Учет и Финансы · 10 мин
Акт о приемке выполненных работ в 1С: как оформить пошагово
Как оформить акт о приемке выполненных работ в 1С:Бухгалтерии: создание документа, проводки, печать формы КС-2, исправление ошибок и проверка результата.
Акт о приемке выполненных работ — документ, которым подтверждается факт оказания услуг или выполнения работ между заказчиком и исполнителем. В 1С:Бухгалтерии для этого есть несколько документов: «Реализация (акты, накладные, УПД)» у исполнителя и «Поступление (акты, накладные, УПД)» у заказчика. Выбор зависит от того, на чьей стороне ведется учет.
Ошибки в этом документе напрямую влияют на выручку, НДС и дебиторскую задолженность, поэтому важно понимать не только последовательность кнопок, но и то, какие проводки формируются и как проверить результат. Ниже разобран полный цикл: от подготовки базы до печати и сверки с контрагентом.
Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8 ред. 3.0. В других конфигурациях (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) логика похожа, но названия разделов и документов могут отличаться.
Подготовка: что проверить перед созданием акта
До ввода документа убедитесь, что в базе корректно заполнены справочники. Контрагент должен быть заведен с актуальными реквизитами: ИНН, КПП, адрес — они попадут в печатную форму акта. Если с контрагентом заключен договор, создайте его в карточке контрагента с правильным видом («С покупателем» или «С поставщиком»).
Номенклатура работ или услуг должна иметь тип «Услуга». Если случайно выбран тип «Товар», документ потребует указать склад и сформирует складские проводки, что исказит учет. Также проверьте счета учета в номенклатуре: для реализации услуг важны счета доходов и НДС.
Если организация применяет УСН или освобождена от НДС, убедитесь, что в учетной политике выбран правильный режим — от него зависит, появится ли в акте колонка НДС и счет-фактура.
Как создать акт реализации работ (сторона исполнителя)
Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». Нажмите «Создать» и выберите вид операции «Услуги (акт)». Если работы выполнялись в рамках строительного подряда и нужна форма КС-2, сценарий описан в отдельном разделе ниже.
Заполните шапку документа: номер и дату (по умолчанию подставляются автоматически), контрагента и договор. В табличной части добавьте строки с номенклатурой услуг, количеством, ценой и ставкой НДС. Сумма и НДС рассчитаются автоматически.
Проверьте счета учета по ссылке «Счета учета» или в колонках табличной части: счет доходов (обычно 90.01), счет НДС (90.03), счет расчетов с покупателем (62.01). Если работы выполнялись поэтапно с авансом, убедитесь, что аванс зачитывается корректно — для этого договор должен быть один и тот же в авансе и в акте.
Нажмите «Провести». После этого документ сформирует проводки: Дт 62.01 — Кт 90.01 на сумму реализации и Дт 90.03 — Кт 68.02 на НДС (при общей системе налогообложения).
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» → «Создать» → «Услуги (акт)»
- 2Укажите контрагента, договор и дату акта
- 3Добавьте услуги в табличную часть, проверьте цены и ставку НДС
- 4Проверьте счета учета и зачет аванса
- 5Нажмите «Провести» и проверьте проводки через «Дт/Кт»
- 6Распечатайте акт кнопкой «Печать» → «Акт об оказании услуг»
Как отразить акт поступления работ (сторона заказчика)
Заказчик оформляет документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» в разделе «Покупки». Вид операции — «Услуги (акт)». Заполнение аналогично: контрагент-исполнитель, договор «С поставщиком», табличная часть с услугами.
Ключевой момент для заказчика — счет затрат. В табличной части укажите счет, на который относятся работы: 20, 25, 26, 44 — в зависимости от назначения. От этого зависит себестоимость и управленческая отчетность. Также укажите подразделение и статью затрат.
Если от поставщика получен счет-фактура, зарегистрируйте его по ссылке внизу документа или отдельным документом «Счет-фактура полученный». Без него НДС не попадет в книгу покупок, и вычет будет потерян для текущего периода.
Печать акта и формы КС-2
Стандартная печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в документе. Для услуг доступны «Акт об оказании услуг», «Акт о приемке выполненных работ» и УПД. Если нужна форма по КС-2 (типовая межотраслевая форма для строительных работ), она доступна при соответствующем виде операции или подключается как внешняя печатная форма.
Для строительного подряда формы КС-2 и КС-3 в типовой 1С:Бухгалтерии формируются через документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» с последующим выбором печатной формы КС-2, если она добавлена в дополнительные печатные формы. В отраслевых решениях (например, конфигурациях для строительства) КС-2 и КС-3 встроены штатно.
Перед печатью проверьте, что в карточке организации заполнены подписанты: руководитель и главный бухгалтер подставляются в форму автоматически из раздела «Главное» → «Реквизиты организации» → «Подписи».
