Торговля и Склад · 9 мин
Как найти в 1С, когда поступил товар
Как узнать дату поступления товара в 1С: через карточку номенклатуры, отчёты по движениям, документы поступления и проводки. Пошаговые способы для УТ, КА и ERP.
Задача узнать дату поступления товара возникает постоянно: при претензиях поставщику, инвентаризации, анализе остатков или проверке сроков хранения. В 1С эта информация хранится в нескольких местах — в документах поступления, в движениях по регистрам и в отчётах, и выбор способа зависит от того, что именно нужно: дата конкретной партии, история всех приходов по позиции или последнее поступление на склад.
Инструкция подходит для типовых конфигураций на управляемых формах: 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация 2, 1С:ERP и частично 1С:Розница. В 1С:Бухгалтерии логика похожая, но названия отчётов отличаются — об этом отдельный раздел ниже.
Важно понимать разницу: дата документа поступления — это когда приход оформили в программе, а фактическая дата прихода на склад может совпадать с ней, а может и нет (например, при оприходовании задним числом). Поэтому надёжнее всего смотреть движения по регистрам, а не только список документов.
Способ 1. Через карточку номенклатуры
Самый быстрый путь, когда известен конкретный товар. Откройте справочник «Номенклатура» (раздел «НСИ и администрирование» или «Склад и доставка» в зависимости от конфигурации), найдите позицию поиском по наименованию, артикулу или штрихкоду и откройте её карточку.
В карточке товара перейдите по ссылке «Движения» или «История движений» — обычно она находится в командной панели формы или в меню «Ещё». Программа покажет список всех документов, которые изменяли остаток по этой позиции: поступления, перемещения, реализации, списания. В колонке с типом документа найдите «Приобретение товаров и услуг» (в старых версиях — «Поступление товаров и услуг») — дата этого документа и есть дата поступления.
Если движений много, отсортируйте список по дате в обратном порядке — последнее поступление окажется сверху. Двойной клик по строке открывает сам документ, где видно поставщика, количество, цену и склад.
- 1Откройте справочник «Номенклатура» и найдите нужную позицию
- 2В карточке товара нажмите «Движения» или «История движений»
- 3Отфильтруйте список по типу документа «Приобретение товаров и услуг»
- 4Откройте документ и проверьте дату, поставщика, склад и количество
Способ 2. Через журнал документов поступления
Когда нужно найти поступление по поставщику, номеру накладной или периоду, удобнее журнал документов. В УТ 11 и КА 2 откройте раздел «Закупки» → «Документы закупки (все)» или «Приобретения товаров и услуг». В 1С:Бухгалтерии это «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)».
Установите отбор: по контрагенту, по периоду, по организации или складу. Если известен номер входящей накладной, введите его в поле поиска по номеру — в типовых конфигурациях входящий номер хранится в отдельном поле документа и индексируется для поиска.
Ограничение способа: стандартный журнал не показывает состав документов. Если поставщик привозил десятки позиций и нужно понять, в какой именно накладной был конкретный товар, придётся открывать документы по очереди или переходить к отчётам.
Способ 3. Через отчёты по движению товаров
Отчёты — основной инструмент, когда нужна полная картина: все поступления по позиции за период, даты прихода по складам или анализ партий. В УТ 11 и КА 2 ключевые отчёты находятся в разделе «Склад и доставка» → «Отчёты по складу».
Ведомость по товарам на складах
Отчёт «Ведомость по товарам на складах» показывает приходы, расходы и остатки. Чтобы увидеть даты поступлений, откройте «Настройки» отчёта и добавьте в структуру группировку «Регистратор» (или «Документ движения») под номенклатурой. Тогда под каждым товаром раскроется список документов с датами и количеством по каждому приходу.
Движения товара
Отчёт «Движения товара» (или «Анализ движений товаров» в некоторых версиях) изначально построен по документам: установите отбор по номенклатуре и периоду — получите хронологию всех приходов и расходов. Это самый наглядный вариант для ответа на вопрос «когда товар поступал».
Какой способ выбрать
Подходит, когда товар известен и нужно быстро увидеть историю. Ограничение: неудобно при большом числе документов.
Подходит для поиска по поставщику, номеру накладной или периоду. Ограничение: не видно состава документов без открытия.
