Торговля и Склад · 11 мин
Пересорт на складе: как оформить в 1С
Как оформить пересортицу на складе в 1С: инвентаризация, документ «Пересортица товаров», оприходование и списание, проводки, акт ИНВ-3 и типичные ошибки.
Пересортица — это ситуация, когда при инвентаризации обнаруживается излишек одного товара и недостача другого, при этом товары относятся к одной группе и обычно к одному материально ответственному лицу. Классический пример: по учётным данным на складе должно быть 100 пачек чёрного чая и 100 пачек зелёного, а фактически — 120 зелёного и 80 чёрного. Общее количество сошлось, но номенклатура «перепутана».
В 1С пересортицу нельзя исправлять «вручную» через прямое редактирование остатков — это нарушит связь складского и бухгалтерского учёта и приведёт к расхождениям при следующей инвентаризации. Корректный путь — провести инвентаризацию, зафиксировать расхождения и оформить зачёт пересортицы специальным документом, а оставшиеся суммы отразить оприходованием и списанием.
Порядок действий немного различается в зависимости от конфигурации: в «1С:Бухгалтерии 8» используется документ «Инвентаризация товаров на складе» с последующим оприходованием и списанием, а в «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Комплексная автоматизация» есть отдельный документ «Пересортица товаров», который выполняет зачёт автоматически. Ниже разобраны оба сценария.
Когда расхождение можно зачесть как пересортицу
Зачёт пересортицы допустим не всегда. По правилам бухгалтерского учёта взаимный зачёт излишков и недостач возможен только при одновременном выполнении условий: расхождения выявлены за один и тот же проверяемый период, у одного и того же материально ответственного лица, по товарам одного наименования или одной группы и в тождественных количествах. Решение о зачёте принимает руководитель организации на основании объяснений материально ответственного лица.
На практике это означает: если недостача чая обнаружена у кладовщика Иванова, а излишек кофе — у кладовщика Петрова, зачесть их нельзя. Если излишек и недостача относятся к разным инвентаризационным периодам — тоже нельзя. Товары должны быть сопоставимы: разные сорта одного вида продукции, товары в одинаковой упаковке, различающиеся артикулом или цветом.
Если условия зачёта не выполняются, расхождения оформляются раздельно: излишек оприходуется, недостача списывается (на виновное лицо или на расходы). Попытка «замаскировать» недостачу зачётом при невыполненных условиях — нарушение, которое вскроется при налоговой проверке.
Подготовка: инвентаризация в 1С
Любое оформление пересортицы начинается с инвентаризации. В «1С:Бухгалтерии 8» откройте раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров» и создайте новый документ. Укажите склад, материально ответственное лицо и период. Заполните табличную часть — в типовых конфигурациях есть кнопка «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе», которая подтянет учётные количества.
Затем в колонку «Количество фактическое» внесите данные фактического пересчёта. Программа автоматически рассчитает отклонения: где факт меньше учёта — недостача, где больше — излишек. В нашем примере по чёрному чаю появится недостача 20 пачек, по зелёному — излишек 20 пачек.
В «1С:Управление торговлей 11» аналогичный документ называется «Приказ на проведение инвентаризации» с последующим «Пересчетом товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Инвентаризация»). Рабочее место инвентаризации позволяет ввести фактические количества и сразу увидеть расхождения.
Оформление пересортицы в 1С:Управление торговлей 11
В УТ 11 и Комплексной автоматизации 2 для зачёта предусмотрен отдельный документ «Пересортица товаров». Найти его можно в разделе «Склад и доставка» → «Отражение излишков, недостач и порчи товаров» либо создать на основании пересчёта товаров. Документ одновременно списывает недостающую номенклатуру и оприходует излишнюю.
В табличной части укажите пару товаров: списываемая позиция (недостача) и оприходуемая позиция (излишек), количество зачёта. Если товары имеют разную стоимость, документ корректно отразит разницу: положительная разница (излишек дороже недостачи) относится на прочие доходы, отрицательная — на расходы или на виновное лицо в зависимости от настроек статьи доходов/расходов.
- 1Создайте приказ на инвентаризацию и введите фактические остатки в документ «Пересчет товаров»
- 2На основании пересчёта создайте документ «Пересортица товаров»
- 3Укажите пару номенклатуры: что списывается и что оприходуется, количество зачёта
- 4Заполните статью доходов/расходов и аналитику для разницы в стоимости
- 5Проведите документ и проверьте остатки отчётом «Остатки товаров на складах»
- 6Остаток недостачи сверх зачёта оформите отдельным списанием, излишка — оприходованием
После проведения документ формирует движения по регистрам товаров на складах, а при проведении регламентных операций — бухгалтерские проводки: дебет 41 по оприходуемому товару, кредит 41 по списываемому, разница — на счёт 91 (прочие доходы/расходы) или 73/94 при отнесении на виновных.
Оформление пересортицы в 1С:Бухгалтерии 8
В Бухгалтерии 8 отдельного документа «Пересортица» нет, поэтому зачёт оформляется парой документов на основании инвентаризации. Откройте проведённый документ «Инвентаризация товаров на складе» и используйте кнопку «Создать на основании»: для излишка — «Оприходование товаров», для недостачи — «Списание товаров».
