Как выставить счет самозанятому в 1С

Расчеты с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход) в 1С отличаются от работы с обычными контрагентами: у самозанятого нет КПП, он не выставляет счета-фактуры, а подтверждающим документом для расходов служит чек из приложения «Мой налог». При этом счет на оплату самому самозанятому компания обычно не выставляет — чаще требуется наоборот: оформить в 1С поступление услуг от самозанятого или дать ему реквизиты для формирования чека. Однако бывают ситуации, когда организация оказывает услуги самозанятому и должна выставить ему счет как физическому лицу.

Ниже разобраны оба сценария: как выставить счет самозанятому-покупателю и как корректно оформить оплату самозанятому-исполнителю в 1С:Бухгалтерии 8.3. Инструкция применима к типовой конфигурации без доработок.

Какие документы нужны при работе с самозанятым

Прежде чем выставлять счет, определите роль самозанятого в сделке. От этого зависит весь комплект документов и порядок действий в программе.

Если самозанятый — покупатель ваших товаров или услуг, вы выставляете ему обычный счет на оплату. Он оплачивает его как физическое лицо, а вы отражаете реализацию и начисляете свои налоги по применяемой системе налогообложения.

Если самозанятый — исполнитель, счет на оплату ему выставлять не нужно. Ему достаточно реквизитов вашей компании (наименование и ИНН), чтобы сформировать чек в «Мой налог». В 1С вы оформляете поступление услуг и прикрепляете чек как подтверждающий документ.

Проверка статуса самозанятого перед сделкой

До оформления документов убедитесь, что контрагент действительно применяет НПД. Попросите справку о постановке на учет в качестве плательщика НПД — самозанятый формирует ее в приложении «Мой налог» за пару минут. Дополнительно статус можно проверить на сайте ФНС по ИНН.

Проверку разумно повторять на дату каждой оплаты или хотя бы периодически при длительном сотрудничестве: самозанятый может утратить право на режим (например, при превышении лимита дохода), и тогда чек не будет подтверждать льготу.

Выставление счета самозанятому-покупателю

Если ваша организация продает товары или услуги самозанятому, порядок действий в 1С:Бухгалтерии стандартный, с небольшими особенностями в карточке контрагента.

1. 1
   Создайте контрагента: раздел «Справочники» → «Контрагенты» → «Создать». Вид контрагента — «Физическое лицо», укажите ФИО и ИНН самозанятого.
2. 2
   Откройте раздел «Продажи» → «Счета на оплату покупателям» и нажмите «Создать».
3. 3
   Выберите созданного контрагента, добавьте товары или услуги, укажите количество и цены.
4. 4
   Проверьте ставку НДС — она определяется вашей системой налогообложения, а не статусом покупателя.
5. 5
   Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Счет на оплату» и отправьте документ покупателю.
6. 6
   После оплаты оформите реализацию (акт или накладную) на основании счета — кнопка «Создать на основании».

Обратите внимание: счет самозанятому-покупателю ничем не отличается от счета любому другому физическому лицу. НДС в счете выделяется по вашим правилам — статус НПД у покупателя на это не влияет.

Настройка карточки контрагента

В карточке физического лица заполните ФИО и ИНН — этого достаточно для счета и акта. КПП у физлица отсутствует, поле оставьте пустым. Если планируете регулярные расчеты, добавьте банковские реквизиты самозанятого в разделе «Банковские счета» карточки.

Оформление оплаты самозанятому-исполнителю

Это более частый сценарий: компания платит самозанятому за услуги или работы. Счет ему выставлять не требуется — достаточно договора (письменного или заключенного обменом документами) и реквизитов для чека.

Порядок в 1С:Бухгалтерии следующий. Создайте контрагента-физлицо с ИНН самозанятого. Затем оформите документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги (акт)»: укажите контрагента, номенклатуру услуги, сумму. НДС в документе не будет — самозанятые его не начисляют, счета-фактуры от них нет.

Оплату проведите документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Прочие расчеты с контрагентами» или «Оплата поставщику» — в зависимости от настройки плана счетов. Деньги переводятся на карту или счет самозанятого как обычный платеж физлицу; налоговым агентом по НДФЛ вы в этом случае не являетесь.

Проверка чека и закрывающих документов

Чек от самозанятого должен содержать наименование вашей организации и ИНН — именно так чек привязывается к покупателю-юрлицу. Проверить подлинность чека можно по ссылке или QR-коду в самом чеке: сервис ФНС покажет, что чек существует и не аннулирован.

Если чек аннулирован (например, исполнитель ошибся в сумме и перевыпустил его), убедитесь, что в учете отражен корректный чек. Аннулированный чек не подтверждает расход.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус контрагента

Норма

Справка о постановке на НПД действует на дату оплаты

Тревожный признак

Статус утрачен или ИНН не находится в сервисе ФНС

Чек из «Мой налог»

Норма

Чек содержит ИНН и наименование вашей компании, сумма совпадает с оплатой

Тревожный признак

Чек оформлен на физлицо, аннулирован или сумма расходится с платежом

Документы в 1С

Норма

Поступление услуг проведено, чек приложен к документу

Тревожный признак

Услуга оплачена, но поступление не оформлено — расход не попадет в учет

Типичные ошибки при расчетах с самозанятыми

Альтернативы и автоматизация

Если самозанятых исполнителей много, ручное оформление каждого поступления занимает время. Для таких случаев существуют сервисы-посредники по работе с самозанятыми, которые интегрируются с 1С и автоматически подгружают чеки, а также решения на базе 1С:ЗУП для массовых выплат исполнителям.

Для разовых сотрудничеств достаточно типового функционала 1С:Бухгалтерии — доработки не потребуются. Главное — выстроить регламент: проверка статуса → поступление → оплата → получение и архивирование чека.

Частые вопросы

Нужно ли удерживать НДФЛ при оплате самозанятому?

Нет. Плательщик НПД сам уплачивает налог со своих доходов через приложение «Мой налог». Организация-заказчик налоговым агентом не является, НДФЛ и страховые взносы не начисляет. Условие — наличие корректного чека на оплату.

Можно ли работать с самозанятым без договора?

Формально чек из «Мой налог» вместе с платежными документами может подтверждать сделку, но письменный договор ГПХ настоятельно рекомендуется: он фиксирует предмет работ, сроки и стоимость, защищает обе стороны при спорах и снижает риск переквалификации отношений в трудовые.

Что делать, если самозанятый прислал чек без ИНН нашей компании?

Такой чек оформлен как продажа физлицу и не подтверждает расход организации. Попросите исполнителя аннулировать чек в «Мой налог» и сформировать новый, указав наименование и ИНН вашей компании в поле покупателя. После этого приложите корректный чек к документу в 1С.

Может ли самозанятый выставить нам счет на оплату?

Самозанятый может прислать счет в произвольной форме как основание для платежа — закон этого не запрещает. Но для 1С такой счет не является обязательным: достаточно договора и чека. В программе счет от самозанятого можно зарегистрировать как входящий документ или просто приложить скан к поступлению.

Как отразить в 1С частичную оплату или возврат самозанятому?

Частичная оплата оформляется обычным списанием с расчетного счета на часть суммы — чек самозанятый сформирует на фактически полученную сумму. При возврате денег исполнитель аннулирует чек и создает новый на фактическую сумму; в 1С оформляется корректировка или сторнирование поступления в зависимости от ситуации.