Торговля и Склад · 11 мин
Накладная на возврат в 1С: как оформить правильно
Как оформить накладную на возврат в 1С: создание возврата от покупателя и поставщику, выбор документа-основания, проводки, корректировка НДС, типичные ошибки и проверка результата.
Возврат товара — штатная хозяйственная операция, но в 1С её нельзя оформлять «минусовой» реализацией или ручной корректировкой остатков. Для этого предусмотрены специальные документы: «Возврат товаров от покупателя» и «Возврат товаров поставщику». Они автоматически формируют проводки по складу, расчётам и НДС, а также сторнируют выручку или затраты.
Порядок действий зависит от направления возврата: клиент вернул вам товар или вы возвращаете товар поставщику. В обоих случаях ключевое условие корректного учёта — заполнить документ на основании исходной накладной (реализации или поступления). Тогда программа подтянет цены, партии, счета учёта и договор, а вам останется только скорректировать количество.
Инструкция ниже ориентирована на конфигурации «1С:Управление торговлей 11», «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация». В «1С:Бухгалтерии 8» логика та же, отличаются только названия разделов меню — это отдельно отмечено в соответствующем разделе.
Какой документ выбрать: возврат от покупателя или поставщику
Первый шаг — определить направление движения товара и денег. Если покупатель возвращает вам ранее отгруженный товар, используется документ «Возврат товаров от покупателя». Он приходует товар обратно на склад, уменьшает задолженность клиента и сторнирует выручку и начисленный НДС.
Если вы возвращаете товар поставщику — по браку, пересортице или излишней поставке — нужен документ «Возврат товаров поставщику». Он списывает товар со склада, уменьшает вашу кредиторскую задолженность перед контрагентом и формирует основание для возврата денег или зачёта аванса.
Два типа возврата
Клиент вернул товар вам. Приход на склад, сторно выручки и НДС, уменьшение дебиторки. Деньги возвращаете вы.
Вы вернули товар продавцу. Списание со склада, уменьшение кредиторки, восстановление или корректировка НДС. Деньги возвращает поставщик.
Отдельная ситуация — возврат в рамках комиссии или агентской схемы. Там используются те же документы, но с типом операции «возврат комиссионеру» или «от комиссионера», и проводки по выручке не формируются, поскольку товар не был вашей собственностью. Перед оформлением проверьте вид договора с контрагентом.
Что подготовить перед оформлением возврата
До создания документа убедитесь, что в базе корректно отражена исходная операция. Найдите накладную реализации или поступления, по которой проходит возврат, и проверьте: документ проведён, контрагент и договор указаны верно, количество и цены соответствуют первичным бумагам. Если исходный документ не проведён или содержит ошибки, возврат унаследует их.
Также подготовьте основание возврата: претензию покупателя, акт о браке, соглашение о возврате или письмо поставщика. Эти реквизиты пригодятся для поля «Основание» и для последующих разбирательств с налоговой — возврат без документального подтверждения вызывает вопросы при проверках, особенно по НДС.
Найдите реализацию или поступление, сверьте контрагента, договор, цены и количество
Есть ли бумажное подтверждение причины возврата
От этого зависит порядок корректировки НДС и необходимость уточнённых деклараций
Определяет склад оприходования и возможность повторной продажи
Как оформить возврат товаров от покупателя
Самый надёжный способ — создать возврат на основании реализации. Откройте исходный документ «Реализация товаров и услуг», нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Возврат товаров от покупателя». Программа перенесёт шапку и табличную часть полностью.
В новом документе откорректируйте количество: удалите строки с товарами, которые не возвращаются, и укажите фактически возвращаемое количество. Проверьте склад оприходования — если товар бракованный, имеет смысл принять его на отдельный склад или указать качество «некондиция», чтобы он не попал в свободный остаток для продажи.
Обратите внимание на поле «Способ возмещения» или порядок расчётов: возврат может закрываться возвратом денег покупателю либо зачётом в счёт будущих отгрузок. От этого зависит, каким документом вы потом закроете задолженность — «Возврат денежных средств покупателю» или зачётом аванса.
- 1Откройте исходную реализацию и нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров от покупателя»
- 2Удалите лишние строки и укажите фактическое количество возвращаемого товара
- 3Проверьте склад оприходования и качество товара (для брака — отдельный склад или некондиция)
- 4Укажите реквизиты основания возврата и способ расчётов с покупателем
- 5Проведите документ и проверьте проводки через кнопку «Дт/Кт» или отчёт по проводкам
- 6Оформите возврат денег документом списания с расчётного счёта или зачтите сумму в счёт будущих отгрузок
Как оформить возврат товаров поставщику
Логика зеркальная. Откройте документ «Поступление товаров и услуг», по которому товар был принят, и создайте на его основании «Возврат товаров поставщику». Программа подтянет цены приобретения, партию и счета учёта — это важно, чтобы товар списался именно по той себестоимости, по которой оприходован.
Укажите фактически отгружаемое поставщику количество и склад списания. Если возвращаете только часть позиции, отредактируйте количество в строке. Проверьте договор и порядок расчётов: сумма возврата уменьшит вашу задолженность перед поставщиком либо сформирует дебиторку, если поступление уже оплачено.