В документе «Оприходование товаров» укажите товар с излишком (в примере — зелёный чай, 20 пачек), счёт учёта 41.01 и статью прочих доходов «Излишки товаров, выявленные при инвентаризации». Программа сформирует проводку Дт 41.01 — Кт 91.01 на стоимость излишка.
В документе «Списание товаров» укажите товар с недостачей (чёрный чай, 20 пачек). Счёт списания зависит от решения руководства: 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — если вопрос с виновным лицом ещё решается; 73.02 — если недостача отнесена на материально ответственное лицо; 91.02 — если виновные не установлены и недостача признана расходом. При зачёте пересортицы в пределах равных количеств типовая схема — списание недостачи через 94 счёт с последующим закрытием зачётом.
Способы отражения зачёта
Один документ списывает и оприходует, автоматически считает разницу в стоимости. Подходит для складского учёта с развёрнутой номенклатурой. Ограничение: нет в Бухгалтерии 8.
Универсальный способ для Бухгалтерии. Требует внимательного выбора счетов списания и статей доходов, разницу в оценке приходится контролировать вручную.
Крайний вариант, когда нужна нестандартная корреспонденция. Риск: проводки не связаны со складскими регистрами, остатки в разрезе складов не изменятся.
Как отразить разницу в стоимости товаров
Самая частая сложность при пересортице — товары имеют разную цену. Если зачитывается 20 пачек чёрного чая по 150 рублей против 20 пачек зелёного по 180 рублей, возникает положительная разница 600 рублей. Она относится на прочие доходы (кредит 91.01). Обратная ситуация — излишек дешевле недостачи — даёт отрицательную разницу, которая по общему правилу относится на виновное лицо, а при его отсутствии — на прочие расходы.
В УТ 11 разница рассчитывается автоматически по себестоимости позиций. В Бухгалтерии 8 её придётся проконтролировать вручную: сравните суммы в документах оприходования и списания и при необходимости скорректируйте стоимость оприходуемого товара либо добавьте корректирующую операцию.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения всех документов обязательно сверьте результат. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 в разрезе номенклатуры: остатки по обеим позициям должны совпасть с фактическими данными пересчёта. В УТ 11 дополнительно проверьте отчёт «Остатки товаров на складах» — складские и бухгалтерские остатки должны быть идентичны.
Проверьте счёт 94: после завершения всех операций по инвентаризации сальдо на нём быть не должно. Остаток на 94 счёте — признак того, что часть недостачи «зависла» и не отнесена ни на зачёт, ни на виновных, ни на расходы.
Как проверить результат
Учётные остатки равны фактическому пересчёту
Остаётся расхождение — документ не проведён или количество указано неверно
Нулевое
Есть остаток — недостача не закрыта
Совпадает с данными бухгалтерского учёта
Расходятся регистры — возможна ручная правка остатков
Частые вопросы
Можно ли оформить пересортицу без инвентаризации?
Формально документ «Пересортица товаров» в УТ 11 можно создать и без инвентаризации, но для бухгалтерского учёта основанием зачёта является именно инвентаризация с оформленными результатами и решением руководителя. Без неё зачёт не имеет документального подтверждения.
Что делать, если количества излишка и недостачи не равны?
Зачёту подлежит только меньшее из двух количеств. Например, при недостаче 20 и излишке 35 единиц зачитываются 20, а оставшиеся 15 единиц излишка оприходуются отдельным документом.
Как быть, если пересортица обнаружена в прошлом закрытом периоде?
Не открывайте закрытый период без крайней необходимости. Оформите корректирующие документы текущей датой со ссылкой на актуальную инвентаризацию, а в налоговом учёте оцените, требуется ли уточнённая декларация, — это вопрос к бухгалтеру по налогам.
Кто должен подписывать решение о зачёте пересортицы?
Решение принимает руководитель организации на основании объяснительной материально ответственного лица и данных инвентаризационной комиссии. В 1С это отражается в печатных формах инвентаризационных документов (ИНВ-3, ИНВ-19 или внутренние формы).
Можно ли зачесть пересортицу между разными складами?
Нет. Зачёт возможен только в пределах одного материально ответственного лица. Если склады обслуживают разные МОЛ, расхождения оформляются раздельно: недостача списывается на одном складе, излишек оприходуется на другом.
Почему после зачёта в УТ 11 остатки в отчётах не сошлись?
Чаще всего причина в том, что документ создан не на основании пересчёта и количества введены вручную с ошибкой, либо не проведён сам пересчёт товаров. Проверьте статусы всех документов цепочки и сформируйте отчёт «Ведомость по товарам на складах» за период инвентаризации.
Что важно запомнить
Пересорт оформляется только через инвентаризацию: сначала фиксируются фактические остатки, затем выполняется зачёт — документом «Пересортица товаров» в УТ 11 или парой «Оприходование» + «Списание» в Бухгалтерии 8. Зачёт допустим только при совпадении МОЛ, периода и группы товаров, а разница в стоимости отражается на доходы или расходы. После проведения сверьте ОСВ по 41 счёту и закройте счёт 94.