Торговля и Склад · 10 мин
Статусы заказа в 1С: как сделать и настроить
Как настроить статусы заказов в 1С:Управление торговлей и ERP: включение механизма, создание статусов, автоматические переходы, контроль и типичные ошибки.
Статусы заказов в 1С — это механизм контроля жизненного цикла документа: от момента, когда менеджер зафиксировал потребность клиента, до отгрузки и оплаты. Без статусов заказ существует в одном состоянии, и отличить «согласованный» заказ от «черновика» можно только по косвенным признакам. Со статусами система сама подсказывает, что с заказом можно делать, а что — рано.
Механизм статусов есть в конфигурациях «Управление торговлей 11», «Комплексная автоматизация 2» и «1С:ERP». В «Управлении нашей фирмой» реализован похожий, но упрощённый вариант — «состояния заказов». В типовой «Бухгалтерии предприятия» статусов заказов нет вовсе, там придётся использовать доработку или обходные варианты. Ниже разобрана настройка на примере УТ 11 / КА 2 / ERP — логика в этих конфигурациях одинаковая.
Где включаются статусы заказов
По умолчанию во многих базах механизм статусов выключен, и заказ проводится без них. Включение выполняется один раз администратором или пользователем с правами настройки.
Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» → «Оптовые продажи». Установите флажок «Статусы заказов клиентов». Для внутренних документов есть отдельные флажки: «Статусы заказов поставщикам», «Статусы заказов на перемещение», «Статусы заказов на сборку». После включения в карточке заказа появляется поле «Статус», а в списке заказов — колонка и отбор по статусу.
Какие статусы есть из коробки и как добавить свои
В типовой поставке для заказа клиента предопределены три статуса: «Не согласован», «К отгрузке» и «Ожидается оплата (после отгрузки)». Они покрывают базовый сценарий, но на практике компаниям нужны промежуточные этапы: «В резерве», «Собран на складе», «Передан в доставку», «Частично отгружен».
Новые статусы добавляются в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «CRM и маркетинг» → «Статусы» (в некоторых версиях — через «Настройки и справочники → Статусы»). При создании укажите тип документа, к которому применяется статус, наименование и порядок следования. Именно порядок определяет, какие переходы возможны: из статуса с меньшим порядком система не даст перейти «назад» без специальных прав.
| Статус | Назначение | Что обычно контролирует |
|---|---|---|
| Не согласован | Черновик, заказ ещё обсуждается с клиентом | Запрет отгрузки и резервирования |
| К отгрузке | Заказ подтверждён, можно отгружать | Контроль оплаты при предоплатной схеме |
| Ожидается оплата | Товар отгружен, ждём денег | Контроль задолженности по срокам |
| Пользовательские | Резерв, сборка, доставка и т.п. | Настраиваются индивидуально |
Настройка контроля: что система разрешает на каждом статусе
Главная ценность статусов — ограничения. В карточке статуса можно задать, разрешено ли при нём отгружать товар, принимать оплату, резервировать на складе. Например, для «Не согласован» обычно запрещают создание реализации: менеджер физически не сможет ввести отгрузку на основании несогласованного заказа.
Дополнительно в настройках продаж включается контроль расчётов: система не даст перевести заказ в статус «К отгрузке», пока не поступила предоплата, если для клиента выбрана предоплатная схема. Схемы расчётов задаются в соглашении с клиентом — там же определяется этап оплаты и допустимая сумма долга.
- 1Включите флажок «Статусы заказов клиентов» в настройках продаж
- 2Создайте недостающие статусы и выстройте их по порядку следования
- 3Для каждого статуса задайте разрешённые действия: отгрузка, оплата, резерв
- 4Настройте права: кто может менять статус вручную, кто — только просматривать
- 5Проставьте статусы в существующих заказах групповой обработкой
- 6Проверьте на тестовом заказе: запрет отгрузки, переходы, контроль оплаты
Автоматические переходы и состояния заказов
Ручная смена статуса работает на небольших объёмах, но при десятках заказов в день менеджеры забывают их переключать. В типовых конфигурациях часть переходов автоматизирована: после полной отгрузки и оплаты заказ закрывается, а механизм «Состояния заказов» (отдельный от статусов) рассчитывает фазу документа автоматически — «Ожидается оплата», «Готов к отгрузке», «Просрочен».
