками?
В «1С:Зарплате и управлении персоналом» сформируйте отчёт «Задолженность по зарплате» на нужную дату — нулевой итог подтверждает отсутствие долга. Дополнительно приложите расчётные ведомости и свод по страховым взносам.
Что важно запомнить
Официальную справку о расчётах с бюджетом выдаёт только ФНС — из 1С её заказывают через 1С-Отчётность. С контрагентами расчёты подтверждаются подписанным актом сверки, а состояние всех долгов перед запросом проверяют по ОСВ и отчётам о задолженности. Сначала погасите обнаруженные долги и только потом запрашивайте подтверждающие документы.