Учет и Финансы · 13 мин
Где в 1С находятся косвенные расходы и как их настроить
Где в 1С находятся косвенные расходы: настройка учетной политики, счета 25, 26 и 44, регистр методов распределения, закрытие месяца и типичные ошибки.
Косвенные расходы в 1С:Бухгалтерии 8 — это не отдельный справочник или кнопка, а логика учета, распределенная между несколькими объектами: планом счетов, учетной политикой, регистром методов распределения затрат и регламентной операцией закрытия месяца. Чтобы найти, где программа хранит и обрабатывает косвенные затраты, нужно понимать, какие счета и настройки за них отвечают.
В типовой конфигурации косвенные расходы в бухгалтерском учете собираются на счетах 25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы», а в торговых организациях — на счете 44 «Расходы на продажу». В налоговом учете по налогу на прибыль косвенные расходы определяются статьей 270 НК РФ и настройками учетной политики: они списываются в расходы текущего периода полностью, без распределения на остатки незавершенного производства.
Проблемы с косвенными расходами обычно проявляются в двух ситуациях: закрытие месяца завершается с ошибкой «Не указан способ распределения затрат» либо себестоимость продукции формируется неверно, потому что расходы ушли не туда, куда ожидал бухгалтер. Ниже разобраны конкретные места в программе, где настраиваются и проверяются косвенные расходы, и порядок действий для типовых сценариев.
На каких счетах учитываются косвенные расходы
В плане счетов 1С:Бухгалтерии косвенные затраты собираются на трех основных счетах. Счет 25 «Общепроизводственные расходы» предназначен для затрат по обслуживанию основных и вспомогательных производств: амортизация цехового оборудования, зарплата цехового персонала, отопление цехов. Счет 26 «Общехозяйственные расходы» — для управленческих затрат, не связанных напрямую с производством: зарплата администрации, аренда офиса, канцелярия, услуги связи.
Счет 44 «Расходы на продажу» применяют торговые организации для всех издержек обращения, а производственные компании — для расходов на сбыт готовой продукции: упаковку, доставку покупателям, рекламу. В налоговом учете на счете 44 часть расходов (например, транспортные по доставке товаров до склада) может распределяться на остаток товаров, остальные списываются как косвенные.
Проверить, на каких счетах у вас накопились косвенные расходы, можно через отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (раздел «Отчеты») с выбором счетов 25, 26, 44. Аналитика на этих счетах — подразделения и статьи затрат; именно от сочетания этих аналитик зависит, как расходы закроются.
Где задается учетная политика по косвенным расходам
Основная настройка находится в разделе «Главное → Учетная политика». Здесь на вкладке «Затраты» выбирается порядок учета общехозяйственных расходов: «В себестоимости продукции (работ, услуг)» — счет 26 закрывается на счета 20 или 23 и попадает в производственную себестоимость, либо «В себестоимость продаж (директ-костинг)» — счет 26 закрывается напрямую на счет 90.08 «Управленческие расходы».
Выбор метода критичен: при директ-костинге управленческие расходы не попадают в себестоимость готовой продукции и не зависают в остатках незавершенного производства и готовой продукции на складе. Это упрощает учет и приближает бухгалтерский результат к налоговому, где косвенные расходы списываются в периоде их возникновения.
Для налогового учета перечень прямых расходов задается отдельно: «Главное → Налоги и отчеты → вкладка «Налог на прибыль» → ссылка «Перечень прямых расходов». Все, что не вошло в этот перечень (и не относится к внереализационным расходам), программа считает косвенным и списывает при закрытии месяца полностью. Пустой перечень прямых расходов — допустимая настройка, но только если она закреплена в учетной политике организации.
Регистр «Методы распределения косвенных расходов»
Ключевое место, где «живут» правила закрытия косвенных расходов в бухучете, — регистр сведений «Методы распределения косвенных (общепроизводственных и общехозяйственных) расходов». Открыть его можно из формы учетной политики по ссылке «Способы распределения косвенных расходов» либо через «Все функции → Регистры сведений».
Каждая запись регистра задает правило: для какой организации, счета затрат (25 или 26), подразделения и статьи затрат какой способ распределения применяется. Доступные базы распределения: объем выпуска, плановая себестоимость, оплата труда, материальные затраты, выручка, прямые затраты, отдельные статьи прямых затрат, а также вариант «Не распределяется» (расходы остаются на счете до ручного закрытия или списываются по заданным счетам).
