Как в 1С 8 сделать аванс: инструкция для бухгалтера

Аванс в 1С 8 отражается через стандартные документы движения денежных средств: «Списание с расчетного счета» — при оплате поставщику и «Поступление на расчетный счет» — при получении предоплаты от покупателя. Программа автоматически формирует проводки по счетам 60.02 и 62.02, если в документе правильно выбран вид операции и договор. Главная задача бухгалтера — корректно указать реквизиты и затем выполнить зачёт аванса при поступлении товара или реализации.

Порядок действий зависит от того, с какой стороны вы находитесь: платите аванс поставщику или получаете предоплату от клиента. В обоих случаях важна связка «договор — документ оплаты — документ поставки/реализации». Если связь нарушена, аванс «зависает» на счете, НДС считается неверно, а акты сверки с контрагентами не сходятся.

Материал ориентирован на конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3.0 — наиболее распространённую среду для таких операций. В «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» логика похожа, но документы называются иначе.

Что нужно подготовить перед оформлением аванса

Прежде чем вносить платёж, проверьте настройки, от которых зависит корректность учёта. Во-первых, у контрагента должен быть создан договор с правильным видом: «С поставщиком» — для исходящих авансов, «С покупателем» — для входящих. Если вид договора указан неверно, программа не предложит нужный счёт расчётов.

Во-вторых, убедитесь, что в учётной политике и настройках плана счетов используются счета авансов 60.02 и 62.02, а для НДС — 76.АВ и 76.ВА. В типовой конфигурации они настроены по умолчанию, но при переносе данных из других программ или самописных доработках субсчета могут отсутствовать.

В-третьих, проверьте роль пользователя. Для работы с банковскими документами нужны права на раздел «Банк и касса». Если документы загружаются из клиент-банка, убедитесь, что настроен обмен и выписки попадают в базу без ручного дублирования.

Как оформить аванс поставщику

Откройте раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки» и создайте документ «Списание с расчетного счета». В поле «Вид операции» выберите «Оплата поставщику». Укажите получателя, договор, сумму и ставку НДС из платёжного поручения. Счёт расчётов программа подставит автоматически: 60.01 для расчётов и 60.02 для авансов.

Ключевой момент — поле «Погашение задолженности». Если выбрать «Автоматически», программа сама решит, идёт сумма в аванс или в оплату долга, ориентируясь на остаток по договору. Если нужно гарантированно провести платёж как аванс, выберите режим, при котором сумма относится на 60.02, либо убедитесь, что по договору нет непогашенной задолженности — тогда вся сумма станет авансом.

После проведения документ сформирует проводку Дт 60.02 Кт 51. Проверить результат можно через кнопку «Дт/Кт» в форме документа или через отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» по счету 60.

1. 1
   Банк и касса → Банковские выписки → создать «Списание с расчетного счета»
2. 2
   Вид операции — «Оплата поставщику», заполнить контрагента и договор
3. 3
   Указать сумму и ставку НДС, проверить счёт аванса 60.02
4. 4
   Провести документ и открыть проводки через «Дт/Кт»
5. 5
   Сверить остаток по 60.02 с платёжным поручением

Как оформить аванс, полученный от покупателя

Входящая предоплата отражается документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Оплата от покупателя». Заполните плательщика, договор, сумму и ставку НДС. При проведении формируется проводка Дт 51 Кт 62.02.

Если выписки загружаются из клиент-банка автоматически, программа часто создаёт документ сама, но вид операции и договор может определить неверно — особенно если у контрагента несколько договоров. Всегда открывайте загруженный документ и проверяйте заполнение перед проведением.

С полученного аванса у продавца на общей системе налогообложения возникает обязанность начислить НДС и выставить авансовый счёт-фактуру. В 1С это делается документом «Счет-фактура выданный» с видом «На аванс», который создаётся на основании поступления оплаты или формируется пакетно через обработку «Регистрация счетов-фактур на аванс» в разделе «Банк и касса» или «Продажи».

Зачёт аванса при поступлении и реализации

Когда товар или услуга фактически получены, создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» по тому же договору. В табличной части или в поле расчётов программа автоматически определит непогашенный аванс и зачтёт его: проводка Дт 60.01 Кт 60.02. Если зачёт не произошёл, откройте документ и проверьте совпадение договора, организации и валюты.

Аналогично работает сторона продажи: при проведении «Реализации (акты, накладные, УПД)» по договору с авансом программа делает проводку Дт 62.02 Кт 62.01. Одновременно восстанавливается НДС с аванса — начисленный ранее налог принимается к вычету через документ «Формирование записей книги покупок» в рамках регламентных операций по НДС за квартал.