Состояния не требуют ручного вмешательства: система сама анализирует движения по заказу. Чтобы они отображались, включите в настройках продаж использование состояний. В списке заказов появится информативная колонка, а в рабочем месте «Заказы клиентов» — готовые отборы по просроченным и требующим действий документам.
Для сложной логики — например, «после сборки автоматически перевести заказ в статус Передан в доставку и отправить клиенту письмо» — используют бизнес-процессы или доработку. Самый безопасный способ доработки — расширение конфигурации: оно не затрагивает типовой код и не ломает обновления.
Как выбрать способ автоматизации
Работа менеджера: как менять статус и где смотреть картину целиком
В карточке заказа статус меняется в шапке документа — поле доступно после включения механизма. Массово статусы удобно менять из списка заказов: выделите документы, нажмите «Установить статус» в меню «Ещё». Право на смену конкретных статусов регулируется профилями групп доступа — например, переводить заказ «К отгрузке» может только старший менеджер.
Для ежедневного контроля используйте рабочее место «Заказы клиентов» (раздел «Продажи»): там есть отборы по состояниям, просроченным оплатам и отгрузкам. Отчёт «Состояние выполнения заказов» покажет, какие заказы зависли на каждом этапе и по какой причине.
Как проверить, что настройка работает
Система выдаёт сообщение о запрете отгрузки
Реализация проводится без предупреждений — контроль не включён
Доступны только следующие по порядку статусы
Можно перескочить через этапы или вернуться назад без прав
Видна колонка статуса и работает отбор
Колонки нет — механизм не включён или не настроен вид списка
Типичные ошибки и ограничения механизма
Самая частая проблема — после включения статусов старые заказы остаются без статуса, и пользователи не могут по ним отгружать. Решение — групповая установка статуса через список документов до начала рабочего дня. Вторая ошибка — слишком много статусов: если этапов больше 6–7, менеджеры начинают путаться и переставлять заказы произвольно, что обесценивает всю аналитику.
Также учитывайте: статусы не заменяют резервирование. Заказ в статусе «К отгрузке» не гарантирует наличие товара — отдельно настройте обеспечение и резервы на складе. А при обмене с сайтом или CRM статусы нужно сопоставлять явно: статус «Новый» на сайте и «Не согласован» в 1С должны быть связаны в настройках обмена, иначе синхронизация будет перезаписывать данные некорректно.
Что важно запомнить
Статусы включаются в настройках продаж, дорабатываются через справочник статусов и дают контроль отгрузки и оплаты на каждом этапе. Для автоматического отображения фазы заказа используйте «Состояния», для сложной логики — расширение конфигурации. Не забудьте проставить статусы в старых документах и ограничить права на их смену.
Частые вопросы
Можно ли добавить статусы заказов в 1С:Бухгалтерии?
В типовой БП механизма статусов заказов нет. Варианты обхода: использовать дополнительный реквизит документа со списком значений и настроить отбор в списке, либо заказать доработку через расширение с полноценным полем статуса и контролем переходов.
Чем статус отличается от состояния заказа?
Статус устанавливается вручную или правилами и отражает решение сотрудника («согласован», «к отгрузке»). Состояние рассчитывается системой автоматически по фактическим движениям — оплатам и отгрузкам. Они дополняют друг друга: статус управляет процессом, состояние показывает реальную картину.
Как запретить отгрузку заказа без предоплаты?
В соглашении с клиентом задайте предоплатный этап оплаты и включите контроль расчётов. Затем в статусе «К отгрузке» оставьте проверку оплаты: система не даст перевести заказ, пока не зарегистрировано поступление денег на требуемую сумму.
Почему после включения статусов не проводятся старые заказы?
Документы, созданные до включения механизма, не имеют статуса, а контроль требует конкретное значение. Откройте список заказов, выделите нужные документы и через «Ещё → Установить статус» присвойте им подходящий статус массово.
Как синхронизировать статусы заказов с сайтом?
В настройках обмена с сайтом (типовой модуль обмена или CommerceML) задаётся таблица соответствия статусов сайта и 1С. Сопоставьте каждый статус явно и проверьте направление обмена: некоторые статусы должны меняться только на стороне 1С, иначе данные будут перезаписываться.
Можно ли автоматически менять статус при создании реализации?
Да, но штатного переключателя для произвольных статусов нет. Реализуется через расширение конфигурации: подписка на запись документа «Реализация товаров и услуг» проверяет основание и переводит заказ в нужный статус. Такой подход сохраняет возможность обновления конфигурации.