Как сформировать акт сверки взаиморасчётов в 1С 8.3

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов с покупателем или поставщиком на определённую дату. В 1С 8.3 (конфигурации «Бухгалтерия предприятия» и «Управление торговлей») он формируется автоматически на основании проведённых документов: реализаций, поступлений, счетов-фактур и оплат. Ручного ввода данных не требуется — программа сама собирает обороты по регистрам взаиморасчётов.

Ниже разобран полный порядок работы: где находится документ, как правильно заполнить шапку и табличную часть, как проверить расхождения и вывести печатную форму. Инструкция актуальна для типовых конфигураций на платформе 8.3; в отраслевых решениях расположение команд может немного отличаться.

Перед сверкой убедитесь, что в базе проведены все документы за период, а контрагент и договор заполнены корректно. Иначе акт соберётся с неполными данными, и расхождения придётся искать вручную.

Где находится акт сверки в 1С 8.3

В типовой «1С:Бухгалтерии 8.3» документ расположен в разделе «Покупки» → «Акты сверки расчётов с контрагентами». Тот же журнал доступен из раздела «Продажи» — это один и тот же список, программа просто дублирует команду для удобства. Если сверка ведётся с покупателем, логичнее открывать её из «Продаж», с поставщиком — из «Покупок».

В «1С:Управление торговлей 11» путь другой: «Продажи» → «Документы продаж» → «Акты сверки взаиморасчётов» либо через раздел «Закупки» для поставщиков. В УТ акт сверки учитывает данные по заказам, реализациям и оплатам в разрезе соглашений с клиентом.

Если команда не видна в интерфейсе, проверьте настройки видимости разделов (кнопка с шестерёнкой в панели навигации) — возможно, пункт просто скрыт. Также убедитесь, что у пользователя есть права на документ «Акт сверки взаиморасчётов».

Создание документа: заполнение шапки

Нажмите «Создать» в журнале актов сверки. Откроется форма нового документа, где нужно заполнить ключевые поля:

• Организация — ваша компания, от имени которой проводится сверка;
• Контрагент — покупатель или поставщик;
• Договор — конкретный договор, по которому велись расчёты. Если оставить поле пустым, в типовых конфигурациях акт соберёт данные по всем договорам контрагента;
• Период сверки — даты начала и окончания, за которые выводятся обороты;
• Валюта — валюта взаиморасчётов (для рублёвых договоров подставляется автоматически).

Дату самого документа программа проставляет текущую — при необходимости её можно изменить. Обратите внимание на поле «По данным организации/контрагента»: в типовой форме есть флажки или переключатели, определяющие, какие данные показывать. Обычно акт формируется по данным вашей организации, а контрагент при подписании сверяет их со своими.

Если с контрагентом несколько договоров и расчёты велись по всем, удобнее сформировать один акт без указания договора — так вы увидите общую задолженность. Но для спорных ситуаций и судебных разбирательств предпочтительнее акт по конкретному договору: он однозначно привязывает задолженность к основанию.

Заполнение табличной части и проверка данных

После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» (в некоторых версиях — «Заполнить по данным учёта»). Программа соберёт в табличную часть все документы за период: реализации товаров и услуг, поступления, счета-фактуры, оплаты, корректировки и возвраты. Каждая строка показывает документ, его номер, дату и сумму по дебету или кредиту.

Проверьте результат до печати. Сальдо на начало периода должно совпадать с данными прошлой сверки — если акты формируются регулярно, это самый быстрый способ заметить проблему. Итоговое сальдо на конец периода сверьте с отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (60, 62 или 76 в зависимости от типа расчётов) — суммы должны совпадать.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на начало периода

Норма

Совпадает с конечным сальдо предыдущего акта сверки

Тревожный признак

Сумма отличается — ищите документы, проведённые задним числом

Итоговая задолженность

Норма

Равна сальдо по счёту 60/62/76 в ОСВ по контрагенту

Тревожный признак

Разница с ОСВ — есть непроведённые или ручные операции

Список документов

Норма

Все реализации и оплаты за период присутствуют

Тревожный признак

Документа нет в акте — проверьте договор и дату проведения

Если документ не попал в акт, чаще всего причина в одном из трёх: документ не проведён, в нём указан другой договор, либо его дата выходит за границы периода сверки. Откройте документ, проверьте эти три параметра и перезаполните акт.

Работа с расхождениями

Когда контрагент возвращает подписанный акт с расхождениями, в 1С есть механизм их фиксации. В табличной части акта можно вручную отметить строки, по которым есть разногласия, и ввести данные контрагента. В «1С:Бухгалтерии 3.0» для этого служит колонка с данными контрагента и итоговая строка «Расхождения».

Типичные причины расхождений: оплата прошла в конце периода и не дошла до поставщика, счёт-фактура не дошла до покупателя, разная дата отражения документа в учёте сторон, возврат товара, оформленный только у одной стороны. Каждое расхождение нужно разобрать по конкретному документу — запросить у контрагента копии его первички и сопоставить со своими.

