Отчет о розничных продажах в 1С УТ 11: как заполнить правильно

Документ «Отчет о розничных продажах» в 1С:Управление торговлей 11 фиксирует итоги работы розничной точки за смену: какие товары проданы, сколько получено наличными и по картам, какие применены скидки и возвраты. На основании этого документа списывается товар с розничного склада, формируется выручка и движения по кассе ККМ.

Заполнение документа напрямую зависит от типа склада. Если магазин работает на автоматизированной торговой точке (АТТ) с онлайн-кассой, чеки ККТ загружаются автоматически, а отчет формируется при закрытии смены. На неавтоматизированной точке (НТТ) продажи вносятся вручную — сводно по итогам дня или по каждому товару.

Ниже разобраны оба сценария, порядок проверки перед проведением и типичные ошибки, из-за которых отчет не проводится или искажает остатки.

Где находится документ и что нужно подготовить заранее

Отчеты о розничных продажах находятся в разделе Продажи → Розничные продажи → Отчеты о розничных продажах. Если раздела не видно, проверьте включение функциональности: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи → Розничные продажи.

Перед созданием документа убедитесь, что в базе корректно настроены:

• склад розничного магазина с нужным типом (розничный, АТТ или НТТ);
• касса ККМ, привязанная к складу и организации;
• карточки номенклатуры с установленными розничными ценами;
• эквайринговый терминал и договор эквайринга, если принимаются карты.

Также проверьте права пользователя: для создания и проведения отчета нужна роль, допускающая работу с розничными продажами. Кассир с ограниченными правами может видеть документ, но не иметь возможности его провести.

Автоматическое формирование при закрытии кассовой смены

Стандартный сценарий для магазина с онлайн-кассой: в течение дня кассир пробивает чеки, которые регистрируются в 1С как документы «Чек ККМ». В конце смены выполняется закрытие смены — и программа сама создает отчет о розничных продажах.

Порядок действий:

1. Откройте Продажи → Розничные продажи → Кассовые смены (или журнал чеков ККМ).
2. Нажмите «Закрыть смену» и подтвердите операцию. При подключенном фискальном регистраторе будет сформирован Z-отчет.
3. Программа автоматически создаст документ «Отчет о розничных продажах», заполненный по данным всех пробитых за смену чеков.
4. Откройте созданный документ и проверьте его содержимое перед проведением.

В отчет попадают все чеки смены: продажи, возвраты, оплаты наличными и платежными картами, скидки. Если какие-то чеки были пробиты, но не загружены в 1С (например, при работе кассы в автономном режиме), они попадут в отчет после загрузки — смену при этом лучше закрывать повторно или вносить данные вручную.

1. 1
   Пробейте чеки в течение смены и убедитесь, что они загружены в 1С
2. 2
   Откройте журнал кассовых смен и нажмите «Закрыть смену»
3. 3
   Дождитесь формирования Z-отчета и создания отчета о розничных продажах
4. 4
   Откройте отчет, сверьте суммы наличных и безнала с Z-отчетом
5. 5
   Проведите документ и проверьте списание остатков по складу

Ручное заполнение отчета на неавтоматизированной точке

На НТТ чеки в 1С не пробиваются, поэтому отчет создается вручную по итогам дня. Создайте новый документ из журнала «Отчеты о розничных продажах» кнопкой «Создать».

Заполните шапку документа:

• Организация — от чьего имени ведется продажа;
• Склад — розничный склад магазина (тип НТТ);
• Касса ККМ — касса, в которую поступает выручка;
• Дата — дата продаж, обычно конец рабочего дня;
• Вид цены — розничный вид цен, если не подставился автоматически.

Табличную часть «Товары» можно заполнить тремя способами: вручную через «Добавить», массовым подбором через кнопку «Подобрать товары» или автоматически по расхождению остатков — команда «Заполнить → Заполнить по фактическим продажам» подставит товары, по которым уменьшились остатки. Третий способ удобен, если ведется количественный учет на НТТ.

На закладке «Оплата» укажите суммы, принятые платежными картами через эквайринг. Разница между итогом по товарам и оплатой картами считается наличной выручкой — она должна совпасть с фактическим содержимым денежного ящика.

Способы заполнения табличной части

Вручную / подбором

Подходит при небольшом ассортименте и когда продажи известны точно. Трудоемко при большом количестве позиций.

По фактическим продажам

Программа сама определяет проданное по изменению остатков. Требует корректного количественного учета на складе НТТ.

Автоматически при закрытии смены

Только для АТТ с чеками ККМ. Самый точный способ, исключает ручной ввод.

