ДМС в 1С: какой счет использовать для учета страхования сотрудников

Добровольное медицинское страхование сотрудников в 1С:Бухгалтерии 8.3 отражается на счете 76.01 «Расчеты по имущественному и личному страхованию» с субконто по видам платежей и контрагентам. Расходы на оплату полисов ДМС списываются на счета затрат (26, 44, 25, 20) в зависимости от того, где трудятся застрахованные сотрудники. Именно эта связка — расчеты со страховщиком на 76-м и расходы на затратных счетах — составляет основу корректного учета ДМС.

Ошибки в выборе счета чаще всего возникают из-за того, что бухгалтер пытается провести страховую премию сразу в расходы или, наоборот, зависает сумма на счете 97 «Расходы будущих периодов», хотя в актуальных версиях конфигурации для страхования предусмотрен отдельный механизм. Ниже разберем, какие счета и документы использовать в типовой 1С, как настроить способ отражения и как проверить себя по оборотно-сальдовой ведомости.

Материал ориентирован на 1С:Бухгалтерию 8.3 (ред. 3.0). В ЗУП учет ДМС устроен иначе — там он связан с удержаниями и НДФЛ, а бухгалтерские проводки формируются при синхронизации с БП.

Какой счет использовать для расчетов по ДМС в 1С

Основной счет для учета расчетов со страховой компанией по договорам ДМС — 76.01 «Расчеты по имущественному и личному страхованию». Внутри него в типовом плане счетов предусмотрены субсчета:

• 76.01.1 — расчеты по имущественному и личному страхованию (общий случай);
• 76.01.2 — платежи (взносы) по добровольному страхованию на случай смерти и причинения вреда здоровью;
• 76.01.9 — платежи (взносы) по прочим видам страхования — именно сюда обычно относят ДМС.

Для ДМС чаще всего используют субсчет 76.01.9, потому что программа умеет автоматически распределять суммы по этому субсчету равномерно на расходы в течение срока действия договора. Это ключевое отличие от 76.01.1, где равномерное списание по умолчанию не настроено.

Аналитика на счете 76.01 ведется по контрагентам (страховая компания), договорам и способам отражения расходов. Если у вас несколько договоров ДМС с разными страховщиками, каждый заводится отдельным договором с видом «С прочим контрагентом».

Какими документами отразить ДМС в 1С:Бухгалтерии

Стандартная цепочка документов выглядит так: оплата страховой премии, затем отражение самой премии на счете 76.01.9, затем ежемесячное автоматическое списание части суммы в расходы регламентной операцией закрытия месяца.

Шаг 1. Оплата страховщику. Документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Прочие расчеты с контрагентами». Счет дебета — 76.01.9 (или 76.01.1), контрагент — страховая компания, договор — договор ДМС.

Шаг 2. Отражение страховой премии. Если оплата и начисление совпадают по времени, достаточно документа оплаты — сумма останется на дебете 76.01.9. Если страховщик выставил акт или счет-фактуру отдельно от оплаты, используют «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги» и ручным указанием счета 76.01.9 либо «Операцию, введенную вручную».

Шаг 3. Списание в расходы. При закрытии месяца регламентная операция «Списание расходов будущих периодов» (в новых релизах — «Расходы по страхованию» или аналогичная) распределяет сумму с 76.01.9 на счет затрат, указанный в способе отражения. Условие автоматики — корректно заполненные сроки договора.

1. 1
   Создайте договор со страховой компанией (вид «С прочим контрагентом»)
2. 2
   Оплатите премию документом «Списание с расчетного счета» на счет 76.01.9
3. 3
   Проверьте, что в договоре или способе отражения указаны даты начала и окончания страхования
4. 4
   Настройте способ отражения расходов: счет затрат (26/44/25), статья затрат с видом «Добровольное страхование»
5. 5
   Выполните закрытие месяца и проверьте проводку Дт 26 (44) — Кт 76.01.9
6. 6
   Сверьте остаток по 76.01.9 с нераспределенной частью премии

Настройка способа отражения расходов по ДМС

Чтобы программа знала, куда списывать ежемесячную долю премии, нужен справочник «Способы отражения расходов» (или настройка в документе, в зависимости от релиза). В нем указываются:

• счет затрат — 26 «Общехозяйственные расходы» для административного персонала, 44 «Расходы на продажу» для торговых организаций, 25 или 20 — для производственного персонала;
• статья затрат — с видом расхода «Добровольное и обязательное страхование» либо аналогичным; от вида статьи зависит налоговый учет;
• подразделение — если учет затрат ведется по подразделениям.

Для налогового учета важно, чтобы статья затрат имела правильный вид: расходы на ДМС нормируются (в пределах установленного процента от расходов на оплату труда) и признаются только при соблюдении условий НК РФ — срок договора не менее года, страховщик имеет лицензию. Если статья настроена неверно, программа может отнести всю сумму в расходы без нормирования или, наоборот, не признать ее вовсе.

Если в договоре застрахованы сотрудники разных подразделений, корректный подход — распределять премию пропорционально. Типовая автоматика такого пропорционального распределения по сотрудникам не делает: обычно всю сумму относят на один счет затрат либо делят вручную несколькими операциями.