Не стоит «подгонять» акт под данные контрагента исправлением цифр вручную без анализа. Если расхождение вызвано ошибкой в вашем учёте — исправляйте учёт (корректировкой документа или новым документом), а затем формируйте акт заново.

Печать и подписание акта

Для вывода печатной формы нажмите кнопку «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов». В типовой форме выводятся: реквизиты сторон, период, сальдо на начало, таблица документов с оборотами по дебету и кредиту, итоговая задолженность и подписи. В некоторых конфигурациях доступны варианты печати — с детализацией по документам или сводный.

Акт печатается в двух экземплярах: один остаётся у вас, второй передаётся контрагенту. Подписывают документ уполномоченные представители обеих сторон, обычно с печатями (если организация использует печать). Подписанный контрагентом экземпляр храните — он подтверждает признание долга и прерывает срок исковой давности.

Отправить акт можно на бумаге, через ЭДО (если у контрагента настроен электронный документооборот) или сканом по электронной почте для предварительной сверки. Юридическую силу имеет подписанный оригинал или документ, переданный через оператора ЭДО с квалифицированной подписью.

1. 1
   Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов с контрагентами» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, договор и период сверки
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте табличную часть по документам
4. 4
   Сверьте сальдо на начало и конец с ОСВ по счетам 60/62/76
5. 5
   Распечатайте два экземпляра, подпишите и передайте контрагенту
6. 6
   Получив подписанный акт с расхождениями, зафиксируйте их в документе и разберите каждую позицию

Особенности в разных конфигурациях

В «1С:Управление торговлей 11» акт сверки строится по данным взаиморасчётов с партнёром, а не по бухгалтерским счетам. Здесь важно правильно указать соглашение/договор и проверить, что все заказы и оплаты распределены — нераспределённые платежи искажают картину задолженности.

В «1С:Комплексной автоматизации» и «1С:ERP» акт сверки формируется аналогично УТ, но дополнительно доступна детализация по объектам расчётов. Если ведётся учёт в разрезе заказов или накладных, акт можно построить с такой аналитикой — это удобно при большом числе сделок.

Сравнение вариантов сверки

Акт сверки (документ)

Подходит для официальной сверки с подписанием контрагентом; формирует печатную форму с реквизитами

ОСВ по счёту 60/62/76

Быстрая внутренняя проверка сальдо, но не является документом для контрагента

Отчёт «Анализ расчётов с контрагентами»

Помогает найти причину расхождений по документам, но не заменяет подписанный акт

Когда акт сверки обязателен и как часто его формировать

Законодательство не устанавливает обязательную периодичность актов сверки — частота определяется договором и учётной политикой. На практике сверку проводят: ежемесячно или ежеквартально при активных расчётах, перед годовой отчётностью и инвентаризацией расчётов, при смене договора или расторжении, перед судебным взысканием задолженности.

Инвентаризация расчётов с дебиторами и кредиторами перед составлением годовой бухгалтерской отчётности — обязательная процедура, и акты сверки служат её документальным подтверждением. Поэтому минимум раз в год акты стоит формировать по всем контрагентам с ненулевым сальдо.

Частые вопросы

Почему в акт сверки не попал документ оплаты?

Чаще всего документ не проведён, в нём указан другой договор или другая организация, либо дата выходит за период сверки. Откройте документ оплаты, проверьте эти поля, при необходимости проведите его и перезаполните акт кнопкой «Заполнить».

Можно ли сформировать акт сверки по нескольким договорам сразу?

Да. В «1С:Бухгалтерии 3.0» оставьте поле «Договор» пустым — акт соберёт данные по всем договорам выбранного контрагента. Учтите, что для юридически значимой сверки по спорной задолженности лучше формировать отдельный акт по каждому договору.

Контрагент прислал акт со своими цифрами, а они не совпадают с моими. Что делать?

Запросите у контрагента детализацию расхождений по документам и сопоставьте со своей табличной частью. Типичные причины — оплата «в пути» на границе периода, недошедшая счёт-фактура, возврат, оформленный только у одной стороны. Каждое расхождение разбирайте по конкретному документу, а не по итоговой сумме.

Делает ли акт сверки проводки в учёте?

Нет. Документ «Акт сверки взаиморасчётов» носит информационный характер: он не формирует проводок и не меняет данные учёта. Он только отражает уже записанные в базе операции по взаиморасчётам.

Как сформировать акт сверки в валюте?

В договоре с контрагентом должна быть указана валюта расчётов. При создании акта по такому договору программа автоматически подставит валюту, и суммы в табличной части будут показаны в ней. Если нужен акт одновременно в валюте и рублёвом эквиваленте, проверьте настройки печатной формы вашей конфигурации.

Можно ли отправить акт сверки через ЭДО из 1С?

Да, если в базе настроен обмен электронными документами и у контрагента есть подключение к оператору ЭДО. В журнале актов сверки доступна отправка через сервис 1С-ЭДО. Подписанный квалифицированной электронной подписью акт имеет юридическую силу наравне с бумажным оригиналом.