Торговля и Склад · 9 мин
Как вести розничную торговлю в 1С
Как вести розничную торговлю в 1С: настройка склада и кассы ККМ, оформление продаж, возвратов, приём оплат, закрытие смены и контроль остатков. Практическая инструкция.
Розничная торговля в 1С строится вокруг связки «склад — касса ККМ — документы продажи». Товар поступает на розничный склад, продаётся через кассу с фискальным регистратором или через документ «Розничная продажа», а выручка и остатки контролируются отчётами. Такая схема работает и в «1С:Управление торговлей», и в «1С:Розница», и в «1С:Комплексная автоматизация».
Главная ошибка начинающих — пытаться вести розницу через оптовые документы вида «Реализация товаров и услуг». Это ломает отчётность по кассам, искажает себестоимость и не даёт корректно работать с ЭКЛЗ/фискальным накопителем. Для розницы предусмотрены отдельные типы складов и документов, и использовать нужно именно их.
Ниже разобран полный цикл: от первичной настройки справочников до закрытия кассовой смены и анализа продаж. Материал ориентирован на типовые конфигурации, поэтому названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от релиза.
Настройка складов, касс и справочников перед стартом
Первый шаг — создать склад с типом «Розничный» (или «Розничный магазин» в зависимости от конфигурации). От типа склада зависит, какими документами будет оформляться движение товара и как считается себестоимость. Если магазин работает по схеме НТТ (неавтоматизированная торговая точка), склад создаётся с соответствующим типом, и продажи там отражаются по сумме, а не по товарам.
Далее создаётся касса ККМ в справочнике «Кассы ККМ». В карточке указывается организация, склад, тип кассы (фискальный регистратор, АТОЛ, Штрих и т.д.) и параметры подключения. Если касс несколько, каждая заводится отдельно — иначе выручка будет сваливаться в одну кучу и сверка станет невозможной.
Также проверьте справочники «Номенклатура» и «Виды цен». Для розницы обычно заводят отдельный вид цены «Розничная», который привязывается к складу. Убедитесь, что у пользователей-кассиров настроены права: им достаточно роли кассира/продавца, полный доступ к учёту им не нужен.
Поступление товара и установка розничных цен
Товар попадает в розницу двумя путями: напрямую от поставщика документом «Поступление товаров и услуг» на розничный склад либо перемещением с оптового склада документом «Перемещение товаров». Второй вариант типичен, когда закупку ведёт центральный офис, а магазины лишь получают готовый ассортимент.
После оприходования устанавливаются розничные цены документом «Установка цен номенклатуры». Без цены товар в РМК (рабочем месте кассира) либо не пробьётся, либо уйдёт по нулевой цене. Проверьте, что дата установки цен не позже даты продажи: 1С берёт цену, действующую на момент чека.
Частая ситуация — переоценка. Если цена меняется, создаётся новый документ «Установка цен номенклатуры» новой датой. Для НТТ дополнительно оформляется переоценка товаров в рознице, чтобы бухгалтерская оценка остатков соответствовала новым ценам.
- 1Создайте розничный склад и кассу ККМ, привяжите их друг к другу
- 2Оформите поступление или перемещение товара на розничный склад
- 3Установите розничные цены документом «Установка цен номенклатуры»
- 4Подключите фискальный регистратор и выполните тест связи
- 5Пробейте тестовый чек и убедитесь, что он отразился в учёте
- 6Сверьте остаток товара в отчёте с фактическим наличием на полке
Оформление розничных продаж
Основной рабочий инструмент кассира — РМК (рабочее место кассира). Кассир открывает смену, сканирует штрихкоды или подбирает товар вручную, принимает оплату наличными или картой, и программа автоматически формирует чек на фискальном регистраторе. Каждый чек — это фактически мини-документ продажи, который накапливается в течение смены.
Если касса не автоматизирована, продажи вносятся вручную документом «Отчёт о розничных продажах» по итогам дня на основании Z-отчёта и товарного отчёта кассира. Это допустимо для НТТ, но требует дисциплины: данные должны совпадать с кассовой лентой.
Оплата картой и смешанная оплата
Эквайринговые операции регистрируются отдельным видом оплаты. В настройках указывается договор эквайринга с банком и процент комиссии. При оплате картой в 1С создаётся «Операция по платёжной карте», а при закрытии смены сверяются итоги по терминалу и по системе. Расхождение чаще всего означает, что какая-то операция не прошла или была отменена вручную на терминале мимо 1С.
Продажа по сертификатам и предоплатам
Подарочные сертификаты учитываются как авансы: при продаже сертификата выручкой он не считается, а при оплате товара сертификатом происходит зачёт аванса. Не проводите сертификат как обычный товар — это исказит и выручку, и налоговую базу.
