Торговля и Склад · 10 мин
Как провести товарную накладную в 1С: пошаговая инструкция
Как провести товарную накладную в 1С: создание документа поступления и реализации, заполнение табличной части, проверка проводок, типичные ошибки и способы их исправления.
Товарная накладная в 1С — это документ, которым оформляют движение товаров: поступление от поставщика или отгрузку покупателю. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) такая операция выполняется документами «Поступление товаров и услуг» и «Реализация товаров и услуг». Проведение документа формирует проводки по бухгалтерскому и налоговому учёту, движения по складским регистрам и влияет на остатки, себестоимость и взаиморасчёты.
Ошибка при проведении накладной приводит к расхождениям между складом и бухгалтерией, неверной себестоимости и искажённому НДС. Поэтому важно не просто нажать кнопку «Провести», а заранее подготовить справочники, корректно заполнить документ и после проведения проверить результат по отчётам.
Ниже разобран порядок работы на примере типовых конфигураций. Названия кнопок и разделов могут немного отличаться в зависимости от версии программы, но общая логика везде одинаковая: создать документ, заполнить шапку и табличную часть, проверить счета учёта, провести и сверить результат.
Какой документ использовать для накладной
В 1С нет документа с названием «Товарная накладная» — это печатная форма (ТОРГ-12 или УПД), которая формируется на основании учётных документов. Направление движения товара определяет, какой документ нужно создать.
Если товар приходит от поставщика, используется «Поступление товаров и услуг» (в УТ — «Приобретение товаров и услуг»). Если товар отгружается покупателю — «Реализация товаров и услуг». Перемещение между собственными складами оформляется документом «Перемещение товаров», а возвраты — специальными документами возврата от покупателя или поставщику.
Какой документ выбрать
Товар пришёл от поставщика. Увеличивает складские остатки и задолженность перед поставщиком.
Отгрузка покупателю. Списывает товар со склада, формирует выручку и задолженность покупателя.
Движение между своими складами. Не создаёт задолженности и не влияет на финансовый результат.
Обратное движение по ранее оформленной накладной. Оформляется на основании исходного документа.
Подготовка справочников перед проведением
Документ не проведётся корректно, если в базе отсутствуют нужные элементы справочников. Перед созданием накладной убедитесь, что заведены: контрагент с актуальными реквизитами, договор с правильным видом (с поставщиком или с покупателем), склад, организация и номенклатура.
Для каждой позиции номенклатуры проверьте вид номенклатуры — от него зависят счета учёта (41.01 для товаров, 10.01 для материалов и т.д.). Если номенклатура новая, создайте её заранее через справочник «Номенклатура», указав единицу измерения, ставку НДС и вид. Это избавит от ручного исправления счетов в каждом документе.
Также проверьте, что дата документа попадает в открытый период. Если период закрыт (установлена дата запрета редактирования), провести накладную задним числом не получится — потребуется либо изменить дату документа, либо попросить администратора временно открыть период.
Создание и заполнение документа поступления
Откройте раздел «Покупки» (в 1С:Бухгалтерии) или «Закупки» (в УТ) и выберите «Поступление товаров и услуг» — «Создать». В шапке документа укажите организацию, контрагента, договор и склад. Дата документа должна соответствовать дате фактической поставки по бумажной накладной.
В табличной части добавьте товары: подберите номенклатуру, укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически. Если позиций много, удобнее загрузить их из файла поставщика через обработку загрузки или воспользоваться подбором номенклатуры с остатками.
Заполните реквизиты входящего документа — номер и дату накладной поставщика. Они нужны для корректного отражения в книге покупок и для сверки с контрагентом. Если поставщик прислал счёт-фактуру, зарегистрируйте её по ссылке внизу документа или отдельным документом «Счёт-фактура полученный».
- 1Откройте «Покупки» → «Поступление товаров и услуг» → «Создать»
- 2Заполните организацию, контрагента, договор и склад
- 3Добавьте товары в табличную часть: номенклатура, количество, цена, НДС
- 4Укажите номер и дату входящей накладной
- 5Проверьте счета учёта в документе
- 6Нажмите «Провести и закрыть» и зарегистрируйте счёт-фактуру
Создание и заполнение документа реализации
Накладная на отгрузку создаётся в разделе «Продажи» → «Реализация товаров и услуг». Заполните покупателя, договор и склад отгрузки. Если отгрузка идёт по счёту на оплату, создавайте реализацию на основании счёта — тогда позиции, цены и контрагент подтянутся автоматически.
При заполнении табличной части программа покажет доступные остатки. Если товара на складе недостаточно, документ либо не проведётся, либо проведётся с отрицательным остатком — это зависит от настроек контроля остатков в программе. Отрицательные остатки искажают себестоимость, поэтому перед проведением сверьте количество с фактическим наличием.
После заполнения выберите способ печати: ТОРГ-12 или УПД (универсальный передаточный документ). УПД совмещает накладную и счёт-фактуру, что сокращает документооборот. Печатная форма формируется кнопкой «Печать» уже после проведения документа.
