Торговля и Склад · 10 мин
Как создать приказ на пересчет товаров в 1С Розница
Пошаговая инструкция по созданию приказа на пересчет товаров в 1С Розница: заполнение инвентаризации, печать форм ИНВ-3 и ИНВ-19, проведение результатов.
Пересчет товаров в 1С Розница начинается с документа «Приказ на проведение инвентаризации» — именно он фиксирует дату, склад и состав комиссии, а на его основании программа формирует инвентаризационную опись и пересчет товаров. Без этого документа остатки по складу не замораживаются, и отклонения между учетными и фактическими данными корректно не зафиксировать.
Механизм инвентаризации в конфигурации построен по классической схеме: приказ → инвентаризационная опись (учетные остатки) → пересчет товаров (фактические остатки) → списание недостач и оприходование излишков. Каждый шаг оформляется отдельным документом, связанным с предыдущим, поэтому важно соблюдать последовательность.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки базы к инвентаризации до печати унифицированных форм и проверки результата. Инструкция подходит для типовой 1С Розница редакции 2.3 и 3.0 — названия пунктов меню могут незначительно отличаться, но логика документов одинакова.
Где находится документ приказа и что он делает
Документ расположен в разделе «Склад» → «Инвентаризация» → «Приказы на проведение инвентаризации». В некоторых релизах путь выглядит как «Закупки и склад» → «Инвентаризация». Если раздела не видно, проверьте, что у пользователя включена роль кладовщика или менеджера по складу, а в настройках функциональности не отключен складской учет.
Приказ выполняет три функции. Во-первых, он задает границы инвентаризации: магазин, склад и даты начала и окончания. Во-вторых, фиксирует состав инвентаризационной комиссии и основание проверки. В-третьих, служит связующим звеном: все последующие документы — опись, пересчет, списание — вводятся на его основании и наследуют его параметры.
Важно понимать: сам приказ не изменяет остатки и не делает движений по регистрам. Это «шапка» процесса. Фактическое влияние на учет появляется только после проведения пересчета товаров и документов списания/оприходования.
Подготовка базы перед созданием приказа
Прежде чем создавать приказ, убедитесь, что по выбранному складу введены все первичные документы: поступления, реализации, перемещения, возвраты и списания. Если какой-то документ остался непроведенным, учетные остатки в описи будут искажены, и инвентаризация покажет ложные расхождения.
Второй шаг — проверить отрицательные остатки. Откройте отчет «Остатки товаров» или «Ведомость по товарам на складах» по нужному магазину и складу. Минусовые позиции почти всегда означают ошибку в документах: продажу раньше поступления или перемещение не в тот склад. Их лучше исправить до инвентаризации, иначе пересчет будет считаться от некорректной базы.
Третий момент — договоритесь о «заморозке» операций. На время пересчета по складу не должны проводиться продажи и перемещения, иначе фактические данные уйдут от учетных. В идеале инвентаризацию проводят в нерабочее время или при закрытой смене.
Пошаговое создание приказа на пересчет
Откройте список «Приказы на проведение инвентаризации» и нажмите «Создать». Форма документа компактная, но каждое поле влияет на дальнейшие шаги.
- 1Укажите организацию и магазин, по которому проводится инвентаризация
- 2Выберите конкретный склад — пересчет ведется в разрезе складов
- 3Задайте даты начала и окончания инвентаризации
- 4Заполните основание проведения (например, приказ руководителя и его номер)
- 5Добавьте в табличную часть членов комиссии из справочника физических лиц, отметьте председателя
- 6Проведите документ и при необходимости распечатайте форму ИНВ-22
Дата документа приказа определяет, на какой момент 1С снимет учетные остатки для описи. Если инвентаризация начинается утром понедельника, ставьте дату начала именно понедельник — тогда пересчет сравнится с остатками на конец воскресенья.
Состав комиссии заполняется из справочника «Физические лица». Если нужного сотрудника там нет, его придется сначала добавить. Обязательно отметьте председателя комиссии — это поле используется в печатных формах.
После проведения доступна печать унифицированной формы ИНВ-22 «Приказ о проведении инвентаризации». Она понадобится для документального оформления проверки, если организация ведет инвентаризацию по формальным правилам.
Создание инвентаризационной описи и пересчета товаров
На основании приказа создайте документ «Инвентаризационная опись»: откройте приказ и нажмите «Создать на основании» → «Инвентаризация товаров» (в ряде релизов — «Инвентаризационная опись»). Программа автоматически заполнит табличную часть учетными остатками по складу на дату приказа.
Проверьте заполнение: в описи должны быть все товары с ненулевыми остатками. Если какой-то номенклатуры нет, а вы уверены, что она числится на складе, — это повод вернуться к проверке остатков: возможно, товар заведен с другим складом или есть ошибка в документах.
