Учет и Финансы · 9 мин
Где в 1С найти документы расчетов с контрагентами
Где в 1С найти документы расчетов с контрагентами: разделы покупок и продаж, журналы документов, отчеты по взаиморасчетам и быстрый поиск по контрагенту.
Документы расчетов с контрагентами в 1С — это поступления и реализации товаров и услуг, акты, накладные, счета-фактуры, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, а также документы взаимозачетов и корректировок долга. Искать их нужно не в одном месте, а в зависимости от задачи: журналы документов подходят для работы с первичкой, а отчеты по взаиморасчетам — для анализа задолженности.
Конкретное расположение зависит от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии 8 основные разделы — «Покупки», «Продажи», «Банк и касса». В 1С:Управление торговлей и ERP расчетные документы собраны в разделах «Закупки», «Продажи (CRM и маркетинг)» и «Казначейство». Логика везде одинаковая: торговые документы живут в операционных разделах, денежные — в казначейских, а сверку удобнее делать отчетами.
Ниже разобраны основные способы найти нужный документ: через журналы, через карточку контрагента, через отчеты по расчетам и через полнотекстовый поиск. Для каждого способа указано, когда он эффективнее и какие ограничения имеет.
Разделы «Покупки» и «Продажи»: торговые документы расчетов
Основная масса документов расчетов с контрагентами — это поступления и реализации. В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Покупки» для документов по поставщикам: здесь находятся журналы «Поступления (акты, накладные, УПД)», «Счета-фактуры полученные», «Счета от поставщиков». Для покупателей аналогично работает раздел «Продажи»: «Реализация (акты, накладные, УПД)», «Счета-фактуры выданные», «Счета покупателям».
Внутри каждого журнала работает стандартный отбор: нажмите кнопку «Ещё» → «Настроить список» и добавьте условие по полю «Контрагент». После этого в списке останутся только документы выбранного поставщика или покупателя. Дополнительно можно отфильтровать по периоду, организации или договору — это полезно, когда с контрагентом заключено несколько договоров.
В конфигурациях 1С:Управление торговлей и 1С:ERP аналогичные журналы расположены в разделах «Закупки» и «Продажи» (или «CRM и маркетинг»). Там же находятся заказы поставщикам и заказы клиентов, которые тоже участвуют в цепочке расчетов, хотя сами по себе долг не формируют.
Раздел «Банк и касса»: платежные документы
Вторая половина расчетов — движение денег. В 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Банк и касса»: журналы «Банковские выписки» (или «Платежные поручения»), «Приходные кассовые ордера», «Расходные кассовые ордера». Именно эти документы закрывают задолженность по поступлениям и реализациям.
При загрузке выписок из клиент-банка документы создаются автоматически, и найти их проще всего через журнал «Банковские выписки» с отбором по контрагенту или по сумме. Если платеж не прошел автоматическую привязку к договору, он может «зависнуть» без корректного распределения — тогда в отчетах по расчетам появится аванс вместо закрытия конкретной накладной.
В УТ и ERP денежные документы собраны в разделе «Казначейство»: безналичные платежи, кассовые ордера, а также документы «Взаимозачет задолженности» и «Списание задолженности», которые напрямую влияют на состояние расчетов, но не связаны с движением денег.
Поиск документов через карточку контрагента
Самый быстрый способ увидеть все документы по конкретному контрагенту — открыть его карточку. В 1С:Бухгалтерии перейдите в раздел «Справочники» → «Контрагенты», найдите нужного и в панели навигации карточки выберите ссылку «Документы». Откроется общий список всех документов, где этот контрагент указан: поступления, реализации, платежи, счета-фактуры.
Этот способ удобен, когда нужно быстро проверить, оформлялись ли с контрагентом операции вообще, и найти конкретный документ по дате или номеру. Минус — список объединяет все виды документов, поэтому при большом объеме операций придется дополнительно сортировать по типу или дате.
В УТ и ERP в карточке партнера/контрагента доступны переходы к связанным документам, а также отчеты по взаиморасчетам с отбором по этому партнеру — это позволяет сразу перейти от списка документов к анализу долга.
- 1Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и найдите нужного контрагента по наименованию или ИНН.
- 2В карточке контрагента перейдите по ссылке «Документы» в панели навигации.
- 3Отсортируйте список по дате или настройте отбор по виду документа.
- 4Откройте нужный документ и проверьте договор, сумму и проведение.
Отчеты по расчетам: когда журнала недостаточно
Журналы показывают документы, но не отвечают на вопрос «кто кому должен». Для этого используются отчеты. В 1С:Бухгалтерии основные инструменты — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (счета 60, 62, 76) и «Анализ субконто» с видом субконто «Контрагенты». Из отчета можно провалиться в карточку счета по контрагенту и увидеть каждый документ, сформировавший оборот или остаток.
