Банковская гарантия в 1С 8.3: каким документом оформить

Банковская гарантия в 1С 8.3 не имеет отдельного одноимённого документа, поэтому у бухгалтеров возникает вопрос: чем её отразить. Ответ зависит от того, что именно фиксируется в учёте: получение гарантии для обеспечения заявки или исполнения контракта, комиссия банку за её выдачу или возврат гарантии после исполнения обязательств. Для каждой операции используется свой документ.

В типовой «1С:Бухгалтерии 8.3» сам факт получения гарантии отражается забалансовой записью — через документ «Операция, введённая вручную» по счёту 008 (если гарантию выдали вам) или 009 (если гарантию получили вы как обеспечение обязательств контрагента). Комиссия банку оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Прочее списание» или «Комиссия банка».

Ниже разберём, каким документом оформить каждую ситуацию, какие проводки должны получиться, как проверить результат и каких ошибок стоит избегать.

Какие операции по банковской гарантии отражаются в учёте

Прежде чем выбирать документ, определите, какая хозяйственная операция происходит. Банковская гарантия порождает в учёте три самостоятельных события, и каждое оформляется отдельно:

• получение гарантии — забалансовый учёт её суммы;
• уплата комиссии банку за выдачу гарантии;
• прекращение гарантии — списание с забалансового учёта после исполнения контракта или возврата документа банку.

Дополнительно возможна ситуация, когда банк по гарантии выплатил деньги бенефициару — тогда у принципала возникает задолженность перед банком, и это уже четвёртая операция со своими проводками.

Важно понимать роль вашей организации. Если вы — принципал (гарантию выдали по вашей просьбе для обеспечения ваших обязательств), сумма отражается по дебету забалансового счёта 008 «Обеспечения обязательств и платежей полученные» — здесь имеется в виду обеспечение, полученное вами от банка. Если вы — бенефициар и получили гарантию как обеспечение обязательств контрагента, используется счёт 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные».

Каким документом отразить получение гарантии

Для отражения полученной банковской гарантии в 1С 8.3 используется документ «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции» → «Операции, введённые вручную» → кнопка «Создать» → «Операция»). Отдельного типового документа «Банковская гарантия» в конфигурации нет.

В документе добавьте проводку: дебет счёта 008.01 «Обеспечения обязательств и платежей полученные», в субконто укажите контрагента-бенефициара и договор (или контракт), сумма — размер гарантии. Дату проводки ставьте по дате выдачи гарантии, указанной в самом документе гарантии.

1. 1
   Откройте раздел «Операции» → «Операции, введённые вручную» и создайте документ «Операция».
2. 2
   Добавьте проводку: Дт 008.01, субконто — бенефициар и договор, сумма гарантии.
3. 3
   Проверьте дату: она должна совпадать с датой выдачи гарантии.
4. 4
   Отдельно оформите списание комиссии банку документом «Списание с расчётного счёта».
5. 5
   Проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 008 — сумма гарантии должна отображаться по дебету.

Некоторые организации учитывают гарантию не на счёте 008, а на дополнительно созданном забалансовом счёте, например 009.01 или самостоятельно добавленном субсчёте. Это допустимо, если порядок закреплён в учётной политике. Главное — чтобы забалансовый учёт вёлся аналитично: по каждому бенефициару и контракту отдельно.

Если гарантия получена вашей организацией как обеспечение обязательств контрагента (вы — бенефициар), проводка зеркальная: дебет счёта 009.01 «Обеспечения обязательств и платежей выданные».

Каким документом оформить комиссию банку

Комиссия за выдачу гарантии списывается банком с расчётного счёта, и в 1С 8.3 она оформляется документом «Списание с расчётного счёта» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). Вид операции — «Прочее списание» или «Комиссия банка» в зависимости от релиза конфигурации.

Ключевой вопрос — на какой счёт отнести комиссию. Здесь возможны варианты, и выбор зависит от назначения гарантии:

• гарантия связана с конкретным контрактом, исполняемым длительное время — комиссию целесообразно относить на расходы равномерно в течение срока гарантии, например через счёт 97 «Расходы будущих периодов» с последующим ежемесячным списанием;
• гарантия обеспечивает заявку на участие в закупке или текущую деятельность — комиссия может быть признана прочим расходом единовременно (счёт 91.02);
• гарантия связана с получением займа или кредита — комиссия включается в прочие расходы, связанные с заёмными средствами.

При равномерном списании через счёт 97 в документе «Списание с расчётного счёта» укажите счёт дебета 97.21 и создайте элемент справочника «Расходы будущих периодов» с периодом списания, равным сроку действия гарантии. Ежемесячное списание выполнит регламентная операция «Списание расходов будущих периодов» при закрытии месяца.

Как отразить прекращение гарантии

Когда контракт исполнен и гарантия прекратила действие (или возвращена банку до истечения срока), сумму нужно списать с забалансового учёта. Используется тот же документ — «Операция, введённая вручную», но с обратной проводкой: кредит счёта 008.01 (или 009.01, если вы бенефициар) на сумму прекращённой гарантии.

