Как закрыть 73 счет в 1С: расчеты с персоналом по прочим операциям

Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в 1С используется для учета займов сотрудникам, компенсаций за использование личного имущества, материального ущерба, недостач и других операций, не связанных с оплатой труда. Закрыть счет — значит обнулить сальдо по конкретному сотруднику и виду расчетов, отразив погашение задолженности, списание или удержание.

Проблема в том, что «закрытие» 73 счета не происходит автоматически в конце месяца: программа не содержит регламентной операции, которая обнуляет его, как это происходит со счетами затрат. Каждый остаток на 73 счете должен быть закрыт конкретным документом — иначе он «повиснет» в оборотно-сальдовой ведомости и исказит отчетность.

Способ закрытия зависит от причины возникновения сальдо: погашение займа оформляется одним документом, удержание недостачи из зарплаты — другим, а безнадежную задолженность уволенного сотрудника придется списывать операцией вручную. Ниже разобраны все основные сценарии с проводками и проверкой результата.

Что учитывается на 73 счете и почему он не закрывается сам

На счете 73 в типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, ЗУП) отражаются расчеты с работниками, не связанные с зарплатой и подотчетными суммами: выданные займы, компенсации за личный транспорт, суммы недостач и ущерба, стоимость форменной одежды, расчеты по другим операциям. Аналитика ведется по сотрудникам, поэтому сальдо всегда можно разложить до конкретного физического лица.

Счет активно-пассивный: дебетовое сальдо означает долг сотрудника перед организацией, кредитовое — долг организации перед сотрудником (например, начисленная, но не выплаченная компенсация). Автоматического закрытия нет, потому что каждая сумма требует реального хозяйственного события: возврата денег, удержания или списания.

Шаг 1. Анализ остатков: формируем оборотно-сальдовую ведомость

Перед любыми действиями откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (раздел «Отчеты»), укажите счет 73, период и включите группировку по субконто «Сотрудники». В 1С:Бухгалтерии дополнительно полезен отчет «Анализ счета» — он покажет, какими документами сформированы обороты.

Для каждого остатка определите три вещи: кто должен (сотрудник или организация), по какому основанию возникла сумма (займ, недостача, компенсация) и есть ли первичный документ, подтверждающий задолженность. Без этого невозможно выбрать правильный способ закрытия — попытка «обнулить» счет произвольной проводкой приведет к ошибкам в отчетности и претензиям при проверке.

Контрольные точки

Как проверить состояние счета

Сальдо по ОСВ по счету 73

Норма

Сумма разворачивается по сотрудникам, для каждой есть документ-основание

Тревожный признак

Есть остатки без понятного источника или по уволенным сотрудникам

Дебет/кредит сальдо

Норма

Направление долга совпадает с логикой операции

Тревожный признак

Кредитовое сальдо по займу сотруднику — признак ошибочной проводки

Совпадение с первичкой

Норма

Остатки подтверждаются договорами займа, актами, приказами

Тревожный признак

Суммы на счете не совпадают с документами или документов нет

Шаг 2. Закрытие займов, выданных сотрудникам

Выдача займа отражается проводкой Дт 73.01 — Кт 51 (50). Погашение зависит от способа возврата. Если сотрудник возвращает деньги на расчетный счет или в кассу, оформляется документ «Поступление на расчетный счет» или «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат займа сотрудником» — программа сформирует проводку Дт 51 (50) — Кт 73.01, и сальдо по сотруднику закроется.

Если заем гасится удержаниями из заработной платы, в 1С:ЗУП настраивается удержание «Погашение займа», а при переносе данных в бухгалтерскую программу формируется проводка Дт 70 — Кт 73.01. В «1С:Бухгалтерии» без зарплатного модуля такое удержание отражается документом «Операция, введенная вручную» с той же проводкой.

Прощение долга по займу — отдельный случай: сумма списывается проводкой Дт 91.02 — Кт 73.01 и признается доходом сотрудника, облагаемым НДФЛ. Это оформляется договором прощения долга, а в программе — операцией вручную с последующим отражением дохода в учете НДФЛ.

1. 1
   Сформируйте ОСВ по 73.01 и убедитесь в сумме долга сотрудника
2. 2
   Создайте документ «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Возврат займа сотрудником»
3. 3
   Укажите сотрудника, сумму и счет расчетов 73.01
4. 4
   Проведите документ и проверьте проводку Дт 51 — Кт 73.01
5. 5
   Повторно сформируйте ОСВ: сальдо по сотруднику должно стать нулевым

Шаг 3. Закрытие недостач и материального ущерба

Суммы недостач, отнесенные на виновного сотрудника, накапливаются на 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба». Основание — приказ руководителя о взыскании или соглашение о добровольном возмещении. Удержание из зарплаты оформляется проводкой Дт 70 — Кт 73.02, причем размер удержаний ограничен трудовым законодательством: как правило, не более среднемесячного заработка без согласия работника и судебного решения.

Если сотрудник вносит деньги в кассу добровольно, используется «Приходный кассовый ордер» с корреспонденцией Дт 50 — Кт 73.02. Разница между балансовой стоимостью утраченного имущества и суммой взыскания (например, при взыскании по рыночной цене) отражается через счет 98 с последующим списанием на 91.