Типовые проводки по ДМС

Обратите внимание: НДС по ДМС нет — страховые услуги освобождены от налога, поэтому в документах поступления ставка указывается «Без НДС». Если программа требует счет-фактуру, регистрировать его не нужно.

ДМС в 1С:ЗУП и взаимодействие с бухгалтерией

В 1С:Зарплате и управлении персоналом ДМС отражается в двух ситуациях: когда часть стоимости полиса удерживается из зарплаты сотрудника и когда стоимость полиса облагается страховыми взносами или НДФЛ (например, при увольнении сотрудника до окончания договора, если условиями предусмотрено взыскание).

Для удержаний в ЗУП создается вид удержания «Удержание в счет оплаты ДМС» и документ «Постоянное удержание в пользу третьих лиц». При синхронизации с БП эти удержания формируют проводки по счетам 70 и 73/76.

Если организация полностью оплачивает полисы и условия трудового договора соблюдены, в ЗУП по ДМС, как правило, ничего дополнительно не отражается — весь учет ведется в БП через 76.01.9.

Перед настройкой учета ДМС сверьте список застрахованных сотрудников со страховщиком и зафиксируйте даты начала и окончания договора в карточке договора. Именно от этих дат зависит корректность равномерного списания, а их отсутствие — самая частая причина, почему закрытие месяца «не видит» сумму на 76.01.9.

Как проверить правильность учета ДМС

После закрытия месяца сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 76.01.9 с детализацией по договорам. Остаток на конец месяца должен равняться нераспределенной части премии: общая сумма минус уже списанные ежемесячные доли.

Затем проверьте анализ счета затрат (26, 44): в статье с видом «Добровольное страхование» должна появиться сумма за месяц, равная премии, деленной на количество месяцев действия договора (с поправкой на неполные первый и последний месяцы — они считаются пропорционально дням).

В налоговом учете дополнительно проверьте регистр нормирования расходов: программа должна ограничить признание расходов на ДМС установленным процентом от фонда оплаты труда. Сверхнорматив уходит в постоянные разницы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток 76.01.9 на конец месяца

Норма

Равен премии минус списанные доли

Тревожный признак

Остаток не меняется месяцами или обнулился сразу

Проводка закрытия месяца

Норма

Дт 26/44 — Кт 76.01.9 на ежемесячную долю

Тревожный признак

Проводки нет или сумма равна всей премии

Налоговый учет

Норма

Расходы в пределах норматива от ФОТ

Тревожный признак

Вся сумма признана без нормирования

Типичные ошибки при учете ДМС в 1С

Первая ошибка — отражение оплаты сразу на счет 26 или 44 в документе списания с расчетного счета. В этом случае вся годовая премия попадает в расходы одним месяцем, что искажает и бухгалтерскую, и налоговую отчетность.

Вторая ошибка — использование 76.01.1 вместо 76.01.9. На 76.01.1 автоматическое равномерное списание не работает, и бухгалтер вынужден делать ручные операции каждый месяц, что повышает риск пропуска.

Третья ошибка — неверный вид статьи затрат. Если выбрать «Прочие расходы», программа не применит нормирование по налогу на прибыль, и при проверке расходы могут быть сняты.

Частые вопросы по учету ДМС в 1С

Можно ли учитывать ДМС на счете 97 в 1С?

Можно, это не ошибка с точки зрения методологии: страховая премия относится к расходам будущих периодов. Но в типовой 1С:Бухгалтерии удобнее использовать 76.01.9, потому что для него уже настроено автоматическое равномерное списание при закрытии месяца. Счет 97 потребует заведения элемента справочника РБП и отдельной настройки.

Какой счет затрат выбрать, если застрахованы сотрудники разных отделов?

Типовая программа списывает всю сумму на один способ отражения. Если нужна детализация, либо делите премию вручную несколькими операциями по подразделениям, либо относите все на 26 и распределяете в рамках общей методики распределения общехозяйственных расходов. Выбор закрепите в учетной политике.

Что делать, если сотрудник уволился до окончания договора ДМС?

Действия зависят от условий договора со страховщиком: полис могут переоформить, часть премии вернуть или оставить без изменений. Возврат отражается проводкой Дт 51 — Кт 76.01.9 с корректировкой расходов. Если по условиям удерживается стоимость полиса с сотрудника, удержание оформляется в ЗУП.

Нужно ли выставлять счет-фактуру по ДМС?

Нет. Страховые услуги освобождены от НДС, счета-фактуры страховщик не выставляет. В документе поступления укажите ставку «Без НДС» и не регистрируйте счет-фактуру, даже если программа предлагает это сделать.

Почему при закрытии месяца не списывается сумма с 76.01.9?

Чаще всего не заполнены даты начала и окончания договора, не настроен способ отражения расходов или использован субсчет 76.01.1 вместо 76.01.9. Проверьте также, что регламентная операция списания расходов по страхованию включена в список операций закрытия месяца и выполняется без ошибок.

Как ДМС влияет на налог на прибыль в 1С?

Расходы на ДМС признаются в пределах норматива от расходов на оплату труда и только при соблюдении условий (срок договора от года, лицензия страховщика). Программа нормирует такие расходы автоматически, если статья затрат имеет корректный вид. Сверхнормативная часть формирует постоянную разницу и не уменьшает налоговую базу.