Авизо в 1С: что это и как работать с документом

Авизо — это документ внутрихозяйственных расчётов, которым одно подразделение организации извещает другое о проведённой хозяйственной операции. В 1С авизо применяется, когда у компании есть обособленные подразделения (филиалы, склады, магазины), выделенные на отдельный баланс, и между ними движутся товары, деньги, основные средства или затраты.

Термин пришёл из банковской практики: авизо (от итальянского avviso — «извещение») исторически означало уведомление банка клиенту о списании или зачислении средств. В учёте смысл сохранился: головное подразделение «извещает» филиал о том, что за него оплачены расходы, отгружен товар или передано имущество, а филиал на основании авизо отражает операцию у себя.

В конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, УПП, ERP, Комплексная автоматизация) авизо оформляется документом «Авизо» с разными видами операций. Без него расчёты между подразделениями пришлось бы вести вручную через счёт 79 «Внутрихозяйственные расчёты», что повышает риск расхождений при сверке и консолидации отчётности.

Что такое авизо и когда оно нужно

Авизо требуется только в одном случае: внутри одного юридического лица есть подразделения, выделенные на отдельный баланс, и между ними происходят хозяйственные операции. Если филиалов нет или они не выделены на отдельный баланс, документ не используется — обычные внутренние перемещения оформляются другими документами.

Типовые ситуации, где без авизо не обойтись:

• Головной офис оплатил поставщику за товар, который получит филиал.
• Филиал перечислил выручку на расчётный счёт головной организации.
• Между подразделениями передаются основные средства, материалы, товары.
• Централизованно начисленные налоги и взносы распределяются по филиалам.
• Головное подразделение списывает на филиал общехозяйственные расходы.

Ключевая особенность авизо — зеркальность. Операция отражается дважды: у отправителя и у получателя, а между ними возникает задолженность на счёте 79. При сверке эти суммы должны сойтись, иначе консолидированная отчётность будет искажена.

Виды авизо в 1С

В типовых конфигурациях документ «Авизо» имеет несколько видов операций. Набор зависит от конфигурации и версии, но базовая логика одинакова: различают авизо по направлению движения ценностей и по характеру операции.

Дебетовое авизо извещает получателя о возникновении у него дебиторской задолженности или поступлении ценностей, кредитовое — о возникновении обязательства или выбытии. На практике в 1С пользователь чаще выбирает не «дебет/кредит», а конкретный вид операции, а программа сама формирует нужные проводки.

Где найти документ и какие настройки проверить

В 1С:Бухгалтерии документ обычно находится в разделе «Операции» → «Авизо» (в некоторых версиях — через «Операции, введённые вручную» либо в разделе «Покупки»/«Продажи» в зависимости от вида). В ERP и УПП авизо входит в блок внутрихозяйственных операций и тесно связано с механизмом обмена данными между базами подразделений.

Прежде чем оформлять авизо, проверьте базовые настройки:

• В справочнике «Подразделения» для обособленных подразделений установлен признак выделения на отдельный баланс.
• Оба подразделения ведут учёт в одной информационной базе или настроен обмен между базами (РИБ, «Синхронизация данных»).
• В плане счетов и учётной политике предусмотрено использование счёта 79 с субконто «Подразделения».
• Пользователю доступны права на создание документов по обоим подразделениям.

Как оформить авизо: пошаговый порядок

Рассмотрим типовой сценарий: головной офис оплатил поставщику за товар, поступающий в филиал. Бухгалтер головного подразделения создаёт авизо, чтобы известить филиал о передаче задолженности перед поставщиком.

1. 1
   Откройте раздел «Операции» → «Авизо» и создайте новый документ.
2. 2
   Выберите вид операции, соответствующий характеру передачи (расчёты, ОС, МПЗ).
3. 3
   Укажите подразделение-отправитель и подразделение-получатель.
4. 4
   Заполните табличную часть: контрагент, договор, сумма, счета учёта.
5. 5
   Проверьте сформированные проводки по кнопке «Дт/Кт» — должен участвовать счёт 79.
6. 6
   Проведите документ и убедитесь, что в базе получателя появилось зеркальное отражение (при работе в одной базе — автоматически, при обмене — после синхронизации).
7. 7
   Выполните сверку внутрихозяйственных расчётов отчётом по счёту 79.

После проведения документ формирует проводки вида: Дт 79 (подразделение-получатель) — Кт 60 (поставщик) у отправителя, а у получателя — зеркальную запись по задолженности перед головным подразделением. Конкретная корреспонденция зависит от вида операции.

Если авизо оформляет передачу основных средств, дополнительно проверьте, что в документе корректно указаны первоначальная стоимость, накопленная амортизация и счета учёта — от этого зависит, правильно ли филиал примет объект к учёту и продолжит начисление амортизации.

