Торговля и Склад · 11 мин
Пересортица в 1С: как выявить, оформить и провести в учёте
Как оформить пересортицу в 1С: инвентаризация, документ «Пересортица товаров», оприходование и списание. Пошаговые инструкции для УТ 11, КА 2 и ERP.
Пересортица — это одновременная недостача одного товара и излишек другого, возникшие из-за ошибки при приёмке, отпуске или маркировке. Классический пример: по документам на складе 100 штук кофе «Арабика», а по факту — 80 «Арабики» и 20 «Робусты» по той же цене. В 1С такая ситуация не исправляется ручным редактированием остатков: остатки всегда меняются только документами, иначе учёт разойдётся с отчётами.
Способ оформления зависит от конфигурации. В «1С:Управление торговлей 11», «Комплексная автоматизация 2» и «ERP» есть специальный документ «Пересортица товаров», который списывает одну позицию и оприходует другую в одной проводке. В «Бухгалтерии предприятия 3.0» отдельного документа нет — пересортица отражается парой документов «Списание товаров» и «Оприходование товаров» на основании инвентаризации.
Прежде чем оформлять пересортицу, убедитесь, что расхождение — именно пересортица, а не обычная недостача или неоприходованный приход. Проверьте первичные документы: возможно, товар просто не провели по приходной накладной или ошиблись в отгрузке, и тогда правильнее исправить исходный документ, а не создавать новый.
Как убедиться, что это пересортица, а не ошибка в документах
Пересортица имеет характерный признак: недостача одной номенклатуры совпадает по количеству (или близка по стоимости) с излишком другой, при этом товары схожи — один поставщик, одна товарная группа, похожая цена. Если излишек и недостача не связаны, оформлять их как пересортицу нельзя — это два независимых факта учёта.
Начните с анализа отчёта «Остатки товаров на складах» или «Ведомость по товарам на складах» за период: посмотрите движения обеих позиций. Частые причины ложной пересортицы: непроведённая реализация, возврат, оформленный не той номенклатурой, дубль карточки товара в справочнике (один и тот же товар заведён дважды с разными наименованиями).
Как проверить ситуацию перед оформлением
Количества расходятся симметрично, документы проведены корректно
Есть непроведённые или ошибочные документы — сначала исправьте их
Две разные позиции, у каждой свой артикул и штрихкод
Дубль карточки — нужно объединение дублей, а не пересортица
Товары схожи по стоимости, один поставщик или группа
Излишек и недостача никак не связаны — оформляйте отдельно
Если обнаружился дубль номенклатуры, используйте обработку «Поиск и удаление дублей» (в разделе «Администрирование» → «Обслуживание») с заменой ссылок во всех документах. После этого остатки сойдутся сами, и документ пересортицы не понадобится.
Пересортица через инвентаризацию: универсальный путь
Инвентаризация — корректная основа для любой корректировки остатков, потому что фиксирует факт пересчёта и даёт документальное основание для списания и оприходования. В УТ 11, КА 2 и ERP порядок такой: создаётся «Приказ на проведение инвентаризации» (или складская распоряжение), затем «Пересчет товаров», куда заносятся фактические количества.
В документе «Пересчет товаров» программа автоматически покажет отклонения: по одной позиции будет недостача, по другой — излишек. На основании пересчёта создаются документы «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков товаров». Именно эта пара и закрывает пересортицу в учёте.
- 1Создайте приказ на инвентаризацию: Склад и доставка → Инвентаризация товаров → Приказ на проведение инвентаризации
- 2Оформите «Пересчет товаров» и заполните фактические количества по обеим позициям
- 3Проверьте колонку «Отклонение»: по одной позиции минус, по другой плюс
- 4На основании пересчёта создайте «Списание недостач товаров» по позиции с недостачей
- 5Создайте «Оприходование излишков товаров» по позиции с излишком
- 6Проведите документы и сверьте остатки отчётом по складу
В документах списания и оприходования укажите статью доходов/расходов. Для пересортицы обычно используют статьи вида «Пересортица товаров» или «Излишки/недостачи по инвентаризации». Если ваша учётная политика требует взаимозачёта пересортицы (по правилам бухгалтерского учёта взаимный зачёт допустим при совпадении периода, лица и схожести товаров), согласуйте отражение с бухгалтером — в управленческих конфигурациях зачёт делается вручную через корректировку статей.
Документ «Пересортица товаров»: быстрый способ без полной инвентаризации
В УТ 11, КА 2 и ERP есть отдельный документ «Пересортица товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Ордерный склад» / «Излишки, недостачи и порчи» или «Склад» → «Пересортица товаров» — расположение зависит от настроек интерфейса). Он удобен, когда пересортица обнаружена точечно, без полного пересчёта склада.
В документе заполняются две строки: списываемая номенклатура (та, которой не хватает) и оприходуемая (та, что в излишке) с количеством. После проведения программа формирует движения по регистрам товаров одновременно в минус и в плюс. При использовании ордерной схемы склада потребуется также оформить расходный и приходный ордер.
Учтите ограничение: документ пересортицы корректно работает, когда товары учитываются в одних и тех же единицах измерения и по одному складу. Если излишек числится на другом складе, сначала оформите «Перемещение товаров» или оформляйте списание и оприходование раздельно.
Пересортица в 1С:Бухгалтерии 3.0
В «1С:Бухгалтерии предприятия» отдельного документа пересортицы нет. Порядок такой: раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров» — создайте документ, заполните фактические остатки (кнопка «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе», затем вручную скорректируйте колонку «Количество факт»). Программа покажет отклонения по обеим позициям.
