Где смотреть авансовые отчеты в 1С

Авансовый отчет в 1С — это документ, которым подотчетное лицо подтверждает расход выданных ему денежных средств: покупку материалов, оплату услуг, командировочные и представительские затраты. В зависимости от конфигурации (Бухгалтерия предприятия, Комплексная автоматизация, ERP, Зарплата и управление персоналом) документ называется по-разному и находится в разных разделах меню, поэтому у пользователей часто возникает вопрос, где именно его искать.

Ниже разобраны конкретные пути к авансовым отчетам в основных конфигурациях 1С на платформе 8.3, способы найти документ через журнал и поиск, отчеты для контроля расчетов с подотчетными лицами, а также типичные ситуации, когда документ «не виден».

Авансовые отчеты в 1С:Бухгалтерия 8.3

В конфигурации «Бухгалтерия предприятия», редакция 3.0, журнал авансовых отчетов расположен в разделе Покупки → Авансовые отчеты. В некоторых настройках интерфейса тот же журнал продублирован в разделе Банк и касса → Авансовые отчеты. Если раздела «Покупки» нет в панели разделов, проверьте настройку: Главное → Функциональность → включите нужные опции учета.

Журнал открывается списком документов за текущий период. В шапке доступны быстрые отборы по организации и подотчетному лицу. Если документов много, используйте кнопку «Ещё → Настроить список» и добавьте отбор по дате, номеру или сумме. Через «Ещё → Найти» можно искать по любому реквизиту.

Создать новый авансовый отчет можно кнопкой «Создать» в этом же журнале. Документ содержит вкладки «Авансы» (полученные сотрудником деньги), «Оплата», «Товары», «Тара», «Прочее» — по ним распределяются фактические расходы с приложением подтверждающих документов.

1. 1
   Откройте раздел «Покупки» в панели разделов
2. 2
   Перейдите в журнал «Авансовые отчеты»
3. 3
   Установите отбор по организации и периоду
4. 4
   Найдите документ по сотруднику или номеру
5. 5
   Откройте документ двойным щелчком и проверьте вкладки расходов
6. 6
   Через кнопку «Дт/Кт» посмотрите сформированные проводки

Авансовые отчеты в 1С:Комплексная автоматизация и ERP

В «1С:Комплексная автоматизация 2» и «1С:ERP Управление предприятием 2» документ называется «Авансовый отчет» и находится в разделе Казначейство → Авансовые отчеты (в некоторых версиях интерфейса — раздел «Финансы»). Журнал объединяет отчеты по всем подотчетным лицам с отборами по организации, сотруднику, статусу и периоду.

Особенность этих конфигураций — документ проходит статусы согласования. Пока авансовый отчет не утвержден, он может не формировать проводки по регламентированному учету. Поэтому если вы ищете документ «по проводкам» и не находите, проверьте его статус: непроведенные или неутвержденные отчеты видны в журнале, но в учете не отражаются.

Дополнительно в КА/ERP есть рабочее место «Отчеты подотчетных лиц» и отчет «Контроль выданных авансов» (раздел Казначейство → Отчеты), который показывает задолженность сотрудников по выданным суммам без открытия каждого документа.

Авансовые отчеты в 1С:ЗУП и других конфигурациях

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» авансовые отчеты как таковые не ведутся — конфигурация рассчитывает зарплату и кадровый учет. Расходы подотчетных лиц отражаются в бухгалтерской программе, а в ЗУП попадают только суммы командировочных через документы оплаты. Если вы ищете авансовый отчет в ЗУП — скорее всего, он создан в связанной базе 1С:Бухгалтерии.

В «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) авансовый отчет находится в разделе Деньги → Авансовые отчеты. В «1С:Управление торговлей 11» документ также расположен в блоке казначейства: Финансы → Авансовые отчеты.

Как быстро найти нужный документ

Когда журнал содержит сотни документов, пролистывать его нерационально. Используйте три рабочих приема.

Первый — отбор в журнале. Кнопка «Найти» (лупа) в командной панели списка позволяет искать по номеру документа, сотруднику, сумме или комментарию. Отбор по сотруднику особенно полезен, когда нужно увидеть все отчеты одного подотчетного лица за период.

Второй — универсальный поиск. В разделе «Главное» или через кнопку поиска в правом верхнем углу (в зависимости от режима интерфейса) можно найти документ по фрагменту номера или номенклатуре, если включен полнотекстовый поиск.

Третий — переход из связанных документов. Если аванс выдавался расходным кассовым ордером, откройте РКО и используйте кнопку перехода к связанным документам (структура подчиненности) — авансовый отчет, закрывающий эту выдачу, отобразится в дереве связей.

Маршрут решения

Как выбрать способ поиска

Знаете сотрудника и примерную датуОткройте журнал авансовых отчетов и поставьте отбор по сотруднику и периоду

Знаете номер документаИспользуйте кнопку «Найти» в журнале или полнотекстовый поиск

Есть документ выдачи денег (РКО, списание со счета)Откройте его и перейдите по структуре подчиненности к авансовому отчету

Нужно увидеть долги по подотчетным суммамСформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 или отчет «Контроль выданных авансов»

Отчеты для контроля расчетов с подотчетными лицами

Просмотр отдельных документов не дает общей картины: кто сколько получил, сколько отчитался, какой остаток висит за сотрудником. Для этого в 1С:Бухгалтерии используются стандартные отчеты раздела «Отчеты».

