Торговля и Склад · 9 мин
Как пользоваться программой 1С Торговля и склад
Практическая инструкция по работе в 1С Торговля и склад: справочники, приходные и расходные документы, складской учёт, отчёты, типичные ошибки и ответы на вопросы.
«1С:Торговля и склад» — классическая конфигурация для учёта товаров, закупок, продаж и складских остатков. Несмотря на возраст платформы 7.7, она до сих пор работает во многих небольших компаниях, поэтому навык работы с ней остаётся востребованным. Программа строится вокруг трёх базовых объектов: справочников (номенклатура, контрагенты, склады), документов (приходные и расходные накладные, счета, перемещения) и отчётов, которые собирают данные из проведённых документов.
Ключевой принцип работы: сначала заполняются справочники, затем оформляются документы, и только после их проведения появляются корректные остатки и взаиморасчёты. Если нарушить этот порядок — например, провести расходную накладную до приходной, — программа может списать товар «в минус», и отчёты покажут отрицательные остатки.
Ниже разобраны практические шаги: от первого запуска и заполнения справочников до оформления продаж, работы со складом и построения отчётов. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию, но логика сохраняется и в доработанных версиях.
Первый запуск и настройка рабочего места
Программа запускается через ярлык «1С:Предприятие», где в списке информационных баз выбирается нужная база и режим «Предприятие». Если базы в списке нет, её добавляют кнопкой «Добавить», указав путь к каталогу с файлами базы. При сетевой работе путь обычно ведёт на общую папку сервера.
После входа проверьте основные константы: меню «Операции» → «Константы». Здесь задаются наименование организации, валюта учёта, розничный НДС и другие параметры, от которых зависит поведение документов. Менять константы в рабочей базе стоит только понимая последствия: например, смена валюты учёта после начала работы приведёт к некорректным итогам.
Отдельно настройте пользователей и права через «Администрирование» → «Пользователи» (в режиме «Конфигуратор» или «Монитор», в зависимости от версии). Каждому сотруднику должен соответствовать свой пользователь — это позволит видеть в журналах, кто создал или изменил документ.
Заполнение справочников: номенклатура, контрагенты, склады
Справочники — фундамент учёта. Откройте меню «Справочники» и начните с «Номенклатуры». Для каждого товара укажите наименование, единицу измерения, тип (товар, услуга), при необходимости — штрихкод и ставку НДС. Группируйте товары по папкам: это ускоряет поиск при большом ассортименте.
В справочнике «Контрагенты» заводятся поставщики и покупатели. Заполните наименование, ИНН, юридический и фактический адреса, банковские реквизиты — эти данные автоматически подставляются в печатные формы накладных и счетов-фактур. Дубли контрагентов недопустимы: они дробят взаиморасчёты, и долг одного партнёра «размазывается» по нескольким карточкам.
Справочник «Склады» нужен даже если склад физически один. Если товар хранится в разных местах (оптовый склад, торговый зал), заведите отдельные элементы — тогда появится возможность видеть остатки по каждому месту хранения и оформлять перемещения между ними.
Перед массовым вводом номенклатуры проверьте, нет ли в компании старого прайса в Excel. Во многих случаях список товаров проще перенести через обработку загрузки или ручное копирование по группам, чем заводить каждую позицию по одной.
Оформление поступления товара
Закупка оформляется документом «Поступление товаров» (в некоторых версиях — «Приходная накладная»): меню «Документы» → «Поступление товаров» → «Новый». В шапке укажите контрагента-поставщика, склад и договор, в табличной части — товары, количество, цену и ставку НДС.
Цены можно вводить вручную или подставлять из прайса поставщика, если он ведётся. Сумма документа пересчитывается автоматически. После заполнения нажмите «Провести» — только с этого момента товар появляется в остатках на складе, а задолженность перед поставщиком — во взаиморасчётах.
Проверьте результат: откройте отчёт «Остатки товаров» («Отчёты» → «Остатки товаров») и убедитесь, что поступившие позиции отображаются с правильным количеством и складом. Если товара в отчёте нет — чаще всего документ сохранён, но не проведён.
- 1Откройте Документы → Поступление товаров → Новый
- 2Заполните поставщика, склад, дату и номер входящего документа
- 3Добавьте товары с количеством и ценами закупки
- 4Проверьте итоговую сумму и НДС
- 5Нажмите «Провести» и сверьте остатки в отчёте
Продажа: счета, расходные накладные и оплата
Типовая цепочка продажи выглядит так: счёт на оплату → расходная накладная → регистрация оплаты. Счёт не двигает остатки, он нужен для выставления покупателю. Реальное списание товара со склада и формирование долга покупателя происходит при проведении расходной накладной.