Шаг 4. Закрытие компенсаций и прочих расчетов

Компенсация за использование личного транспорта начисляется проводкой Дт 20 (26, 44) — Кт 73.03 и закрывается выплатой: Дт 73.03 — Кт 51 (50) через документы «Списание с расчетного счета» или «Расходный кассовый ордер». Кредитовое сальдо по 73.03 после выплаты должно обнулиться; если оно остается, проверьте, не начислена ли компенсация дважды.

Прочие расчеты (форма, спецодежда в рассрочку, товары, проданные сотруднику) закрываются аналогично: либо поступлением оплаты, либо удержанием из зарплаты. Ключевое правило — вид документа должен соответствовать реальному способу погашения, а счет расчетов в документе — тому субсчету, на котором висит остаток.

Маршрут решения

Как выбрать способ закрытия

Сотрудник вернул деньги на счет или в кассуПоступление на расчетный счет / ПКО с видом операции по возврату

Долг удерживается из зарплатыУдержание в ЗУП или операция вручную Дт 70 — Кт 73

Долг прощается сотрудникуДоговор прощения долга, операция Дт 91.02 — Кт 73, начисление НДФЛ

Должник уволен и долг безнадеженИнвентаризация, приказ о списании, Дт 91.02 — Кт 73 с учетом резерва

Организация должна сотрудникуВыплата через Списание с расчетного счета / РКО

Шаг 5. Списание безнадежной задолженности уволенных сотрудников

Самая сложная ситуация — остаток по работнику, который уволен и не вернул долг. Такая задолженность списывается после инвентаризации расчетов и истечения срока исковой давности (или при признании долга безнадежным по другим основаниям). Оформляется приказ руководителя, а в программе — документ «Операция, введенная вручную».

Если создавался резерв по сомнительным долгам (счет 63), списание идет проводкой Дт 63 — Кт 73; если резерва нет — Дт 91.02 — Кт 73. В налоговом учете безнадежный долг включается во внереализационные расходы, но при прощении долга бывшему работнику у него может возникнуть облагаемый НДФЛ доход — это нужно проверить и при необходимости уведомить налоговую о невозможности удержания налога.

Типичные ошибки при закрытии 73 счета

Отдельная ошибка — «зависшие» копеечные остатки из-за округлений или частичных платежей. Их тоже нужно закрывать: либо корректировкой последнего платежа, либо списанием на прочие доходы/расходы с оформлением бухгалтерской справки.

Проверка результата после закрытия

После проведения всех документов сформируйте ОСВ по счету 73 за период с развернутой аналитикой. Корректный результат: сальдо на конец периода равно нулю по тем сотрудникам, расчеты с которыми завершены, либо равно реальной, документально подтвержденной задолженности. Сверьте остатки с данными инвентаризации расчетов — при годовой отчетности это обязательная процедура.

Дополнительно проверьте карточку счета 73 по конкретному сотруднику: все обороты должны быть отражены осмысленными документами, без «висящих» ручных проводок без пояснений. Если сальдо не сошлось — ищите документ с неверным счетом расчетов через отчет «Анализ субконто» по сотруднику.

Частые вопросы

Можно ли закрыть 73 счет документом «Закрытие месяца»?

Нет. Регламентные операции закрытия месяца не трогают счет 73, поскольку это счет расчетов, а не затрат. Каждый остаток закрывается отдельным документом, отражающим реальное погашение или списание задолженности.

Что делать, если сотрудник уволился, не вернув заем?

Сначала направьте ему требование о возврате и попытайтесь взыскать долг, при необходимости через суд. Если взыскание невозможно и истек срок исковой давности, проведите инвентаризацию, издайте приказ о признании долга безнадежным и спишите его операцией Дт 91.02 (или Дт 63 при наличии резерва) — Кт 73. Проверьте возникновение дохода по НДФЛ у бывшего работника.

Почему после оплаты от сотрудника сальдо по 73 не закрылось?

Чаще всего в документе поступления денег выбран неверный вид операции или счет расчетов (например, 76 вместо 73.01). Откройте документ, проверьте проводки и счет кредитования, при необходимости исправьте вид операции и перепроведите. Также проверьте, что указан тот же сотрудник, что и в документе начисления долга.

Как закрыть 73 счет, если расчеты велись в 1С:ЗУП, а отчетность — в Бухгалтерии?

Удержания (по займам, недостачам) регистрируются в ЗУП соответствующими документами удержаний, затем при синхронизации переносятся в Бухгалтерию, где формируются проводки Дт 70 — Кт 73. Денежные поступления от сотрудника вне зарплаты оформляются уже в Бухгалтерии кассовыми и банковскими документами. После синхронизации сверьте ОСВ по 73 в обеих программах.

Нужно ли закрывать кредитовое сальдо по 73 счету?

Да. Кредитовый остаток означает долг организации перед сотрудником (например, начисленную компенсацию). Он закрывается выплатой через «Списание с расчетного счета» или РКО. Если выплатить невозможно (сотрудник не явился), задолженность по истечении срока исковой давности списывается на прочие доходы проводкой Дт 73 — Кт 91.01.