Правила действуют с указанного месяца, поэтому можно вести историю изменений. Если для какой-то статьи затрат правило не задано, при закрытии месяца программа выдаст ошибку «Не определен способ распределения» и не закроет соответствующий счет. Проверяйте регистр всякий раз, когда добавляете новую статью затрат или подразделение.
- 1Откройте «Главное → Учетная политика» и проверьте метод учета общехозяйственных расходов.
- 2Перейдите по ссылке «Способы распределения косвенных расходов».
- 3Добавьте запись: укажите период действия, организацию, счет затрат (25/26), при необходимости подразделение и статью затрат.
- 4Выберите базу распределения: объем выпуска, выручка, оплата труда и т.д.
- 5Проверьте, что для каждой используемой статьи затрат существует подходящее правило.
- 6Выполните «Операции → Закрытие месяца» и убедитесь, что операции закрытия счетов 20, 25, 26, 44 выполнены без ошибок.
Как косвенные расходы закрываются при закрытии месяца
Списание косвенных расходов выполняет регламентная операция «Закрытие месяца» (раздел «Операции»). В бухгалтерском учете счет 25 распределяется на счета 20 и 23 по правилам из регистра методов распределения. Счет 26 закрывается либо на 20/23, либо на 90.08 — в зависимости от учетной политики. Счет 44 в производственных организациях закрывается на 90.07 «Расходы на продажу».
В налоговом учете по налогу на прибыль косвенные расходы списываются полностью в текущем периоде: операция закрытия счетов затрат формирует проводки по дебету 90-го счета с суммами по налоговому учету. Прямые расходы при этом распределяются на незавершенное производство и остатки готовой продукции, поэтому корректность перечня прямых расходов напрямую влияет на налоговую базу.
Если закрытие не проходит, откройте форму закрытия месяца и посмотрите статус каждой операции: ошибки подсвечиваются, а по ссылке на операцию доступен расчет-справка и текст ошибки. Типовая диагностика: отсутствует правило распределения, нет базы распределения (например, нет выпуска продукции при базе «объем выпуска»), либо счет 26 не закрывается из-за нулевой выручки при базе «выручка».
Как проверить результат закрытия
Нулевое (при директ-костинге и корректных правилах распределения)
Остаток на счете — не задано правило распределения или нет базы
Прямые расходы распределены на выпуск и НЗП, косвенные ушли на 90-й счет
Вся сумма затрат висит на 20-м счете без движения
Все обороты закрыты проводками на 90.08 или 20
Часть сумм не закрыта, есть записи без корреспонденции
Косвенные расходы в торговле и УСН
В торговых организациях на ОСНО все издержки обращения на счете 44 в налоговом учете считаются косвенными, кроме транспортных расходов по доставке товаров до склада — те распределяются на остаток товаров по среднему проценту. Программа выполняет этот расчет автоматически при закрытии месяца, если транспортные расходы отражены статьей с видом «Транспортные расходы» (для налогового учета).
На УСН «доходы минус расходы» деление на прямые и косвенные не применяется: расходы признаются по факту оплаты и выполнения прочих условий главы 26.2 НК РФ. Настройка перечня прямых расходов в этом режиме не требуется, а счета 25 и 26 в малом бизнесе часто не используются вовсе — затраты списываются на 20-й или 44-й счет напрямую.
Если организация совмещает виды деятельности с разной ставкой налога на прибыль или ЕНВД-деятельность (в старых базах), косвенные расходы распределяются пропорционально выручке — это тоже настраивается в учетной политике и регистре методов распределения.
Способы закрытия счета 26
Подходит производственным компаниям, формирующим полную себестоимость. Требует настройки базы распределения, расходы могут зависать в НЗП и готовой продукции.
Проще и ближе к налоговому учету: расходы сразу уменьшают финансовый результат. Не подходит, если нужна полная производственная себестоимость в отчетности.
Затраты сразу отражаются на 20-м или 44-м счете. Упрощает учет, но уменьшает детализацию управленческих расходов.
Типичные ошибки и их устранение
Самая частая ошибка — «Не указан способ распределения затрат» при закрытии месяца. Причина: для новой статьи затрат, подразделения или счета не создана запись в регистре методов распределения. Решение: открыть регистр и добавить правило с нужной базой, затем повторить закрытие месяца.