Для сверки с контрагентом предназначен отчет «Акт сверки взаиморасчетов» (раздел «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверок» либо создается из карточки договора). Он формируется по данным учета и показывает все документы расчетов за период в хронологическом порядке.
В УТ и ERP используйте отчеты «Ведомость расчетов с партнерами», «Расчеты с партнерами» и «Задолженность клиентов» / «Задолженность поставщикам» — они показывают долг в разрезе документов расчетов (заказ, накладная, платеж) и позволяют открыть любой из них двойным щелчком.
Где искать: сравнение способов
Подходят для поиска конкретной первички по дате или номеру. Не показывают состояние долга.
Быстрый просмотр всех документов по одному контрагенту. Неудобна при большом объеме операций.
Показывают и документы, и задолженность. Требуют правильной настройки отбора и периода.
Лучший вариант для сверки с контрагентом. Отражает только учетные данные вашей организации.
Полнотекстовый поиск и поиск по номеру
Если известен номер накладной или часть комментария, используйте полнотекстовый поиск — поле со значком лупы в правом верхнем углу окна программы. Введите номер документа, ИНН или фрагмент наименования, и система покажет все объекты, где встречается строка, включая документы расчетов.
Чтобы полнотекстовый поиск работал, он должен быть включен администратором («Администрирование» → «Полнотекстовый поиск»), а индекс — актуален. Если поиск не находит недавно созданные документы, вероятно, индекс нужно обновить.
Альтернатива — поиск по номеру внутри конкретного журнала: в большинстве списков достаточно начать вводить цифры, и список отфильтруется. Учтите, что номер входящего документа поставщика хранится в отдельных полях («Номер входящего документа»), и искать по нему нужно через настройку отбора списка.
Проверка результата и ограничения
Признак того, что вы нашли все документы расчетов по контрагенту: сумма оборотов по найденным документам совпадает с данными ОСВ по счетам 60 или 62 за тот же период, а конечное сальдо соответствует акту сверки. Если документы найдены, но сальдо не сходится, ищите незакрытые авансы, взаимозачеты или документы, проведенные по другому договору.
Учитывайте ограничения доступа: если у пользователя нет прав на раздел «Банк и касса» или на отдельные виды документов, они просто не будут видны в журналах и отчетах. В этом случае список будет выглядеть неполным без каких-либо предупреждений — проверьте права у администратора.
Как проверить, что найдено всё
Совпадает с суммой найденных незакрытых документов
Есть разница — ищите авансы, взаимозачеты или другой договор
Совпадает с актом сверки контрагента
В акте есть документы, которых нет в журнале — проверьте отборы и права
Все нужные документы проведены
Часть документов не проведена или помечена на удаление
FAQ
Почему документ есть в базе, но не виден в журнале?
Чаще всего в журнале установлен отбор по периоду, организации или контрагенту. Снимите отборы через «Ещё» → «Настроить список». Также документ может быть помечен на удаление или создан от имени другой организации в многофирменной базе.
Где искать документы взаимозачета с контрагентом?
В 1С:Бухгалтерии взаимозачет оформляется документом «Корректировка долга» (раздел «Покупки» или «Продажи»). В УТ и ERP — документом «Взаимозачет задолженности» в разделе «Казначейство». В банковских журналах эти документы не отображаются.
Как найти все неоплаченные документы контрагента?
Сформируйте отчет «Задолженность покупателей» или «Задолженность поставщикам» (в Бухгалтерии — ОСВ по счету 62 или 60 с развернутым сальдо). Из отчета можно перейти к каждому документу, формирующему долг.
Можно ли найти документ по номеру счета-фактуры поставщика?
Да. В журнале «Счета-фактуры полученные» настройте отбор по полю «Номер входящего документа» — именно там хранится номер, указанный поставщиком. Внутренний номер в 1С будет другим.
Что делать, если платеж есть в выписке, но расчеты не закрылись?
Откройте документ платежа и проверьте договор и документ расчетов в табличной части. Если договор указан неверно или сумма ушла на аванс, задолженность по конкретной накладной останется открытой — исправьте заполнение и перепроведите документ.
Что важно запомнить
Торговые документы расчетов ищите в разделах «Покупки»/«Продажи», платежи — в «Банк и касса»/«Казначейство», все документы по контрагенту — через его карточку, а состояние долга — через ОСВ по счетам 60/62 и акт сверки. Перед изменением документов убедитесь в наличии резервной копии и прав доступа.