Подходит для анализа всех приходов за период и выгрузки в Excel. Требует настройки структуры отчёта.
Подходит для проверки, как именно документ изменил остатки. Требует базового понимания регистров.
Способ 4. Через движения документа и регистры
Если документ поступления найден, но есть сомнения, провёлся ли он по складским регистрам (например, при ордерной схеме склада), откройте документ и нажмите «Ещё» → «Движения документа» (или кнопку «Дт/Кт» в Бухгалтерии). Вы увидите записи по регистрам «Товары на складах», «Товары организаций» и другим — с точной датой движения.
Этот способ незаменим при расхождениях: бывает, что документ есть, а остаток не изменился, потому что поступление оформлено распоряжением, а фактический приход прошёл отдельным приходным ордером другой датой. В таком случае реальная дата поступления на склад — дата ордера, а не накладной.
Особенности для 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 складской аналитики меньше, но задача решается через стандартные отчёты. Откройте «Отчёты» → «Карточка счета» по счёту 41 (или 10 для материалов), установите отбор по номенклатуре и период — в карточке будут все проводки с датами и документами-основаниями.
Альтернатива — «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» с включённой детализацией по субконто «Номенклатура» и «Партии». Группировка по партиям как раз и показывает поступления отдельными строками с датами.
Частые ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — искать поступление только по названию товара в журнале документов. Журналы не ищут по табличным частям, поэтому документ не находится, хотя существует. Используйте отчёты или поиск по номенклатуре через движения.
Вторая ошибка — путать дату документа с датой ввода в базу. Если менеджер оформил накладную задним числом, дата документа покажет день поставки, но реальный ввод данных можно увидеть только через историю изменений (если включено версионирование) или журнал регистрации.
Проверка результата
После того как дата найдена, сверьте её с первичными документами: бумажной накладной, УПД или данными ЭДО. Дата в 1С должна совпадать с датой документа поставщика; расхождение — повод проверить, не оформлено ли поступление задним числом и не заведён ли документ-дубликат.
Дополнительная проверка — остаток по отчёту «Остатки товаров на складах» на дату поступления: после прихода остаток должен увеличиться ровно на количество из накладной. Если прироста нет, документ не проведён или склад указан неверно.
Как проверить результат
Даты совпадают или отличаются обоснованно (ордерная схема)
Даты расходятся без причины — возможен ввод задним числом или дубликат
Остаток вырос на количество из накладной
Остаток не изменился — документ не проведён или неверный склад
Контрагент и сумма совпадают с первичкой
Другой поставщик или сумма — возможно, найден другой документ
FAQ
Как найти последнее поступление товара, если приходов было много?
Откройте движения по номенклатуре из карточки товара и отсортируйте по дате по убыванию — последнее поступление будет первым в списке. В отчёте «Ведомость по товарам на складах» аналогично помогает группировка по регистратору с сортировкой по дате.
Документ поступления есть, а товара на остатке нет. Почему?
Три типовые причины: документ не проведён, на складе действует ордерная схема и не оформлен приходный ордер, либо товар уже полностью продан или списан. Проверьте движения документа и историю расходов по позиции.
Можно ли найти поступление по штрихкоду товара?
Да. В справочнике номенклатуры выполните поиск по штрихкоду (поле поиска обычно поддерживает сканер), откройте найденную позицию и перейдите к её движениям — дальше как в обычном сценарии.
Как увидеть, кто и когда ввёл документ поступления в базу?
Откройте документ и нажмите «Ещё» → «История изменений» — если включено версионирование объектов, будут видны автор и время создания и правок. Без версионирования используйте журнал регистрации (раздел «Администрирование») с отбором по событию записи документа.
Чем отличается дата поступления от даты оприходования?
Дата поступления — это дата документа приобретения от поставщика. Оприходование — внутренний документ, которым товар ставится на учёт, например при инвентаризации излишков. В отчётах это разные типы документов, и путать их при претензиях поставщику нельзя.
Что важно запомнить
Дату поступления товара быстрее всего найти через движения в карточке номенклатуры, полную историю — через отчёт с группировкой по регистратору, а при ордерной схеме склада ориентироваться на приходный ордер. Результат всегда сверяйте с первичными документами и изменением остатка.