Учет и Финансы · 10 мин
Как списать материалы в 1С при упрощенке
Как списать материалы в 1С при упрощенке: документ «Требование-накладная», счета 10 и 20, нюансы УСН «доходы минус расходы», проверка проводок и типичные ошибки.
Списание материалов в 1С при упрощенной системе налогообложения выполняется документом «Требование-накладная» (в производственных конфигурациях) либо через списание товаров со склада, если организация торговая. Ключевой нюанс УСН: в налоговом учете материальные расходы признаются только после оплаты поставщику, поэтому проводки в бухгалтерском учете и данные книги доходов и расходов могут различаться по времени.
Порядок действий зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерия 8» используется раздел «Склад» или «Производство», в «1С:Управление нашей фирмой» — документ «Списание запасов». Логика везде одинаковая: выбираются списываемые позиции, указывается счет затрат и статья расходов, документ проводится, после чего программа формирует проводки Дт 20 (25, 26, 44) Кт 10.
Перед списанием важно убедиться, что материалы реально оприходованы на склад, по ним нет отрицательных остатков, а для объекта УСН «доходы минус расходы» — что задолженность перед поставщиком погашена. Ниже разобраны конкретные шаги, настройки и способы проверки результата.
Каким документом списывать материалы
В «1С:Бухгалтерия 8» основной инструмент — документ «Требование-накладная». Он находится в разделе «Склад → Требования-накладные» либо «Производство → Требования-накладные» в зависимости от настроек меню. Документ предназначен именно для передачи материалов в производство, на общехозяйственные нужды или расходы по обслуживанию.
Альтернативные варианты: документ «Списание товаров» (раздел «Склад») применяют для порчи, недостачи и списания без передачи в затраты — там проводка уходит на счет 94, а не на счета затрат. В «1С:УНФ» аналогичную роль играет документ «Списание запасов» с типом операции «Списание на расходы».
Пошаговое списание через «Требование-накладную»
Откройте раздел «Склад → Требования-накладные» и нажмите «Создать». Заполните шапку: склад, с которого списываются материалы, и организацию. На закладке «Материалы» добавьте позиции через кнопку «Подбор» — так вы увидите остатки и не спишете больше, чем есть на складе.
На закладке «Счет затрат» укажите счет, куда относятся расходы: 20.01 для основного производства, 25 — общепроизводственные, 26 — общехозяйственные, 44 — расходы на продажу. Заполните аналитику: подразделение, номенклатурную группу, статью затрат. Вид статьи затрат должен быть «Материальные расходы» — от этого зависит отражение в налоговом учете УСН.
Нажмите «Провести». Откройте результат кнопкой «Дт/Кт» (или «Проводки»): должны сформироваться проводки Дт счета затрат Кт 10.01 (или 10.09, 10.11 — в зависимости от вида материала) на количество и стоимость по средней цене.
- 1Откройте «Склад → Требования-накладные», нажмите «Создать»
- 2Укажите склад и добавьте материалы через «Подбор», контролируя остатки
- 3На закладке «Счет затрат» выберите счет (20, 25, 26, 44) и статью затрат с видом «Материальные расходы»
- 4Проведите документ и откройте проводки кнопкой «Дт/Кт»
- 5Проверьте остатки отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10»
- 6Для УСН «доходы минус расходы» проверьте признание расхода в книге доходов и расходов
Особенности налогового учета на УСН
Главное отличие упрощенки — кассовый метод признания расходов. Материальные расходы уменьшают налоговую базу только при выполнении условий: материалы оприходованы, списаны в производство и оплачены поставщику. Если счет поставщика не оплачен, в бухгалтерском учете проводка по списанию пройдет, а в книгу доходов и расходов расход не попадет.
Программа отслеживает это автоматически через регистры УСН. При проведении оплаты поставщику (документ «Списание с расчетного счета») признанные ранее списанные материалы попадут в расходы. Проверить результат можно отчетом «Книга учета доходов и расходов УСН» (раздел «Отчеты») и анализом регистра «Книга учета доходов и расходов (раздел I)».
Если у вас объект «доходы», настройки налогового учета по расходам не влияют на налог, но вести их корректно все равно нужно — для управленческой отчетности и корректного бухучета.
Настройка счетов учета и статей затрат
Корректность проводок зависит от настройки счетов учета номенклатуры. Откройте карточку материала (или группу номенклатуры) и проверьте счета: 10.01 «Сырье и материалы» для производственных запасов, 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», 10.11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации». Неверный счет приведет к тому, что списание пройдет не с того субсчета и появятся «висячие» остатки.
Статья затрат определяет, куда попадет сумма в управленческой и налоговой аналитике. Для материалов, уходящих в производство, создайте статью с видом расхода «Материальные расходы» и способом распределения «По прямым затратам» (или по правилам вашей учетной политики). Для канцтоваров и хознужд — статью с отнесением на счет 26 или 44.
