Учет и Финансы · 12 мин
Где находится расходный кассовый ордер в 1С
Где найти расходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерии 8.3, УНФ и ERP. Пошаговые инструкции по созданию РКО, виды операций, печать КО-2 и типичные ошибки.
Расходный кассовый ордер (РКО) — это документ, которым оформляется выдача наличных денег из кассы организации: зарплата сотрудникам, подотчётные суммы, возврат покупателю, оплата поставщику. В программах 1С он находится в разделе, посвящённом банковским и кассовым операциям, но точный путь зависит от конфигурации — в «1С:Бухгалтерии 8.3», «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:ERP» интерфейс отличается.
Чаще всего документ ищут в разделе «Банк и касса» — именно там в стандартной поставке размещён журнал «Кассовые документы», объединяющий приходные и расходные ордера. Если раздела не видно или документ не создаётся, причина обычно в правах пользователя, настройках функциональности или в том, что кассовый учёт в базе отключён.
Ниже разобраны конкретные пути к РКО в основных конфигурациях, способы быстрого поиска, порядок создания и проведения документа, а также типичные ошибки, из-за которых ордер «теряется» или не проводится.
Где находится РКО в 1С:Бухгалтерии 8.3
В конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 8.3» откройте в левой панели раздел «Банк и касса». В нём выберите пункт «Кассовые документы» — откроется общий журнал, где в одном списке отображаются и приходные, и расходные ордера. В колонке «Вид операции» или по иконке документа вы отличите РКО от ПКО.
Чтобы создать новый ордер, нажмите кнопку «Создать» в шапке журнала и выберите из выпадающего списка «Расходный кассовый ордер». В некоторых настройках интерфейса кнопка «Создать» сразу открывает РКО, а приходный ордер предлагается через стрелку рядом — это зависит от последнего использованного вида документа.
Если журнал «Кассовые документы» отсутствует в панели раздела, проверьте настройку навигации: нажмите на значок шестерёнки в правом верхнем углу панели разделов, выберите «Настройка навигации» и перенесите «Кассовые документы» из списка доступных команд в видимые.
- 1Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»
- 2Нажмите «Создать» → «Расходный кассовый ордер»
- 3Выберите вид операции: оплата поставщику, выдача подотчётному, зарплата и т.д.
- 4Заполните получателя, сумму и счёт учёта (обычно 50.01)
- 5Проверьте основание и приложение, проведите документ
- 6Распечатайте форму КО-2 при необходимости
Где РКО в других конфигурациях 1С
1С:Управление нашей фирмой (УНФ)
В УНФ кассовые операции сосредоточены в разделе «Деньги». Расходный ордер здесь называется «Расход из кассы» — откройте одноимённый журнал в разделе «Деньги» и нажмите «Создать». Журнал «Касса» в этом же разделе показывает все движения наличных вместе с остатками по кассам.
1С:ERP и Комплексная автоматизация
В ERP-конфигурациях путь длиннее: раздел «Казначейство» → группа «Наличные денежные средства» → «Расходные кассовые ордера». Здесь документ строго отделён от приходных ордеров, а создание может быть связано с заявками на расходование денежных средств — тогда РКО создаётся на основании согласованной заявки кнопкой «Создать на основании».
1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП)
В ЗУП отдельного РКО нет: выплата зарплаты через кассу оформляется документом «Ведомость в кассу» (раздел «Выплаты»). Расходный ордер на её основании формируется уже в бухгалтерской программе после синхронизации данных. Это частый источник путаницы — пользователи ищут РКО в ЗУП, хотя он создаётся в «1С:Бухгалтерии».
Расположение РКО по конфигурациям
Банк и касса → Кассовые документы. Единый журнал ПКО и РКО, простой путь.
Деньги → Расход из кассы. Документ называется иначе, но выполняет ту же функцию.
Казначейство → Расходные кассовые ордера. Возможна связь с заявками на расход ДС.
