Учет и Финансы · 9 мин
Личная карточка учёта выдачи СИЗ в 1С: где находится и как работать
Где найти личную карточку учёта выдачи СИЗ в 1С:ЗУП, как оформить выдачу, настроить нормы и распечатать карточку. Пошаговая инструкция с проверкой результата.
Личная карточка учёта выдачи средств индивидуальной защиты — обязательный документ, который работодатель ведёт на каждого сотрудника, получающего СИЗ. В типовых конфигурациях 1С этот учёт реализован в подсистеме охраны труда: карточка формируется автоматически на основании документов выдачи, а распечатать её можно в любой момент по выбранному сотруднику.
Основная рабочая конфигурация для этой задачи — «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3.1), начиная с версий, где появился блок «Охрана труда». В «1С:Управление нашей фирмой» и отраслевых решениях механизм похожий, но расположение команд может отличаться. Ниже разобраны пути в типовой ЗУП 3.1 и варианты для других конфигураций.
Где находится учёт СИЗ в 1С:ЗУП 3.1
Основной раздел — «Охрана труда» в главном меню программы. Если вы не видите его в панели разделов, причина почти всегда одна: отключена функциональная опция. Откройте «Настройка» — «Реквизиты и настройки» (или «Настройка» — «Организации» / «Функциональность» в зависимости от релиза) и включите опции, связанные с охраной труда и учётом СИЗ. После включения раздел появится в интерфейсе.
Внутри раздела «Охрана труда» расположены: справочник «Нормы выдачи СИЗ», документы «Выдача СИЗ» (выдача сотрудникам), «Возврат СИЗ», «Списание СИЗ», а также отчёты и печатные формы. Личная карточка как отдельный документ в базе не хранится — это печатная форма, которая собирается из данных документов выдачи по конкретному сотруднику.
Настройка норм выдачи СИЗ перед началом работы
Чтобы программа знала, что и в каком количестве положено сотруднику, сначала заполняются нормы. Откройте «Охрана труда» — «Нормы выдачи СИЗ» и создайте норму для должности или подразделения. В табличной части укажите номенклатуру СИЗ (элементы справочника номенклатуры с видом «СИЗ»), количество и периодичность выдачи — например, «1 штука на 12 месяцев».
Норму нужно привязать к сотрудникам. Обычно это делается через документ установки норм по должностям либо прямо в карточке должности/сотрудника на закладке, связанной с охраной труда. Проверьте, что в карточке сотрудника указана должность, к которой привязана норма, — иначе программа не подтянет положенные СИЗ в документ выдачи.
Отдельно проверьте номенклатуру: у позиций СИЗ должен быть корректно заполнен вид номенклатуры и единица измерения. Если СИЗ заведены как обычные товары без признака, отбор в документах выдачи может работать неправильно.
- 1Включите функциональную опцию охраны труда в настройках программы
- 2Заведите позиции СИЗ в справочнике номенклатуры
- 3Создайте нормы выдачи СИЗ по должностям или подразделениям
- 4Привяжите нормы к сотрудникам через должности
- 5Проверьте заполнение на одном тестовом сотруднике
Как оформить выдачу СИЗ документом
Выдача оформляется документом «Выдача СИЗ» из раздела «Охрана труда». Создайте документ, выберите сотрудника или заполните список сотрудников подразделения — программа подставит положенные по нормам позиции. При необходимости скорректируйте количество вручную: например, при досрочной замене изношенного средства защиты.
В документе указывается дата выдачи, склад (если ведётся складской учёт) и фактически выданная номенклатура. После проведения документа данные попадают в регистры учёта СИЗ, и именно на их основании строится личная карточка. Непроведённый документ в карточку не попадёт — это частая причина «пустой» печатной формы.
Если сотрудник возвращает СИЗ (увольнение, перевод на должность без норм), оформите документ «Возврат СИЗ», а списание изношенного — документом «Списание СИЗ». Это сохранит корректную историю в карточке и не исказит остатки.
Как сформировать и распечатать личную карточку
Есть два основных пути. Первый — из карточки сотрудника: откройте справочник «Сотрудники», выберите нужного, в меню «Печать» найдите пункт «Личная карточка учёта выдачи СИЗ» (иногда он находится в подменю печатных форм по охране труда). Программа сформирует карточку по всем проведённым документам выдачи этого сотрудника.
Второй путь — из журнала документов «Выдача СИЗ» или через отчёты раздела «Охрана труда»: там доступна массовая печать карточек по подразделению или списку сотрудников, что удобно перед проверкой ГИТ. В некоторых релизах форма называется «Личная карточка учёта СИЗ» и соответствует форме из межотраслевых правил обеспечения СИЗ.