Как проверить результат списания
После проведения документа сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счету 10» за период. Остатки по списанным позициям должны уменьшиться на списанное количество, отрицательных остатков быть не должно. Красные (минусовые) значения означают, что списано больше, чем оприходовано, — такие документы нужно перепровести после исправления дат или количества.
Для налогового учета сформируйте книгу доходов и расходов: оплаченные и списанные материалы должны отразиться в разделе I в колонке расходов. Если расхода нет — проверьте оплату поставщику и вид статьи затрат. Также полезен отчет «Анализ расходов по УСН» (если он есть в вашей версии конфигурации) — он показывает, какие расходы признаны, а какие ожидают оплаты.
Как проверить результат
Дт 20/25/26/44 Кт 10.хх на количество и сумму
Проводок нет или счет кредита не 10-й
Остатки уменьшились, минусов нет
Отрицательные остатки по позициям
Списанные и оплаченные материалы в расходах раздела I
Расход отсутствует при выполненных условиях
Задолженность по оприходованным материалам погашена
Есть долг, а расход уже взят в УСН
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — списание в минус: в документе количество больше фактического остатка на дату проведения. Причины — оприходование оформлено более поздней датой, чем списание, либо материал завели на другой склад. Решение: выровнять даты документов или исправить склад, затем перепровести «Требование-накладную».
Вторая ошибка — неверный счет затрат: материалы для офиса списали на 20.01 вместо 26, из-за чего искажается себестоимость продукции и распределение косвенных расходов. Третья — отсутствие аналитики (подразделение, статья затрат): документ не проводится или расходы не распределяются при закрытии месяца. Еще одна типичная ситуация — списание через «Списание товаров» на счет 94 вместо передачи в затраты, когда по факту имелась обычная передача в производство.
Частные сценарии списания
Списание материалов заказчика (давальческое сырье)
Материалы заказчика учитываются за балансом на счете 003.01 «Материалы, принятые в переработку». Списание оформляется той же «Требованием-накладной» с указанием забалансового счета либо отчетом о переработке — в зависимости от конфигурации. В расходы УСН такие суммы не попадают, так как материалы вам не принадлежат.
Списание спецодежды и инвентаря
Спецодежда и хозинвентарь списываются с субсчетов 10.10 и 10.11. В «Требовании-накладной» выбирается соответствующая номенклатура, счет затрат — обычно 25, 26 или 44. Если по учетной политике спецодежда погашается равномерно, используется механизм погашения стоимости при передаче в эксплуатацию, а не разовое списание.
Списание по инвентаризации (недостача)
Недостачу оформляют документом «Инвентаризация товаров на складе»: на его основании создается «Списание товаров» с отнесением на счет 94, а затем — на виновное лицо (73.02) или на расходы (91.02). Такие суммы в расходах УСН обычно не признаются, так как отсутствует экономическая обоснованность в понимании НК РФ — учитывайте это при формировании книги.
Что важно запомнить
Списание оформляется «Требованием-накладной» с правильным счетом затрат и статьей «Материальные расходы». На УСН «доходы минус расходы» расход признается после оплаты поставщику. Контролируйте остатки по счету 10 и книгу доходов и расходов после каждого списания.
Частые вопросы
Можно ли списать материалы без оприходования от поставщика?
Нет. Сначала должен быть проведен документ «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Товары» или «Материалы». Списание без оприходования приведет к отрицательным остаткам на счете 10 и ошибкам в отчетности.
Почему списанные материалы не попали в книгу доходов и расходов?
Наиболее вероятная причина — материалы не оплачены поставщику: при УСН расход признается после оплаты. Также проверьте вид статьи затрат (должен быть «Материальные расходы») и то, что поступление и списание отражены корректными документами.
Каким документом списать материалы в 1С:Управление нашей фирмой?
В УНФ используется документ «Списание запасов» с видом операции «Списание на расходы». В нем указывается склад, позиции, корреспондирующий счет затрат и статья расходов. Логика проверки остатков и оплаты аналогична бухгалтерской конфигурации.
Что делать, если документ не проводится из-за нехватки остатка?
Сформируйте ОСВ по счету 10 по конкретной позиции и складу. Проверьте дату оприходования: если поступление оформлено позже списания, измените дату одного из документов. Также убедитесь, что материал оприходован на тот же склад, с которого идет списание, и не списан другим документом.
Нужно ли списывать материалы, если на УСН объект «доходы»?
Да, в бухгалтерском учете списание обязательно — организации на УСН ведут бухучет в полном объеме (кроме освобожденных случаев). В налоговом учете расходы при объекте «доходы» не учитываются, но корректные проводки нужны для баланса и управленческой информации.
Как списать материалы прошлого периода, если нашли ошибку?
Если период закрыт и отчетность сдана, исправление оформляется текущей датой: либо сторнирующим документом, либо новой «Требованием-накладной» с пояснением. При влиянии на налоговую базу УСН прошлого года может потребоваться уточненная декларация — в таком случае действия лучше согласовать с бухгалтером.