Какую форму использовать
Подходит для большинства услуг и работ в свободной форме; формируется штатно без доработок
Нужен, когда акт совмещается со счетом-фактурой в одном документе; удобен для ЭДО
Обязательна по требованию заказчика в строительстве; в типовой Бухгалтерии может потребовать внешней печатной формы
Проводки и проверка результата
После проведения откройте «Дт/Кт» в документе и сверьте проводки с ожидаемыми. У исполнителя: Дт 62.01 — Кт 90.01 (выручка), Дт 90.03 — Кт 68.02 (НДС). У заказчика: Дт счета затрат — Кт 60.01 и Дт 19.04 — Кт 60.01 (входной НДС).
Дополнительно проверьте взаиморасчеты отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 62 или 60 по конкретному контрагенту. После акта без оплаты должно образоваться сальдо в дебете 62 (долг покупателя) или в кредите 60 (долг перед поставщиком).
Если НДС должен попасть в книгу продаж или покупок, сформируйте соответствующую книгу за период и убедитесь, что документ там отражен. Отсутствие записи обычно означает незарегистрированный счет-фактуру или неверную дату.
Как проверить результат
Выручка на 90.01, НДС на 68.02, расчеты на 62/60
Проводок нет, или суммы ушли на складские счета 41
Сальдо соответствует сумме неоплаченного акта
Двойное сальдо или отсутствие задолженности
Акт и счет-фактура присутствуют в книге
Документа нет — проверьте счет-фактуру и дату
Реквизиты обеих сторон и подписанты заполнены
Пустые поля подписантов или устаревшие реквизиты
Исправление и отмена акта
Если акт проведен, но нужно изменить сумму или дату, откройте документ, скорректируйте данные и перепроведите. Если период закрыт (установлена дата запрета редактирования), потребуются права администратора или изменение даты запрета в разделе «Администрирование».
Когда контрагент не подписал акт и работы сторнируются, используйте документ «Корректировка реализации» или «Корректировка поступления» с видом «Исправление» или «Корректировка по согласованию сторон». Это правильнее, чем ручное удаление документа: корректировка формирует сторнирующие проводки и корректно отражается в книге продаж или покупок.
Удалять или помечать на удаление проведенный акт прошлого периода небезопасно: это изменит регистры НДС, декларации и может потребовать уточненных деклараций. Сначала оцените налоговые последствия.
Типичные ошибки при оформлении акта
Чаще всего проблемы возникают из-за неверного типа номенклатуры: услуга заведена как товар, и программа требует склад. Вторая частая ошибка — разные договоры в авансе и акте, из-за чего аванс не зачитывается и в учете висит и дебиторка, и кредиторка по одному контрагенту.
Третья группа ошибок — НДС: незарегистрированный счет-фактура у заказчика, неверная ставка у исполнителя, акт и счет-фактура в разных периодах. Все это выявляется сверкой книги покупок/продаж с проводками по 68.02.
FAQ: частые вопросы об актах в 1С
Можно ли создать акт на основании счета на оплату?
Да. Откройте счет покупателю и нажмите «Создать на основании» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». Табличная часть, контрагент и договор подставятся автоматически, останется проверить дату и провести документ. Это снижает риск расхождений между счетом и актом.
Как оформить акт, если работы выполнялись поэтапно?
Каждый этап оформляется отдельным актом на свою сумму в рамках одного договора. Аванс зачитывается пропорционально или полностью в зависимости от суммы акта и настроек зачета авансов в документе. Главное — чтобы все акты и оплаты были привязаны к одному договору.
Почему в печатной форме акта нет подписей руководителя?
Подписанты подставляются из ответственных лиц организации. Откройте карточку организации, перейдите к подписям (ответственным лицам) и проверьте, что на дату документа назначены руководитель и главный бухгалтер. После заполнения переформируйте печатную форму.
Чем акт отличается от УПД в 1С?
УПД объединяет акт и счет-фактуру в одном документе со статусом «1». В 1С при выборе печатной формы УПД счет-фактура формируется в составе того же документа. Это удобно для электронного документооборота, но требует, чтобы контрагент принимал УПД.
Как исправить акт, если контрагент уже подписал оригинал?
Если подписанный оригинал расходится с учетным документом, оформите «Корректировку реализации» (или поступления) с видом «Корректировка по согласованию сторон» и распечатайте корректировочный акт на подпись. Простое редактирование документа в базе создаст расхождение между учетом и бумажным оригиналом.
Работает ли эта инструкция для 1С:Управление торговлей?
Логика та же, но документ называется «Реализация товаров и услуг», а разделы меню отличаются. Проверяйте тип номенклатуры «Услуга», договор и счета учета — принципы зачета авансов и регистрации НДС совпадают с Бухгалтерией.
Что важно запомнить
Акт о приемке выполненных работ оформляется документом «Реализация» у исполнителя и «Поступление» у заказчика с видом операции «Услуги». Перед проведением проверьте тип номенклатуры, договор, счета учета и дату. Исправления делайте через документы корректировки, а результат контролируйте по проводкам, ОСВ и книге продаж или покупок.