Проверка документа перед проведением

Перед нажатием «Провести» сверьте ключевые цифры. Итог по табличной части «Товары» должен совпадать с общей выручкой по Z-отчету или по данным кассового журнала. Сумма оплат картами должна совпадать с отчетом эквайрингового терминала (сверочная итоговая ведомость).

Проверьте остатки: если в табличной части есть товар, которого нет на складе, документ не проведется при включенном контроле остатков либо уйдет в минус при отключенном. Оба варианта — сигнал ошибки в данных, а не повод снимать контроль.

Отдельно проверьте возвраты: на АТТ они попадают на закладку «Возвращенные товары» автоматически из чеков возврата. На НТТ возвраты оформляются либо отдельным документом «Возврат товаров от клиента», либо отрицательными строками — в зависимости от настроек учета.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог по товарам против Z-отчета

Норма

Суммы совпадают до копейки

Тревожный признак

Расхождение — есть незагруженные или лишние чеки

Оплата картами против отчета терминала

Норма

Сумма эквайринга равна сверочной ведомости

Тревожный признак

Разница — чек пробит с неверным видом оплаты

Остатки по складу после проведения

Норма

Остатки неотрицательные и соответствуют факту

Тревожный признак

Минус по позициям — ошибка в составе продаж или неоприходованный товар

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — отчет не проводится из-за отсутствия товара на складе. Причины: товар не оприходован на розничный склад, перемещение оформлено на другой склад, либо в чеке пробита не та карточка номенклатуры. Решение — оформить недостающие документы датой раньше отчета и перепровести.

Вторая распространенная ситуация — расхождение суммы отчета с Z-отчетом. Обычно это значит, что часть чеков не загрузилась в 1С или, наоборот, чек загружен дважды. Проверьте журнал чеков ККМ по статусам: чеки со статусом «Пробит», но не попавшие в отчет, нужно загрузить и перезаполнить документ.

Третья ошибка — неверная дата отчета. Если закрытие смены выполнили после полуночи, отчет датируется следующим днем, и продажи «уезжают» в другой период. Исправьте дату вручную до проведения, если это не нарушает последовательность документов.

Альтернативы и смежные документы

Если магазин работает без количественного учета по позициям (только суммовой учет), отчет о розничных продажах можно заполнять одной строкой на общую сумму выручки — без детализации по товарам. Этот вариант подходит для НТТ с суммовым учетом, но не дает аналитики по продажам конкретных товаров.

Для возвратов после закрытия смены используется документ «Возврат товаров от клиента», а не редактирование отчета. Для корректировки ошибок в оплате — «Операция по платежной карте» и связанные документы эквайринга. Выемка денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером с операцией «Выемка денежных средств из кассы ККМ».

Контроль итогов удобно вести через отчеты «Продажи по розничным точкам», «Товары в рознице» и оборотно-сальдовую ведомость по счетам выручки — они позволяют сверить данные документа с учетом в целом.

Частые вопросы

Почему отчет о розничных продажах не создался при закрытии смены?

Чаще всего закрытие смены выполнено с ошибкой фискального регистратора или чеки смены не загружены в 1С. Проверьте статус смены в журнале кассовых смен и сообщения об ошибках. Если смена закрыта, а отчета нет, создайте его вручную и заполните командой по чекам ККМ за нужную смену.

Можно ли изменить проведенный отчет о розничных продажах?

Технически — да, распроведя документ. Но это меняет движения по складу, кассе и эквайрингу, поэтому задним числом так делают только после анализа последствий. Безопаснее оформить корректирующие документы: возврат, корректировку или дополнительный отчет.

Как оформить продажу, если чек пробит, а товара нет на складе?

Сначала выясните, почему нет остатка: не оформлено поступление, товар на другом складе или ошибка в карточке. Оформите недостающий документ датой раньше отчета, затем перепроведите отчет. Снимать контроль остатков ради проведения не рекомендуется.

Чем отличается отчет о розничных продажах от чека ККМ?

Чек ККМ фиксирует одну продажу в момент ее совершения и не списывает товар со склада в полном объеме учетных движений. Отчет о розничных продажах — итоговый документ смены, который формирует складские и финансовые движения по всем чекам сразу.

Как учесть в отчете оплату и наличными, и картой одновременно?

На закладке «Оплата» укажите сумму, принятую по платежным картам через эквайринг. Оставшаяся часть итога по товарам автоматически считается наличной оплатой. Смешанная оплата по одному чеку на АТТ распределяется программой автоматически из данных чека.

Нужно ли заполнять отчет, если за день не было продаж?

На АТТ при нулевых продажах смену все равно закрывают (формируется нулевой Z-отчет), но пустой отчет о розничных продажах можно не проводить. На НТТ без продаж документ не создается вовсе — обязанности формировать нулевой отчет нет.