Учет и Финансы · 11 мин
Аренда у физического лица: как отразить в 1С
Как отразить аренду у физического лица в 1С: оформление договора, поступление услуг, удержание НДФЛ, уплата в бюджет и отчётность 6-НДФЛ. Пошаговая инструкция.
Аренда помещения, транспорта или оборудования у физического лица — частая ситуация для организаций и ИП. Главная особенность такой сделки: арендатор становится налоговым агентом по НДФЛ, то есть обязан удержать налог из арендной платы и перечислить его в бюджет. В 1С это отражается связкой документов, и ошибка в любом из них приводит к расхождениям в учёте и отчётности.
Порядок отражения зависит от конфигурации (1С:Бухгалтерия 8, ЗУП, Управление нашей фирмой) и от объекта аренды. Дальше разобран типовой сценарий для 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0, а также нюансы для аренды транспорта и работы в УНФ.
Проверка статуса арендодателя и подготовка договора
Прежде чем заводить документы, убедитесь, что арендодатель действительно физическое лицо, а не ИП и не самозанятый. От статуса зависит вся схема учёта: с ИП и самозанятого НДФЛ не удерживается, а с обычного физлица — удерживается обязательно. Проверить статус ИП можно по ИНН на сайте ФНС, а самозанятый обязан выдать чек из приложения «Мой налог».
Договор аренды должен содержать сумму арендной платы, порядок расчётов, реквизиты сторон и описание объекта. Желательно прямо указать, что арендатор удерживает НДФЛ как налоговый агент, — это снимает споры о том, почему арендодатель получает на счёт меньше, чем указано в договоре.
Если арендодатель — самозанятый, попросите справку о постановке на учёт в качестве плательщика НПД и сохраняйте все чеки. В этом случае учёт упрощается: вы платите полную сумму, налоговым агентом не становитесь.
Как выбрать схему учёта
Заведение контрагента-физлица и договора в 1С
В справочнике «Контрагенты» создайте новый элемент и в поле вида контрагента выберите «Физическое лицо». Заполните ФИО, ИНН (если есть), адрес и паспортные данные — они понадобятся для отчётности 6-НДФЛ и справок о доходах. Если физлицо уже есть в базе как сотрудник (например, арендует организации свой автомобиль), контрагент всё равно создаётся отдельно, потому что расчёты по аренде идут через счета расчётов с контрагентами, а не через 70 счёт.
Далее в карточке контрагента создайте договор с видом «С покупателем/арендодателем» — в разных версиях конфигурации он может называться «С поставщиком» или «Прочее». Для аренды подходит вид договора «С поставщиком», поскольку физлицо оказывает вам услугу. Укажите номер и дату договора — они попадут в печатные формы и регистры.
Проверьте, что у контрагента корректно заполнен ИНН: без него программа не сформирует корректные данные для 6-НДФЛ, а при выгрузке отчёта появятся ошибки контроля. Если ИНН у физлица отсутствует, оставьте поле пустым, но обязательно заполните ФИО и дату рождения в карточке физического лица.
Отражение арендной платы документом поступления
Арендная плата отражается документом «Поступление (акты, накладные)» из раздела «Покупки». Вид операции — «Услуги (акты)». В табличной части укажите номенклатуру типа «Услуга», например «Аренда офиса по договору №…», сумму и счёт затрат: 26, 44, 25 или 20 — в зависимости от того, для чего используется арендуемый объект.
Типовые проводки при начислении аренды: Дт 26 (44, 20) — Кт 76.05 или 60.01 на сумму аренды без НДФЛ. Важно: расход в бухгалтерском и налоговом учёте признаётся на полную сумму аренды, включая НДФЛ, потому что налог удерживается из дохода физлица, а не добавляется сверху. Счёт расчётов зависит от настроек — чаще используют 76.05 «Расчёты с прочими поставщиками и подрядчиками», чтобы не смешивать аренду с обычными закупками.
Если в вашей версии 1С есть операция «Аренда» в документе поступления, используйте её — программа корректно разнесёт суммы по счетам и предложит счёт расчётов. После проведения откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт») и сверьте проводки с ожидаемыми.
- 1Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», заполните ИНН и паспортные данные
- 2Заведите договор с видом «С поставщиком», укажите номер и дату
- 3Оформите «Поступление (акты, накладные)» → «Услуги (акты)» на сумму аренды
- 4Начислите НДФЛ операцией вручную: Дт 76.05 — Кт 68.01
- 5Выплатите арендную плату за минусом НДФЛ документом «Списание с расчётного счёта»
- 6Перечислите НДФЛ в бюджет не позднее следующего рабочего дня после выплаты
- 7Проверьте включение дохода в 6-НДФЛ за соответствующий квартал
Начисление и удержание НДФЛ
Налоговая база — вся сумма арендной платы. Ставка НДФЛ для резидентов — 13%, при превышении годового порога дохода применяется повышенная ставка. Налог удерживается при фактической выплате денег арендодателю, а перечисляется в бюджет не позднее рабочего дня, следующего за днём выплаты.
В 1С:Бухгалтерии без подсистемы зарплаты НДФЛ начисляют документом «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции»). Проводка: Дт 76.05 — Кт 68.01 на сумму удержанного налога. Дата операции — дата выплаты дохода физлицу, именно эта дата определяет период удержания налога для 6-НДФЛ.
Если физлицо является сотрудником организации и ведётся учёт в 1С:ЗУП, доход от аренды регистрируют документом «Операция учёта НДФЛ» или через разовые начисления с кодом дохода 1400 («Доход от сдачи в аренду имущества»). Тогда налог автоматически попадёт в регистры и отчётность.
