Учет и Финансы · 9 мин
Акт сверки в 1С: как составить документ пошагово
Пошаговая инструкция по созданию акта сверки взаиморасчетов в 1С:Бухгалтерии 8.3: где найти документ, как заполнить, проверить расхождения и вывести на печать.
Акт сверки взаиморасчетов — документ, в котором зафиксировано состояние расчетов с контрагентом на определенную дату: отгрузки, оплаты, возвраты и итоговое сальдо. В 1С:Бухгалтерии 8.3 он формируется автоматически на основе проведенных документов, поэтому основная работа бухгалтера — правильно задать параметры и проверить результат перед отправкой контрагенту.
Типовой документ называется «Акт сверки взаиморасчетов» и доступен в разделах «Покупки» или «Продажи». Он не создает проводок и не влияет на учет — это чисто информационный документ, поэтому ошибка в нем не испортит базу, но может привести к спору с контрагентом или искажению картины задолженности при инвентаризации расчетов.
Ниже — полный порядок работы: от подготовки данных до печати и разбора расхождений. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3, но логика аналогична в «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации», где документ называется «Сверка взаиморасчетов».
Что проверить в базе перед формированием акта
Качество акта сверки полностью зависит от состояния учета. Если в базе есть непроведенные документы, дубли контрагентов или незакрытые периоды, акт сформируется формально, но цифры в нем будут недостоверными. Поэтому перед созданием документа выполните три проверки.
Во-первых, убедитесь, что все первичные документы за период сверки проведены: реализации, поступления, оплаты, корректировки. Непроведенные документы в акт не попадут, и сальдо окажется неверным. Во-вторых, проверьте, нет ли у контрагента дублей в справочнике — расчеты могут быть разбросаны по двум карточкам, и акт покажет только часть картины. В-третьих, уточните, по какому договору велись расчеты: если сверка нужна в целом по контрагенту, договор в акте можно не указывать.
Как проверить готовность базы
Все реализации и оплаты проведены, журнал без пометок непроведенных
Есть документы без проведения — они не попадут в акт
Одна карточка, все документы привязаны к ней
Несколько дублей — расчеты раздроблены
Анализ субконто по контрагенту формируется без ошибок
Отчет показывает неожиданные суммы — сначала разберитесь с учетом
Где находится документ и как его создать
В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Продажи» (или «Покупки» — для сверки с поставщиком) и выберите пункт «Акты сверки взаиморасчетов». Откроется журнал, где видны все ранее созданные акты. Нажмите кнопку «Создать».
В шапке нового документа заполните обязательные поля: организацию (если в базе их несколько), контрагента и период сверки — даты начала и окончания. Поле «Договор» оставьте пустым, если нужна сверка по всем договорам, либо выберите конкретный договор для раздельной сверки. Также проверьте валюту: по умолчанию подставляется валюта регламентированного учета.
- 1Откройте «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчетов» → «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента и период сверки
- 3При необходимости выберите конкретный договор или оставьте поле пустым
- 4Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учета»
- 5Проверьте табличную часть и итоговое сальдо
- 6Заполните поля представителей и подпишите документ
- 7Проведите документ и выведите печатную форму
Заполнение табличной части и проверка сальдо
После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» и выберите «По данным бухгалтерского учета». Программа соберет все проведенные документы расчетов с контрагентом за указанный период: поступления товаров, реализации, платежные поручения, корректировки долга. Каждая строка попадет в колонку «По данным организации».
Колонка «По данным контрагента» заполняется вручную — туда вносятся цифры из акта, полученного от второй стороны, либо при встречной сверке. Если вы формируете исходящий акт для отправки контрагенту, эту колонку обычно оставляют пустой или дублируют свои данные.
Ключевой контрольный момент — итоговое сальдо на конец периода. Сравните его с отчетом «Анализ субконто» (или оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60, 62, 76) по этому контрагенту за тот же период. Цифры должны совпасть до копейки. Если не совпали — ищите документ, который не попал в акт: чаще всего это ручная операция или документ с другим договором.
Как разобраться с расхождениями
Расхождение между вашими данными и данными контрагента — нормальная рабочая ситуация. Типичные причины: документ отгрузки проведен у вас в одном месяце, а у покупателя — в другом; оплата отправлена, но еще не пришла; у контрагента не отражен возврат или корректировка.
