Учет и Финансы · 10 мин
Как запросить и сформировать акт сверки в 1С
Как запросить и сформировать акт сверки взаиморасчётов в 1С: Бухгалтерии, УТ и ERP. Настройки, проверка расхождений, печать, подписание и частые ошибки.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, в котором две организации фиксируют состояние взаимных задолженностей на определённую дату. В 1С он формируется автоматически на основе проведённых документов поступления, реализации и оплаты, поэтому основная работа бухгалтера — правильно задать параметры и проверить результат перед отправкой контрагенту.
Фраза «запросить акт сверки» обычно означает одно из двух: либо нужно сформировать акт в своей программе и направить его партнёру, либо запросить акт у контрагента, чтобы сличить его данные со своим учётом. Ниже разобраны оба сценария для типовых конфигураций: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP.
Перед формированием убедитесь, что в базе проведены все документы по контрагенту за нужный период: акты, накладные, счета-фактуры, платёжные поручения. Если данные неполные, акт сформируется с заведомо неверным сальдо, и сверка превратится в долгий поиск ошибок.
Что понадобится перед формированием акта
Для корректной сверки нужны три вещи: актуальные данные учёта, правильно выбранный период и договор с контрагентом. Период обычно совпадает с отчётным — квартал, полугодие или год, но можно сверять и отдельный месяц, если обороты большие.
Проверьте карточку контрагента: наименование, ИНН, КПП и адрес должны быть заполнены, договор — создан и привязан к документам. Если документы велись «без договора» или по разным договорам, акт либо не заполнится, либо разобьётся на несколько, что усложнит сверку.
Найдите непроведённые и помеченные на удаление документы по контрагенту
Документы без договора не попадут в акт, если он формируется по договору
Даты начала и окончания определяют, какие обороты войдут в акт
Отчёт «Обороты по счёту» покажет зависшие или минусовые остатки
Как сформировать акт сверки в 1С:Бухгалтерии 8
Самый быстрый способ — открыть справочник «Контрагенты», выбрать нужного партнёра и нажать кнопку «Акт сверки» (или перейти по ссылке «Акты сверки» в карточке). Программа создаст новый документ с уже подставленным контрагентом. Альтернативный путь: раздел «Продажи» или «Покупки» → журнал «Акты сверки» → кнопка «Создать».
В шапке документа укажите организацию, контрагента, договор (если сверка ведётся по конкретному договору) и период сверки. Затем нажмите «Заполнить» → «По данным учета». Табличная часть заполнится документами реализации, поступления и оплаты с дебетовыми и кредитовыми суммами.
После заполнения программа автоматически рассчитает сальдо на начало и конец периода и покажет итоговую строку: есть ли расхождения между вашими данными и данными контрагента. Пока вторая сторона не прислала свои цифры, колонка «По данным контрагента» остаётся пустой или дублирует ваши данные.
Акт сверки в 1С:Управление торговлей и ERP
В 1С:УТ 11 и 1С:ERP документ называется «Сверка взаиморасчётов» и находится в разделе «Продажи» (или «Закупки») → «Документы по взаиморасчётам» → «Сверки взаиморасчётов». Логика та же: выбирается партнёр и контрагент, задаётся период, документ заполняется по данным взаиморасчётов.
Особенность этих конфигураций — возможность детализации. Можно сверять расчёты в целом по партнёру, по конкретному договору, по заказам или по накладным. Чем детальнее сверка, тем проще найти расхождение, но тем длиннее получается документ. Для партнёров с сотнями отгрузок в месяц разумно сверять по заказам или по периодам помесячно.
В «Сверке взаиморасчётов» есть отдельная вкладка для данных контрагента: после получения ответа от партнёра его цифры вносятся вручную или загружаются из файла, и программа подсвечивает расхождения автоматически.
Как запросить акт сверки у контрагента
Запрос акта сверки не имеет строгой регламентированной формы. Обычно достаточно письма на фирменном бланке с указанием: наименования и реквизитов обеих сторон, номера договора, периода сверки и просьбы подтвердить или опровергнуть состояние расчётов. К письму прикладывается ваш экземпляр акта, сформированный в 1С.
Отправить запрос можно тремя способами: по почте заказным письмом, по электронной почте (если стороны договорились о таком обмене) или через оператора ЭДО, если с контрагентом настроен электронный документооборот. Способ через ЭДО быстрее всего: контрагент получает документ в своей учётной системе и может подписать его электронной подписью.