Основной инструмент — оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Она показывает по каждому сотруднику начальное сальдо, выданные суммы (оборот по дебету), принятые отчеты (оборот по кредиту) и конечную задолженность. Дебетовое сальдо на конец периода — долг сотрудника, кредитовое — долг организации перед сотрудником (перерасход).

Детализировать движения помогает «Анализ счета 71» и «Карточка счета 71» — в них видно, какими именно документами (РКО, авансовые отчеты, списания с расчетного счета) сформирован каждый оборот. Из карточки можно перейти в первичный документ двойным щелчком.

Контрольные точки

Как проверить корректность учета

Сальдо по счету 71 на конец месяца

Норма

Совпадает с суммой незакрытых авансов по журналу

Тревожный признак

Есть сальдо, а открытых отчетов нет — возможны непроведенные или удаленные документы

Проводки авансового отчета (кнопка Дт/Кт)

Норма

Кредит 71, дебет счетов затрат или материалов по вкладкам документа

Тревожный признак

Документ проведен, но проводок нет — проверьте статус или настройки учета

Вкладка «Авансы» в документе

Норма

Сумма расходов не меньше выданного аванса либо указан перерасход

Тревожный признак

Расходы превышают аванс, но перерасход не отражен — возникнет некорректное сальдо

Почему авансовый отчет не видно или не находится

Самая частая причина — документ создан в другой организации. Если в базе ведется несколько юрлиц, журнал по умолчанию фильтруется по текущей организации. Снимите отбор или переключите организацию.

Вторая причина — ограничение по дате. Журналы 1С по умолчанию показывают документы за ограниченный интервал. Проверьте поле периода над списком и расширьте его.

Третья причина — права доступа. Если пользователю назначена роль без доступа к кассовым документам, журнал будет пустым или пункт меню скрыт. Это решается администратором через настройку профилей групп доступа.

Четвертая ситуация — документ помечен на удаление. Помеченные документы отображаются в журнале с перечеркнутой иконкой и не участвуют в проводках. Восстановить его можно снятием пометки, но перед этим убедитесь, что документ не дублирует уже созданный взамен.

Типичные ошибки при работе с авансовыми отчетами

Ошибки с авансовыми отчетами обычно приводят к зависшим остаткам на счете 71, которые всплывают при инвентаризации расчетов или сдаче отчетности.

Чтобы избежать этих проблем, перед закрытием месяца формируйте ОСВ по счету 71 и сверяйте ее с журналом авансовых отчетов: каждое дебетовое сальдо должно соответствовать реальному неотчитанному авансу, а кредитовое — подтвержденному перерасходу к возмещению сотруднику.

Часто задаваемые вопросы

Где в 1С посмотреть, сколько денег «висит» на подотчетном лице?

Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 с группировкой по сотрудникам (раздел «Отчеты»). Дебетовое сальдо на конец периода — это сумма, по которой сотрудник еще не отчитался. В КА и ERP есть также специализированный отчет «Контроль выданных авансов».

Почему в журнале «Авансовые отчеты» пусто, хотя документы точно создавали?

Чаще всего установлен отбор по другой организации или ограничен период журнала. Снимите отборы через «Ещё → Настроить список» и расширьте интервал дат. Если список по-прежнему пуст — проверьте права пользователя и не помечены ли документы на удаление.

Как посмотреть проводки конкретного авансового отчета?

Откройте документ и нажмите кнопку «Дт/Кт» (или «Показать проводки») в командной панели. Отобразятся движения по бухгалтерскому и налоговому учету. Если проводок нет — документ не проведен либо находится в статусе, не допускающем отражения в учете (актуально для КА/ERP).

Можно ли найти авансовый отчет по сумме или номеру чека?

Да. В журнале используйте «Ещё → Настроить список» и добавьте отбор по сумме документа. Поиск по номеру чека возможен, если он указан в реквизитах строки расхода или комментарии, — тогда поможет полнотекстовый поиск по базе, если он включен администратором.

Что делать, если сотрудник уволился, а авансовый отчет не сдан?

Непогашенная задолженность отражается дебетовым сальдо по счету 71. При окончательном расчете сумму можно удержать из причитающихся выплат в пределах, установленных трудовым законодательством, либо взыскать через суд. В учете невозвращенная сумма списывается по правилам работы с дебиторской задолженностью — с консультацией бухгалтера, так как это влияет на налоги.

Чем авансовый отчет отличается от документа «Командировка»?

«Командировка» (в ЗУП и КА/ERP) оформляет сам факт служебной поездки, начисляет суточные и средний заработок. Авансовый отчет закрывает денежные расчеты: в него вносят фактические расходы по билетам, проживанию и прочим затратам с подтверждающими документами. Один документ не заменяет другой.