Учет и Финансы · 10 мин
Где в 1С находится инвентаризация кассы и как её провести
Где найти инвентаризацию кассы в 1С:Бухгалтерии 8.3, УТ 11 и КА: путь к документу, порядок заполнения, проверка расхождений и оформление результатов.
Инвентаризация кассы в 1С оформляется документом, который фиксирует фактический остаток денежных средств в кассе организации и сравнивает его с учётными данными. В зависимости от конфигурации этот документ называется по-разному: «Инвентаризация кассы», «Инвентаризация денежных средств» или «Пересчет денежных средств». Расположение его тоже различается, поэтому ниже разобраны основные конфигурации.
Чаще всего пользователи работают в 1С:Бухгалтерии 8.3, где документ находится в разделе «Банк и касса». В торговых конфигурациях — Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP — инвентаризация кассы размещена в разделе «Казначейство» или «Финансы». Логика работы во всех решениях схожа: создаётся документ, в него подтягивается учётный остаток, вводится фактическая сумма, программа показывает расхождение.
Перед проведением инвентаризации важно провести все кассовые документы за дату проверки: приходные и расходные кассовые ордера, отражённые в базе, но не проведённые, исказят учётный остаток и приведут к ложному расхождению. Также убедитесь, что выбрана правильная касса, если в организации их несколько — например, основная касса и кассы обособленных подразделений.
Где находится документ в 1С:Бухгалтерии 8.3
В конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 8.3 откройте раздел «Банк и касса» в главном меню слева. В группе «Касса» найдите пункт «Инвентаризация кассы» — это журнал документов, где хранятся все ранее созданные инвентаризации. Если пункт не виден, проверьте настройку видимости раздела: нажмите на значок шестерёнки в правом верхнем углу панели навигации раздела и включите нужный пункт.
Для создания нового документа нажмите кнопку «Создать» в журнале. Откроется форма, где нужно указать дату, организацию и кассу. После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» — программа подставит учётный остаток денежных средств по данным счёта 50 «Касса» на указанную дату и время.
- 1Откройте раздел «Банк и касса» → «Инвентаризация кассы»
- 2Нажмите «Создать» и укажите дату, организацию и кассу
- 3Нажмите «Заполнить» — подтянется учётный остаток
- 4Введите фактическую сумму наличных в поле «Сумма факт»
- 5Проверьте расхождение и проведите документ
- 6Распечатайте форму ИНВ-15 по кнопке «Печать»
Где инвентаризация кассы в УТ 11, КА и ERP
В Управлении торговлей 11, Комплексной автоматизации и ERP-документ называется «Инвентаризация денежных средств» или «Пересчет денежных средств» (в зависимости от версии релиза). Найти его можно в разделе «Казначейство» → «Инвентаризации денежных средств» либо через «Финансы» → «Денежные средства». В некоторых настройках интерфейса документ доступен только при включённой функциональной опции учёта нескольких касс или инвентаризаций.
Особенность торговых конфигураций: инвентаризация может проводиться как по организационной кассе, так и по кассе ККМ. Для касс ККМ предусмотрен отдельный механизм — документ «Снятие Z-отчёта» и операция внесения/выемки денежных средств, поэтому перед инвентаризацией убедитесь, что смена кассира закрыта корректно и все выемки оформлены.
Как заполнить и провести документ
После создания документа и заполнения шапки ключевое действие — ввод фактического остатка. Пересчитайте наличные в кассе физически, в присутствии материально ответственного лица (кассира), и внесите полученную сумму в поле «Сумма факт» или аналогичную колонку табличной части. Программа автоматически рассчитает отклонение: положительное значение означает излишек, отрицательное — недостачу.
В бухгалтерской конфигурации документ дополнительно позволяет указать счета отнесения расхождений: излишки обычно относятся на счёт 91.01 «Прочие доходы», недостачи — на 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с последующим списанием на виновное лицо или расходы. Проверьте эти счета перед проведением, иначе движения могут попасть не на те субсчета.
После проведения документа сформируйте печатные формы. В 1С:Бухгалтерии доступна унифицированная форма ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств», а также приказ на проведение инвентаризации (форма ИНВ-22). Подписанные бумажные документы являются первичным основанием для отражения результатов в учёте.
Проверка результата и типичные расхождения
После проведения документа сверьте результат двумя способами. Во-первых, сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50 на дату инвентаризации: остаток после проведения документа должен совпасть с фактической суммой. Во-вторых, проверьте кассовую книгу (отчёт «Кассовая книга» в разделе «Банк и касса») — остаток на конец дня должен быть корректным и неотрицательным.
