Учет и Финансы · 10 мин
Как в 1С посмотреть, кто нам должен
Как в 1С посмотреть дебиторскую задолженность: отчёты «Задолженность покупателей», оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62, акт сверки и контроль долгов.
Дебиторская задолженность — это деньги, которые покупатели и заказчики должны вашей компании за отгруженные товары или оказанные услуги. В программах 1С (Бухгалтерия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) эта информация хранится на счетах расчётов с контрагентами и доступна через стандартные отчёты. Найти её можно буквально за пару минут, если знать, какой отчёт открыть.
Основной инструмент — отчёт «Задолженность покупателей» или оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками». Оба способа показывают одну и ту же картину, но с разной глубиной детализации: первый удобен для быстрой оценки, вторая — для анализа по каждому договору и документу.
Важно понимать, что корректность данных зависит от того, насколько аккуратно ведётся учёт: все ли реализации проведены, правильно ли разнесены оплаты, не висят ли «лишние» авансы. Поэтому в статье разберём не только где смотреть долги, но и как проверить, что цифры соответствуют реальности.
Где в 1С хранится информация о долгах покупателей
В типовой 1С:Бухгалтерии расчёты с покупателями учитываются на счёте 62: субсчёт 62.01 отражает задолженность по отгрузкам, а 62.02 — полученные авансы. Если покупатель оплатил, но отгрузки ещё не было, сумма висит на 62.02 и формально это не «его долг», а ваше обязательство перед ним. Долг покупателя — это дебетовое сальдо по 62.01.
В конфигурациях «Управление торговлей» и «Комплексная автоматизация» дополнительно работает подсистема взаиморасчётов, где долги отслеживаются по заказам, накладным и срокам оплаты. Там же доступны отчёты по просроченной задолженности — они показывают не просто сумму, а то, на сколько дней нарушен срок оплаты по договору.
Быстрый способ: отчёт «Задолженность покупателей»
Самый простой путь в 1С:Бухгалтерии — открыть раздел «Руководителю» (в некоторых версиях — «Продажи») и выбрать отчёт «Задолженность покупателей». Программа сразу построит список контрагентов с суммами долга на текущую дату. Настройки по умолчанию обычно подходят, но при необходимости можно изменить период и организацию.
Отчёт группирует долги по контрагентам, а при разворачивании строки — по договорам и документам расчётов. Двойной щелчок по сумме откроет карточку расчётов, где видно, из какой накладной возник долг и какими платежами он частично закрыт.
Обратите внимание на колонку с просрочкой, если она включена: программа сравнивает дату оплаты по договору с фактической датой и подсвечивает просроченные суммы. Если сроки оплаты в договорах не заполнены, просрочка не посчитается — это частая причина «пустых» колонок.
- 1Откройте раздел «Руководителю» или «Продажи» в главном меню
- 2Выберите отчёт «Задолженность покупателей» (или «Задолженность покупателей по срокам долга»)
- 3Установите дату, на которую нужны данные, и организацию
- 4Нажмите «Сформировать» и разверните нужного контрагента до уровня документов
Детальный анализ: оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62
Когда нужна полная картина с возможностью проверить каждую цифру, используйте оборотно-сальдовую ведомость (ОСВ) по счёту. Путь: раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», в поле «Счёт» укажите 62, установите период и нажмите «Сформировать».
В настройках отчёта (кнопка «Показать настройки») на вкладке «Группировка» включите субконто «Контрагенты» и «Договоры». Тогда ведомость покажет сальдо и обороты по каждому покупателю и каждому договору отдельно. Дебетовое конечное сальдо по строке — это долг контрагента, кредитовое — ваш аванс перед ним.
Из ОСВ удобно «проваливаться» в детали: двойной клик по сумме открывает карточку счёта или анализ счёта по контрагенту, где видны все документы, сформировавшие обороты. Это основной способ найти ошибку, если сумма долга вызывает сомнения.
Как проверить долг конкретного контрагента: акт сверки
Для точечной проверки расчётов с одним покупателем сформируйте акт сверки. В 1С:Бухгалтерии это делается из карточки контрагента (кнопка «Акт сверки») или через раздел «Продажи» → «Акты сверки расчётов» → «Создать».
В документе укажите контрагента, договор (или оставьте «по всем договорам») и период сверки. На вкладке с расчётами нажмите «Заполнить» — программа подтянет все отгрузки и оплаты. Итоговое сальдо в акте и есть задолженность на дату сверки.
Акт можно распечатать и отправить контрагенту для подтверждения. Если покупатель присылает свой акт с другой суммой, расхождение почти всегда находится через построчное сравнение документов: непроведённая накладная, оплата на другой договор или неучтённый возврат.