На основании инвентаризации кнопкой «Создать на основании» формируются «Списание товаров» (по недостающей позиции) и «Оприходование товаров» (по излишку). В списании укажите счёт списания — обычно 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», если вопрос о виновнике ещё не решён, либо 91.02 при зачёте пересортицы. В оприходовании — счёт доходов 91.01.
Если по решению руководства пересортица зачитывается взаимно (товары одного наименования, у одного материально ответственного лица, за один период), в бухгалтерском учёте недостача и излишек закрываются друг другом, а разница в стоимости относится на 91 счёт. Отразите это операцией вручную («Операции, введённые вручную»), если автоматические проводки документов не соответствуют принятому решению.
Налоговый и бухгалтерский аспект: что учесть
Пересортица имеет последствия не только в складском учёте. В бухгалтерском учёте взаимный зачёт излишков и недостач допустим только при одновременном выполнении условий: за один проверяемый период, у одного проверяемого лица, по товарам одного наименования и в тождественных количествах. Разница в стоимости относится на финансовый результат или на виновное лицо.
В налоговом учёте зачёт пересортицы не предусмотрен: излишки признаются внереализационным доходом, а недостача учитывается в расходах только в пределах норм естественной убыли либо при отсутствии виновных лиц с подтверждающими документами. Поэтому бухгалтерские и налоговые проводки по пересортице могут различаться — в 1С:Бухгалтерии это отразится временными разницами, если применяется ПБУ 18/02.
Если недостача отнесена на сотрудника (кладовщика, продавца), оформите взыскание через документы по расчётам с персоналом, а в учёте — счёт 73.02. Не списывайте такую недостачу сразу на расходы: это исказит и учёт, и налогообложение.
Проверка результата после проведения
После проведения всех документов откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ/ERP) или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41» (в Бухгалтерии) и сверьте остатки по обеим позициям с фактическими данными пересчёта. Остатки должны совпасть по количеству.
Дополнительно проверьте себестоимость: оприходованный излишек должен встать на учёт по корректной цене (обычно по учётной стоимости списываемого товара или по рыночной — в зависимости от настроек и учётной политики). Если цена оприходования нулевая или явно искажена, отчёт по валовой прибыли и оценка запасов будут неверными.
Контрольные точки после оформления
Совпадают с фактическим пересчётом
Расхождения — ищите непроведённые документы или ордерные остатки
Цена соответствует учётной политике
Нулевая или искажённая себестоимость
Недостача на 94/91, излишек на 91.01 или зачёт согласно решению
Недостача сразу в расходах при известном виновнике
Профилактика: как снизить количество пересортицы
Большинство случаев пересортицы связано с ошибками идентификации товара на приёмке и отгрузке. Практические меры: использование штрихкодирования и сканеров вместо ручного подбора номенклатуры, уникальные артикулы без дублей, адресное хранение (ячейки) в УТ 11/ERP — тогда отбор из чужой ячейки сразу виден.
Полезно настроить регулярные выборочные инвентаризации по группам товаров с высокой частотой пересортицы, а не ждать годовой полной ревизии. В УТ 11 для этого удобны статусы пересчётов и анализ расхождений в разрезе складских помещений.
Что важно запомнить
Пересортица в 1С оформляется только документами: через инвентаризацию (пересчёт → списание + оприходование) или документом «Пересортица товаров» в УТ 11, КА 2, ERP. Сначала исключите ошибки в первичных документах и дубли номенклатуры, затем проведите документы и сверьте остатки и себестоимость.
Частые вопросы
Можно ли оформить пересортицу, если товары заведены в разных единицах измерения?
Да, но с оговоркой: количество в документе пересортицы указывается в базовых единицах хранения. Если одна позиция учитывается в штуках, а другая в упаковках, сначала приведите количества к сопоставимому виду через коэффициенты упаковок в карточках номенклатуры, иначе движения по регистрам будут некорректными.
Что делать, если пересортица обнаружена после закрытия месяца?
Оформляйте документы текущей датой, указав в комментарии период выявления и реквизиты инвентаризации. Проведение «задним числом» в закрытом периоде нарушит последовательность расчёта себестоимости и потребует перезакрытия месяца. В бухгалтерском учёте это отражается как исправление ошибки текущим периодом.
Почему документ «Пересортица товаров» не виден в меню УТ 11?
Проверьте функциональность: раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» — должна быть включена возможность оформления излишков, недостач и пересортицы. Также документ может быть недоступен из-за прав пользователя: у роли должно быть право на добавление этого вида документов.
Как оформить пересортицу, если виноват поставщик?
Это не пересортица в учётном смысле, а расхождение при приёмке. Оформите расхождение по приходному документу: в УТ 11/ERP — через акт о расхождениях после приёмки и корректировку поступления или возврат поставщику. Инвентаризационные документы здесь не используются, иначе вы спишете недостачу за свой счёт.
Нужно ли восстанавливать НДС при пересортице?
При взаимном зачёте пересортицы товар не выбывает безвозмездно, и объективной базы для восстановления НДС, как правило, не возникает. Но если недостача списывается сверх норм как хищение или порча, налоговые органы нередко требуют восстановления вычета — этот вопрос спорный, и решение стоит согласовать с бухгалтером с учётом судебной практики по вашей ситуации.
Можно ли найти пересортицу автоматически, без полной инвентаризации?
Полностью автоматически — нет, программа не знает физических остатков. Но сузить поиск помогают отчёты: «Анализ расхождений» после выборочных пересчётов, контроль отрицательных остатков и сравнение остатков по похожим позициям одной группы. Регулярные выборочные пересчёты по проблемным группам выявляют пересортицу раньше годовой инвентаризации.