Торговля и Склад · 11 мин
Прослеживаемость товаров: как отразить в 1С
Как отразить прослеживаемость товаров в 1С: настройка серий, маркировка «Честный знак», документы, отчёты, типичные ошибки и проверка результатов.
Прослеживаемость товаров в 1С — это учёт движения каждой единицы или партии продукции от поставщика до конечного покупателя с фиксацией уникальных идентификаторов. В зависимости от категории товара это либо коды маркировки системы «Честный знак» (обувь, одежда, лекарства, табак, вода и другие группы), либо серийный учёт (электроника, запчасти, косметика), либо регистрационные номера партий в системе «Меркурий» для продукции животного происхождения.
Ошибки в отражении прослеживаемости приводят не только к расхождениям в учёте: за продажу маркированного товара без передачи кодов или с нарушением правил маркировки предусмотрены штрафы и конфискация товара. Поэтому настройку в 1С нужно выполнять аккуратно, с проверкой каждого этапа на тестовых данных.
Ниже разобран практический порядок работы в типовых конфигурациях: 1С:Управление торговлей 11, 1С:Розница, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. Названия разделов могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика учёта едина.
Определите, какая прослеживаемость нужна вашему товару
Прежде чем что-то настраивать, установите, подпадает ли товар под обязательную маркировку. Перечень товарных групп утверждён постановлениями Правительства РФ, и он регулярно расширяется. Проверить конкретный товар можно по коду ТН ВЭД в личном кабинете «Честного знака» или на официальном портале системы маркировки.
Если товар маркируется, учёт в 1С ведётся по кодам маркировки (Data Matrix). Если не маркируется, но важна прослеживаемость для гарантии, рекламаций или контроля сроков годности — используйте серии номенклатуры. Это внутренний механизм 1С, не требующий обмена с государственными системами.
Как выбрать механизм учёта
Включите функциональность серий и маркировки
В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура». Установите флажок «Серии номенклатуры». После этого в справочнике «Виды номенклатуры» появится возможность задать политику учёта серий.
Для маркированных товаров дополнительно включите обмен с «Честным знаком»: «НСИ и администрирование» → «Интеграция с ИС МП (обувь, одежда, табак…)». Укажите, для каких товарных групп ведётся учёт. В 1С:Розница аналогичные настройки находятся в разделе «Администрирование» → «Маркировка».
Для обмена с «Честным знаком» потребуется действующая квалифицированная электронная подпись организации и регистрация в самой системе. Проверьте, что подпись установлена на компьютере, где будет выполняться обмен, и срок её действия не истёк.
Настройте карточку номенклатуры и вид номенклатуры
Политика учёта серий задаётся на уровне вида номенклатуры, чтобы не настраивать каждую карточку вручную. Откройте справочник «Виды номенклатуры», создайте или отредактите нужный вид и перейдите на закладку «Серии».
Доступные варианты политики:
- Серии не используются — для обычных товаров без прослеживаемости;
- Справочное указание серий — серия фиксируется в документах, но остатки по сериям не контролируются (подходит для справочного учёта партий);
- Учёт себестоимости по сериям — полноценный партионный учёт с контролем остатков;
- Управление остатками (FEFO) — учёт по срокам годности с автоматическим подбором партий с ближайшим сроком;
- Учёт по кодам маркировки — для маркированных товаров, каждая единица имеет уникальный код.
В карточке маркированного товара заполните поле «Товарная группа» (обувь, лёгкая промышленность и т.д.) и «Вид продукции». От этих полей зависит, какие документы обмена с «Честным знаком» будут формироваться. Неверно указанная товарная группа — частая причина ошибок при выгрузке.
Отразите поступление маркированного и серийного товара
При поступлении маркированного товара поставщик передаёт коды через УПД с электронным документооборотом. В 1С загрузите входящий УПД через сервис ЭДО — коды маркировки подтянутся в документ «Приобретение товаров и услуг» автоматически. Сверьте физическое количество с кодами в документе: расхождение означает либо пересорт, либо ошибку поставщика.
Если поставщик не передаёт коды через ЭДО (такое встречается у мелких импортёров), коды можно ввести вручную сканером штрихкодов в табличную часть документа поступления. Каждый отсканированный Data Matrix преобразуется в код маркировки и привязывается к строке товара.
Для товаров с сериями (без маркировки) серии указываются в документе поступления вручную или по кнопке «Заполнить серии». Если используются сроки годности, введите дату производства или окончания срока — от неё система будет отсчитывать FEFO при отгрузке.
- 1Загрузите УПД от поставщика через ЭДО в разделе «Поступления (акты, накладные, УПД)»
- 2Проверьте, что коды маркировки загрузились: в документе откройте таблицу маркировки
- 3Отсканируйте физические коды сканером и сверьте с загруженными
- 4Проведите документ и убедитесь, что статус в «Честном знаке» — «Принят»
- 5Проверьте остатки отчётом «Остатки и доступность товаров» с группировкой по сериям
Отразите продажу и выбытие из оборота
При розничной продаже маркированного товара кассовое ПО (1С:Розница или УТ с подключённой кассой) передаёт код маркировки в чеке, и фискальный регистратор отправляет его в ОФД, а далее в «Честный знак». Код выбывает из оборота в момент пробития чека. Проверьте, что в настройках кассы включена передача кодов маркировки — без этого чек будет отклонён или код не выбудет.
