Торговля и Склад · 11 мин
Касса 1С: как пользоваться кассиру
Пошаговая инструкция для кассира по работе с кассой 1С: открытие смены, пробитие чеков, возвраты, оплата картой, закрытие смены и типичные ошибки в РМК.
Рабочее место кассира (РМК) в 1С — это интерфейс, через который кассир пробивает чеки, принимает оплату наличными и картой, оформляет возвраты и закрывает смену. Оно есть в конфигурациях «1С:Розница», «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация», а логика работы везде одинаковая: открыть смену → продавать → закрыть смену.
Основная задача кассира — не «разобраться в 1С», а уверенно выполнять ограниченный набор операций и знать, когда остановиться и позвать старшего смены или администратора. Большинство ошибок кассиров связано не со сложностью программы, а с нарушением порядка действий: не открыта смена, не сверена сумма в кассе, чек пробит не на ту организацию.
Ниже — практический разбор всех операций, которые выполняет кассир в течение рабочего дня, с акцентом на горячие клавиши, типичные сбои и проверку результата после каждого шага.
Как открыть кассовую смену
Смена открывается в начале рабочего дня до первой продажи. В РМК нажмите кнопку «Открыть смену» (обычно на стартовом экране или в меню операций). Программа отправит команду на фискальный регистратор (ККТ), тот напечатает отчёт об открытии смены, и в 1С появится документ «Открытие кассовой смены».
Если в кассе на утро должна быть разменная сумма, её вносят через операцию «Внесение наличных» с указанием суммы. Эта сумма попадёт в приходный кассовый ордер и будет учтена при сверке в конце дня.
Признак успешного открытия: на экране РМК статус смены — «Открыта», напечатан отчёт об открытии, и программа позволяет добавлять товары в чек. Если кнопки продажи неактивны или появляется сообщение «Смена не открыта» — продавать нельзя, сначала устраните причину.
Как пробить чек продажи
Стандартный сценарий: отсканируйте штрихкод товара сканером — позиция появится в чеке с ценой из базы. Если штрихкод не читается или его нет, найдите товар вручную: нажмите кнопку поиска (или горячую клавишу, обычно F11 или значок лупы) и введите название, артикул или код. Выберите нужную позицию из списка.
Количество меняется кнопкой «Изменить количество» или вводом числа перед сканированием (зависит от настройки РМК). Если покупатель берёт несколько одинаковых позиций, проще отсканировать товар нужное число раз или сразу исправить количество в строке.
После того как все позиции добавлены, проверьте итоговую сумму на экране и назовите её покупателю. Затем выберите способ оплаты:
- F7 (или кнопка «Наличные») — оплата наличными. Введите полученную сумму, программа покажет сдачу. Если покупатель дал ровно — нажмите Enter.
- F8 (или кнопка «Карта») — оплата банковской картой через терминал. Дождитесь подтверждения операции на терминале.
- Смешанная оплата — часть наличными, часть картой: сначала введите одну сумму, затем вторую, чтобы в сумме закрыть итог чека.
После оплаты ККТ печатает чек, а в 1С создаётся документ «Чек ККМ». Отдайте чек покупателю вместе со сдачей. Экран РМК автоматически готов к следующему чеку.
- 1Отсканируйте товары или найдите их поиском по названию/артикулу
- 2Проверьте количество и итоговую сумму на экране
- 3Назовите сумму покупателю и выберите способ оплаты (F7 — наличные, F8 — карта)
- 4Дождитесь печати чека и передайте его покупателю со сдачей
- 5Убедитесь, что экран очистился и готов к новому чеку
Скидки, отмена позиции и отмена чека
Если в магазине действуют дисконтные карты или акции, скидка обычно применяется автоматически при сканировании карты покупателя или добавлении акционного товара. Ручную скидку кассир может дать только при наличии соответствующего права — если кнопка скидки недоступна, значит, право не выдано, и это настройка, а не поломка.
Ошибочно добавленную позицию удаляют кнопкой «Удалить строку» (часто Delete или F9) до оплаты чека. Полностью очистить неоплаченный чек — кнопкой «Отмена чека» / «Аннулировать». Это безопасные операции: до момента оплаты ничего не фискализируется.
Если чек уже оплачен, но покупатель передумал сразу же, а чек ещё не закрыт на ККТ (редкая ситуация при сбое) — не пытайтесь «отменить» его сами. Оплаченный чек исправляется только через операцию возврата.
Как оформить возврат товара
Возврат делается только на основании чека продажи. В РМК выберите операцию «Возврат» (обычно в меню операций с чеками), затем найдите исходный чек: по номеру, по штрихкоду на чеке или через журнал чеков за смену. Программа подтянет позиции из продажи.
Оставьте в чеке возврата только возвращаемые товары, при необходимости измените количество (частичный возврат). Способ возврата денег должен соответствовать способу оплаты: если покупатель платил картой, деньги возвращаются на карту через терминал — наличными из кассы такой возврат закрывать нельзя, это нарушение.
После проведения возврата ККТ печатает чек возврата. Отдайте его покупателю, а товар передайте на склад/в торговый зал по правилам магазина. Возврат «без чека» (по заявлению покупателя) оформляется иначе и обычно требует участия старшего смены — не проводите его самостоятельно, если не обучены.
Внесение и изъятие наличных
В течение смены наличные вносятся (размен, пополнение кассы) и изымаются (инкассация, сдача выручки). Обе операции выполняются из РМК через кнопки «Внесение денег» и «Изъятие денег». Введите сумму и, если требуется, комментарий — программа создаст приходный или расходный кассовый ордер, а ККТ напечатает соответствующий документ.