Как проверить результат и сверить расчёты

Главный контрольный инструмент — анализ счёта 79 в разрезе подразделений и корреспондирующих подразделений. Сальдо по каждой паре «отправитель — получатель» должно быть зеркальным: дебетовое у одного равно кредитовому у другого.

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 79

Норма

Сальдо по парам подразделений зеркально и сходится между сторонами

Тревожный признак

Сальдо есть у одного подразделения, а встречной записи нет

Проводки документа (Дт/Кт)

Норма

В проводках участвует счёт 79 с заполненными субконто подразделений

Тревожный признак

Проводки идут напрямую между счетами без счёта 79

Отражение у получателя

Норма

После синхронизации документ и проводки видны в учёте получателя

Тревожный признак

У получателя операция отсутствует или задублирована

Консолидированная отчётность

Норма

Внутрихозяйственные обороты взаимно исключаются

Тревожный признак

В сводной отчётности завышены активы или обязательства

Сверку удобно выполнять оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 79 с группировкой по субконто «Подразделения» и «Контрагенты». Расхождения чаще всего возникают из-за документов, введённых задним числом в одной базе и не переданных в другую, либо из-за ручных операций, оформленных в обход авизо.

Типичные ошибки при работе с авизо

Отдельно стоит предостеречь от смешения понятий: авизо применяется только внутри одного юридического лица. Расчёты между организациями группы (холдинга) — это внешние операции со своими договорами, счетами-фактурами и налоговыми последствиями, и оформлять их авизо нельзя.

Перед закрытием месяца полезно завести регламент: сначала сверка счёта 79 по всем парам подразделений, потом формирование отчётности. Расхождение, найденное до закрытия периода, исправляется одним документом, а найденное после — корректировками и объяснениями при аудите.

Альтернативы и границы применения

Маршрут решения

Как выбрать действие

Подразделение не выделено на отдельный балансИспользуйте обычные документы перемещения — авизо не требуется

Передача идёт между филиалами на отдельных балансах в одной базеОформляйте авизо — проводки по счёту 79 сформируются автоматически

Филиалы работают в разных базахСначала настройте синхронизацию или РИБ, затем оформляйте авизо с передачей в базу получателя

Расчёты идут между разными юридическими лицамиОформляйте договор и стандартные документы купли-продажи, авизо не применяется

Нужно просто перераспределить затраты между подразделениямиИспользуйте документ распределения затрат или авизо по прочим операциям — в зависимости от того, выделены ли подразделения на отдельный баланс

В простых случаях, когда филиалов немного и они не выделены на отдельный баланс, компании обходятся документами «Перемещение товаров», «Передача ОС» и ручными операциями. Это допустимо, но при росте числа подразделений ручной учёт внутрихозяйственных расчётов быстро становится источником ошибок — переход на авизо окупается качеством сверки.

Частые вопросы об авизо в 1С

Обязательно ли использовать авизо, если филиалов всего два?

Если филиалы выделены на отдельный баланс — да, иначе внутрихозяйственные расчёты придётся отражать ручными операциями по счёту 79, что труднее контролировать. Если отдельного баланса нет, авизо не нужно вовсе: достаточно стандартных документов перемещения.

Чем авизо отличается от документа «Перемещение товаров»?

«Перемещение товаров» меняет только складской учёт внутри одного баланса и не затрагивает расчёты между подразделениями. Авизо фиксирует именно расчётную сторону операции между подразделениями на отдельных балансах и формирует проводки по счёту 79.

Можно ли оформить авизо между двумя разными организациями группы?

Нет. Авизо предназначено только для операций внутри одного юридического лица. Между разными юрлицами оформляются обычные договоры поставки или оказания услуг со всеми налоговыми последствиями — НДС, счетами-фактурами и признанием выручки.

Почему после проведения авизо у получателя нет проводок?

Если подразделения работают в разных базах, документ попадает к получателю только через синхронизацию или обмен РИБ. Проверьте, что обмен выполнен без ошибок и документ не отклонён на стороне получателя. В одной базе проводки по обоим подразделениям формируются сразу при проведении.

Как исправить ошибочно проведённое авизо?

Если период не закрыт, распроведите и пометьте документ на удаление, затем создайте корректный. Если период закрыт, оформите сторнирующее авизо текущей датой и проведите сверку по счёту 79, чтобы убедиться, что задолженность между подразделениями выровнялась.

Нужен ли счёт-фактура при передаче товаров по авизо?

При передаче товаров между подразделениями одного юридического лица реализации не возникает, поэтому счёт-фактура на отгрузку не оформляется. Однако для целей НДС при передаче товара в обособленное подразделение могут применяться особые правила регистрации — порядок зависит от учётной политики и требований к декларации по НДС по обособленным подразделениям.