РКО отсутствует — выплаты оформляются ведомостями, ордер создаётся в бухгалтерской программе.
Быстрый поиск через «Все функции» и строку поиска
Если интерфейс перенастроен и стандартные разделы не помогают, используйте универсальный способ. Откройте главное меню (кнопка с оранжевым значком в левом верхнем углу) → «Все функции». Если пункт «Все функции» не отображается, включите его: «Сервис» → «Параметры» → установите флажок «Отображать команду Все функции».
В окне «Все функции» раскройте ветку «Документы» и найдите «Расходный кассовый ордер» по алфавиту — двойной щелчок откроет список документов независимо от настроек интерфейса. Этот способ работает во всех конфигурациях на управляемых формах.
Ещё быстрее — строка поиска в правом верхнем углу командной панели (значок лупы). Начните вводить «расходный» — система покажет и документ, и связанные журналы. По найденному элементу можно сразу перейти к списку или созданию нового ордера.
Виды операций РКО и что заполнять в документе
При создании ордера первым делом выберите вид операции — от него зависит набор полей и проводки. Основные варианты: оплата поставщику, возврат покупателю, выдача денежных средств подотчётному лицу, выплата заработной платы (по ведомости или сотруднику), взнос наличными в банк, выдача займа, прочий расход.
Обязательные поля в любом виде операции: организация, касса (счёт 50.01 или операционная касса 50.02), сумма, получатель. Поле «Выдать» заполняется ФИО получателя так, как оно будет напечатано в форме КО-2, а «Основание» — содержание операции («оплата по договору №…», «на хозяйственные расходы»). Поле «Приложение» указывает подтверждающие документы — заявление, паспортные данные, приказ.
Для выдачи подотчётных средств получатель выбирается из справочника «Сотрудники» или «Физические лица» — в зависимости от конфигурации. Для выплаты зарплаты по ведомости сумма подставляется автоматически из выбранной ведомости, и вручную её менять не следует, иначе расходятся данные расчётов с сотрудниками.
Проверка результата: проводки, кассовая книга и печать КО-2
После проведения откройте кнопку «Дт/Кт» (или «Показать проводки») в форме документа и убедитесь, что движения корректны: кредит 50-го счёта и дебет соответствующего счёта — 60 при оплате поставщику, 71 при выдаче подотчётных, 70 при выплате зарплаты, 51 при сдаче наличных в банк.
Затем проверьте отражение в кассовой книге: раздел «Банк и касса» → «Кассовая книга». Документ должен попасть в отчёт за свою дату с правильным номером. Нумерация РКО в 1С ведётся сквозная в пределах года — если номер сбился, его можно исправить вручную в поле «Номер» до первой печати.
Печатная форма КО-2 вызывается кнопкой «Печать» → «Расходный кассовый ордер (КО-2)». В форму подтягиваются данные из полей «Выдать», «Основание», «Приложение», поэтому заполняйте их до печати, а не после. Подписи руководителя и главного бухгалтера формируются из данных ответственных лиц организации — проверьте их актуальность в карточке организации.
Как проверить результат
Кредит 50-го счёта, дебет соответствует виду операции (60, 71, 70, 51)
Проводок нет или счёт дебета не соответствует сути операции
Ордер виден в отчёте за свою дату с правильным номером
Документа нет в книге или дата/номер не совпадают с бумажным
Заполнены получатель, основание, сумма прописью, подписи
Пустые поля «Выдать» или «Основание», отсутствуют подписи
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая причина «пропавшего» РКО — отбор в журнале. Если в «Кассовых документах» установлен фильтр по организации, кассе или виду документа, часть ордеров не отображается. Сбросьте отборы кнопкой «Ещё» → «Отменить поиск» или очисткой полей быстрого отбора в шапке списка.