Каждое изъятие должно быть задокументировано сразу, в момент передачи денег. Если забрать наличные из денежного ящика «на минутку» без операции в программе, при закрытии смены возникнет расхождение, и объяснять его придётся кассиру.
Как закрыть смену и снять Z-отчёт
Смену закрывают в конце рабочего дня или при смене кассира. В РМК нажмите «Закрыть смену». Программа предложит напечатать Z-отчёт (отчёт о закрытии смены) на ККТ, сформирует документ «Закрытие кассовой смены» и покажет итоговые суммы: сколько продано наличными, сколько картой, сколько возвратов.
Перед закрытием пересчитайте наличные в денежном ящике и сверьте с суммой, которую показывает программа (наличные в кассе = размен + продажи наличными − возвраты наличными − изъятия). Небольшие расхождения фиксируются в отчёте, значительные — повод остановиться и разобраться до закрытия.
После закрытия смены Z-отчёт и выручку передают по установленному в магазине порядку. Помните: фискальная смена не может длиться дольше 24 часов — если смену не закрыть вовремя, ККТ заблокирует продажи, и открыть новую смену можно будет только после закрытия предыдущей.
Как проверить результат закрытия смены
Чековая лента содержит отчёт о закрытии смены с итогами
Лента не вышла или оборвалась — возможен сбой ККТ, сообщите администратору
В РМК статус «Смена закрыта», продажи недоступны
Статус «Открыта» — закрытие не завершено, повторите операцию один раз
Фактическая сумма совпадает с расчётной в отчёте (с учётом размена и изъятий)
Расхождение — зафиксируйте сумму и передайте старшему смены, не «подгоняйте» деньги
Что делать при сбоях: нет связи, не печатает чек, завис РМК
Если чек не напечатался, но оплата прошла — не пробивайте чек повторно: получится двойная продажа. Сначала проверьте журнал чеков: если чек в списке есть, но не напечатан, его можно допечатать из журнала. Если чека нет и оплата не прошла — пробейте заново.
При потере связи с ККТ (сообщение «фискальный регистратор не отвечает») проверьте кабель и питание регистратора, затем перезапустите РМК. Если не помогло — работу на этой кассе прекращают, покупателей перенаправляют на другую, администратору сообщают текст ошибки.
При зависании программы не выключайте компьютер кнопкой питания, если чек находится в процессе оплаты: дождитесь 1–2 минуты. Незавершённая фискальная операция при жёсткой перезагрузке может привести к расхождению данных между 1С и ККТ.
Как выбрать действие при проблеме
Права кассира и границы самостоятельной работы
В 1С кассиру выдают ограниченный набор прав: продажа, приём оплаты, внесение/изъятие, иногда возврат. Настройка товаров, цен, пользователей, оборудования и отчётов — зона ответственности администратора или товароведа. Если кнопка недоступна, это почти всегда ограничение прав, а не ошибка программы.
Самостоятельно кассир может и должен: пробивать чеки, делать возвраты по чеку (при наличии права), вносить и изымать наличные с документированием, открывать и закрывать смену, сверять наличные. Не должен: менять цены и остатки, удалять документы, «чинить» фискальный регистратор, пробивать чеки «про себя» для проверки оборудования — каждый чек уходит в налоговую через ОФД.
Что важно запомнить
Рабочий цикл кассира в 1С: открыть смену → пробивать чеки (F7 — наличные, F8 — карта) → документировать любое движение наличных → закрыть смену со сверкой. Оплаченные чеки не отменяются — только возврат. Любые ошибки ККТ и расхождения сумм не исправляются самостоятельно, а фиксируются и передаются администратору.
Частые вопросы кассиров о работе в 1С
Можно ли пробить чек, если товара нет в базе 1С?
Нет, продавать «пустой» позицией с произвольной ценой нельзя — это исказит учёт и остатки. Сообщите товароведу или администратору, чтобы товар завели в справочник номенклатуры с ценой и штрихкодом, после чего пробейте чек обычным способом.
Что делать, если покупатель хочет вернуть товар, оплаченный картой, а просит наличные?
Откажите: возврат должен идти тем же способом, которым была оплата. Возврат наличными при оплате картой нарушает правила работы с эквайрингом и создаёт риск мошенничества. Деньги вернутся на карту покупателя через терминал.
Забыл закрыть смену вчера — что будет?
Фискальная смена не может длиться дольше 24 часов: ККТ заблокирует продажи, пока смена не будет закрыта. Откройте РМК, выполните закрытие смены, затем откройте новую. Сообщите администратору — данные за прошлый день должны корректно уйти в ОФД.
Почему программа не даёт сделать возврат?
Чаще всего у вашей учётной записи нет права на возврат — это штатное ограничение. Вызовите старшего кассира или администратора: он либо проведёт возврат под своей учётной записью, либо выдаст вам право, если это предусмотрено регламентом магазина.
Можно ли работать в РМК без интернета?
Да, продажи и печать чеков обычно работают: ККТ накапливает фискальные данные и передаст их в ОФД, когда связь восстановится. Но могут не работать оплата картой через терминал и обмен данными с центральной базой. Если интернет отсутствует долго — сообщите администратору, чтобы не допустить превышения срока передачи данных в ОФД.
Как пробить чек на несколько одинаковых товаров быстрее?
Отсканируйте товар один раз, затем измените количество в строке чека через кнопку редактирования количества. Альтернатива — сканировать товар нужное число раз подряд: каждое сканирование добавляет единицу. Первый способ надёжнее, так как исключает лишние срабатывания сканера.