Торговля и Склад · 10 мин
Отчет о розничных продажах в 1С УНФ: как заполнить
Пошаговая инструкция по заполнению документа «Отчет о розничных продажах» в 1С Управление нашей фирмой: создание, заполнение товаров, цены, оплата, проверка и ошибки.
Документ «Отчет о розничных продажах» в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) фиксирует фактические продажи через розничную точку за смену или день. Он списывает товары со склада магазина, регистрирует выручку и формирует данные для учета себестоимости и расчета с НДС. Без корректно заполненного отчета остатки на розничном складе будут расходиться с фактом, а аналитика продаж — искажаться.
Документ применяется в двух основных сценариях: когда продажи ведутся вручную (без фискального регистратора и рабочего места кассира) и когда данные загружаются из кассовой программы после закрытия смены. В обоих случаях логика заполнения похожа: указывается склад, структурная единица, перечень проданных товаров с количеством и ценами, а также способ оплаты.
Разберем, где находится документ, как заполнить его вручную и при загрузке из кассы, как проверить результат и какие ошибки встречаются чаще всего.
Где находится документ и когда он нужен
Отчет о розничных продажах расположен в разделе «Продажи» → «Розничная торговля» → «Отчеты о розничных продажах». Если раздел не виден, проверьте, что в настройках компании (раздел «Компания» → «Еще больше возможностей» или «Настройки») включена функциональность розничной торговли.
Документ нужен, когда учет розницы ведется суммовым или количественно-суммовым методом без детализации по каждому чеку в самой УНФ. Если вы работаете через рабочее место кассира (РМК) в УНФ, продажи фиксируются чеками ККМ, а отчет о розничных продажах формируется автоматически при закрытии кассовой смены — вручную его создавать не требуется.
Подготовка: что настроить до заполнения
Перед созданием первого отчета убедитесь, что в программе заведены необходимые справочники. Во-первых, должен существовать склад с типом «Розничный» (или «Розничный суммовой учет», если ведется суммовой учет). Во-вторых, товары должны быть оприходованы на этот склад — иначе при проведении возникнет ошибка нехватки остатков.
Также проверьте: заполнена ли карточка организации, настроены ли цены номенклатуры (вид цен «Розничная»), указана ли касса для учета наличной выручки. Если принимаете оплату картами, должна быть настроена позиция эквайринга или хотя бы создан соответствующий вид оплаты.
Контрольные точки перед началом
Склад есть в справочнике, тип — розничный
Склада нет или он оптовый — отчет не спишет товары корректно
По отчету «Остатки на складах» товары числятся на розничном складе
Остатков нет — проведение выдаст ошибку нехватки
Цены установлены документом «Установка цен номенклатуры»
Цены пустые — в отчете придется вводить их вручную
Пошаговое заполнение документа вручную
Откройте список «Отчеты о розничных продажах» и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: дату (обычно конец торгового дня или смены), организацию, структурную единицу (склад розничной точки) и ответственного. В поле «Касса ККМ» выберите кассу, если она ведется.
Перейдите на вкладку «Запасы» (или «Товары») и добавьте проданные позиции. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество и цену. Если цены настроены, они подставятся автоматически из действующего вида цен. Сумма рассчитается как произведение количества на цену. При необходимости укажите ставку НДС — она подтянется из карточки номенклатуры.
На вкладке «Оплата» (или в соответствующем разделе документа) распределите выручку по видам оплаты: наличные, банковские карты, безналичный расчет. Сумма оплат должна совпадать с итогом по товарам — иначе программа не даст провести документ или выдаст предупреждение.
- 1Откройте «Продажи» → «Отчеты о розничных продажах» → «Создать»
- 2Укажите дату, организацию, розничный склад и кассу
- 3На вкладке «Запасы» добавьте проданные товары с количеством и ценами
- 4Проверьте ставки НДС и итоговую сумму
- 5На вкладке «Оплата» укажите наличные и безналичные поступления
- 6Нажмите «Провести» и проверьте отсутствие ошибок
- 7Сверьте остатки на складе и сумму в кассе с фактическими данными
Заполнение при работе с кассовой сменой и РМК
Если продажи оформляются через рабочее место кассира, ручной ввод отчета не требуется. Кассир в течение дня пробивает чеки ККМ, а в конце смены выполняет закрытие кассовой смены. При этом УНФ автоматически формирует отчет о розничных продажах, в который попадают все пробитые чеки: товары, скидки, возвраты и оплаты.
Ваша задача в этом сценарии — проверить сформированный документ: откройте его из списка, сверьте итоговую сумму с Z-отчетом кассы, убедитесь, что все чеки учтены и не было технических сбоев (например, неотправленных чеков). Если чек был отменен или возвращен, эти операции также должны корректно отразиться в отчете.
При загрузке данных из внешних кассовых программ (например, через обмен с фронтолом) отчет создается обработкой загрузки. Проверьте соответствие номенклатуры: если товар из кассовой программы не сопоставлен со справочником УНФ, строка может загрузиться с ошибкой или пустой позицией.