Возвраты от покупателей
Возврат в день покупки (до закрытия смены) оформляется чеком возврата на ту же кассу — деньги возвращаются тем же способом, каким была оплата. Возврат на следующий день или позже оформляется документом «Возврат товаров от розничного покупателя» с расходным кассовым ордером на выдачу денег.
При возврате товар автоматически возвращается на розничный склад, а движения по продажам сторнируются. Проверьте, что возвращённый товар реально попал на склад: в отчёте по остаткам количество должно увеличиться. Бракованный товар лучше сразу перемещать на отдельный склад «Брак», чтобы он не продавался повторно.
Закрытие смены и сверка выручки
По окончании рабочего дня кассир закрывает смену: на фискальном регистраторе снимается Z-отчёт, а в 1С автоматически (при автоматизированной кассе) формируется «Отчёт о розничных продажах», который списывает проданный товар со склада и отражает выручку. Проверьте, что документ создан и проведён — без этого остатки и продажи не обновятся.
Следующий шаг — сверка. Сумма Z-отчёта должна совпасть с итогом «Отчёта о розничных продажах». Наличная выручка сверяется с фактическим пересчётом денег в кассе, эквайринг — с отчётом банка по терминалу. Изъятие денег из кассы (инкассация) оформляется документом «Расходный кассовый ордер» с операцией «Инкассация».
Если суммы не сошлись, не проводите документы «как есть» — найдите причину: непробитый чек, возврат мимо кассы, ошибка в сдаче. Расхождения фиксируются, а недостачи оформляются отдельно по результатам инвентаризации.
Как проверить результат за день
Суммы совпадают до копейки
Расхождение — есть чеки мимо системы или ошибки проведения
Фактический остаток равен учётному
Недостача или излишек без документального оформления
Нет отрицательных остатков
Минус по позициям — продажа раньше поступления или ошибка списания
Контроль остатков и анализ продаж
Для ежедневного контроля используются отчёты: «Остатки товаров на складах», «Продажи», «Валовая прибыль». Отрицательные остатки — главный индикатор проблем: они возникают, когда товар продан раньше, чем оприходован, или когда поступление оформили на другой склад. Разбирайте каждый минус, а не закрывайте на него глаза.
Периодически проводите инвентаризацию: документы «Инвентаризационная опись» и «Списание/Оприходование товаров» по её итогам. Для розницы это критично, потому что мелкие недостачи накапливаются незаметно и всплывают большой суммой в конце квартала.
Для анализа ассортимента полезен ABC-анализ продаж: он показывает, какие позиции дают основную выручку, а какие занимают полку. На его основе корректируют закупки и выводят неликвиды через акции и скидки, которые в 1С настраиваются механизмом «Скидки (наценки)».
Что важно запомнить
Розница в 1С — это розничный склад, касса ККМ, установленные цены и дисциплина закрытия смены. Продажи идут через РМК или «Отчёт о розничных продажах», возвраты — отдельными документами, а ежедневная сверка Z-отчёта с учётными данными защищает от недостач и ошибок.
Часто задаваемые вопросы
Какая конфигурация 1С лучше подходит для розницы?
Для небольшого магазина достаточно «1С:Розница» — она заточена именно под торговые точки и РМК. Если нужен полный учёт с закупками, оптом и финансами, подойдут «Управление торговлей» или «Комплексная автоматизация». Выбор зависит от масштаба: переносить учёт между конфигурациями потом сложнее, чем сразу взять подходящую.
Можно ли вести розницу без фискального регистратора?
В 1С технически можно оформлять продажи без подключённой ККТ, но фактически торговать без выдачи чека нельзя — это нарушение законодательства о ККТ. Исключения касаются отдельных режимов и видов деятельности, освобождённых от ККТ; уточняйте свой статус у бухгалтера или в налоговой.
Почему в отчёте по остаткам появляются минусы?
Отрицательный остаток означает, что товар продан раньше, чем оприходован, либо поступление и продажа оформлены на разные склады. Найдите позицию с минусом, поднимите движения по ней и либо введите недостающее поступление задним числом, либо исправьте склад в документах.
Как оформить скидку постоянному покупателю?
Заведите дисконтную карту в справочнике дисконтных карт и настройте скидку в механизме «Скидки (наценки)» — по проценту, накопительную или на конкретные группы товаров. При пробитии чека кассир считывает карту, и скидка применяется автоматически.
Что делать, если смену забыли закрыть вчера?
Закройте смену текущей датой, но проверьте, что «Отчёт о розничных продажах» сформировался корректно и попал в нужный период. Если документ провёлся не той датой, скорректируйте дату документа вручную с учётом даты запрета редактирования и последствий для отчётности.
Как учесть продажу маркированного товара?
Включите в настройках учёт по системе «Честный знак», подключите ЭДО-провайдера для обмена с ГИС МТ и сканируйте коды DataMatrix при поступлении и продаже. Без сканирования кода на кассе чек по маркированному товару будет отклонён, поэтому 2D-сканер обязателен.