Как создать акт сверки взаиморасчётов в 1С 8

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов между организацией и контрагентом на определённую дату. В 1С 8.3 (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) акт формируется автоматически на основании проведённых документов: отгрузок, поступлений, оплат и возвратов. Задача пользователя — правильно указать период, контрагента и договор, а затем проверить результат перед отправкой контрагенту.

Типовой сценарий занимает несколько минут: бухгалтер открывает форму акта сверки, задаёт параметры, программа собирает обороты по счетам расчётов (60, 62, 76) и формирует таблицу операций. Сложности возникают, когда данные не сходятся: в базе есть непроведённые документы, оплата отнесена не на тот договор или контрагент прислал свои цифры, отличающиеся от учётных. Ниже разобран полный порядок работы — от поиска документа до устранения расхождений.

Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 как самую распространённую конфигурацию, но логика действий в УТ 11 и КА 2 практически совпадает — отличаются только названия разделов меню.

Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С 8

В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ называется «Акт сверки расчётов с контрагентом» и доступен сразу из нескольких разделов: «Покупки» → «Акты сверки расчётов», «Продажи» → «Акты сверки расчётов», а также «Банк и касса» в некоторых релизах. Это один и тот же журнал документов — независимо от точки входа вы работаете с общим списком.

В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации 2 путь другой: «Продажи» → «Сверки взаиморасчётов» или раздел «Казначейство» → «Сверка взаиморасчётов». Там документ называется «Сверка взаиморасчётов» и дополнительно поддерживает статусы согласования. В 1С:Управление нашей фирмой акт сверки формируется как отчёт: «Деньги» → «Акт сверки» или через карточку контрагента.

Если нужного пункта нет в меню, проверьте два момента: права пользователя (роль «Бухгалтер» или «Полные права» обычно требуется) и видимость команд в настройках навигации раздела — команду можно вывести через шестерёнку «Настройка навигации».

Подготовка: что проверить перед формированием акта

Главная причина расхождений в акте сверки — неполные данные в учёте. Перед созданием документа выполните три проверки. Первая: все первичные документы за период введены и проведены — реализации, поступления, платёжные поручения, возвраты, корректировки. Непроведённый документ в акт не попадёт, и сальдо исказится.

Вторая проверка — корректность разнесения оплат. Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 62 в разрезе контрагента и договора: не должно быть «красных» (отрицательных) остатков и зависших авансов, если оплата фактически закрыла отгрузку. Если аванс висит, а отгрузка есть — выполните зачёт аванса через перепроведение документов или документ «Корректировка долга».

Третья проверка — правильность договора. Акт сверки формируется по конкретному договору (в Бухгалтерии 8.3 можно выбрать «по всем договорам»). Если часть операций оформлена по другому договору с тем же контрагентом, сальдо в акте не совпадёт с ожиданиями контрагента. Уточните у второй стороны, по какому договору или по контрагенту в целом нужна сверка.

Контрольные точки

Как проверить готовность данных

ОСВ по счетам 60/62/76 по контрагенту

Норма

Остатки развёрнутые, без минусов по договорам

Тревожный признак

Отрицательное сальдо или одновременный дебет и кредит по одному договору

Журнал документов за период

Норма

Все документы проведены (без серых пометок)

Тревожный признак

Есть непроведённые или помеченные на удаление документы

Карточка контрагента

Норма

Один контрагент, корректные ИНН и договоры

Тревожный признак

Контрагент продублирован, операции разнесены по дублям

Пошаговое создание акта сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3

Откройте раздел «Продажи» (или «Покупки») → «Акты сверки расчётов» и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: организацию, контрагента, договор (или оставьте поле пустым для сверки по всем договорам), период сверки — даты «с» и «по». Валюта по умолчанию — рубли; для валютных договоров выберите валюту договора.

Нажмите кнопку «Заполнить» → «По данным учёта» (в ряде релизов — «Заполнить по данным бухгалтерского учёта»). Программа подберёт все проведённые документы расчётов за период и выведет их в табличную часть: слева — обороты по данным вашей организации, справа — колонка для данных контрагента. Начальное и конечное сальдо рассчитаются автоматически.

Проверьте результат: конечное сальдо в акте должно совпадать с сальдо по ОСВ на ту же дату. Если совпало — запишите документ и переходите к печати. Если нет — не отправляйте акт контрагенту, сначала найдите причину расхождения (об этом ниже).

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Акты сверки расчётов» → «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, контрагента, договор и период сверки
3. 3
   Нажмите «Заполнить» → «По данным учёта»
4. 4
   Сверьте конечное сальдо с ОСВ по счетам 60/62/76
5. 5
   Запишите документ и сформируйте печатную форму кнопкой «Печать»
6. 6
   Отправьте акт контрагенту на подпись (по ЭДО, почте или на бумаге)

Заполнение по данным контрагента

Если контрагент прислал свою часть сверки первым, табличную часть можно заполнить вручную или скорректировать колонку «По данным контрагента». В типовой форме есть переключатель режима: вы вводите суммы второй стороны, и программа автоматически показывает расхождения построчно. Это удобно при разборе расхождений — видно, какой именно документ не совпадает.