Проверка результата после проведения
После проведения документа убедитесь, что учетные данные изменились корректно. Откройте отчет «Остатки на складах» (раздел «Закупки» или «Склад») и проверьте, что количество проданных товаров уменьшилось на розничном складе. Отрицательные остатки — признак того, что товар не был оприходован или продан сверх фактического наличия.
Затем проверьте движение денег: наличная часть выручки должна отразиться в кассе предприятия (отчет «Деньги» или «Кассовая книга» после внесения выручки), безналичная — в расчетах по эквайрингу. Также полезно открыть отчет «Продажи» и убедиться, что выручка и себестоимость за день выглядят правдоподобно.
Для контроля себестоимости проведите регламентную операцию закрытия месяца или проверьте себестоимость в отчете «Валовая прибыль». Если товар продавался без остатков, себестоимость может быть нулевой — это исказит рентабельность.
Удобно завести привычку сверять итог отчета о розничных продажах с Z-отчетом кассы сразу после закрытия смены. Расхождение даже на копейки обычно означает непробитый чек, ручную скидку или ошибку в разбивке оплат — искать причину проще «горячими следами».
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — ошибка «Недостаточно остатков» при проведении. Причины: товар не оприходован на розничный склад, оприходован на другой склад, или продажа введена задним числом до даты поступления. Решение — проверить остатки, при необходимости ввести оприходование или перемещение, либо разрешить отрицательные остатки в настройках (не рекомендуется как постоянная практика).
Вторая распространенная ошибка — несовпадение суммы оплат с суммой товаров. Это происходит при ручном изменении цен или при частичной оплате. Проверьте вкладку «Оплата» и доведите суммы до равенства. Третья проблема — дублирование продаж: отчет создан вручную, хотя смена уже закрыта через РМК. Удалите или распроведите лишний документ.
Ограничения и альтернативные варианты
Отчет о розничных продажах — это сводный документ за период, он не хранит детализацию по отдельным покупателям и чекам. Если нужен учет продаж по конкретным клиентам, дисконтным картам или возвратам с привязкой к чеку, используйте чеки ККМ в РМК. Для оптовых продаж со счетами и накладными применяйте документ «Расходная накладная» — отчет о розничных продажах для этого не предназначен.
При суммовом учете (когда номенклатура не детализируется) в отчете указывается только общая сумма выручки без перечня товаров. Этот вариант проще, но не дает аналитики по товарам и точной себестоимости — выбирайте его осознанно для точек с мелким ассортиментом.
Способы учета розничных продаж в УНФ
Подходит без кассовой техники и при суммовом учете; требует ручного ввода всех позиций и сверки с фактической выручкой
Оптимально при фискальном регистраторе; детализация по чекам, отчет формируется при закрытии смены, ручной ввод запрещен
Для стороннего фронтола; требует настроенного обмена и контроля сопоставления номенклатуры
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить отчет о розничных продажах после закрытия смены?
Да, если документ не попал в закрытый период. Распроведите отчет, внесите исправления и проведите заново. Если смена сформирована через РМК, корректнее исправлять исходные чеки (например, оформить возврат), а не править отчет вручную — иначе данные кассы и учета разойдутся.
Почему при проведении возникает ошибка нехватки остатков?
Товар не оприходован на розничный склад, лежит на другом складе или поступление оформлено более поздней датой, чем отчет. Проверьте отчет «Остатки на складах» на дату документа, введите недостающее оприходование или перемещение, затем проведите отчет повторно.
Как оформить возврат розничной продажи?
При работе через РМК оформляется чек возврата, который попадет в отчет при закрытии смены. При ручном учете создается документ «Возврат» или отрицательная строка в отчете о розничных продажах — в зависимости от настроек и сценария. Возврат должен ссылаться на фактическую продажу, чтобы корректно восстановить остатки.
Нужно ли заполнять отчет, если продажи идут только по безналу?
Если продажи физическим лицам проходят через розничную точку — да, отчет нужен для списания товаров с розничного склада, а оплата указывается как безналичная (эквайринг). Если это продажа организации по счету, используйте расходную накладную вместо отчета о розничных продажах.
Что делать, если итог отчета не совпадает с Z-отчетом кассы?
Найдите расхождение до проведения следующего дня: сверьте чеки построчно, проверьте непробитые или отмененные чеки, ручные скидки и разбивку оплат. Часто причина — чек, пробитый после закрытия смены, или возврат, не учтенный в отчете. После исправления суммы должны сойтись до копейки.
Можно ли вести отчет без детализации по товарам?
Да, при суммовом учете на розничном складе отчет заполняется общей суммой выручки без перечня номенклатуры. Учтите ограничение: не будет аналитики продаж по товарам и точной себестоимости, поэтому для ассортимента с разной маржой такой способ не рекомендуется.
Что важно запомнить
Отчет о розничных продажах в УНФ заполняется вручную или формируется автоматически при закрытии кассовой смены. Ключевые условия корректного учета: товары оприходованы на розничный склад, суммы оплат совпадают с итогом по товарам, нет дублирования ручного отчета и РМК. После проведения всегда сверяйте остатки склада и выручку с фактическими данными.