Далее вводится документ «Пересчет товаров» — тоже на основании приказа. Именно сюда вносятся фактические количества, посчитанные комиссией в торговом зале и на складе. Заполнить его можно вручную, загрузкой из терминала сбора данных (ТСД) или через обработку загрузки из Excel.
После ввода фактических количеств в табличной части появятся колонки расхождения: отклонение по количеству и по сумме. Положительное отклонение — излишек, отрицательное — недостача. Перед проведением пройдитесь по крупным расхождениям: нередко за ними стоит банальная ошибка ввода, например перепутанная единица измерения (штуки вместо упаковок).
Закрытие результатов: списание и оприходование
Проведенный пересчет сам по себе еще не выравнивает остатки. На его основании создаются два документа: «Списание товаров» — для недостач и «Оприходование товаров» — для излишков. Оба заполняются автоматически кнопкой «Создать на основании» из пересчета.
При списании укажите статью расходов: недостачи в пределах норм естественной убыли и сверх норм учитываются по-разному, в том числе с отнесением на материально ответственное лицо. Конкретную аналитику согласуйте с бухгалтерией — в розничной конфигурации это влияет на выгрузку в бухгалтерскую программу.
Излишки оприходуются по учетной цене с указанием статьи доходов. Если 1С Розница обменивается с 1С Бухгалтерией, проверьте, что оба документа корректно перенеслись при синхронизации и в бухгалтерском учете сформировались проводки.
Как проверить результат
Учетные остатки совпадают с фактическим пересчетом
Остаются расхождения — не проведен пересчет или списание/оприходование
Есть записи по регистрам товаров на складах
Документ проведен, но движений нет — проверьте дату и склад
Опись и сличительная ведомость формируются без пустых строк
Форма пустая или с ошибками — не заполнена опись или комиссия
Печать форм ИНВ-22, ИНВ-3 и ИНВ-19
Из приказа печатается форма ИНВ-22 — сам приказ о проведении инвентаризации с составом комиссии и сроками. Из документа инвентаризационной описи доступна ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товаров» — ее комиссия использует как бланк при счете, а также расписка материально ответственного лица.
Форма ИНВ-19 «Сличительная ведомость» печатается из пересчета товаров после ввода фактических данных: она показывает учетные остатки, факт и отклонения по каждой позиции. Именно эта ведомость подписывается комиссией и материально ответственным лицом по итогам инвентаризации.
Если в печатных формах не выводятся подписи или реквизиты, проверьте заполнение карточки организации и состава комиссии в приказе — формы берут данные именно оттуда.
Типичные ошибки и ограничения
Еще одно ограничение: инвентаризация ведется строго в разрезе склада. Если в магазине несколько складов (торговый зал, склад, кладовая возвратов), на каждый нужен отдельный приказ и отдельный пересчет. Попытка свести все в один документ приведет к тому, что расхождения невозможно будет корректно списать.
Учтите также, что товары в пути и переданные на комиссию в стандартную опись обычно не попадают — для них предусмотрены отдельные процедуры. Если ассортимент большой, используйте загрузку из ТСД: ручной ввод тысяч позиций почти гарантированно даст ошибки.
Что важно запомнить
Приказ на пересчет создается в разделе «Склад» → «Инвентаризация», задает склад, даты и комиссию. На его основании формируются опись и пересчет, а расхождения закрываются списанием и оприходованием. Перед началом проведите всю первичку и остановите операции по складу.
Частые вопросы
Можно ли провести инвентаризацию без приказа?
Технически пересчет товаров можно создать и напрямую, но тогда теряется связь документов, не печатается форма ИНВ-22 и усложняется контроль. Для полноценного документального оформления приказ нужен всегда.
Что делать, если во время пересчета прошла продажа?
Зафиксируйте проданные позиции отдельно и скорректируйте фактические данные в пересчете на эти количества. Если продаж было много, надежнее отменить пересчет и начать заново после закрытия смены.
Как пересчитать только часть товаров, а не весь склад?
При заполнении описи или пересчета удалите лишние строки либо используйте отбор по товарной группе — в ряде релизов доступна кнопка подбора с отбором. Полная инвентаризация по правилам требует считать все, но выборочная проверка допустима как внутренняя ревизия.
Почему в описи нет части товаров, которые точно есть на складе?
Чаще всего товар числится на другом складе магазина или по нему нулевой учетный остаток. Проверьте отчет «Остатки товаров» без отбора по складу — так видно, где реально числится номенклатура.
Как исправить ошибку в уже проведенном пересчете?
Если списание и оприходование еще не созданы, отмените проведение пересчета, исправьте количества и проведите заново. Если документы-закрытия уже проведены, корректируйте через новые списание или оприходование на разницу.
Нужно ли оформлять инвентаризацию, если магазин работает на УСН и не ведет полный бухучет?
Да, если вы хотите, чтобы учетные остатки в 1С соответствовали реальным. Даже без формального бухгалтерского оформления пересчет и списание недостач — единственный корректный способ выровнять складской учет.