Дата списания определяется основанием прекращения: это может быть дата окончания срока гарантии, дата подписания бенефициаром отказа от прав по гарантии или дата возврата оригинала гарантии банку. Основание лучше указать в комментарии к операции и приложить скан подтверждающего документа к делу.

Если гарантия прекратилась частично (например, сумма обеспечения уменьшалась поэтапно по условиям контракта), отражайте каждое уменьшение отдельной проводкой на соответствующую дату.

Что делать, если банк выплатил деньги по гарантии

Если бенефициар предъявил требование и банк выплатил сумму по гарантии, у принципала возникает обязательство возместить банку уплаченное (регрессное требование). В учёте это отражается комплексом записей:

• списание гарантии с забалансового учёта — кредит 008.01;
• признание задолженности перед банком — дебет счёта учёта расчётов с бенефициаром (например, 76) и кредит счёта расчётов с банком (например, 76 или 66, в зависимости от условий);
• погашение задолженности перед банком — документ «Списание с расчётного счёта».

Эти операции также оформляются документом «Операция, введённая вручную» и банковскими документами. Конкретная корреспонденция зависит от того, за что бенефициар получил выплату: удержание неустойки, возврат аванса, возмещение убытков — в каждом случае дебетовая часть проводки будет своей.

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная ошибка — путаница между счетами 008 и 009. Запомнить просто: 008 — обеспечения, полученные вашей организацией (вам выдали гарантию или вы получили обеспечение от контрагента), 009 — обеспечения, выданные вами другим лицам. Перед проводкой проверьте, кто в этой сделке принципал, а кто бенефициар.

Ещё одна проблема — отражение гарантии документом «Поступление товаров и услуг» или другими неподходящими документами «для галочки». Такие документы формируют балансовые проводки и движения по регистрам, что искажает учёт. Для забалансовой фиксации подходит только ручная операция.

Как проверить правильность отражения

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 008

Норма

По дебету числятся только действующие гарантии с аналитикой по бенефициарам

Тревожный признак

Суммы по прекращённым гарантиям или отсутствие аналитики по договорам

Карточка счёта 97.21

Норма

Остаток комиссии уменьшается ежемесячно равными долями

Тревожный признак

Остаток «завис» и не списывается при закрытии месяца

Сверка с оригиналами гарантий

Норма

Каждой записи на счёте 008 соответствует действующий документ гарантии

Тревожный признак

Есть записи без документов или документы без записей

Периодически сверяйте данные забалансового учёта с папкой оригиналов гарантий. Это особенно важно перед составлением годовой отчётности: информация о полученных обеспечениях раскрывается в пояснениях к бухгалтерской отчётности, и расхождения между учётом и реальными документами приведут к ошибкам в раскрытии.

Также проверьте, что при закрытии месяца корректно отрабатывает списание расходов будущих периодов, если комиссия учитывалась через счёт 97. В справке-расчёте «Списание расходов будущих периодов» должна быть видна ежемесячная сумма.

Удобно завести в комментарии к ручной операции номер и дату гарантии, срок её действия и бенефициара. Когда гарантий несколько, такой комментарий экономит время при поиске нужной записи и при подготовке пояснений к отчётности.

FAQ

Есть ли в 1С 8.3 специальный документ «Банковская гарантия»?

В типовой «1С:Бухгалтерии 8.3» такого документа нет. Получение и прекращение гарантии отражаются документом «Операция, введённая вручную» по забалансовым счетам 008 или 009, а комиссия — документом «Списание с расчётного счёта».

Какой счёт использовать: 008 или 009?

Счёт 008 применяется, если обеспечение получено вашей организацией: вам выдали гарантию или вы получили гарантию от контрагента как бенефициар. Счёт 009 — если обеспечение выдано вами в пользу третьих лиц. Определите свою роль в сделке (принципал или бенефициар) и закрепите порядок в учётной политике.

Как списывать комиссию за гарантию, если она действует два года?

Целесообразно учесть комиссию на счёте 97 «Расходы будущих периодов» и списывать равномерно в течение срока действия гарантии. Ежемесячное списание выполняется регламентной операцией при закрытии месяца. Порядок должен быть закреплён в учётной политике.

Что делать, если гарантия прекратилась досрочно?

Оформите «Операцию, введённую вручную» с проводкой по кредиту счёта 008 (или 009) на дату прекращения. Основанием может быть отказ бенефициара от прав по гарантии или возврат оригинала банку. Укажите основание в комментарии к операции.

Нужно ли отражать гарантию, полученную от контрагента в обеспечение оплаты?

Да. Если вы бенефициар и получили банковскую гарантию как обеспечение обязательств покупателя, отразите её по дебету счёта 009 документом «Операция, введённая вручную». После исполнения покупателем обязательств сумму спишите.

Как отразить выплату банка бенефициару по гарантии?

Списывается забалансовая запись (кредит 008), признаётся задолженность перед банком по регрессному требованию, а затем оформляется её погашение документом «Списание с расчётного счёта». Дебетовая часть проводки по признанию задолженности зависит от причины выплаты — неустойка, возврат аванса или иное требование.