Как сделать акт сверки в 1С Управление торговлей

Акт сверки взаиморасчётов в 1С:Управление торговлей формируется стандартным документом «Сверка взаиморасчётов» (в ряде релизов — «Акт сверки взаиморасчётов»). Документ собирает данные по расчётам с контрагентом за выбранный период, группирует их по договорам и позволяет вывести печатную форму для подписания с партнёром.

Корректность акта напрямую зависит от состояния учёта: если в базе есть непроведённые реализации, незакрытые заказы или платежи, разнесённые не на тот договор, сверка покажет расхождения, которых в реальности нет. Поэтому перед формированием акта полезно быстро проверить расчёты отчётом.

Ниже — полный порядок действий: где найти документ, какие реквизиты заполнить, как проверить данные до печати, что делать при расхождениях и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где находится документ сверки и что нужно подготовить

В типовой конфигурации документ называется «Сверка взаиморасчётов» и доступен в разделе Продажи → Документы по продажам → Сверки взаиморасчётов либо в разделе Закупки — в зависимости от того, с покупателем или поставщиком вы сверяетесь. Если документа нет в интерфейсе, проверьте права пользователя и настройки видимости команд в панели навигации раздела.

Перед созданием акта подготовьте три вещи: точный период сверки (обычно квартал, полугодие или год), наименование контрагента в точности как в договоре и информацию о том, по каким договорам ведутся расчёты. Если с контрагентом несколько договоров, решите заранее — делать одну общую сверку или отдельные акты по каждому договору.

Пошаговое создание акта сверки

Создайте новый документ и заполните шапку. Ключевые реквизиты: организация (от чьего имени сверка), контрагент, период сверки (даты «с» и «по»), валюта взаиморасчётов и признак разбивки по договорам. Если расчёты ведутся в рублях, валюту менять не нужно; для валютных договоров сверка формируется в валюте договора.

После заполнения шапки нажмите команду автоматического заполнения табличной части — программа подберёт все документы расчётов за период: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Проведите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать».

1. 1
   Откройте Продажи (или Закупки) → Сверки взаиморасчётов → Создать
2. 2
   Укажите организацию, контрагента и период сверки
3. 3
   При необходимости установите отбор по договору и валюту расчётов
4. 4
   Нажмите «Заполнить» — табличная часть загрузится по данным учёта
5. 5
   Сравните итоговое сальдо с отчётом по расчётам с контрагентом
6. 6
   Проведите документ и выведите печатную форму акта
7. 7
   Передайте акт контрагенту; при расхождениях зафиксируйте их в таблице расхождений

Проверка данных перед печатью

Главный контрольный ориентир — отчёт «Ведомость расчётов с клиентами» (или «Ведомость расчётов с поставщиками») за тот же период. Сальдо на конец периода в отчёте должно совпасть с итоговым сальдо акта сверки. Если суммы различаются, причина почти всегда в отборе: в акт попал не тот договор, другая валюта или не все документы.

Обратите внимание на начальное сальдо. Если сверка делается не с начала ведения учёта, сальдо на начало периода должно совпадать с последним подписанным актом за предыдущий период. Расхождение на старте означает, что за прошлые периоды что-то изменилось — провели или отменили документы задним числом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Конечное сальдо акта и отчёта по расчётам

Норма

Суммы совпадают до копейки

Тревожный признак

Разница — ищите непопавший документ или неверный отбор

Начальное сальдо

Норма

Равно сальдо последнего подписанного акта

Тревожный признак

Отличается — были изменения задним числом

Состав табличной части

Норма

Все реализации и оплаты за период присутствуют

Тревожный признак

Документов не хватает или есть лишние по чужому договору

Что делать при расхождениях с контрагентом

Если контрагент вернул акт с расхождениями, не редактируйте данные учёта «под акт». В документе сверки предусмотрен механизм фиксации расхождений: табличная часть «Данные контрагента», куда вносятся документы по версии партнёра, и программа покажет разницу построчно.

Типовые причины расхождений: платёж прошёл в конце периода и не дошёл до получателя, накладная подписана партнёром в следующем периоде, оплата зачтена на другой договор, у контрагента ошибка в номере или дате документа. Разбирайте каждую строку отдельно, запрашивая у партнёра первичные документы.

Печатная форма и её настройка

Стандартная печатная форма акта содержит шапку с реквизитами сторон, таблицу оборотов (дебет/кредит по документам) и итоговое сальдо с расшифровкой задолженности: кто кому и сколько должен на дату окончания периода. Подписывается акт представителями обеих сторон.

Если нужно изменить форму — добавить вывод номеров договоров в каждой строке, подписантов или логотип — это делается через макет печатной формы. Для простых правок достаточно внешней печатной формы, подключаемой через «Дополнительные отчеты и обработки», без изменения конфигурации.

Удобно хранить подписанные акты прямо в базе: прикрепите скан к документу сверки через механизм присоединённых файлов. Тогда при следующей сверке начальное сальдо и реквизиты прошлого акта всегда под рукой.

Особые ситуации и ограничения

При сверке с комиссионером или агентом учитывайте, что расчёты могут вестись по отчётам комитента, а не по отгрузкам — стандартная сверка покажет только те документы, которые реально отражены в расчётах. Для таких схем иногда информативнее отчёт по расчётам, чем акт.

Если в базе несколько организаций, акт формируется строго по одной — проверьте реквизит «Организация» до заполнения табличной части. Сверка «в целом по группе компаний» типовым документом не делается: потребуется либо несколько актов, либо доработка.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Расхождение равно сумме конкретного документаПроверьте, проведён ли этот документ и попадает ли он в период и отбор акта

Расхождение равно сумме платежаПроверьте, на тот ли договор разнесена оплата

Сальдо не сходится уже на начало периодаПоднимите последний подписанный акт и найдите изменения задним числом

Нужен акт по нескольким договорам отдельноСоздайте отдельный документ сверки по каждому договору

FAQ

Можно ли сформировать акт сверки без документа, просто отчётом?

Да, отчёты по взаиморасчётам покажут обороты и сальдо, но официальный акт для подписания формируется именно документом «Сверка взаиморасчётов» — у него есть печатная форма с реквизитами сторон и местом для подписей.

Почему в акт не попала реализация за последний день периода?

Чаще всего документ не проведён или проведён более поздней датой. Также проверьте, что дата окончания периода в акте включает нужный день целиком.

Как сверить расчёты, если с контрагентом несколько договоров?

Либо сформируйте один акт с разбивкой по договорам (соответствующая настройка в документе), либо создайте отдельный акт на каждый договор с отбором — второй вариант удобнее, если партнёр сверяет договоры раздельно.

Влияет ли проведение сверки на данные учёта?

Нет. Документ не формирует проводок и движений по регистрам, он только фиксирует и печатает данные расчётов. Его можно удалять и создавать заново без последствий.

Что делать, если контрагент просит акт в валюте, а учёт в рублях?

Если договор валютный, сверка формируется в валюте договора с учётом переоценки. Если договор рублёвый, а партнёр просит валютные суммы — это нестандартная задача, решаемая внешней печатной формой или ручным приложением к акту.