Учет и Финансы · 10 мин
Где находится счёт-фактура на аванс в 1С и как его оформить
Где находится счёт-фактура на аванс в 1С:Бухгалтерии 8.3: журнал, создание из поступления, регистрация авансов, проверка ошибок и типовые проблемы.
Счёт-фактура на аванс в 1С:Бухгалтерии 8.3 создаётся автоматически на основании документа поступления денежных средств — «Поступление на расчётный счёт» или «Приходный кассовый ордер». Отдельного пункта «счёт-фактура на аванс» в главном меню нет: документ появляется либо внутри исходного документа оплаты, либо в общем журнале счетов-фактур, либо формируется массово через специальную обработку регистрации.
Чтобы быстро найти уже созданный авансовый счёт-фактуру, откройте раздел «Продажи» → «Счета-фактуры выданные» (для авансов от покупателей) или «Покупки» → «Счета-фактуры полученные» (для авансов поставщикам). В журнале авансовые документы отличаются видом операции и основанием — в колонке «Документ-основание» будет стоять платёжный документ, а не реализация или поступление товаров.
Ниже разобраны все рабочие места, где живёт авансовый счёт-фактура, как его создать вручную и массово, почему программа иногда его не формирует и как проверить корректность учёта НДС с авансов.
Где искать авансовый счёт-фактуру в интерфейсе 1С
Основное место хранения выданных авансовых счетов-фактур — журнал «Продажи» → «Счета-фактуры выданные». Здесь собраны все счета-фактуры: и на отгрузку, и на аванс. Чтобы отфильтровать только авансовые, обратите внимание на колонку с документом-основанием: у авансовых это «Поступление на расчётный счёт» или «Приходный кассовый ордер». При желании настройте отбор по виду документа через кнопку «Ещё» → «Настроить список».
Второй путь — непосредственно из документа оплаты. Откройте «Банк и касса» → «Банковские выписки», найдите нужное поступление и в нижней части документа нажмите гиперссылку «Счёт-фактура». Если счёт-фактура создан, откроется его форма; если нет — программа предложит создать новый.
Авансовые счета-фактуры, полученные от поставщиков, находятся в разделе «Покупки» → «Счета-фактуры полученные». Логика та же: основанием служит документ списания денежных средств — «Списание с расчётного счёта» или «Расходный кассовый ордер».
Как создать счёт-фактуру на аванс из документа оплаты
Самый надёжный способ — создать счёт-фактуру прямо из поступления денег. Откройте документ «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Оплата от покупателя». Если в договоре с контрагентом настроен порядок регистрации авансов и оплата не закрыта реализацией в тот же день, внизу документа появится поле «Счёт-фактура» с кнопкой «Создать».
Нажмите её — программа автоматически сформирует счёт-фактуру с видом «На аванс», подставит номер, дату, контрагента и сумму. НДС будет рассчитан по расчётной ставке (20/120 или 10/110 в зависимости от ставки в договоре или номенклатуре). Проверьте сумму и проведите документ.
После проведения счёт-фактура сделает запись в регистре «НДС продажи», и сумма НДС с аванса попадёт в книгу продаж. Убедиться в этом можно через кнопку «Дт/Кт» в форме счёта-фактуры: должна быть проводка Дт 76.АВ Кт 68.02.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Банковские выписки» и найдите поступление оплаты от покупателя
- 2В нижней части документа нажмите «Создать» рядом с полем «Счёт-фактура»
- 3Проверьте сумму, ставку НДС и проведите документ
- 4Нажмите «Дт/Кт» и убедитесь в наличии проводки Дт 76.АВ Кт 68.02
- 5Проверьте отражение в книге продаж: «Операции» → «Книга продаж»
Массовая регистрация через специальную обработку
Если авансов много, создавать счета-фактуры по одному неудобно. В 1С:Бухгалтерии есть штатная обработка «Регистрация счетов-фактур на аванс»: «Продажи» → раздел «НДС» → «Регистрация счетов-фактур на аванс». Укажите период и организацию, нажмите «Заполнить» — программа сама найдёт все необеспеченные авансы за период.
Обработка покажет таблицу с контрагентами, договорами и суммами авансов, по которым ещё не выставлены счета-фактуры. Отметьте нужные строки флажками и нажмите «Выполнить» — документы будут созданы и проведены пакетно.
В настройках договора с контрагентом можно задать порядок регистрации авансов: «Всегда при получении оплаты» или «Не регистрировать, если аванс зачтён в течение пяти календарных дней / в течение месяца». Этот параметр влияет на то, какие строки попадут в обработку. Настройка находится в карточке договора или в учётной политике по НДС.
Как выбрать способ регистрации
Почему счёт-фактура на аванс не создаётся
Частая ситуация: кнопки «Создать» нет или обработка не находит аванс. Причины обычно типовые. Первая — в договоре с контрагентом установлен порядок «Не регистрировать счета-фактуры на аванс». Откройте карточку договора и проверьте настройку.
Вторая причина — оплата уже зачтена как аванс при проведении реализации в тот же день, и по условиям учётной политики счёт-фактура не требуется. Третья — неверный вид операции в платёжном документе: например, выбрано «Прочее поступление» вместо «Оплата от покупателя», и программа не считает сумму авансом.