Выплата арендной платы и перечисление налога
Выплату оформляют документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику» или «Прочие расчёты с контрагентами» — в зависимости от выбранного счёта расчётов. Сумма платежа = арендная плата минус удержанный НДФЛ. Проводка: Дт 76.05 — Кт 51.
Перечисление НДФЛ оформляется отдельным «Списанием с расчётного счёта» с видом операции «Уплата налога», налог — НДФЛ налогового агента. Проводка: Дт 68.01 — Кт 51. Налог перечисляется на единый налоговый счёт в составе ЕНП, поэтому важно, чтобы уведомление по НДФЛ было сформировано корректно и в срок.
Если арендная плата выплачивается наличными из кассы, используйте «Расходный кассовый ордер» с соответствующим видом операции. Логика удержания НДФЛ не меняется: в кассу на выплату идёт сумма за минусом налога.
Особые сценарии: транспорт, сотрудник, аванс
Аренда автомобиля у сотрудника
Если организация арендует автомобиль у своего работника, расчёты всё равно идут через контрагента-физлицо, а не через зарплату. НДФЛ удерживается так же, код дохода 1400. Договор аренды без экипажа взносами не облагается. Дополнительно оформите путевые листы или иное подтверждение использования автомобиля в деятельности организации — без этого расходы по аренде могут снять при проверке.
Авансовые платежи по аренде
Аванс физлицу — тоже выплата дохода, поэтому НДФЛ удерживается и с аванса. В документе списания с расчётного счёта укажите зачёт аванса, а при поступлении акта задолженность закроется автоматически. Следите, чтобы НДФЛ с аванса был перечислен в срок — по авансам налоговые агенты ошибаются чаще всего.
Аренда в 1С:УНФ
В «Управлении нашей фирмой» аренда физлица отражается документом «Приходная накладная» с операцией «Поступление от поставщика» либо «Расходы» в разделе денежных средств. НДФЛ начисляется через зарплатную подсистему, если физлицо оформлено как сотрудник или подрядчик, либо ручной операцией. Логика удержания и сроков идентична бухгалтерской конфигурации.
Проверка результата и отчётность
После отражения всех документов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 76.05 (или 60.01) в разрезе контрагента: задолженность перед арендодателем должна закрываться выплатами, а по счёту 68.01 — видеть начисление и уплату НДФЛ. Расхождение дебетового оборота по 76 счёту с суммой актов и выплат указывает на пропущенный документ.
Доход физлица и удержанный налог попадают в раздел 2 расчёта 6-НДФЛ за квартал выплаты, а по итогам года — в справку о доходах физического лица (приложение к годовому 6-НДФЛ). Проверьте, что дата получения дохода совпадает с датой выплаты, а дата удержания — с фактическим удержанием налога.
Как проверить результат
Сальдо нулевое после акта и оплаты, обороты совпадают с договором
Висит задолженность при полной оплате — не зачтён аванс или лишний документ
Начисление НДФЛ закрыто уплатой в том же или следующем периоде
Кредитовое сальдо копится — налог начислен, но не перечислен
Доход и налог отражены в квартале выплаты, даты корректны
Доход попал не в тот период или отсутствует — ошибка в дате операции
Сумма физлицу = аренда минус НДФЛ
Выплачена полная сумма — НДФЛ не удержан
Удобно завести в номенклатуре отдельную услугу «Аренда у физических лиц» с заранее настроенным счётом затрат и счётом расчётов 76.05. Тогда при каждом поступлении проводки подставятся автоматически, а риск ошибиться в счетах сведётся к минимуму.
Что важно запомнить
Аренда у физлица отражается поступлением услуг с расчётами через контрагента, НДФЛ удерживается при каждой выплате и перечисляется не позднее следующего рабочего дня. Проверьте статус арендодателя (физлицо, ИП, самозанятый) до оформления документов — от этого зависит вся схема учёта.
Частые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ, если физлицо само обещает заплатить налог?
Да, обязательно. Организация-арендатор является налоговым агентом и не вправе перекладывать уплату НДФЛ на физлицо, даже если такое условие прописано в договоре. Условие договора об освобождении арендатора от удержания налога ничтожно.
Арендодатель — самозанятый. Что изменится в учёте?
НДФЛ не удерживается, взносов нет, налог самозанятый платит сам. Ваши действия: получить чек из «Мой налог» на каждую выплату, отразить поступление услуги и оплату полной суммы. Доход в 6-НДФЛ не включается.
Какой код дохода указывать для арендной платы?
Для дохода от сдачи имущества в аренду применяется код 1400. Он используется при регистрации дохода в регистрах НДФЛ и в справке о доходах физического лица по итогам года.
Облагается ли аренда у физлица НДС?
Нет. Физические лица (не ИП) не являются плательщиками НДС, поэтому арендная плата НДС не облагается и счёт-фактура не выставляется. В документе поступления ставка НДС указывается «Без НДС».
Что делать, если НДФЛ с выплаты удержать забыли?
Если до конца года есть следующие выплаты этому физлицу — удержите налог из них. Если выплат больше не будет, сообщите о невозможности удержать налог в ИФНС через 6-НДФЛ (признак в справке о доходах), тогда налог заплатит само физлицо по уведомлению. Пени за несвоевременное перечисление при этом всё равно возможны.
Можно ли выплачивать аренду наличными?
Да, расчёты наличными с физлицами не ограничены лимитом в 100 000 рублей — он действует только между организациями и ИП. Выплата оформляется расходным кассовым ордером, НДФЛ удерживается в том же порядке, что и при безналичной выплате.