При оптовой продаже юридическому лицу коды передаются через исходящий УПД по ЭДО. В документе «Реализация товаров и услуг» нажмите «Подобрать и проверить маркированную продукцию», отсканируйте отгружаемые коды и отправьте УПД покупателю. Покупатель должен принять коды у себя — до этого момента товар формально числится в обороте за вами.
Отдельные сценарии выбытия: возврат поставщику, списание порчи, продажа образцов. Для каждого в 1С предусмотрены документы с передачей сведений в «Честный знак» — используйте именно их, а не обычное списание, иначе коды останутся «в обороте» и при проверке возникнут вопросы.
Настройте перемещения, возвраты и отчётность
Перемещение между своими складами внутри одной организации не требует передачи сведений в «Честный знак» — достаточно документа «Перемещение товаров» с указанием серий. А вот перемещение между обособленными подразделениями с разными КПП в ряде случаев требует уведомления системы маркировки — уточните правила для своей товарной группы.
Возврат от розничного покупателя оформляется документом «Возврат товаров от клиента» со сканированием кода. Код возвращается в оборот автоматически. Возврат поставщику — отдельный документ с передачей кодов через УПД, как при продаже.
Для контроля используйте отчёты: «Остатки и доступность товаров» (с отбором по сериям), «Движение серий товаров», а в подсистеме маркировки — «Анализ расхождений при отгрузке» и «Анализ расхождений при поступлении». Регулярно сверяйте остатки кодов в 1С с личным кабинетом «Честного знака».
Как проверить результат настройки
Документ проводится, коды видны в движениях по регистрам
Ошибка «не указаны серии» или отказ ЭДО
Отчёт показывает остатки в разрезе серий без отрицательных значений
Отрицательные остатки по сериям — значит, продажа прошла мимо серии
Документы в статусе «Отправлен» / «Принят»
Статус «Ошибка» или документ завис в очереди
Чек пробивается, код выбывает из оборота
Чек отклонён или код не передаётся в ОФД
Ограничения и когда нужна доработка
Типовые конфигурации покрывают стандартные сценарии маркировки и серийного учёта, но есть границы. Если у вас нестандартный процесс — например, собственное производство с нанесением кодов на линии, агрегация в короба и паллеты с многоуровневой иерархией, обмен с несколькими операторами ЭДО — потребуется доработка или отраслевое решение.
Также учтите, что старые версии конфигураций могут не поддерживать новые товарные группы маркировки. Перед подключением новой группы товаров обновите конфигурацию и библиотеку интеграции с ИС МП до актуального релиза — иначе документы обмена будут формироваться с ошибками.
Перед запуском учёта серий в рабочей базе сделайте копию и прогоните полный цикл на тестовом контуре: поступление → перемещение → продажа → возврат. Большинство проблем (непроводящиеся документы, отрицательные остатки по сериям) выявляются именно на этом этапе, а не в момент настройки.
Что важно запомнить
Прослеживаемость в 1С строится на сериях номенклатуры и кодах маркировки. Порядок действий: определить требования к товару, включить функциональность, настроить вид номенклатуры, корректно отражать поступление и выбытие, регулярно сверять данные с «Честным знаком». Перед запуском обязательно проверьте цикл на копии базы.
Частые вопросы
Можно ли вести прослеживаемость в 1С:Бухгалтерии без Управления торговлей?
Частично. 1С:Бухгалтерия поддерживает учёт маркированных товаров и обмен с «Честным знаком» для базовых операций. Но полноценный серийный учёт, FEFO, ордерный склад и расширенные отчёты доступны в УТ 11, ERP и Комплексной автоматизации. Для розницы со сканированием на кассе лучше подходит 1С:Розница.
Что делать, если код маркировки не сканируется?
Проверьте сканер: он должен поддерживать двумерные коды Data Matrix и передачу спецсимволов (GS). Если код повреждён физически, товар можно перемаркировать: в «Честном знаке» заказывается новый код с указанием причины, в 1С оформляется документ перемаркировки. Продавать товар с нечитаемым кодом нельзя.
Обязательно ли указывать серии при внутреннем перемещении?
Если для вида номенклатуры включён учёт остатков по сериям — да, серия обязательна в каждом движении, включая перемещения между складами. При справочном указании серий поле можно оставить пустым, но тогда прослеживаемость будет неполной.
Как исправить отрицательные остатки по сериям?
Отрицательный остаток означает, что товар продан по серии, которой не было в остатках. Найдите документ-источник отчётом «Движение серий товаров», исправьте в нём серию на фактическую или введите недостающее поступление. После исправления перепроведите последующие документы по этой номенклатуре.
Нужно ли передавать коды при продаже физлицу через интернет-магазин?
Да. При дистанционной продаже маркированного товара код выбывает из оборота при выдаче товара покупателю — через кассовый чек с кодом маркировки. Сам факт онлайн-оплаты не снимает обязанность передать код при фактической передаче товара.
Что делать с остатками немаркированного товара после введения обязательной маркировки?
Для большинства товарных групп предусмотрена процедура маркировки остатков: в «Честном знаке» заказываются коды на остатки по упрощённому описанию товара, в 1С оформляется документ «Маркировка товаров ИС МП» с видом операции для остатков. Сроки такой перемаркировки ограничены — уточните актуальные правила для вашей товарной группы.