Частичный зачёт тоже поддерживается: если реализация меньше аванса, остаток остаётся на 62.02 до следующей отгрузки. Следите, чтобы в документе реализации в поле «Зачёт аванса» стоял режим «Автоматически» либо сумма зачёта была указана вручную корректно.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 60.02 (62.02) после зачёта

Норма

Сумма аванса уменьшилась на величину поставки/реализации

Тревожный признак

Аванс висит полностью — договор в документах не совпадает

Проводки документа поступления

Норма

Есть запись Дт 60.01 Кт 60.02

Тревожный признак

Записи нет — зачёт не выполнен, проверьте настройки расчётов

Книга покупок/продаж по НДС с авансов

Норма

Авансовый НДС начислен и восстановлен в нужном квартале

Тревожный признак

Суммы отсутствуют — не созданы счета-фактуры на аванс

НДС с авансов: что важно не пропустить

НДС с авансов — самая частая причина ошибок. С полученных авансов продавец начисляет налог по расчётной ставке (например, 20/120) и выставляет авансовый счёт-фактуру в течение пяти календарных дней. В 1С регистрация выполняется обработкой «Регистрация счетов-фактур на аванс»: укажите период, программа найдёт все непогашенные авансы и сформирует документы.

Покупатель, перечисливший аванс, вправе принять НДС к вычету при наличии авансового счёта-фактуры от поставщика и договора с условием о предоплате. Это право, а не обязанность — решение закрепляется в учётной политике. В 1С вычет оформляется через «Формирование записей книги покупок» с отметкой о вычете НДС с авансов выданных.

Если организация применяет УСН или освобождена от НДС, авансовые счета-фактуры не нужны. Проверьте настройки учётной политики: при включённой упрощённой системе обработка регистрации авансовых счетов-фактур не предложит документы к формированию.

Аванс наличными и через подотчётное лицо

Аванс поставщику можно выдать и через кассу — документом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Оплата поставщику». Проводка будет Дт 60.02 Кт 50. Логика зачёта полностью аналогична безналичному варианту.

Если сотрудник оплачивает поставщику из подотчётных средств, цепочка двухступенчатая: сначала «Выдача денежных документов» или РКО на подотчётное лицо (Дт 71), затем в «Авансовом отчёте» на закладке «Оплата» указывается поставщик и договор — формируется проводка Дт 60.02 Кт 71. Дальше аванс зачитывается стандартно при поступлении.

Получение аванса наличными от покупателя оформляется «Приходным кассовым ордером» с видом «Оплата от покупателя» (Дт 50 Кт 62.02). При применении онлайн-кассы не забудьте про чек с признаком способа расчёта «предоплата» — это требование кассовой дисциплины, а не самой 1С.

Частые вопросы

Почему аванс не зачитывается в документе поступления?

Чаще всего не совпадают ключевые аналитики: договор, организация или валюта расчётов. Откройте оба документа и сравните договоры посимвольно — иногда контрагенту создан дубль договора с похожим названием. Также проверьте, что в документе поступления счёт расчётов указан 60.01, а не изменён вручную.

Как посмотреть все незачтённые авансы по контрагенту?

Используйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» по счетам 60.02 и 62.02 с группировкой по контрагентам и договорам, либо отчёт «Анализ расчётов с контрагентами». Для сверки с партнёром удобен «Акт сверки расчётов» из карточки договора.

Можно ли оформить аванс без договора?

Технически программа может потребовать договор как обязательную аналитику — без него документ не проведётся в стандартных настройках. Даже при разовой сделке создайте договор с корректным видом: это обеспечит правильный зачёт аванса и учёт НДС.

Нужно ли выставлять счёт на аванс в 1С?

Документ «Счёт на оплату» носит информационный характер и на бухгалтерские проводки не влияет. Его создают, чтобы выставить покупателю счёт на предоплату, а затем удобно контролировать оплату по статусам. Бухгалтерский аванс возникает только из документа фактического движения денег.

Как исправить ошибочно проведённый аванс?

Если период открыт, распроведите документ, исправьте реквизиты и проведите заново — регламентные операции по НДС затем нужно перепровести за квартал. Если период закрыт отчётностью, делайте корректировку текущей датой через «Операцию, введённую вручную» или сторнирующий документ, предварительно создав копию базы.

Чем аванс отличается от предоплаты в 1С?

В программе эти понятия не различаются технически: и аванс, и частичная предоплата учитываются на счетах 60.02 и 62.02 одинаково. Разница существует в гражданско-правовом смысле и для кассовых чеков (признак способа расчёта), но проводки и зачёт идентичны.