Если контрагент сам прислал вам акт сверки, не подписывайте его, не сверив со своими данными. Сформируйте свой акт в 1С за тот же период и сравните построчно: каждая накладная и каждый платёж должны совпасть по номеру, дате и сумме.
Как выбрать действие
Проверка результата и поиск расхождений
Первый контроль — сальдо акта должно совпадать с сальдо по счетам расчётов в оборотно-сальдовой ведомости. Сформируйте ОСВ по счетам 60, 62 и 76 с отбором по контрагенту за тот же период: конечное сальдо по дебету или кредиту должно равняться итогу акта. Если цифры разошлись, в акт не попал какой-то документ или попал лишний.
Типичные причины расхождений между вашим актом и актом контрагента: документ проведён у вас, но не получен второй стороной (накладная в пути); платёж списан с вашего счёта, но ещё не зачислен контрагенту; разные даты признания операции; документ проведён по другому договору; в учёте одной из сторон есть дубль документа.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Разница означает пропущенный или лишний документ в акте
Каждая накладная и платёж из учёта есть в таблице акта
Документ отсутствует — проверьте договор и период в его шапке
Цифры партнёра совпадают с вашими построчно
Есть строки только у одной стороны — требуется расшифровка
Акт подписан уполномоченными лицами обеих сторон
Подпись только одной стороны — акт не подтверждает задолженность
Печать, подписание и хранение
Из документа «Акт сверки» доступна печатная форма по кнопке «Печать». Стандартная форма содержит реквизиты сторон, таблицу операций, сальдо на начало и конец периода и строку о наличии или отсутствии расхождений. Печатается акт в двух экземплярах — по одному для каждой стороны.
Подписывать акт должны лица, имеющие соответствующие полномочия: руководитель или сотрудник по доверенности. Подпись только бухгалтера без доверенности может быть оспорена. Храните подписанные акты вместе с договором и первичными документами — они понадобятся при налоговых проверках и возможных спорах о задолженности.
Частые ошибки и ограничения
Акт сверки — не первичный учётный документ: сам по себе он не является основанием для бухгалтерских проводок и не подтверждает расходы. Его функция — зафиксировать состояние расчётов. Вместе с тем подписанный акт имеет значение для прерывания срока исковой давности, поэтому к подписанию стоит относиться внимательно.
Распространённая ошибка — формировать акт «в целом по контрагенту», когда документы разбиты по нескольким договорам с разными счетами расчётов. В этом случае сальдо может «схлопнуться»: дебиторка по одному договору перекроется кредиторкой по другому, и реальная картина задолженности исказится. Сверяйте каждый договор отдельно.
FAQ
Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?
Да, в 1С:Бухгалтерии есть обработка группового формирования актов сверки (раздел «Продажи» → «Акты сверки» → «Создать группой» или аналогичная команда в зависимости от версии). Программа создаст отдельные документы по каждому контрагенту с ненулевыми оборотами за период.
Обязателен ли акт сверки по закону?
Нет, законодательство не обязывает стороны проводить сверку взаиморасчётов. Акт формируется по инициативе одной из сторон или по условиям договора. Однако он полезен для подтверждения задолженности и прерывания срока исковой давности.
Почему акт сформировался пустым?
Чаще всего причина в том, что документы проведены без указания договора или по другому договору, а в акте задан конкретный договор. Также проверьте период сверки и то, что документы не помечены на удаление.
Имеет ли акт сверки юридическую силу без печати?
Да, если организация отказалась от круглой печати (это право, а не обязанность для большинства организационно-правовых форм). Достаточно подписей уполномоченных лиц. Если устав предусматривает наличие печати, её лучше поставить.
Можно ли отправить акт сверки по электронной почте?
Можно, если стороны договорились об обмене документами в электронном виде. Для полноценной юридической значимости надёжнее использовать ЭДО с электронной подписью или обмен оригиналами на бумаге.
Что делать, если контрагент не отвечает на запрос сверки?
Направьте акт заказным письмом с уведомлением о вручении и сохраните квитанцию. Отсутствие ответа не означает согласия с актом, но факт направления документа подтверждает вашу позицию при возможном споре. При существенной задолженности следующий шаг — претензионный порядок по договору.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С формируется из карточки контрагента или журнала актов: задайте договор и период, заполните по данным учёта и сверьте сальдо с ОСВ по счетам 60, 62, 76. Чужой акт подписывайте только после построчной сверки со своими данными. При нескольких договорах сверяйте каждый отдельно, а существенные расхождения разбирайте до подписания.