Проверка счетов учёта и проведение
Перед нажатием кнопки «Провести» откройте вкладку или ссылку со счетами учёта. Для поступления типовая схема: Дт 41.01 — Кт 60.01 на стоимость товара и Дт 19.03 — Кт 60.01 на НДС. Для реализации: Дт 62.01 — Кт 90.01.1 на выручку, Дт 90.02.1 — Кт 41.01 на себестоимость и Дт 90.03 — Кт 68.02 на начисленный НДС.
Если счета подставились неверно, чаще всего причина в неправильном виде номенклатуры или в настройках счетов учёта номенклатуры. Исправьте настройку в справочнике, а не только в документе — иначе ошибка повторится в следующих накладных.
Нажмите «Провести» (документ останется открытым) или «Провести и закрыть». Если программа выдала ошибку, прочитайте сообщение: в нём указано, чего не хватает — заполненного поля, остатка на складе или прав на проведение. После исправления проведите документ повторно.
Проверка результата после проведения
Сразу после проведения откройте движения документа: кнопка «Дт/Кт» в 1С:Бухгалтерии или «Отчёты» → «Движения документа» в управленческих конфигурациях. Сверьте суммы по проводкам с бумажной накладной — они должны совпадать до копейки.
Затем проверьте остатки по складу отчётом «Остатки товаров на складах» (УТ) или оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 41 (Бухгалтерия). Поступление должно увеличить остаток на количество из накладной, реализация — уменьшить. Отрицательное значение по позиции — сигнал о продаже несуществующего остатка.
Для контроля взаиморасчётов используйте отчёт «Акт сверки с контрагентом» или ОСВ по счетам 60 и 62. Задолженность по накладной должна появиться в момент проведения и закрываться последующими оплатами.
Как проверить результат
Суммы совпадают с накладной, счета соответствуют виду операции
Нет проводок, неверные счета или суммы отличаются
Остаток изменился ровно на количество из накладной
Остаток не изменился или стал отрицательным
Появилась задолженность на сумму накладной
Задолженность отсутствует или зависла на другом договоре
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — документ не проводится из-за нехватки остатков. Причины: поступление ещё не проведено, товар оприходован на другой склад или на другую партию. Решение — проверить остатки отчётом в разрезе складов и при необходимости сначала провести документ поступления.
Вторая распространённая ошибка — неверная дата. Накладная, проведённая не тем числом, сдвигает остатки и НДС в другой период. Если ошибку заметили до закрытия периода, распроведите документ, исправьте дату и проведите заново. Если период закрыт — исправление согласуется с бухгалтером и может потребовать корректировочных документов.
Третья группа ошибок — дубли документов. Одна и та же поставка заводится дважды, например вручную и через обмен. Перед удалением дубля убедитесь, что на него не ссылаются счета-фактуры и оплаты. Удалять проведённые документы следует только через пометку на удаление с последующим контролем ссылочной целостности.
Что важно запомнить
Товарная накладная в 1С проводится документами поступления или реализации. Ключевые шаги: подготовленные справочники, корректные дата, склад и счета учёта, проведение кнопкой «Провести», затем обязательная сверка проводок, остатков и взаиморасчётов по отчётам.
Частые вопросы
Чем отличаются кнопки «Записать» и «Провести»?
«Записать» сохраняет документ в базе как черновик: он виден в журнале, но не формирует проводок и не меняет остатки. «Провести» создаёт движения по регистрам и бухгалтерские проводки — только после этого накладная влияет на учёт. Для отмены проведения используется кнопка «Отмена проведения».
Документ не проводится и пишет про недостаток товара. Что делать?
Откройте отчёт по остаткам склада и сверьте номенклатуру, склад и количество с накладной. Обычно причина в непроведённом поступлении, отгрузке с другого склада или расхождении в единицах измерения. После устранения причины проведите документ повторно.
Как исправить ошибку в уже проведённой накладной?
Если период открыт: отмените проведение, внесите исправления и проведите заново. Если по документу уже выписан счёт-фактура или период закрыт, используйте документ «Корректировка поступления» или «Корректировка реализации» — он создаётся на основании исходной накладной и корректно отражает изменения в учёте.
Можно ли провести накладную задним числом?
Технически — да, если дата не попадает под запрет редактирования. Но учтите: документ задним числом меняет остатки прошлого периода, себестоимость последующих продаж и может затронуть уже сданную отчётность. После такого проведения рекомендуется перепровести документы за период и сверить отчётность.
Как распечатать ТОРГ-12 или УПД из накладной?
Откройте проведённый документ и нажмите кнопку «Печать» — в списке будут доступны ТОРГ-12, УПД и другие формы. Для реализации УПД удобнее, так как совмещает накладную и счёт-фактуру. Печатная форма заполняется данными документа автоматически.
Нужен ли отдельный документ для счёта-фактуры?
Да. При поступлении счёт-фактура регистрируется по ссылке внизу документа или в журнале «Счета-фактуры полученные». При реализации счёт-фактура создаётся на основании накладной. Без зарегистрированного счёта-фактуры НДС не попадёт в книгу покупок или продаж корректно.