Если поставщик уже вернул деньги или зачёл сумму, свяжите платёж с возвратом. В противном случае в оборотно-сальдовой ведомости по контрагенту останется «висящая» дебиторская задолженность, которая исказит акты сверки.
Особенности для 1С:Бухгалтерия 8
В «1С:Бухгалтерии 8» документы возврата находятся в разделах «Продажи» и «Покупки». Возврат от покупателя создаётся аналогично — на основании реализации, кнопкой «Создать на основании». Документ формирует сторнирующие проводки по выручке (Дт 62 Кт 90.01 с минусом), себестоимости и НДС.
Возврат поставщику в бухгалтерской конфигурации также создаётся из поступления. Если товар принят на комиссию или возврат происходит по агентской схеме, проверьте вид операции в документе — от него зависят счета учёта. После проведения откройте движения документа и убедитесь, что счета соответствуют вашему плану счетов и учётной политике.
НДС при возврате: что проверить
При возврате от покупателя вы принимаете к вычету НДС, начисленный ранее при отгрузке. Для этого в книге покупок должна появиться запись на основании документа возврата. Проверьте, что в документе корректно заполнены ставки НДС и что он попадает в регистры НДС — обычно это видно через отчёт «Анализ НДС» или движения документа.
При возврате поставщику ситуация зависит от того, принимали ли вы НДС к вычету по исходному поступлению. Если принимали — при возврате вычет подлежит восстановлению или корректировке. Если возврат происходит в том же квартале, что и поступление, корректировка обычно проходит проще, чем при возврате прошлых периодов.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения возврата выполните три контрольные проверки. Первая — складская: сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» и убедитесь, что возвращённый товар появился на складе (при возврате от покупателя) или списался (при возврате поставщику). Вторая — расчётная: откройте карточку расчётов с контрагентом и проверьте, что задолженность изменилась на сумму возврата.
Третья проверка — бухгалтерская: откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки») и убедитесь, что проводки сторнируют исходную операцию, а не создают новую реализацию с отрицательными суммами. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 62 — сальдо по контрагенту должно совпадать с актом сверки.
Как проверить результат
Товар оприходован или списан на возвращаемое количество
Остаток не изменился или появился отрицательный остаток
Задолженность уменьшилась на сумму возврата
Сумма «висит» без движения или задвоена
Сторнирующие записи по выручке, себестоимости, НДС
Проводок нет, либо счета не соответствуют учётной политике
Отдельная ошибка — оформление возврата «по памяти» без сверки с бумажными документами. Если количество или цена в 1С не совпадут с актом возврата, при сверке с контрагентом и при налоговой проверке возникнут расхождения, которые придётся объяснять и исправлять корректировками.
Что важно запомнить
Возврат оформляется штатным документом на основании исходной накладной: «Возврат товаров от покупателя» или «Возврат товаров поставщику». Проверьте склад, качество товара, расчёты и проводки, не забудьте про НДС и возврат денег. Возвраты в закрытых периодах согласовывайте с бухгалтером до проведения.
Частые вопросы
Можно ли оформить возврат, если исходная накладная удалена или не найдена?
Технически да — создайте документ возврата вручную и заполните его без основания. Но цены, партии и счета учёта придётся подбирать самостоятельно, а себестоимость списания может отличаться от фактической. Лучше сначала восстановить или найти исходный документ, например по журналу или по отчёту по расчётам с контрагентом.
Как оформить частичный возврат по одной строке накладной?
Создайте возврат на основании исходного документа и в нужной строке уменьшите количество до фактически возвращаемого. Остальные строки удалите. Сумма и НДС по строке пересчитаются автоматически пропорционально количеству.
Что делать, если товар возвращают через несколько месяцев после продажи?
Документ оформляется текущей датой, но НДС-корректировка затронет период исходной отгрузки. Если декларация за тот квартал уже сдана, может потребоваться уточнённая декларация. Порядок зависит от ситуации, поэтому такие возвраты согласуйте с бухгалтером до проведения документа.
Как вернуть деньги покупателю после проведения возврата?
Оформите документ списания денежных средств с видом операции «Возврат оплаты клиенту» (в УТ/ERP) или «Возврат покупателю» (в Бухгалтерии) на основании документа возврата. Тогда задолженность перед клиентом закроется, и в акте сверки останется корректное сальдо.
Нужно ли делать возврат, если товар бракованный и его просто спишут?
Да, если бракованный товар физически возвращается контрагенту — движение по складу и расчётам должно быть отражено. Если товар остаётся у вас и утилизируется, оформляется не возврат, а документ списания товаров с соответствующей статьёй расходов.
Почему после возврата в отчёте по продажам сумма не уменьшилась?
Чаще всего возврат создан без ссылки на реализацию или оформлен не тем документом — например, реализацией с отрицательным количеством. Проверьте, что в документе заполнено поле основания, и перепроведите его. В отчётах по продажам возврат должен отражаться сторном выручки, а не отдельной минусовой продажей.