Расходную накладную удобно вводить «на основании» счёта: откройте счёт и нажмите кнопку ввода на основании — товары и цены подставятся автоматически. Цены продажи берутся из установленных типов цен (оптовая, розничная) либо вводятся вручную.
Оплата оформляется документами «Приходный кассовый ордер» (наличные) или «Выписка» / «Платёжное поручение входящее» (безнал). После проведения оплаты долг покупателя закрывается. Контролируйте взаиморасчёты отчётом «Ведомость по контрагентам» или «Взаиморасчёты с покупателями».
Складские операции: перемещения, инвентаризация, списание
Перемещение товара между складами оформляется документом «Перемещение»: указывается склад-отправитель, склад-получатель и список товаров. Общий остаток по компании не меняется, меняется только распределение по местам хранения.
Инвентаризация начинается с отчёта по остаткам: распечатайте остатки на дату инвентаризации и сверьте с фактическим наличием. Выявленные излишки оформляются оприходованием, недостачи — документом «Списание». Списание без документального основания — типичный источник расхождений между учётом и реальным складом.
После любых складских корректировок сверяйте итог: сумма приходов минус расходы и списания должна сходиться с текущим остатком. Если не сходится — ищите непроведённые документы в журнале (они выделяются визуально) и документы с будущей датой.
Отчёты: как контролировать остатки и продажи
Основные рабочие отчёты находятся в меню «Отчёты». «Остатки товаров» показывает текущее наличие по складам, «Продажи» — обороты по товарам и контрагентам за период, «Валовая прибыль» — разницу между продажной и учётной ценой. Каждый отчёт формируется за выбранный период и по заданным фильтрам.
Отрицательные остатки в отчёте — сигнал ошибки в учёте. Обычные причины: продажа проведена раньше поступления по времени, товар оприходован на другой склад, либо расход введён с большим количеством. Исправлять нужно первичные документы, а не остаток «руками».
Как проверить корректность учёта
Все количества положительные или нулевые
Отрицательные значения по позициям
Долг соответствует реальным неоплаченным накладным
Долг дублируется по двум карточкам одного контрагента
Все документы проведены
Есть сохранённые, но не проведённые документы за прошлые периоды
Типичные ошибки и обслуживание базы
Большинство проблем в «Торговле и склад» связано не с программой, а с дисциплиной ввода данных. Дубли контрагентов и товаров, непроведённые документы, работа без архивных копий — три источника почти всех учётных сбоев.
Периодически выполняйте тестирование и исправление базы через Конфигуратор («Администрирование» → «Тестирование и исправление») — обязательно на копии. Также следите за последовательностью документов: массовое перепроведение задним числом меняет себестоимость и остатки прошлых периодов, поэтому закрытые периоды лучше не трогать без необходимости.
Что важно запомнить
Порядок работы: справочники → приход → расход → оплата → контроль отчётами. Проводите документы в хронологии, не допускайте минусов по складу, сверяйте взаиморасчёты и регулярно архивируйте базу.
Частые вопросы
Что делать, если программа не даёт провести расходную накладную из-за нехватки товара?
Проверьте три вещи: проведён ли приходный документ, на тот ли склад оприходован товар, и не стоит ли дата расхода раньше даты прихода. Исправьте первичный документ, а не отключайте контроль остатков.
Как изменить цену или количество в уже проведённом документе?
Откройте документ из журнала, отмените проведение, внесите изменения и проведите снова. Учтите: если документ в прошлом периоде, перепроведение может изменить себестоимость последующих продаж.
Можно ли работать нескольким пользователям одновременно?
Да, если база размещена в общей сетевой папке и у каждого пользователя заведено своё имя. Один документ одновременно редактировать нельзя — второй пользователь получит сообщение о блокировке.
Как распечатать накладную или счёт?
В открытом документе нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму (ТОРГ-12, счёт-фактура, счёт на оплату). Печатные формы формируются автоматически из данных документа и реквизитов контрагентов.
Как часто нужно делать архивную копию базы?
Минимум — ежедневно при активной работе. Достаточно скопировать каталог базы при закрытой программе или использовать штатную выгрузку данных. Храните копии на отдельном носителе или другом компьютере.
Чем «Торговля и склад» 7.7 отличается от современных конфигураций?
Это устаревшая платформа без современных механизмов обмена, ЕГАИС-интеграций и актуальных форм отчётности. Для новых внедрений обычно рассматривают «1С:Управление торговлей» на платформе 8, а 7.7 поддерживают там, где учёт уже давно ведётся.