Частая причина расхождений — документы, введённые задним числом или не проведённые на момент инвентаризации. Вторая типичная ситуация — выемка денег из кассы ККМ, оформленная не на ту кассу. Третья — ручные операции по счёту 50, которые не попадают в стандартное заполнение документа инвентаризации.
Как проверить результат
Равен фактической сумме наличных
Осталось расхождение — ищите непроведённые документы
Остаток на конец дня неотрицательный и совпадает с фактом
Минус по кассе или расхождение с актом ИНВ-15
Излишек на 91.01, недостача на 94
Движения на непредусмотренные счета или пустые проводки
Частые ошибки при инвентаризации кассы в 1С
Ошибки при оформлении инвентаризации приводят к искажению учёта и проблемам при проверках. Ниже собраны наиболее распространённые из них.
Отдельно отметим работу с датами: инвентаризация должна быть датирована фактическим днём пересчёта. Если документ создаётся позже, укажите корректную дату вручную, но учтите, что проведение документов задним числом в закрытом периоде может быть заблокировано датой запрета изменения данных — тогда потребуется участие администратора или главного бухгалтера.
Альтернативы и ограничения
Если штатный документ инвентаризации в вашей конфигурации отсутствует или не подходит, расхождения можно оформить вручную: излишек — через документ «Операция» (проводка Дт 50 Кт 91.01), недостачу — Дт 94 Кт 50. Это рабочий, но менее удобный способ: он не формирует печатный акт автоматически и требует ручного контроля счетов.
В конфигурациях линейки «Управление нашей фирмой» (УНФ) инвентаризация денежных средств также присутствует — ищите её в разделе «Деньги» или «Касса и банк». В базовых версиях 1С:Бухгалтерии функционал инвентаризации кассы доступен в полном объёме, ограничений по сравнению с ПРОФ нет.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Почему в разделе «Банк и касса» нет пункта «Инвентаризация кассы»?
Чаще всего пункт скрыт в настройках панели навигации раздела — откройте настройку видимости через значок шестерёнки и включите его. Вторая причина — ограничение прав пользователя: у роли без доступа к кассовым документам пункт не отображается. Проверить права может администратор в разделе «Администрирование» → «Пользователи и права».
Можно ли провести инвентаризацию кассы задним числом?
Да, укажите нужную дату в документе — программа подтянет учётный остаток именно на неё. Ограничение одно: если период закрыт датой запрета изменения данных, провести документ не получится до снятия запрета. Учтите, что документы, введённые после фактической даты инвентаризации задним числом, изменят учётный остаток и сделают акт недостоверным.
Что делать, если выявлена недостача в кассе?
Недостача отражается проводкой Дт 94 Кт 50 при проведении документа инвентаризации. Далее сумма списывается на виновное лицо (Дт 73 Кт 94) либо на прочие расходы (Дт 91.02 Кт 94), если виновник не установлен. Основание — подписанный акт ИНВ-15 и объяснительная кассира.
Как распечатать акт инвентаризации по форме ИНВ-15?
В проведённом документе нажмите кнопку «Печать» и выберите «Акт инвентаризации денежных средств (ИНВ-15)». Форма заполняется данными документа автоматически: учётная и фактическая суммы, расхождение, реквизиты организации. Перед печатью проверьте, что в карточке организации заполнены данные руководителя и главного бухгалтера — они подставляются в подписи.
Чем инвентаризация кассы отличается от инвентаризации расчётов?
Инвентаризация кассы проверяет фактическое наличие денег и оформляется актом ИНВ-15. Инвентаризация расчётов — это сверка задолженностей контрагентов, она оформляется отдельным документом «Инвентаризация расчётов» (в 1С:Бухгалтерии — в разделе «Операции») и актом ИНВ-17. Это разные процедуры с разными документами и периодичностью.
Нужно ли проводить инвентаризацию, если в кассе нет движений?
Обязательная инвентаризация кассы проводится перед составлением годовой отчётности, а также в случаях, предусмотренных законодательством (смена материально ответственного лица, реорганизация и др.). Даже при нулевом остатке документ стоит оформить — он подтверждает факт проверки. Внезапные ревизии кассы по приказу руководителя также оформляются этим же документом.
Что важно запомнить
Инвентаризация кассы в 1С:Бухгалтерии находится в разделе «Банк и касса», в торговых конфигурациях — в «Казначействе». Перед проведением проведите все кассовые документы, введите фактический пересчёт, проверьте счета отнесения расхождений и распечатайте акт ИНВ-15. Расхождения без анализа причин проводить нельзя.