Также проверьте, что организация — плательщик НДС (общая система налогообложения в учётной политике). На УСН без обязанности платить НДС авансовые счета-фактуры не формируются. Ещё одна причина — дата документа оплаты раньше даты начала ведения учёта в базе или период закрыт для редактирования.
Как проверить правильность учёта НДС с авансов
После регистрации счетов-фактур проверьте три контрольные точки. Первая — книга продаж («Операции» → «Книга продаж»): авансовые счета-фактуры должны попасть в раздел с кодом вида операции 02 (получение оплаты в счёт предстоящих поставок). Вторая — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 76.АВ: сальдо должно соответствовать сумме НДС с незакрытых авансов.
Третья точка — счёт 62.02 «Авансы полученные». Сумма авансов по 62.02, умноженная на расчётную ставку, должна примерно совпадать с сальдо 76.АВ. Расхождение сигнализирует о пропущенных или лишних счетах-фактурах.
При отгрузке в счёт аванса программа автоматически создаёт запись о зачёте: НДС с аванса принимается к вычету, и в книге покупок появляется соответствующая строка. Проверить это можно через документ «Формирование записей книги покупок» в конце квартала.
Как проверить результат
Дт 76.АВ Кт 68.02 на сумму НДС
Проводок нет или счета другие — документ не проведён или настройки нарушены
Авансовый счёт-фактура присутствует с кодом операции 02
Документа нет — НДС с аванса не начислен, риск доначисления
76.АВ примерно равен НДС с остатка авансов по 62.02
Существенное расхождение — есть пропущенные или лишние счета-фактуры
Авансовые счета-фактуры от поставщиков
Если вы перечислили аванс поставщику и хотите принять НДС к вычету, нужен полученный счёт-фактура на аванс. В 1С он регистрируется из документа «Списание с расчётного счёта»: внизу документа есть поле для ввода номера и даты входящего счёта-фактуры. Введите данные из бумажного или электронного документа поставщика и нажмите «Зарегистрировать».
Учтите: вычет НДС с авансов выданных — право, а не обязанность. Если применяете его, закрепите это в учётной политике. При поступлении товаров или услуг программа восстановит НДС с аванса — сформирует запись в книге продаж через документ «Формирование записей книги продаж».
Отличия в других конфигурациях 1С
В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP авансовые счета-фактуры также формируются на основании платёжных документов, но журналы расположены иначе: «Продажи» → «Счета-фактуры выданные» или через рабочее место «НДС». Массовая регистрация выполняется обработкой «Формирование счетов-фактур на аванс» в разделе финансов или регламентных операций по НДС.
В 1С:Комплексной автоматизации логика аналогична ERP. Если в вашей конфигурации не находится нужный журнал, воспользуйтесь функцией «Все функции» (через главное меню) и найдите документ «Счёт-фактура выданный» — он откроет полный список независимо от настроек интерфейса.
Что важно запомнить
Счёт-фактура на аванс в 1С живёт в журнале выданных счетов-фактур и внутри платёжного документа. Создаётся вручную из поступления оплаты или массово обработкой регистрации. Контролируйте результат по проводке 76.АВ/68.02, книге продаж и сопоставлению счетов 76.АВ и 62.02.
Частые вопросы
Можно ли не выставлять счёт-фактуру на аванс, если отгрузка в том же квартале?
По общему правилу счёт-фактура на аванс обязателен, но если отгрузка происходит в течение пяти календарных дней после получения аванса, практика допускает не выставлять авансовый документ. В 1С этот сценарий настраивается в договоре — выберите порядок «Не регистрировать, если аванс зачтён в течение пяти календарных дней».
Почему в обработке регистрации пустой список, хотя авансы были?
Проверьте три вещи: порядок регистрации авансов в договорах (может стоять запрет), вид операции в платёжных документах (должна быть «Оплата от покупателя») и систему налогообложения организации. Также убедитесь, что авансы не закрыты реализацией в том же периоде.
Как удалить ошибочно созданный счёт-фактуру на аванс?
Если квартал ещё не закрыт, пометьте документ на удаление — проводки по НДС будут отменены автоматически. После удаления перепроведите регламентные операции по НДС и проверьте книгу продаж. В закрытом периоде удалять документ нельзя без формирования уточнённой декларации.
Где посмотреть все авансовые счета-фактуры за квартал одним списком?
Откройте «Продажи» → «Счета-фактуры выданные», установите отбор по периоду и добавьте отбор по типу документа-основания (поступление на расчётный счёт, приходный кассовый ордер). Альтернатива — отчёт «Книга продаж» с группировкой по коду операции 02.
Нужно ли выставлять счёт-фактуру на аванс при работе на УСН?
Если организация на УСН не является плательщиком НДС, счета-фактуры на аванс не выставляются, и 1С их не формирует. Однако упрощенцы, превысившие лимит доходов и ставшие плательщиками НДС, обязаны выставлять авансовые счета-фактуры — в этом случае в учётной политике включается соответствующий режим.
Что делать, если НДС с аванса задвоился в книге продаж?
Найдите дубликат счёта-фактуры: обычно документ создан и вручную, и через обработку регистрации. Пометьте лишний на удаление, затем перепроведите документы формирования книги продаж за период и сверьте сальдо 76.АВ с остатком авансов по 62.02.