Вторая типичная ситуация — документ не проводится с сообщением о недостатке остатка в кассе. Это контроль отрицательных остатков по 50-му счёту: либо в базе не оприходованы наличные (нет ПКО), либо нарушена хронология документов внутри дня. Проверьте время документов и наличие приходных ордеров до даты расхода.
Третья группа ошибок — права доступа. Если пользователь не видит раздел «Банк и касса» или не может создать документ, проверьте его роль: нужны права на добавление кассовых документов. Менять роли самостоятельно не стоит — это зона ответственности администратора 1С.
Альтернативные способы оформления расхода наличных
Не каждая выдача наличных требует ручного создания РКО. Часть документов создаёт ордер автоматически: например, в УНФ и ERP расход из кассы формируется на основании заявки на расходование средств, а возврат покупателю — на основании документа реализации или возврата. Создание «на основании» снижает риск ошибок в сумме и контрагенте.
Если организация ведёт несколько касс (основная, операционные, кассы подразделений), перед созданием ордера убедитесь, что выбрана правильная касса — остатки и кассовая книга ведутся по каждой кассе отдельно. Перенос между кассами оформляется отдельным РКО с видом операции перемещения, а не ручной правкой остатков.
Как выбрать действие
Удобно добавить журнал «Кассовые документы» в избранное (звёздочка рядом с командой) — тогда он доступен с начальной страницы в один клик, и кассир не тратит время на навигацию по разделам.
Частые вопросы
Почему в журнале «Кассовые документы» нет созданного РКО?
Чаще всего виноваты отборы: проверьте фильтры по организации, кассе и периоду в шапке списка и сбросьте их. Также убедитесь, что документ проведён — в некоторых настройках списка показываются только проведённые документы. Если ордер создавал другой пользователь под другой организацией, переключите отбор по организации.
Чем РКО отличается от документа «Расход из кассы» в УНФ?
Это функционально один и тот же документ — оформление выдачи наличных из кассы. Название отличается из-за терминологии конфигурации: в «1С:Бухгалтерии» он называется «Расходный кассовый ордер», в УНФ — «Расход из кассы». Печатная форма КО-2 доступна в обоих случаях.
Можно ли создать РКО на основании другого документа?
Да, и это рекомендуемый способ. РКО создаётся на основании счёта поставщика, реализации (для возврата), ведомости на выплату зарплаты, заявки на расходование средств. В карточке исходного документа нажмите «Создать на основании» и выберите расходный ордер — сумма, контрагент и основание подставятся автоматически.
Почему РКО не проводится с ошибкой по остатку кассы?
Программа контролирует, чтобы остаток по 50-му счёту не уходил в минус. Проверьте, есть ли приходные ордера до даты и времени вашего РКО, не нарушена ли последовательность документов внутри дня и не выбрана ли другая касса. Остаток по кассе удобно посмотреть в отчёте «Кассовая книга» или оборотно-сальдовой ведомости по счёту 50.
Как напечатать форму КО-2 из 1С?
Откройте проведённый ордер и нажмите «Печать» → «Расходный кассовый ордер (КО-2)». Перед печатью заполните поля «Выдать», «Основание» и «Приложение» — именно из них формируются соответствующие строки бланка. Подписи руководителя и главного бухгалтера берутся из данных об ответственных лицах организации.
Где искать РКО, если зарплата выплачивается через кассу?
В «1С:Бухгалтерии» создайте РКО с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям» и выберите ведомость — сумма подставится автоматически. В ЗУП отдельного ордера нет: там оформляется «Ведомость в кассу», а РКО появляется в бухгалтерской программе после обмена данными.
Что важно запомнить
РКО в 1С:Бухгалтерии находится в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы», в УНФ — «Деньги» → «Расход из кассы», в ERP — «Казначейство». Универсальный путь — поиск через «Все функции». Выбирайте правильный вид операции, заполняйте поля печатной формы до вывода КО-2 и проверяйте проводки и кассовую книгу после проведения.