Вторая типичная ситуация — счет 25 или 26 закрывается «в ноль», но себестоимость продукции выглядит странно. Обычно дело в выбранной базе: например, при базе «выручка» в месяце без продаж косвенные расходы либо не распределяются, либо распределяются на единственную номенклатурную группу с выручкой, искажая ее себестоимость. Проверяйте справку-расчет «Себестоимость выпущенной продукции» в форме закрытия месяца.
Третья группа ошибок связана с налоговым учетом: прямые расходы ошибочно включены в перечень прямых в НУ при директ-костинге в БУ, из-за чего возникают постоянные и временные разницы (ПБУ 18/02), и баланс по разницам растет без причины. Синхронизируйте настройки: чем ближе перечень прямых расходов в НУ к логике бухучета, тем меньше разниц.
Как проверить итоговый результат
После закрытия месяца сформируйте три отчета. «Оборотно-сальдовая ведомость» по счетам 20, 25, 26, 44 — конечное сальдо 25, 26, 44 должно быть нулевым (кроме специально настроенных случаев). «Анализ счета 26» покажет, куда ушли управленческие расходы. Справка-расчет «Себестоимость выпущенной продукции» — как косвенные расходы вошли в себестоимость.
Для налогового учета проверьте регистр-расчет «Списание косвенных расходов» и «Расчет прямых расходов» (доступны из формы закрытия месяца через кнопку «Справки-расчеты»). Сумма косвенных расходов в декларации по налогу на прибыль (строка 040 приложения 2 к листу 02) должна совпадать с оборотами списания косвенных расходов в НУ.
Перед первым закрытием месяца в новой базе или после добавления нового вида деятельности сделайте тестовое закрытие на копии базы: так вы увидите все ошибки распределения сразу, без риска испортить рабочие данные.
Частые вопросы
Где посмотреть, какие расходы 1С считает косвенными в налоговом учете?
Откройте «Главное → Налоги и отчеты → Налог на прибыль → Перечень прямых расходов». Все затраты, не вошедшие в этот перечень и не являющиеся внереализационными, программа относит к косвенным и списывает в текущем периоде при закрытии месяца.
Почему счет 26 не закрывается при закрытии месяца?
Наиболее вероятные причины: не задан способ распределения в одноименном регистре, выбранная база распределения отсутствует в периоде (нет выпуска или выручки), либо в учетной политике выбран директ-костинг, но проводки на 90.08 блокируются ошибкой в другой операции закрытия. Смотрите текст ошибки в форме закрытия месяца.
Можно ли оставить косвенные расходы на счете, не распределяя их?
Да, в регистре методов распределения для статьи можно указать вариант «Не распределяется» — тогда суммы останутся на счете до ручного списания документом «Операция, введенная вручную». Но остатки на 25 и 26 счетах в отчетности обычно недопустимы, поэтому это временная мера.
Какая база распределения косвенных расходов самая надежная?
Универсального ответа нет: база должна быть экономически связана с расходами и присутствовать в каждом месяце. Для производства чаще выбирают оплату труда или объем выпуска, для сферы услуг — выручку. Главное — закрепить выбор в учетной политике и применять последовательно.
Нужно ли настраивать косвенные расходы на УСН?
Нет. На упрощенной системе деление на прямые и косвенные расходы не применяется: расходы признаются по правилам главы 26.2 НК РФ после оплаты. Настройка перечня прямых расходов для налога на прибыль в этом случае не требуется.
Что делать, если после изменения учетной политики закрытие месяца сломалось?
Проверьте, что в регистре методов распределения есть записи, действующие с текущего периода: старые правила могли быть привязаны к прошлым настройкам. Добавьте новые записи с актуальной даты и повторите закрытие. Если ошибка сохраняется, восстановите базу из резервной копии и настройте правила до изменения политики.
Что важно запомнить
Косвенные расходы в 1С учитываются на счетах 25, 26 и 44, метод их списания задается в учетной политике, правила распределения — в регистре «Методы распределения косвенных расходов», а перечень прямых расходов для налога на прибыль — в настройках «Налоги и отчеты». Контролируйте результат через закрытие месяца и нулевые остатки на счетах 25, 26, 44.