Печатная форма и отправка контрагенту

После записи документа нажмите «Печать» и выберите форму. В типовой Бухгалтерии доступны: «Акт сверки расчётов» (стандартная табличная форма с сальдо и оборотами) и вариант «С расхождениями» — если введены данные контрагента, несовпадающие строки будут выделены. Форму можно сохранить в PDF или Excel через кнопку сохранения в окне предпросмотра.

Если с контрагентом настроен обмен электронными документами (ЭДО), акт можно отправить напрямую из программы через кнопку «ЭДО» — документ уйдёт оператору, а статус подписания отобразится в журнале. Это быстрее почты и исключает потерю документа. Учтите: юридическую силу акту придаёт подпись обеих сторон — электронная (УКЭП) или «живая» на бумаге.

При отправке на бумаге распечатайте два экземпляра. Возвращённый подписанный акт храните вместе с первичными документами — он подтверждает признание долга и влияет на отсчёт срока исковой давности.

Разбор расхождений: частые причины и действия

Самая частая причина расхождения — документ проведён у одной стороны и отсутствует у другой. Например, вы отгрузили товар 30-го числа, а покупатель оприходовал его следующим месяцем. Это нормальная ситуация: в акте такие суммы показываются как расхождение с пояснением, при подписании стороны согласовывают дату перехода права собственности.

Вторая причина — разнесение оплаты не на тот договор или не на того контрагента (при дублях в справочнике). Проверьте через ОСВ по контрагенту в целом: если общее сальдо сходится, а по договорам нет — проблема в распределении, исправляется документом «Корректировка долга» или перепроведением оплаты с правильным договором.

Третья группа причин — технические: непроведённые документы, изменённые «задним числом» суммы, разные курсы валют при валютных расчётах. Если документы за период менялись после первой сверки, акт нужно перезаполнить: откройте документ и снова нажмите «Заполнить» — таблица обновится по текущим данным учёта.

Особенности в УТ 11 и Комплексной автоматизации

В УТ 11 и КА 2 документ «Сверка взаиморасчётов» работает по статусной модели: создаётся в статусе «Не согласовано», после проверки переводится в «Согласовано». Документ можно заполнить по данным учёта, а затем ввести данные партнёра — программа покажет расхождения в отдельной колонке и итоговую сумму разногласий.

Полезная возможность этих конфигураций — детализация до конкретных расчётных документов и заказов. Если взаиморасчёты ведутся по заказам или накладным, акт покажет задолженность в нужном разрезе. Печатная форма вызывается стандартно — кнопкой «Печать» из формы документа.

Ограничение: в УТ 11 сверка формируется по партнёру, а не по договору напрямую — если с контрагентом несколько соглашений, уточните отбор в параметрах заполнения, чтобы не смешать разные условия расчётов.

Удобный приём: перед массовой сверкой по итогам квартала сформируйте акты по всем контрагентам с остатками через список документов, а затем сверяйте только те, где контрагент сообщил о расхождении. Большинство актов сходятся с первого раза, если учёт вёлся аккуратно.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?

В типовой Бухгалтерии 8.3 акт создаётся по одному контрагенту. Для массовой сверки используют обработки с ИТС или сначала формируют отчёт «Задолженность контрагентов» / ОСВ по счетам расчётов, чтобы определить, с кем вообще есть остатки, а затем создают акты только по ним.

Почему в акте не отображаются документы за нужный период?

Чаще всего документы не проведены, проведены другой датой или относятся к другому договору (организации). Проверьте период в шапке акта, статус проведения документов и поле «Договор» — при указанном договоре операции по другим договорам в акт не попадают.

Как перезаполнить акт, если документы за период изменились?

Откройте сохранённый акт сверки и нажмите «Заполнить» → «По данным учёта» повторно — таблица обновится. Учтите: если в акт уже введены данные контрагента, они могут быть очищены, поэтому сохраните их заранее или скопируйте документ перед перезаполнением.

Имеет ли акт сверки юридическую силу?

Акт приобретает доказательное значение, когда подписан обеими сторонами — на бумаге или квалифицированной электронной подписью через ЭДО. Подписанный акт подтверждает признание долга и прерывает течение срока исковой давности. Односторонний акт — это только информационный документ.

Как сверить расчёты в валюте?

В шапке акта выберите валюту договора — таблица сформируется в валюте расчётов. Для полной картины дополнительно сформируйте ОСВ по договору в рублях: курсовые разницы в акте сверки не отражаются, но влияют на рублёвое сальдо в учёте.

Что делать, если контрагент не возвращает подписанный акт?

Зафиксируйте факт отправки (реестр ЭДО, опись письма). Если ответа нет, задолженность подтверждается первичными документами — накладными и счетами-фактурами. Для проблемных дебиторов направьте официальное письмо-претензию с копией акта и сроком ответа.