Перед печатью проверьте период формирования и организацию, если в базе их несколько. Карточка строится по отбору, и лишний отбор по подразделению или дате может «обрезать» часть строк выдачи.
Как проверить результат
Все проведённые документы выдачи отражены с датами и количеством
Часть выдач отсутствует — проверьте проведение документов и отбор периода
Указаны положенные СИЗ по должности сотрудника
Нормы пустые — норма не привязана к должности или сотруднику
Остатки СИЗ уменьшились на выданное количество
Остатки не изменились — документ не проведён или не указан склад
Где искать карточку в других конфигурациях 1С
В «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» учёт СИЗ также входит в блок кадров и охраны труда: ищите раздел «Охрана труда» или «Кадры» — «СИЗ и спецодежда». Логика та же: нормы, документы выдачи, печатная форма личной карточки из карточки сотрудника.
В «1С:Бухгалтерии» типовой подсистемы полноценного учёта выдачи СИЗ по сотрудникам нет — там отражается только поступление и списание спецодежды в бухгалтерском учёте. Личные карточки в ней либо ведутся вне программы, либо через доработки и внешние печатные формы. Если учёт СИЗ по сотрудникам обязателен, правильное решение — ЗУП или КА/ERP.
В «1С:Управление нашей фирмой» функционал зависит от редакции: в свежих версиях есть раздел по персоналу с выдачей СИЗ, в старых — только складской учёт спецодежды. Проверьте наличие раздела «Персонал» — «Охрана труда» в вашей версии.
Сравнение вариантов
Полный учёт: нормы, выдача, возврат, печать личной карточки. Подходит большинству организаций
Аналогичный блок охраны труда плюс связка со складом и производством. Для средних и крупных предприятий
Только бухучёт спецодежды, личной карточки нет. Подходит, если карточки ведутся отдельно
Частые ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — пустая личная карточка при фактически выданных СИЗ. Причины: документы выдачи не проведены, карточка формируется с отбором по другой организации, либо выдача оформлена обычным документом «Передача материалов в эксплуатацию» в бухгалтерии, а не документом подсистемы охраны труда.
Вторая типичная проблема — нормы не подтягиваются в документ выдачи. Проверьте: привязана ли норма к должности сотрудника, действует ли она на дату документа, не изменилась ли должность у сотрудника кадровым переводом. После перевода нормы пересчитываются по новой должности.
Учтите ограничение: типовая печатная форма карточки соответствует установленному образцу, но если в компании принята своя форма личной карточки, потребуется внешняя печатная форма или доработка. Также программа не заменяет подписи: распечатанную карточку сотрудник подписывает вручную при каждой выдаче.
Перед проверкой удобно сформировать карточки массово по подразделению и сверить с журналом выдачи: расхождения почти всегда означают непроведённые документы или кадровый перевод без пересмотра норм.
FAQ
Почему в меню 1С:ЗУП нет раздела «Охрана труда»?
Раздел появляется только после включения соответствующей функциональной опции в настройках программы. Проверьте «Настройка» — «Функциональность» или «Реквизиты и настройки» и включите опции охраны труда и учёта СИЗ. Также убедитесь, что у вашего пользователя есть права на этот раздел.
Можно ли распечатать карточки сразу по всем сотрудникам подразделения?
Да. В журнале документов выдачи СИЗ или через отчёты раздела «Охрана труда» доступна групповая печать личных карточек по списку сотрудников или подразделению. Точное название команды зависит от релиза конфигурации.
Выдача оформлена, но в карточке строка не появляется. Что проверить?
Сначала убедитесь, что документ «Выдача СИЗ» проведён, а не сохранён в черновике. Затем проверьте отбор при формировании карточки: организация, период, сотрудник. Если выдача была оформлена документом другого вида (например, требованием-накладной), в личную карточку она не попадёт.
Как учесть возврат СИЗ при увольнении сотрудника?
Оформите документ «Возврат СИЗ» из раздела «Охрана труда» с указанием сотрудника и возвращаемой номенклатуры. Изношенные средства, не подлежащие возврату, списываются документом «Списание СИЗ». После этого история в карточке и складские остатки будут корректными.
В 1С:Бухгалтерии можно вести личные карточки СИЗ?
Типовой подсистемы персонифицированного учёта выдачи СИЗ в 1С:Бухгалтерии нет — там отражается только движение спецодежды в учёте. Для ведения личных карточек используют 1С:ЗУП, КА/ERP или внешние печатные формы и доработки.
Что важно запомнить
Личная карточка выдачи СИЗ в 1С:ЗУП — печатная форма, которая строится по документам подсистемы «Охрана труда». Включите функциональность, настройте нормы, оформляйте выдачу правильным документом и проверяйте проведение — тогда карточка сформируется корректно в один клик.