Торговля и Склад · 10 мин
Как сформировать товарную накладную в 1С
Как сформировать товарную накладную в 1С: создание документа реализации, заполнение табличной части, печать ТОРГ-12, проверка проводок и типичные ошибки.
Товарная накладная — первичный документ, подтверждающий передачу товара от продавца покупателю. В программах 1С она не создаётся «отдельно»: пользователь оформляет документ отгрузки (реализацию), а печатная форма накладной — ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ (УПД) — формируется на его основании автоматически.
В разных конфигурациях путь немного отличается. В «1С:Бухгалтерия 8» используется документ «Реализация (акты, накладные, УПД)», в «1С:Управление торговлей» — «Реализация товаров и услуг», в «1С:Комплексная автоматизация» и ERP — аналогичный документ в разделе продаж. Логика заполнения при этом одинакова: шапка с реквизитами сторон, табличная часть с товарами, проведение и печать.
Прежде чем формировать накладную, убедитесь, что в программе заведены справочники: контрагент-покупатель с реквизитами, договор, номенклатура товаров и склад. Если какого-то элемента нет, его можно создать прямо из документа — 1С подскажет это при выборе поля.
Какой документ в 1С формирует товарную накладную
Ключевой момент, который часто путает начинающих: в 1С нет отдельного документа «Товарная накладная». ТОРГ-12 — это печатная форма, а данные для неё берутся из документа реализации. Поэтому вся работа сводится к корректному оформлению отгрузки.
В «1С:Бухгалтерия 8.3» откройте раздел «Продажи» и выберите «Реализация (акты, накладные, УПД)». Нажмите «Создать» и выберите вид операции «Товары (накладная)». В «1С:Управление торговлей 11» путь такой: раздел «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» → «Создать».
Если отгрузка происходит по ранее выставленному счёту или заказу покупателя, удобнее создать реализацию на его основании: откройте счёт или заказ и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Тогда контрагент, договор и список товаров подставятся автоматически, а связь документов сохранится в цепочке.
Заполнение шапки документа
В верхней части документа укажите дату отгрузки, организацию-продавца, контрагента-покупателя и договор. Дата документа должна соответствовать фактической дате передачи товара — от неё зависят проводки, НДС и период отражения выручки.
Поле «Склад» обязательно в торговых конфигурациях: именно с указанного склада будет списан товар. Если ведётся учёт по нескольким складам, проверьте, что выбран тот, где товар физически находится, иначе после проведения возникнут отрицательные остатки.
Обратите внимание на поля «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» — они нужны, если товар отгружается не с адреса организации или доставляется не по адресу покупателя. В бухгалтерии эти поля заполняются в печатной форме или на дополнительной вкладке, в УТ — в шапке документа.
Заполнение табличной части товарами
В табличной части «Товары» добавляйте позиции кнопкой «Добавить» или подбором через кнопку «Подбор» — второй способ удобнее при большом количестве позиций, так как позволяет выбирать товары из справочника с остатками и ценами.
Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма рассчитается автоматически. Если цены подставились из договора или соглашения — проверьте их актуальность; если цена нулевая, программа при проведении может выдать предупреждение.
Единица измерения подставляется из карточки номенклатуры. Если вы отгружаете в упаковках, а учёт ведётся в штуках, выберите нужную упаковку в колонке «Упаковка» — количество в базовых единицах пересчитается автоматически (в конфигурациях с поддержкой упаковок).
- 1Откройте раздел «Продажи» и создайте документ «Реализация товаров и услуг» (в Бухгалтерии — «Реализация (акты, накладные, УПД)»).
- 2Заполните организацию, контрагента, договор, склад и дату отгрузки.
- 3Добавьте товары в табличную часть, проверьте количество, цены и ставки НДС.
- 4Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок.
- 5Через кнопку «Печать» выберите форму «Товарная накладная (ТОРГ-12)» или «УПД».
- 6Проверьте печатную форму: номер, дату, реквизиты сторон, итоговые суммы и количество позиций.
Проведение документа и проверка результата
После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Документ сформирует проводки: спишет товар со склада, отразит выручку и дебиторскую задолженность покупателя, начислит НДС (если применяется общая система налогообложения).
Проверить результат можно несколькими способами. Кнопка «Дт/Кт» (или «Показать проводки») в форме документа покажет сформированные движения. Для контроля склада откройте отчёт «Остатки товаров на складах» — количество отгруженного товара должно уменьшиться.
Если документ не проводится, программа выводит причину: нехватка товара, незаполненное обязательное поле, закрытый период. Не игнорируйте эти сообщения — каждое из них указывает на реальную проблему в данных.