Порядок разбора простой: сначала сопоставьте документы построчно по номерам и датам, найдите строки, которые есть только у одной стороны. Затем проверьте «пограничные» документы на стыке периодов — разница в дате проведения самая частая причина. Если расхождение внутри базы (акта и отчетов 1С), ищите ручные операции по счетам расчетов и документы с неверно указанным договором.
Печать и отправка контрагенту
Для вывода на печать нажмите кнопку «Печать» в документе и выберите форму «Акт сверки взаиморасчетов». Перед печатью заполните поля с представителями организации и контрагента — они выводятся в подписной части. Если печатная форма требует реквизитов сторон, проверьте, что в карточках организации и контрагента заполнены наименования, ИНН и адреса.
Готовый акт можно сохранить в PDF через стандартную команду печати «Сохранить» и отправить контрагенту по электронной почте. Если с контрагентом настроен электронный документооборот, акт можно отправить прямо из 1С через сервис ЭДО — в этом случае подтверждение второй стороны также фиксируется в программе.
Особенности в других конфигурациях 1С
В «1С:Управление торговлей 11» и «Комплексной автоматизации 2» документ называется «Сверка взаиморасчетов» и находится в разделе «Казначейство» (или «Продажи» → «Документы»). Отличие в логике: там сверка строится по данным оперативного учета расчетов с клиентами, а не по бухгалтерским счетам, и поддерживает сценарий совместной сверки с внесением данных контрагента и автоматическим выявлением расхождений.
В «1С:ЗУП» акт сверки с контрагентами не формируется — там сверяются расчеты с сотрудниками и фондами другими отчетами. Если ваша организация ведет учет в связке «УТ + Бухгалтерия», формируйте акт в той программе, где отражаются расчеты, иначе получите неполные данные.
Где формировать акт сверки
Подходит для сверки по данным бухучета; акт строится по счетам 60, 62, 76; нет режима совместной сверки
Подходит для сверки с клиентами по оперативным расчетам; есть внесение данных контрагента и автоматический разбор расхождений
Оправдана только при разовой сверке без доступа к базе; высокий риск арифметических ошибок и потери истории
Частые вопросы по акту сверки в 1С
Почему в акт сверки не попал документ реализации?
Чаще всего документ не проведен или его дата выходит за пределы периода сверки. Также проверьте, что в шапке акта не указан конкретный договор, отличный от договора в реализации. Реже причина — документ оформлен на другую карточку контрагента (дубль).
Можно ли сформировать акт сверки за несколько лет?
Технически да — укажите нужный период в шапке. Но практичнее сверяться поквартально или за год: в длинном акте сложнее искать расхождения, а контрагенту труднее его проверить и подписать.
Влияет ли акт сверки на бухгалтерский учет?
Нет. Акт сверки в 1С не формирует проводок и не меняет сальдо. Это информационный документ для фиксации состояния расчетов. Исправления в учете делаются отдельными документами — корректировками долга или исправлением первичных документов.
Что делать, если сальдо в акте не совпадает с оборотно-сальдовой ведомостью?
Проверьте ручные операции по счетам расчетов — они могут не подхватываться типовым заполнением. Также сравните отборы: в ОСВ могут быть свернуты данные по нескольким договорам, а в акте выбран один. Перезаполните акт после устранения причины.
Обязательно ли подписывать акт сверки?
Законодательно акт сверки не относится к обязательным первичным документам, но подписанный обеими сторонами акт имеет доказательную силу при взыскании задолженности и может прервать срок исковой давности. Поэтому практика — подписывать акт у обеих сторон.
Как сверить расчеты, если у контрагента несколько договоров?
Сформируйте акт без указания договора — в табличную часть попадут все расчеты по контрагенту. Если нужна детализация, создайте отдельные акты по каждому договору: так проще локализовать расхождение.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С создается за пару минут: «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчетов» → заполнить шапку → «Заполнить по данным учета». Главное — перед формированием проверить проведенность документов и отсутствие дублей контрагента, а после — сверить итоговое сальдо с анализом субконто. Документ не влияет на учет, поэтому его можно смело пересоздавать до получения корректных цифр.