Как проверить результат
Суммы совпадают на одну и ту же дату
Суммы различаются — проверьте период, организацию и отбор по договору
Каждая сумма раскрывается до накладной или счёта
Есть «неразобранные» суммы без документов — возможны ошибки взаимозачёта
Авансы закрываются отгрузками в разумные сроки
Аванс висит месяцами при наличии отгрузок — не выполнен зачёт аванса
Отчёты по просроченной задолженности и срокам оплаты
Знать сумму долга недостаточно — важно понимать, какая её часть просрочена. В 1С:Бухгалтерии есть отчёт «Задолженность покупателей по срокам долга», который раскладывает суммы по интервалам: до 30 дней, 30–60, 60–90 и так далее. Интервалы настраиваются в параметрах отчёта.
Чтобы отчёт работал корректно, в договорах с покупателями должен быть указан срок оплаты (в карточке договора или в условиях документа реализации). Если срок не задан, программа относит весь долг к текущему, и картина просрочки искажается.
В «Управлении торговлей» аналогичные возможности дают отчёты «Ведомость расчётов с клиентами» и «Просроченная задолженность клиентов» из раздела «CRM и маркетинг» или «Продажи». Там же настраиваются напоминания менеджерам о приближении срока оплаты.
Полезно раз в неделю формировать отчёт по срокам долга и выгружать его в Excel для менеджеров по продажам: каждый видит своих клиентов и просрочку по ним. Это дисциплинирует и сокращает долю «зависших» долгов без дополнительных доработок.
Частые ошибки при просмотре задолженности
Самая распространённая ошибка — смотреть долг по контрагенту в целом, игнорируя договоры. Если с покупателем заключено несколько договоров, оплата могла попасть не на тот договор, и по одному висит долг, а по другому — аванс. Реальной задолженности при этом может не быть вовсе.
Вторая типичная ситуация — незакрытые авансы. Оплата пришла, отгрузка прошла, но зачёт аванса не выполнен автоматически (например, документы проведены в неправильной последовательности). В итоге отчёт показывает и долг, и аванс одновременно. Лечится перепроведением документов расчётов или операцией зачёта задолженности.
Третья группа ошибок — устаревшие данные: отчёт сформирован «на сегодня», но часть оплат ещё не загружена из банка, а часть накладных не проведена. Перед анализом долгов убедитесь, что выписки загружены, а документы реализации за период проведены.
Если цифры не сходятся: что проверить
Когда сумма долга в отчёте вызывает сомнения, двигайтесь от общего к частному. Сначала сверьте сальдо по 62 счёту в целом с данными за прошлый закрытый период — если «входящее» сальдо не сходится, проблема в старых документах. Затем сформируйте анализ счёта по конкретному контрагенту и пройдите по документам.
Проверьте, нет ли ручных операций по счёту 62 — они часто становятся источником ошибок, так как не связаны с документами расчётов. Также полезно выполнить «Экспресс-проверку ведения учёта» (раздел «Отчёты»): она покажет типовые нарушения, включая проблемы в расчётах с контрагентами.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Почему в отчёте покупатель числится должником, хотя он всё оплатил?
Чаще всего оплата попала на другой договор или не была зачтена в счёт конкретной отгрузки. Сформируйте карточку расчётов по этому контрагенту и посмотрите, к какому документу привязан платёж. Также проверьте, загружена ли свежая банковская выписка.
Как посмотреть долги по всем контрагентам, включая поставщиков?
Используйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость» без отбора по счёту или «Анализ расчётов с контрагентами». Дебетовое сальдо по счёту 60 — это ваши авансы поставщикам, кредитовое — ваш долг перед ними; по счёту 62 логика зеркальная.
Можно ли выгрузить список должников в Excel?
Да. В любом сформированном отчёте нажмите «Файл → Сохранить» (или кнопку сохранения на панели) и выберите формат Excel. В большинстве версий также работает сочетание Ctrl+S прямо из окна отчёта.
Отчёт по срокам долга показывает всю сумму как «не просроченную». Почему?
Программа не знает, когда покупатель обязан был заплатить. Откройте карточку договора с контрагентом и укажите срок оплаты, либо задайте его в документах реализации. После этого пересформируйте отчёт.
Как посмотреть долг на прошлую дату, например на конец квартала?
В отчёте «Задолженность покупателей» или ОСВ по счёту 62 установите дату окончания периода равной нужной дате и сформируйте отчёт заново. Данные берутся из учёта, поэтому важно, чтобы документы того периода не перепроводились задним числом без необходимости.
Долг в 1С не совпадает с данными контрагента. С чего начать?
Сформируйте акт сверки за максимально широкий период и попросите контрагента прислать его версию. Сравните документы построчно: обычно расхождение — это непроведённая отгрузка, возврат, скидка или оплата, отражённая у сторон по-разному.
Что важно запомнить
Долги покупателей смотрят через отчёт «Задолженность покупателей» или ОСВ по счёту 62 с группировкой по контрагентам и договорам. Реальный долг — это сальдо 62.01 за вычетом авансов на 62.02. Перед анализом загрузите выписки и проверьте зачёты авансов, а для подтверждения суммы используйте акт сверки.