Как проверить результат
Есть движения по списанию товара, выручке и НДС
Проводок нет или суммы не совпадают с табличной частью
Остаток уменьшился на отгруженное количество
Появились отрицательные остатки
Все реквизиты заполнены, итоги сходятся с документом
Пустые поля грузополучателя, неверный номер или суммы
Печать ТОРГ-12 и формирование УПД
В проведённом документе нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму. В бухгалтерии доступны «Товарная накладная (ТОРГ-12)» и «Универсальный передаточный документ (УПД)», в УТ — также «Накладная на отпуск материалов» и другие формы в зависимости от настроек.
Перед печатью откройте предварительный просмотр: сверьте номер и дату накладной, ИНН и адреса сторон, наименования товаров, количество мест и итоговые суммы. Ошибку в печатной форме исправляют не в форме, а в самом документе или справочниках (например, адрес покупателя — в карточке контрагента), после чего форму нужно сформировать заново.
Если требуется подписание в электронном виде, накладную можно отправить через сервис электронного документооборота (1С-ЭДО) прямо из документа — кнопка «ЭДО». Это избавляет от печати и почтовой пересылки, а юридическая сила документа сохраняется при использовании квалифицированной подписи.
Частые ошибки при оформлении накладной
Самая распространённая проблема — неверная дата документа. Если отгрузка была в прошлом месяце, а документ создаётся текущей датой, выручка и НДС попадут не в тот период. Всегда ставьте фактическую дату передачи товара, а при закрытом периоде согласуйте корректировку с бухгалтером.
Вторая типичная ошибка — несоответствие договора. Если у контрагента несколько договоров, проверьте, что выбран тот, по которому идёт сделка: от договора зависят условия оплаты, валюта и порядок расчётов в отчётах по задолженности.
Третья группа ошибок связана со справочниками: дубли номенклатуры, устаревшие реквизиты контрагента, неверная ставка НДС в карточке товара. Проверяйте ставку НДС в каждой строке, особенно при отгрузке товаров с разными ставками.
Особые сценарии: возврат, частичная отгрузка, комиссия
Возврат товара от покупателя
Если покупатель возвращает товар, не создавайте накладную с отрицательным количеством. Используйте документ «Возврат товаров от покупателя», созданный на основании реализации — он корректно сторнирует проводки и восстановит остатки на складе.
Частичная отгрузка по заказу
Когда заказ отгружается частями, создавайте каждую реализацию на основании одного и того же заказа. Программа покажет остаток к отгрузке и не позволит отгрузить больше заказанного (при включённом контроле). Статус заказа в списке отразит частичное исполнение.
Передача на комиссию
При передаче товара комиссионеру обычная реализация не подходит: право собственности не переходит. Используйте вид операции «Передача на комиссию» — товар спишется со склада на счёт товаров, переданных на комиссию, без признания выручки.
Как выбрать действие
FAQ
Можно ли создать товарную накладную без проведения документа?
Распечатать форму можно и из непроведённого документа, но такая накладная не отражена в учёте: товар не списан со склада, задолженность не сформирована. Это допустимо только как черновик. Для реальной отгрузки документ необходимо провести.
Чем УПД отличается от ТОРГ-12 и что выбрать?
УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе, что сокращает документооборот и упрощает подтверждение вычета НДС. ТОРГ-12 применяется вместе с отдельным счётом-фактурой. Большинство организаций на общей системе налогообложения используют УПД, но выбор зависит от договорённости с контрагентом.
Почему в печатной форме пустые реквизиты покупателя?
Реквизиты подтягиваются из карточки контрагента. Откройте её и заполните ИНН, КПП, юридический адрес и банковские данные, затем пересформируйте печатную форму. Править значения вручную в самой форме не нужно — при следующей печати они снова будут пустыми.
Как исправить ошибку в уже проведённой накладной?
Если период открыт, отмените проведение документа, внесите исправления и проведите заново. Если период закрыт или документ попал в регламентированную отчётность, оформите корректировку реализации — она создаст исправительные движения текущей датой без изменения прошлых периодов.
Можно ли выгрузить накладную в Excel или PDF?
Да. В форме предварительного просмотра печатной формы используйте «Файл» → «Сохранить» и выберите формат PDF, Excel (MXL или XLSX) либо другой доступный. Для отправки контрагенту предпочтителен PDF — он сохраняет оформление и не редактируется получателем.
Что делать, если кнопки печати ТОРГ-12 нет в списке?
Проверьте вид операции документа: для некоторых видов (например, услуги) форма ТОРГ-12 не предусмотрена. Также состав печатных форм зависит от настроек конфигурации и прав пользователя. При необходимости внешнюю печатную форму подключает администратор через «Дополнительные отчёты и обработки».
Что важно запомнить
Товарная накладная в 1С — это печатная форма документа реализации. Заполните шапку и товары, проверьте остатки и ставки НДС, проведите документ и напечатайте ТОРГ-12 или УПД. Ошибки исправляйте в документе, а не в печатной форме, а при закрытом периоде используйте корректировку реализации.